Öppen vetenskap är inte längre ett nytt uppdrag för universitetsbiblioteken. Dess former och innehåll har förändrats sedan starten: nya nationella och internationella riktlinjer har lanserats och en del av uppgifterna har standardiserats och nått en sådan mognadsgrad att det är dags för omvärdering av högskolornas egna riktlinjer. Vid Åbo Akademi, som vid en del andra universitet, ligger ansvaret för hela organisationens koordination av arbetet med öppen vetenskap hos biblioteket och därför var det också biblioteket som ledde förnyelsearbetet när den förra policyn för öppen vetenskap (2017) föråldrats. Här delar vi några tankar om den delaktiga process vi genomförde vid ÅA 2022–2023.
För öppen vetenskap som ideal är idéer om transparens och delaktighet centrala. I vårt arbete med att förnya organisationens riktlinjer för öppen vetenskap var därför målet att genomföra en så öppen process som möjligt en självklarhet: vi ville involvera dem som sedan ska genomföra eller kunna följa riktlinjerna och säkra att alla berörda skulle ha möjlighet att bidra. Med andra ord handlade det om att engagera inte bara de forskande och undervisande medarbetarna utan också ledningen och de administrativt ansvariga vid universitetet, de som äger, leder, eller handhar processer som behövs för att förverkliga riktlinjerna.
Bred koordinering
Arbetet leddes av en koordineringsgrupp bestående av personer från centrala ansvarsområden och från olika enheter inom universitetet och förde ihop olika slags expertis, ansvar och befogenheter. Den bestod av en blandning av experter på öppen vetenskap, ansvariga eller av dem utsedda representanter från organisationens mest relevanta delområden: prorektor för forskning, biblioteksdirektör, planeringschef, koordinator för undervisningsutveckling, dataskyddsansvarig, informationsspecialist med specialkunnande om open access-publicering, grant writer, områdeschef för forskningsservice och bibliotekets servicechef med ansvar för service inom öppen vetenskap. Spindeln i nätet och den drivande kraften var ledande koordinator för öppen vetenskap Malin Fredriksson. I koordineringsgruppen diskuterades bland annat hur processen borde se ut, hur själva policyn borde utformas, hur den borde kommuniceras. Koordineringsgruppen möttes åtta gånger under arbetets gång.
Som stöd fanns också forskningsstrategiska rådet (som leds av prorektor för forskning, koordineras av Forskningsservice och är ett organ utsett av rektor med representanter för forskare på olika karriärsteg och samtliga fyra fakulteter) som kunde ta ställning både till huruvida planen för den öppna processen höll måttet och till sådana delar av policyn som ännu kunde behöva närmare bearbetning. Själva planen för processen presenterades också för feedback för rektors ledningsråd.
Workshoppar med nationell utvärdering som arbetsmaterial
Processen inleddes med ett för alla intresserade öppet lanseringstillfälle och därefter följde en serie med workshoppar som var öppna för alla medarbetare vid ÅA. Separata workshoppar ordnades kring öppen publicering, FAIR och öppna data, öppen utbildning och öppna lärresurser, medborgarforskning, öppen vetenskap i företagssamarbeten, samt kring öppenhet i meritering och utvärdering av forskare och forskning. De flesta delområdena behandlades också i skilda workshoppar på engelska. Sessionerna ordnades på zoom och leddes av experter inom respektive område eller av ledande koordinatorn för öppen vetenskap. De tog avstamp i de nationella policyerna för öppen vetenskap och fortsatte i form av diskussioner kring vad dessa betyder för forskare och för universitetet. En typisk workshop gick ut på att en dragare sammanfattade de nationella policyernas innehåll och sedan handgripligen ledde gruppen igenom utkastet till kriterier för den nationella utvärderingen inom området (nyligen kritiskt evaluerad här av L. Himanen och S. Nykyri. Tillsammans bedömde deltagarna nuläget inom organisationen och resonerade om vad som behövde göras. Genom denna benchmarkingexercis fick vi pejl på vår egen organisations läge i förhållande till de nationella förväntningarna och de ansvariga inom organisationen som särskilt inbjudits att delta kunde se vad som behövde göras och fick bättre pejl på deras egen andel i arbetet för en mera öppen vetenskap. Sammanlagt deltog 167 personer i workshopparna.
En fördel med det här arbetssättet var att administrativ personal och forskare i olika karriärskeden nu befann sig i samma Zoom-rum och diskuterade förslag och formuleringar tillsammans, vilket ledde till nya insikter och synpunkter. De här diskussionerna blev en påminnelse om att det inte finns en one size fits all-lösning när det gäller öppen vetenskap och att forskare inom olika discipliner tampas med olika slags frågor. Men också att nationella och internationella riktlinjer ställvis ligger långt från en forskarvardag och att här behövs arbete både på tänket och infrastrukturen för att de två ska kunna mötas.
Öppen kommentarsrunda före remissrundan
Ett förslag till policytext utformades på basis av nationella policyer och workshopparnas resultat och skickades på öppen kommentarsrunda i form av enkät till forskande och undervisande medarbetare. Kommentarsrundan gav 47 svar med värdefull feedback kring formuleringar, ordval och förväntningar: Vad betyder allt det här riktigt för en forskare? Vad är inte riktigt begripligt? Särskilt värdefulla var de direkta formuleringar som forskande medarbetare gav som svar frågan varför öppen vetenskap är viktigt för forskare och forskningen. Antalet respondenter var inte enormt men med tanke på den insats som krävdes och vår erfarenhet av hur svårt det kan vara att få forskande medarbetare att bidra får vi betrakta det som mer än tillräckligt.
Vi satsade också på transparens i processen genom att planen för processen i form av en tidslinje över processens faser och det material som låg till grund för arbetet liksom den feedback som kom in gjordes tillgängliga för hela organisationen på intranätet vartefter arbetet framskred. Som stöd fanns också ett Teams som var öppet för alla intresserade.
Riktlinjernas text justerades enligt den feedback som kom in i den öppna kommentarsrundan och bereddes för remissrunda för universitetets olika organ och enheter: fackföreningar, fakulteter, doktorandföreningen, studentkåren, Centret för livslångt lärande. I remissrundan samlades feedback i enkätform till enskilda stycken av utkastet men också allmänna kommentarer togs in, och på slutet fick vi en allmän bedömning om hur färdigt och acceptabelt utkastet var. I det skedet, i mitten av juni 2023 fick utkastet vitsordet 4,6 av 5. Därtill gavs Samarbetskommittén möjlighet att behandla det slutliga förslaget till riktlinjer tillsammans med ett utkast till åtgärdsprogram.
Resurskrävande men hälften vunnet?
Det här sättet att ta fram nya riktlinjer är å ena sidan resurskrävande just när arbetet sker, å andra sidan ger ett sådant här djupgående och inkluderande förarbete en god grund för fortsatta diskussioner och fortsatt utveckling av stöd och service för öppen vetenskap inom organisationen, och bättre möjlighet för öppen vetenskap att upplevas som en integrerad del av vetenskap och forskning istället för som externa arbetsdryga tilläggskrav. Det betyder förhoppningsvis också att riktlinjerna när de sen antas som reglemente vid universitetet redan är kända av många och att själva implementeringsfasen kan bli något lättare än vid en mindre inkluderande process. När riktlinjerna gick till beslut hos rektor i december 2023 hade nämligen minst 214 enskilda medarbetare och 12 centrala funktioner eller sammanslutningar redan engagerat sig aktivt i processen medan många flera hade nåtts.
Malin Fredriksson
ledande koordinator för öppen vetenskap
Åbo Akademis bibliotek
Yrsa Neuman
överbibliotekarie
Åbo Akademis bibliotek
Åbo Akademis nya riktlinjer för öppen vetenskap finns tillgängliga här: https://www.abo.fi/forska-hos-oss/oppenhet-och-etik/oppen-vetenskap-och-forskning/
- Laura Himanen, Susanna Nykyri, Towards a sustainable and responsible model for monitoring open science and research—analysis of the Finnish model for monitoring open science and research, Research Evaluation, 2024;, rvae008, https://doi.org/10.1093/reseval/rvae008
