Verkostoituminen

FUNin oppimisen tuki -tapaaminen 14.8.2018

Tervetuloa FUNin oppimisen tuki -tapaamiseen tiistaina 14.8.2018 Peda-forum –päivien yhteydessä Turussa!

Ohjelmassa on kaksi teemaa: palaute ja yhteistyö. Palautteen merkityksestä työelämässä puhuu työterveyspsykologi Juha Puukko Mehiläisestä ja palautteesta opiskelijan näkökulmasta Turun yliopiston ylioppilaskunnan puheenjohtaja Inari Harjuniemi. Kahvitauon jälkeen Elise Johansson Turun yliopiston kirjastosta esittelee lyhyesti BMF ry. -toimintaa ja sen jälkeen mietimme, miten yliopistokirjastot voisivat tehdä yhteistyötä.

 

Ohjelma

13:00–13:15     Tervetuloa tapaamiseen, Leena Järveläinen, Turun yliopiston kirjasto

13:15–13:45     Palautteen merkityksestä työelämässä, Juha Puukko, työterveyspsykologi, Mehiläinen

13:45–14:00     Keskustelua

14:00–14:30     Palaute opiskelijan näkökulmasta, Inari Harjuniemi, Turun yliopiston ylioppilaskunnan puheenjohtaja

14:30–14:45     Keskustelua

14:45–15:15     Kahvit Calonian aulassa

15:15–15.30     Case verkostoyhteistyö: Bibliothecarii Medicinae Fenniae BMF ry. -esittely, Elise Johansson, Turun yliopiston kirjasto

15:15–16:00     Pienryhmätyöskentelyä – Minkälaista yhteistyötä jatkossa yliopistokirjastoissa?

 

Verkostotapaaminen pidetään Calonia-rakennuksen tilassa 1006.

 

Kahvitarjoilun vuoksi ilmoittautumiset etukäteen Leena Järveläiselle (leena.jarvelainen@utu.fi) ja Katja Haloselle (katja.halonen@utu.fi).

 

Peda-forum -päivät: https://pedaforum2018.fi/ohjelma

PedaForumia Vaasassa

Strömsön alueelta löytyi monia hauskoja yksityiskohtia. Ovatkohan nämä Suomi100-linnunpönttöjä? Kuva: Marja Talikka
Strömsön alueelta löytyi monia hauskoja yksityiskohtia. Ovatkohan nämä Suomi100-linnunpönttöjä?

Ennen syksyn 2017 PedaForumia monikaan osallistujista ei tiennyt – ainakaan kovin tarkasti –  missä paljon puhuttu Strömsö on. Se ja moni muukin asia selvisi Vaasassa vietettyjen päivien aikana. Vuosittaiset PedaForum-päivät ovat meille opetustyöläisille tankkauspaikka, jossa opitaan uutta toisiltamme, verkostoidutaan ja ammennetaan intoa ja voimia tulevaa lukuvuotta varten.

Verkostoitumista ennen Strömsötä

Varsinaisten päivien yhteyteen on syntynyt myös vuosittaisia verkostotapaamisia. Näin yhdellä matkustamisella saadaan järjestettyä monta hyvää kohtaamista. Tänä vuonna kaksi opiskelijoiden opintojen tukemiseen keskittyvää ryhmää yhdisti tapaamisensa PedaForumin aattona. Teknillisten yliopistokirjastojen informaatiolukutaitoryhmä eli TYKKI-ryhmä ja SYN:n Oppimisen tuen verkosto kokoontuivat ensin yhdessä kuulemaan ja keskustelemaan aina yhtä ajankohtaisesta informaatiolukutaidon opettamisesta ja jatkoi sitten omissa ryhmissään omien aiheidensa parissa.

Yhteisessä osassa kuultiin Kai Halttusen esitys ”Tiedonhankinnan ohjaajasta oppimisprosessin ohjaajaksi 90 minuutissa – ihme, uhka vai mahdollisuus?”. Nuoren opiskelijan ymmärrys tiedonhaun prosessista on aluksi epämääräinen möykky, johon hän kaipaa ohjausta. Tähän epämääräisyyteen voidaan sopivilla opiskelijaa aktivoivilla menetelmillä tuoda ryhtiä ja järjestystä ja auttaa häntä näin eteenpäin.

Oppimisen tuen verkoston omassa osuudessa keskityttiin pohtimaan avoimen tieteen olemusta Katri Rintamäen alustuksen pohjalta. Avoin julkaiseminen ja avoimet tutkimusaineistot helpottavat tiedonhankintaa, mutta toisaalta haastavat lisäämään omaa osaamista ja kriittisyyttä niin julkaisujen kuin aineistojenkin käytössä.

TYKKI-ryhmä on kokoontunut vuosittain eri yliopistokirjastojen kutsumana. Vaasan tapaaminen oli jo viides laatuaan. Keskustelua ja kuulumisten vaihtoa sisältävät tapaamiset ovat aina hyvin vapaamuotoisia. Tällä kerralla teemoina olivat fuksiopastuksen tilanne ja kehittäminen sekä LibGuidesien hyödyntäminen. On virkistävää pohtia yhdessä kollegojen kanssa ratkaisuja ongelmiin, jotka ehkä hieman eri variaatioina koskettavat kaikkia. Aina löytyy myös uusia näkökulmia, joita voi hyödyntää omassa organisaatiossa.

Iltaohjelman kohde oli Strömsö, jossa oli jo mukana muidenkin verkostojen jäseniä. Oli antoisaa nauttia kauniista ympäristöstä, hyvästä ruoasta ja mukavasta seurasta.

Strömsön jälkeen: Korkeakouluopetuksen kehittäminen digitalisaation murroksessa

PedaForum-päivät 2018 rakentuivat viiden alateeman ympärille: digitaalisaatio korkeakouluopetuksessa, opetuksen tutkimuksellinen kehittäminen, opiskelijoiden ohjaaminen, oppimisympäristöt ja työelämän ja opintojen välinen yhteistyö.

Kaikki nämä teemat olivat hyvin sopivia meille, jotka toimimme IL-opetuksen parissa tieteellisissä kirjastoissa.

Monissa esittelyissä ja työpajoissa kävi ilmi, että opetuksen kehittämistä pidetään hyvin tärkeänä ja aktiivista kehittämisyhteistyötä tehdään tässä asiassa korkeakoulujen, tiedekuntien ja ainerajojen yli.

Tieteellisten kirjastojen opetuksen kehittämisen yhteistyö on jo monen vuoden ajan toiminut hyvin, joten jatkossa meille avautuu varmasti uusia mahdollisuuksia tiivistää yhteistyötä eri aineiden välillä sekä parantaa opettajien ja opiskelijoiden tiedonhallintaa.

Myös korkeakoulujen henkilöstön pedagogisen ja digitaalisen opetus- ja ohjausosaamisen vahvistamisen osalta mainittiin informaatiolukutaito useita kertoja PedaForumin aikana. Monet yliopistot ja ammattikorkeakoulut ovat esimerkiksi mukana suunnittelemassa opettajille suunnattua 60 opintopisteen kokonaisuutta nimellä Higher Education Learning Lab. Tähän kokonaisuuteen sisältyy 5 opintopisteen informaatiolukutaito-osa.

PedaForum tarjosi myös kekseliäitä digipedagogisia ratkaisuja pelien, digitaalisen aineiston ja oppimisympäristöjen muodossa, kuten siisti räätälöity Moodle ja uusia Flipped learning ja Blended learning -ideoita. Konferenssissa esiteltiin myös monta tulevaisuuden näkymää siitä, mihin digitalisaatio on meitä opettajia viemässä.

Kuten aina, PedaForum oli tälläkin kertaa huipputilaisuus, jossa opettajana pystyi valikoimaan kiinnostavia vaihtoehtoisia esityksiä lukuisista pedagogisen kehittämisen osa-alueista.

Teksti: Marja Talikka & Heidi Troberg, SYNin Oppimisen tuen verkosto
Kuva: Marja Talikka

Kansainvälisistä verkostoista uusinta tietoa, yhteistyökumppaneita ja ideoita omaan työhön

copyright_icml_eahil_2017__ovaska_tuuleviSuomalaiset kirjastoammattilaiset ovat hyvin verkostoituneet kansallisesti. Kansallisten verkostojen lisäksi suomalaisia kirjastoammattilaisia toimii kansainvälisissä verkostoissa. Pienillä erikoisaloilla, kuten eläinlääketiede, kansainvälinen verkostoituminen voi olla ainoa tapa tavoittaa saman alan kollegoja. Omien verkostojen kehittäminen kansainväliseksi hyödyttää isommillakin aloilla työskenteleviä uusien virikkeiden, uusimman tiedon, innovaatioiden ja uusien yhteistyökumppaneiden muodossa.

Mainio esimerkki kansainvälisestä verkostoitumisesta ovat suomalaiset EAHIL:n jäsenet. Kysyimme heiltä, mitä kansainvälinen verkostoituminen on heille merkinnyt niin ammattiosaamisen kuin oman työpaikan kannalta.

European Association for Health Information and Libraries (EAHIL) on eurooppalainen lääke- ja terveysalojen kirjasto- ja tietopalveluammattilaisten yhdistys. EAHIL tukee ammatillista kehittymistä, tarjoaa mahdollisuuden yhteistyöhön sekä osaamisen ja kokemusten jakamiseen. EAHIL järjestää konferensseja, työpajoja, webinaareja ja keskustelumahdollisuuksia verkoston kesken sähköpostilistan ja Facebookin välityksellä. EAHIL julkaisee myös omaa lehteä Journal of EAHIL . Tavoitteena on parantaa terveysalan ammattilaisille ja tutkijoille tarjottavia kirjastopalveluja. Yhdistys on perustettu 1987. Lähes 1700 jäsentä ovat kotoisin 64 maasta.

EAHIL:lla on hallitus (Executive Board) ja valtuusto (Council) sekä puheenjohtaja (President).  Suomalaisten viralliset yhteydet EAHIL:n järjestetään BMF:n (Bibliothecarii Medicinae Fenniae ry) kautta. Kukin maa saa Counciliin tietyn määrän edustajia jäsenmääränsä mukaan. Suomesta Councilin jäseniä on ollut 2-3 kerrallaan.

Haastatteluumme vastasi sekä EAHIL:n aktiivisia toimijoita että rivijäseniä. Jäsenenä voi seurata yhdistyksen lehteä, EAHIL:n verkkosivuja ja keskustelupalstaa sekä osallistua yhdistyksen tapahtumiin. Tuulevi Ovaska toimii toista nelivuotiskauttaan EAHIL:n Boardin jäsenenä ja vastaa nyt yhdistyksen viestinnästä. Hän on toiminut myös mm. varapuheenjohtajana, Boardin varajäsenenä, Councilissa Suomen edustajana sekä Journal of EAHIL:n toimituskunnassa, johon tällä hetkellä kuuluu Suomesta Katri Larmo. Raisa Iivonen on toiminut EAHIL:n eläinlääketieteellisten kirjastojen ryhmän hallituksen jäsenenä ja varapuheenjohtajana. Jouni Leinonen on toiminut EAHIL:n Councilissa Suomen maaedustajana kaksi neljän vuoden kautta. Tiina Heino toimii Councilin jäsenenä ensimmäistä kauttaan. Muita tämänhetkisiä Councilin jäseniä ovat Elise Johansson ja Minna Liikala.

 

Moninaista hyötyä kansainvälisestä verkostoitumisesta

EAHIL_presentation_pic_Lehtiö_LeeniKansainvälinen verkostoituminen EAHIL:n kautta koettiin huipputärkeäksi ja siitä on ollut suurta hyötyä haastatelluille. EAHIL:n kautta on muodostunut kansainvälisiä kollegaverkostoja, joiden kautta on saanut kehittämisideoita ja tarvittaessa apua oman työn haasteisiin, päässyt osallistumaan yhteisiin hankkeisiin ja kirjoittamaan yhteisjulkaisuja kansainvälisten kollegoiden kanssa. Syntyneiden kontaktien avulla on ollut helppo järjestää työvierailuja ulkomaille ja saada kansainvälisiä puhujia kotimaisiin seminaareihin. Toimiminen EAHIL:ssa on vahvistanut ammatillista osaamista, verkostoitumistaitoja, kielitaitoa, esiintymistaitoja sekä taitoa laatia esityksiä ja postereita. Omat näköalat ovat laajentuneet ja syventyneet kuulemalla siitä, missä mennään kehityksessä maailmalla, ja toisaalta jakamalla suomalaisia innovaatioita.

Tuulevi Ovaska kertoo: ”Ihastuin kollegiaaliseen ja avoimeen EAHIL-henkeen heti ensimmäisessä EAHIL-konferenssissani vuonna 2002. Viisitoista vuotta myöhemmin minulla on laaja kansainvälinen kontaktiverkosto, jolta saan helposti tukea ja neuvoja mitä moninaisimpiin ammatillisiin asioihin. Olen saanut neuvoja, apua, vinkkejä ja tukea muun muassa systemaattisten kirjallisuuskatsausten hakustrategioihin, kirjaston kalustamiseen, esimiestyöhön ja jopa urakehitysvalintoihin. Monista kollegoista on tullut ystäviä.”

”Verkostoituminen on mahdollistanut osallistumisen erilaisiin webinaareihin, esimerkiksi nyt keväällä on ollut webinaareja muun muassa erilaisista kirjallisuuskatsaustyypeistä, joka oli todella hyödyllinen webinaari. Konferenssissa käyminen hyödytti sillä tavalla, että keskustelemalla muiden osallistujien kanssa kuulin heidän työstään ja tavoistaan tehdä asioita. Se oli hyvin mielenkiintoista ja valaisevaa, kun eri organisaatioissa tehdään hyvinkin toisistaan poikkeavia tehtäviä”, kertoo Leeni Lehtiö.

 

Kansainvälisesti verkostoitunut asiantuntija hyödyttää myös työpaikkaansa

quantum_library_halonen_katjaEAHIL:n tapahtumat ja tarjoama informaatio on ollut monella merkittävässä osassa kehittymisessä kirjastonhoitajasta/informaatikosta lääke- ja terveystieteiden tietoasiantuntijaksi sekä alan muutoksien seuraamisessa. Omille työpaikoille on tuotu paljon asioita, joista on kuultu/keskusteltu EAHILilaisten kanssa. Verkostoitumalla on päästy seuraamaan nousevia trendejä. Koulutuksista on saanut helposti omaan työskentelyyn uusia taitoja ja ratkaisumalleja. Aktiivinen verkostoituja kehittää omaa toimintaansa toisten kokemusten avulla.

Tiina Heinon mielestä kansainväliset verkostot ja kontaktit sekä benchmarking ehdottomasti palvelevat myös omaa työpaikkaa. Hän kertoo: ”Kollegiaalisuus yli valtakunnan rajojen on aivan huomattava lisävahvistus toimintaani omassa työpaikassani. Kynnys on matala sekä kysyä että vastata muiden kysymyksiin. Kansainvälinen verkostoituminen on erittäin tärkeää, se kasvattaa ammattitaitoa.”

”Olen pystynyt paitsi hyödyntämään jatkuvasti ja nopeasti kehittyvän alan uutta tietoa työssäni, kuten opetuksessa, ohjauksessa, tiedonhaussa ja viestinnässä, myös jakamaan oppimaani työyhteisössäni ja kehittämään kirjaston palveluita ja opetusta”, vahvistaa Tuulevi Ovaska.

Konferensseihin osallistuminen on ruokkinut omaa luovuutta ja synnyttänyt paikallisia innovaatioita. Konkreettisia ideoita omaan työhön tai työpaikkaan kansainvälisistä konferensseista ovat olleet mm. tilaideat, viestinnän kehittäminen, palveluiden kehittämismallit ja tuotteistamisideat (kuten opetuksen ja opastuksen palvelubuffet), uudet tietoaineistot ja tiedonhakumenetelmät sekä tiedonhaun opetuksen uudet menetelmät.

 

Suomen yliopistokirjastojen osaamista maailmalle

EAHIL_Lehtio_LeeniHaastatellut ovat pitäneet kansainvälisissä konferensseissa lukuisia suullisia esityksiä sekä posteriesityksiä. Aiheiden kirjossa havainnollistuu suomalaisten yliopistokirjastojen ja tietopalveluammatin kehittyminen vuosien saatossa. Esityksiä on pidetty mm. kaukopalvelukäytännöistä, laatutyöstä, osaamisen kehittämisestä ja muuttuvasta tietopalvelutyöstä. Informaatiolukutaidon opetukseen liittyen maailmalla on esitelty uusia opetusmenetelmiä, suomalaisia tiedonhankinnan ja -haun opetuspaketteja ja -kursseja, tiedonhakutapoja ja kokemuksia verkkokurssin opettamisesta. Haastatellut ovat pitäneet esityksiä myös bloggaamisesta, benchmarkkauksesta, uusista yhteisöllisistä työkaluista, kirjaston ja tiedekunnan henkilökunnan yhteistyöstä, palvelumarkkinoinnista ja kansainvälisestä yhteistyöstä projekteissa. Myös suomalaisia avoimen tieteen tukipalveluita on esitelty, kuten tutkimusdatapalveluiden pystyttäminen, uudet digitaaliset palvelut (esimerkiksi näkyvyyspalvelut) ja aineistonhallintasuunnitelmien laatimisen tuki.

Kysyimme myös missä asioissa suomalaiset yliopistokirjastot ovat onnistuneet kansainvälisesti katsoen. Ylpeitä saamme olla esimerkiksi kirjastoalan koulutuksesta, kansallisen tason yhteistyöstä, kansallisten tilastojen keräämisestä ja jakamisesta, informaatiolukutaidon opetuksesta, laatutyöstä, osaamisen kehittämisestä, eri ammattiryhmien tasa-arvoisuudesta, uusista innovaatioista ja ennakkoluulottomuudesta. Suomalaiset yliopistokirjastot haluavat kehittää toimintoja ja tiloja sekä ymmärtää asiakkaiden tarpeita. Niissä ymmärretään tieteellisen tiedon merkitys ja on panostettu paljon avoimeen tieteeseen ja tutkimuksen tuen palveluihin.

Komeiden oppimiskeskusten ammattilaiset voisivat haastateltujen mielestä tuoda enemmänkin esille saavutuksiamme kansainvälisillä areenoilla konferensseista blogeihin. Kansainvälinen verkostoituminen voi siis myös opettaa arvostamaan uudella tavalla omaa osaamista ja omassa kirjastossa kehitettyjä palveluita.

 

Terveiset blogin lukijoille

Kaikki haastatellut suosittelevat lämpimästi kansainvälistä verkostoitumista!

Tuulevi Ovaska: ”Ilman muuta suosittelen. Se rikastaa työelämää, auttaa ja patistaa kehittymään, helpottaa löytämään omia vahvuuksia ja kehittämään heikkouksia, antaa paljon mutta vaatii toki usein myös muuta kuin työaikaa.”

Jouni Leinonen: ”Suosittelen lämpimästi kansainvälistä, ja sen puoleen kansallistakin, verkostoitumista.”

Raisa Iivonen: ”Suosittelen ehdottomasti. Suomi on pieni maa.”

Leeni Lehtiö: ”Voin suositella kansainvälistä verkostoitumista jo lyhyen EAHIL-jäsenyyteni myötä. On hyödyllistä kuulla ja tutustua mitä muualla tehdään. Sillä tavalla pystyt seuraamaan myös omaa tekemistäsi, painitaanko samojen ongelmien parissa, pitäisikö ryhtyä kehittämään jotain uutta, mitä muuallakin jo tehdään ja olemmeko keksineet ratkaisun johonkin, mitä muualla pohditaan. Verkostoituminen on yksi hyödyllisimmistä tavoista seurata oman alan kehitystä.”

Liisa Salmi: ”Parasta on ollut omien näköalojen laajeneminen ja syventyminen ja sitä kautta suhteellisuudentajun ylläpitäminen laajemminkin kuin vain työssäni.”

Tiina Heino: ”Aivan ehdottomasti suosittelen! En usko, että olisin yhtä innostunut työstäni ja osaisin yhtä paljon ilman kansainvälistä kokemustani ja -verkostojani! Olen saanut myös elinikäisiä tärkeitä ystäviä kansainvälisistä kontakteistani. Olen ollut alallamme jo pitkään, ja tuon esille kansainvälisen työn tärkeyden aina nuorempien kollegojeni kanssa keskustellessa ja rohkaisen heitä siihen. On tärkeää toimia konnektoijana eikä vain pitää kontaktit itsellään.”

 

Teksti: Katja Halonen

Haastatteluvastaukset, joihin juttu pohjautuu: Tiina Heino, Raisa Iivonen, Leeni Lehtiö, Jouni Leinonen, Tuulevi Ovaska, Liisa Salmi

Kuvat: Tuulevi Ovaska, ICML+EAHIL2017, Leeni Lehtiö, Katja Halonen

Rinnakkaistallennuskäytäntöihin tutustumassa – kertomus henkilökuntavaihdosta

wordle_kh001Pitkän työuran jälkeen aloitin opinnot Oulun ammattikorkeakoulussa, kirjasto- ja tietopalvelun tutkinto-ohjelmassa ja olin päässyt opinnäytetyövaiheeseen. Työssäni olin kuullut Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdosta ja miettiessäni opinnäytetyötä ajattelin iskeä kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Selvitykseni aiheena on rinnakkaistallentaminen yliopistoissa, joten valitsin kaksi rinnakkaistallennuksen suhteen erilaista yliopistoa vaihtokohteekseni.

Sovittuani Lapin korkeakoulukirjaston johtajan kanssa asiasta otin yhteyttä sekä Helsingin yliopiston kirjaston avoimen tieteen tutkimustietojärjestelmästä vastaavaan henkilöön että Jyväskylän yliopiston kirjaston avoimen julkaisemisen yhteyshenkilöön. Sovittuani heidän kanssaan päivämäärät ja ohjelman, tein matkasuunnitelman ja varasin matkat ja yöpymispaikat. Ennen matkaa tein taustatyötä perehtymällä molempiin organisaatioihin nettisivujen avulla.

Suomi on pitkä maa ja koko yö meni junassa Rovaniemeltä Helsinkiin. Maanantaiaamuna olin Kaisa-kirjastossa, jossa minut otettiin ystävällisesti vastaan, pääsin kirjastokierrokselle ja sain paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta. Kuulin kirjaston näkökulmasta Helsingin yliopiston avoimen tieteen ja rinnakkaistallentamisen rakenteesta sekä tutkimuksesta ja julkaisuista TUHATissa. Kävimme antoisia keskusteluja ja nauhoitinkin vastauksia esittämiini kysymyksiin. Tiistaina jatkoimme samasta aiheesta eri henkilön kanssa, syventyen juuri tallentamiseen, ja oli mielenkiintoista huomata miten me puhuimme samoista asioista ja miten meillä oli paljon samantyylisiä ongelmia tässäkin asiassa.  Vaikka määrät ovat aivan eri tasoa Lapissa ja Helsingissä, samantyyliset ongelmat ovat kuitenkin molemmilla ratkottavina.

Sain paljon tietoa – osasta osan jo tiesinkin – mutta myös uutta tietoa, ja uuden tiedon viemistä omaan organisaatiooni.  Helsingin yliopiston kirjastossa oli juuri meneillään Pop Up stand -päivät, joilla oli tarkoitus saada kiinnostuneita asiakkaita tapaamaan asiantuntijoita, joilta voi halutessaan kysyä ORCIDiin, rinnakkaistallennukseen tai avoimeen julkaisemiseen liittyvä kysymyksiä. Vierailin tapahtumassa kyselemässä ja seuraamassa tilannetta. Tuli tunne, että kirjaston henkilökunnan on tärkeää jalkautua asiakkaiden saataville. Onneksi aikataulu ei ollut liian tiukka, vaan vietin myös aikaa itse kirjastossa: tutkimassa, katselemassa, havainnoimassa ja seuraamassa siellä olevia asiakkaita sekä virkailijoita.

Kahden päivän päästä jatkoin matkaani junalla Jyväskylään. Jälleen sain ystävällisen vastaanoton ja paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta, mutta tieto oli eri tavalla jäsenneltyä. Samaa asiaa voidaan tehdä eri tavalla. Organisaatioilla on erilaiset järjestelmät ja tiedonkeruu, myös tietojen tallentaminen tapahtuu eri tavalla. Todella mielenkiintoista oli huomata, miten eri tavoin tietoja voidaan kerätä ja tallentaa. Jyväskylässä oli TUTKA ja JYX-julkaisuarkisto, joihin pääsin tutustumaan tarkemmin.

Myös erilaisiin kirjastorakennuksiin ja kirjastojen erityisyyksiin oli ilo tutustua. Sain kunnian nähdä Jyväskylän yliopiston kirjaston aarteen, joita on vain neljä kappaletta maailmassa. Näistä yksi on Tanskan kuninkaallisessa kirjastossa, yksi Ruotsin kuninkaallisessa kirjastossa sekä kaksi Suomessa, toinen Kansalliskirjastossa ja toinen Jyväskylän yliopiston kirjastossa. Teosta säilytetään lukkojen takana ja tarkasti oikeassa lämpötilassa.

Jyväskylän yliopiston kirjasto ei ole enää vain kirjasto, vaan avoimen tiedon keskus / kirjasto. Rinnakkaistallentamisesta sain erittäin paljon tietoa, onhan Jyväskylän yliopisto todella saanut tallennettua ison määrän tutkijoidensa artikkeleita. Rinnakkaistallentamiseen oli paneuduttu tehokkaasti ja tuli tunne, että se on heille tärkeä asia. Vaikka Jyväskylän yliopiston sivuilla onkin paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta ja avoimesta julkaisemisesta, niin käytännön ohjeet ja omien kokemusten kertominen valaisee asiaa eri tavalla, varmasti mieleenpainuvammin. Sain myös seurata, miten tiedon tallentaminen tapahtui konkreettisesti. Lisäksi vietin pienen hetken Jyväskylän kirjaston ”asiakkaana” ja seurasin asiakkaiden ja virkailijoiden työskentelyä.  Opiskelijat olivat järjestäneet paneelikeskustelun, joka oli kerännyt joukon opiskelijoita kirjastoon.

Mieleen jäivät myös muutokset. Helsingin yliopiston kirjastossa oli ollut paljon muutoksia, ja uusia henkilöitä oli siirtynyt niihin tehtäviin, joihin kävin tarkemmin tutustumassa. Jyväskylän yliopiston kirjastoon on tulossa uusi tutkimustietojärjestelmä, joten uuden oppimista on tiedossa myös heidän henkilökunnalleen. Molempien organisaatioiden henkilökunnan auttamisen halu ja tiedon jakaminen oli todella antoisaa. Olin otettu saamastani ystävällisestä kohtelusta. Kiitos kaikille, jotka teitte vierailustani niin antoisan!

 

Eija Kumpula
Kirjastosihteeri
Lapin korkeakoulukirjasto
Lapin yliopisto

 

Kuva: Katja Halonen, tehty Wordle-ohjelmalla

Henkilökuntavaihdosta uusia ideoita omaan työhön

Pyysimme Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdossa vuosina 2015-2016 olleita kertomaan kokemuksistaan. Henkilökuntavaihto on koettu hyvin hyödyllisenä, virkistävänä, kiinnostavana ja omaa ammatti-identiteettiä vahvistavana.

”Olen työskennellyt kirjastoissa yli kolmekymmentä vuotta ja tämä vaihtoviikko jää merkittävänä merkkipaaluna työuralleni. Suosittelen lämpimästi opintomatkaa toisiin kirjastoihin kaikille! Mukaan kannattaa pakata uteliaisuutta ja avointa mieltä. ”
– Liisa Tervonen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

Henkilökuntavaihdossa olleet ovat saaneet tehdä käytännön työtä, tutustua erilaisiin kirjastoihin ja tiloihin, kokoelmiin, tietojärjestelmiin ja palveluihin. Yksi tärkeimmistä esiin nostetuista anneista on ollut mahdollisuus vaihtaa ajatuksia kohdekirjaston työntekijöiden kanssa. Henkilökuntavaihdoista on ollut hyötyä sekä lähettävälle että vastaanottavalle kirjastolle. Kokemuksista on kerrottu eri tavoin oman kirjaston sisäisesti sekä kirjastojen verkkolehdissä ja blogeissa.

Henkilökuntavaihtokohteet ovat valikoituneet työntekijöiden kiinnostuksen kohteiden mukaan. On haluttu päästä tutustumaan

  • uusiin järjestelmiin tai palveluratkaisuihin, kuten iPadien lainaus
  • erilaisiin tapoihin organisoida työtä, kuten asiakaspalvelutyö tiimeissä
  • omaa vastaavaan työhön toisessa kirjastossa, kuten kaukopalvelu
  • uusiin kirjastotiloihin
  • toisenlaisiin toimintatapoihin
  • kollegoihin, jotka ovat tulleet niminä tutuksi työn kautta.

On myös innostuttu lähtemään vastavaihtoon sen jälkeen kun oma kirjasto on toiminut vastaanottavana kirjastona. Henkilökuntavaihdolta on toivottu uusia ideoita ja näkemyksiä, oppia työmenetelmistä ja -tavoista sekä vaihtelua työvuoteen.

Henkilökuntavaihto kestää 3-5 päivää. On mahdollista sopia myös lyhempiä tutustumiskäyntejä toisiin kirjastoihin. Kohdekirjastojen huolella järjestämät ohjelmat ja ystävälliset sekä avuliaat ”paikallisoppaat” saivat paljon kiitosta.

”Pääsin tutustumaan kaikkiin Jyväskylän yliopiston kirjaston toimintoihin, ohjelma oli hienosti jaettu alkaen asiakaspalvelusta, edeten luetteloinnin ym. kautta tietojärjestelmäpuolelle.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

”Kolme päivää on liian pieni aika oppia oikeasti minkään paikan käytäntöjä. Toisaalta se on kevyt isäntäpaikan kannalta; henkilöstöä ei sidota pitkäksi aikaa perehdyttämiseen.”
– Minna Helander, Helsingin yliopiston kirjasto

Omista poikkeavien toimintatapojen ja työvälineiden näkeminen ja tiedonvaihto puolin ja toisin on koettu kiinnostavaksi ja hyödylliseksi. Joissakin asioissa on huomattu oman kirjaston olevan edelläkävijä, joissakin asioissa taas on saatu apua kehittämiseen. Tietoja on vaihdettu henkilökuntavaihtojen jälkeenkin ja hyödynnetty syntyneitä suhteita.

”Opiskelija sai tiedonhaun ohjausta videotykin välityksellä, ja yhtä aikaa samassa tilassa kolme työntekijää työskenteli avokonttorissa.”
– Kirsi Rask, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

”Aukioloja JYK oli järjestänyt niin, että asiakkaina olevat opiskelijat sulkivat kirjaston. Myös itsepalveluna toimiva varausten nouto oli heillä jo tuolloin käytössä.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

Kaikki kokemuksistaan kertoneet suosittelisivat vaihtoa kenelle hyvänsä. He olivat kokeneet olevansa tervetulleita ja saaneet vaikutelman, ettei vierailu kuormittanut vastaanottajakirjastoa liikaa. Henkilökuntavaihto on poikinut paljon uusia ajatuksia ja ideoita sekä vahvistanut omaa osaamista ja itseluottamusta.

”Vaihto sopii oikein hyvin kaikille kirjastolaisille, on erittäin avartavaa päästä seuraamaan toisen kirjaston arkea ja jos/kun vierailu on niin hyvin organisoitu kuin JYK oli sen tehnyt. Ehdottoman kannatettavaa on käydä toisessa kirjastossa vierailulla.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

”Hienoa oli myös se, että sain kohdata niitä ihmisiä joiden kanssa olen jo vuosia tehnyt yhteistyötä kaukopalvelussa. Ja sain uskoa itseeni: minäkin olen ihan kelpo tekijä tässä kirjastomaailmassa!”
– Liisa Tervonen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

Kehittämisehdotuksina mainittiin pidemmät vaihdot, esimerkiksi kuukausi tai pari, ja vaihdot johonkin projektiin liittyen. Ajateltiin myös, että vaihtomahdollisuudesta ei tiedetä tarpeeksi. Itse vaihdossa olleet toivoivat saavansa vielä isännöidä henkilökuntavaihtoa omassa kirjastossaan. Omien toimintojen esittelyä pidettiin hienona ja palkitsevana.

Juttu pohjautuu Minna Helanderin, Mika Hirvosen, Kirsi Raskin ja Liisa Tervosen kirjoituksiin kokemuksistaan. Suuret kiitokset heille!

Teksti: Katja Halonen
Kuvat: Teppo Kahtola

Kiinnostaisiko lähteä henkilökuntavaihtoon?

Yliopistokirjastojen henkilökunnalla on mahdollisuus hakea henkilökuntavaihtoon toiseen yliopistokirjastoon. Henkilökuntavaihdon tavoitteena on osaamisen kehittäminen ja ammattitaidon laajentaminen, verkostoitumisen edistäminen, hyvien käytänteiden jakaminen ja kokonaisnäkemyksen kehittäminen korkeakoulukirjastoympäristöstä.

Henkilökuntavaihtoon osallistuneet suosittelevat vaihtoon lähtemistä lämpimästi!

Mikäli kiinnostuit, löydät toimintaohjeet SYNin verkkosivuilta.

SYN juhli 20 vuottaan seminaarin merkeissä

_E3F2796_photo Linda TammistoTänä vuonna on kulunut 20 vuotta siitä, kun yliopistokirjastojen johtajille annettiin esitys yhteisen koordinointielimen perustamisesta, jota vähän tämän jälkeen ryhdyttiin kutsumaan Suomen yliopistokirjastojen neuvostoksi. SYN juhli pyöreitä vuosiaan lokakuussa Helsingin yliopiston kirjastossa järjestetyllä seminaarilla.

Seminaarin aluksi kuultiin Jenni Haukion tervehdys Suomen yliopistokirjastojen neuvostolle, jonka välitti Turun yliopiston kirjaston johtaja Ulla Nygrén. Tämän jälkeen ohjelmassa oli kaksi keynote-puhetta: Mary Casen esitys Partners in Transformation: University Libraries in Research and Learning sekä Alf Rehnin esitys Tiedon tulevaisuus, tulevaisuuden tieto. Lisäksi SYNin puheenjohtaja Kimmo Tuominen esitteli neuvoston toimintaa otsikolla Suomen yliopistokirjastojen neuvosto eilen ja tänään.

_E3F2802_photo Linda TammistoMary Case toimii kirjastonjohtajana University of Illinois’sa Chicagossa  ja Association of Research Libraries -järjestön puheenjohtajana. Mary Case esitteli etäyhteyden avulla pidetyssä puheessaan muutosta, jonka keskellä yliopistokirjastot ovat. Esimerkki muutostekijästä on kirjastojen aineistojen monipuolistuminen. Kyse ei ole pelkästään digitaalisen aineiston hallitsevasta asemasta vaan täysin uuden tyyppisistä aineistoista, kuten tutkimusdatasta. Muutostekijöiden rinnalla ovat suuret haasteet, joita kirjastojen on oltava ratkaisemassa. Yllätys ei ole, että yksi keskeisistä kysymyksistä on  tiedejulkaisemisen rakenteet, joiden muuttamiseksi tarvitaan maailmanlaajuista yhteistyötä.

_E3F2832_photo Linda TammistoProfessori Alf Rehn puhui kirjastojen roolista informaation kyllästämässä maailmassa. Kirjaston on hyvä olla tietoinen omista vahvuuksistaan ja osaamisestaan, ja kirjastoilla voikin olla paljon tarjottavaa tälle ajalle. Toisaalta on kyettävä myös oman toiminnan kriittiseen arviointiin sekä oman roolin ja aseman etsimiseen.

Kimmo Tuominen totesi, että SYNin 20-vuotisessa historiassa näyttävät toistuvan samantyyppiset kysymykset. SYNin historiasta löytyy joka tapauksessa esimerkkejä yhteistyöllä saavutetuista tuloksista, ja yliopistokirjastojen keskinäiselle yhteistyölle sekä kumppanuudelle muiden toimijoiden kanssa on edelleen tilausta.

_E3F2838_photo Linda TammistoSeminaarin lopuksi nautittiin harmonikansoittaja Teija Nikun vaikuttavasti tulkitsemista brasilialaisista ja ranskalaisista sävelistä.

Teksti: Jussi Piipponen
Kuvat: Linda Tammisto

 

Kamuilua oululaisittain

Helmikuussa 2003 Oulun maakunta-arkiston tuore johtaja Vuokko Joki otti yhteyttä joukkoon paikallisia ”muistisisaria ja -veljiä”. Hän pyysi meitä luokseen arkistoon miettimään ”olemmeko ja millä tavoin kamuja”. Hänen kutsunsa taustalla oli Suomessa virinnyt keskustelu arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteistyön tarpeesta ja asiaan liittyvä KAMUT-työryhmän suositus muistiorganisaatioiden tietojen yhteiskäyttöisyydestä. Toinen, aivan yhtä painava syy tämän epävirallisen yhteystyöryhmän perustamiseen oli vertaisryhmän kaipuu paikallisella tasolla. Maaliskuussa 2003 toteutuneesta tapaamisesta alkoi vireänä jatkunut oululaisten muistiorganisaatioiden kamuilu.

Ensimmäiseen kokoonpanoon kuuluivat johtajien ryhmä, jossa mukana olivat seuraavat organisaatiot ja heidän johtajansa: Oulun maakunta-arkisto (Vuokko Joki), Oulun kaupunginkirjasto (Helvi Puolakka), Oulun yliopiston kirjasto (Päivi Kytömäki), Oulun kaupunginarkisto (Eero Ylitalo), Pohjois-Pohjanmaan museo (Ilse Juntikka) sekä Oulun lääninhallitus (Ulla Kukko).

Puheenjohtajana ja kokoonkutsujana on toiminut iloksemme kaikki nämä vuodet Vuokko Joki. Vuodesta 2009 kamuihin liittyi myös Oulun taidemuseon johtaja Anna-Riikka Hirvonen. Oulun kamujen alkuperäisestä johtajakokoonpanosta vain Vuokko Joki ja allekirjoittanut ovat enää mukana, kun useat ovat jääneet eläkkeelle ja joku siirtynyt toisiin tehtäviin. Nykyinen Oulun kamujen kokoonpano on seuraava: Vuokko Joki (Oulun maakunta-arkisto), Jouni Pääkkölä (Oulun kaupunginkirjasto), Päivi Kytömäki (Oulun yliopiston kirjasto), Sanna-Leena Eskola (Oulun kaupunginarkisto), Pasi Kovalainen (Pohjois-Pohjanmaan museo), Merja Kummala-Mustonen (Pohjois-Suomen aluehallintovirasto) ja Anna-Riikka Hirvonen (Oulun taidemuseo).

Oulun kamut -ajatus otettiin ilolla vastaan. Löysimme jo ensimmäisessä palaverissa hyviä perusteita ja edellytyksiä yhteistyölle, jotka ovat sittemmin osoittautuneet oikeiksi havainnoiksi. Edustamiemme muistiorganisaatioiden perustehtävä on kohtalaisen samanlainen, ja meillä on yhteisiä asiakkaita. Näimme myös tilaisuuden nostaa yhdessä muistiorganisaatioitamme enemmän esille. Resursseja ja osaamista erilaisiin hankkeisiin voidaan käyttää yhdessä, jolloin olemme pystyneet sellaiseen, mihin ei välttämättä yksin pystyisi. Koska itse kunkin resurssitilanne kuitenkin voi olla hyvinkin erilainen, sovimme heti alkuun, että kaikkien hankkeiden mukaantuloon liittyy vapaaehtoisuus, oma harkintavalta. Etuna näimme myös koulutukset, joita voidaan järjestää kaikkien henkilökunnalle yhteiskoulutuksena paikan päällä Oulussa.

Ensimmäisen kokouksen muistiossa kirjatut asiat ovat toteutuneet täysin: ”Kokouksen osanottajat totesivat yhteistyön sisarlaitosten välillä hyväksi ajatukseksi. Sovittiin periaate, että yhteisistä tapaamisista esimerkiksi kerran vuodessa pidetään kiinni, vaikka konkreettisia yhteistyöhankkeita ei olisikaan juuri sillä hetkellä meneillään. Erityisesti näyttelytoiminnassa nähtiin mahdollisuuksia yhteistyöhön ja saada näkyvyyttä ja julkisuutta kaikille osapuolille. Lisäksi johdon ja asiakaspalveluhenkilökunnan tutustuminen sisarlaitosten asiakaspalvelun ja aineiston karttumisen periaatteisiin sekä hakujärjestelmiin arvioitiin hyödylliseksi. Esille tuotiin myös kiinnostus tutustua sisaralojen teoreettiseen ajatteluun ja tulevan toiminnan näköaloihin.”

Kun katsoo taaksepäin, voi reippaasti todeta, että yhteinen näyttely- ja koulutustoiminta on ollut hämmästyttävän aktiivista. Koulutustilaisuudet ovat olleet suunnattuja ensin kamu-organisaatioiden henkilökunnalle, mutta viime vuosina myös ns. suurelle yleisölle, asiakaskunnallemme. Meidän johtajien piirissä on ideoitu aiheita ja henkilökunnasta kootut työryhmät ovat niitä toteuttaneet. Kaikki ideat eivät ole toteutuneet, mutta hyvällehän tämä reilun vuosikymmenen yhteistyön saldo näyttää:

  • Oulun 400-vuotisnäyttelyt (2003–2005)
  • Kolme koulutustilaisuutta tekijänoikeuksista sekä julkisuus- ja henkilötietolaista (2006)
  • Sukututkija asiakkaana -koulutus Oulussa ja Haapavedellä (2007) sekä Kuusamossa (2008)
  • Suomen sota -näyttely (2008)
  • Rakennettu ympäristö -koulutus (2009)
  • Kokoelmapolitiikka -seminaari (2010): Mitä muistista katoaa, mitä muistiin jää
  • Koskenniemi -ilta (2010)
  • Kokoelmapolitiikka-seminaarin toteuttaminen Kajaanissa (2011)
  • Valokuva-seminaaria: Valokuvien vastaanottamis-, järjestämis-, luettelointi- ja kuvailu-menettelyt (2012)
  • Sukutukijan tietolähteet – Oulun Kamut esittelevät aineistojaan ja palveluitaan sukututkija-asiakkaille (2013)
  • Kysy – asiantuntija vastaa: Kamujen kokoelma- ja hankintapolitiikkaa potentiaalisen luovuttajan näkökulmasta – seminaari yleisölle (2014).

Mitä sitten koemme oppineemme tästä yhteistyöstä? Ilman muuta tietoa ja syvempää ymmärrystä toistemme aloista. Yhteistyötä ja avunantoa. Johtajat ovat saaneet ajantasaista missä mennään -tietoa. Lisäksi on kertynyt toistemme kokoelmien, palvelujen ja henkilökunnan tuntemusta, josta henkilökuntamme on saanut asiakaspalveluun enemmän eväitä. Tuorein tulokkaamme taidemuseo on myös muistiorganisaatio, jonka kokoelmatyön arki ja haasteet ovat varsin samankaltaisia kuin muilla kamuilla. Taidemuseon johtaja onkin todennut kamujen yhteistyön toimivan museaalisen profession vahvistajana ja tukena.

Koulutuksemme ovat olleet sekä henkilökunnan että yleisön keskuudessa suosittuja sekä hyviksi ja tarpeellisiksi todettuja. Ja olemmehan lähteneet Oulun tullista ulos vieden kamujen tietoutta maakunnan useisiin kuntiin. Koulutusten ansiosta itse kukin näkee tiettyyn asiaan liittyvät palvelut uudella tavalla, tästä esimerkkinä sukututkimus. Ja olemme saaneet myös näkyvyyttä, josta viimeisin on sanomalehti Kalevassa 14.11.2014 ilmestynyt artikkeli kamujen kokoelma- ja hankintapolitiikan yleisötilaisuudesta.

Viimeisenä muttei vähäisimpänä: me johtajat olemme saaneet runsaasti iloa arkeemme tapaamisistamme! Aloitamme yhteisen tapaamisen kahvittelun lomassa hetken kestävällä ajankohtaisten asioiden ihmettelyllä, ”jälkiviisailla”, josta yleensä saamme hersyvät naurut – tai sitten ahdistavat tunnetilat. Yhtä kaikki, se on meille hetki puhaltaa myös niitä ahdistuksia ja asioita, joita ei välttämättä voi muualla purkaa. Kamuilkaa, se tekee hyvää!

Päivi Kytömäki
Ylikirjastonhoitaja
Oulun yliopiston kirjasto

Kokemuksia henkilökuntavaihdosta ympäri Suomea

Yliopistokirjastojen välinen henkilökuntavaihto antaa mahdollisuuden tuulettaa rutiineja, kerätä uusia ideoita, kertoa oman kirjaston hyvistä käytännöistä kollegoille sekä verkostoitua. Suomen yliopistokirjastojen neuvoston varajohtajien foorumin yhtenä tehtävänä on ollut kehittää kirjastojen välistä henkilökuntavaihtoa, luoda sille käytänteet ja markkinoida vaihtomahdollisuutta. Vuoden 2014 aikana henkilökuntavaihdossa kävi 16 yliopisto-, tiede- ja yhteiskirjastolaista ja vaihtopäiviä kertyi 41 Suomen sisällä. Suosituin vaihtokohde oli Helsingin yliopiston kirjasto, eniten vaihtomahdollisuutta käyttivät Lappeenrannan tiedekirjaston ja Oulun yliopiston kirjaston henkilökunta. Vaihtojen parasta antia ovat vierailijoiden mielestä olleet keskustelut kollegojen kanssa ja uudet näkökulmat. Kysyin, mitä vaihdosta tuumasivat vierailijat.

Miten innostuit vaihdosta ja miten valitsit vaihtopaikkasi?

Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto:

Kuulin mahdollisuudesta vaihtoon kirjaston henkilöstöinfossa ja innostuin heti. Kyselin seuraavaksi omalta esimieheltäni, mikä olisi sellainen kirjasto, johon minun kannattaisi mennä tutustumaan paremmin. Hän ehdotti, että Hankenin kirjastossa on juuri aloitettu ja ehkä saatu valmiiksikin uudenlaiseen asiakaspalveluajatteluun pohjautuva kirjaston tilojen järjestely. Suljetuista varastoista on luovuttu, kuin myös massiivisesta palvelutiskistä ja henkilökuntaa on tuotu lähemmäs asiakasta. Koska vastaavanlainen konsepti oli myös suunnitteilla meidän kirjastossamme, olisi tästä hyvä saada mallia, ideoita ja ajatusten vaihtoa.

Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto:

Vaihtopaikan löytäminen oli helppoa, koska olin etukäteen kiinnostunut Itä-Suomen yliopiston kirjastosta Joensuun kampuksella. Itä-Suomen yliopiston kirjasto on suurin piirtein samankokoinen Oulun kanssa ja hajaantuminen eri kaupunkeihin kiinnosti. He ottivat minut vastaan, joten ei tarvinnut enää kysellä muualta. Molemmille sopiva aikakin löytyi toukokuussa. Matkoissa ei ollut ongelmia, koska oli oma auto käytössä ja majoituskin järjestyi helposti sukulaisten avulla.

Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto:

Mielestäni Oulun yliopiston kirjasto tarjoaa laadukkaita palveluita (esim. bibliometriset palvelut, julkaisupalvelut ja IL-opetus). Kiinnitin asiaan huomiota teknillisten yliopistokirjastojen IL-verkostotapaamisessa syksyllä 2013. Samaisessa tapaamisessa kuulin ensimmäisen kerran myös SYN-vaihdosta, kun eräs informaatikko oli tuolloin vaihdossa Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Kun verkostotapaamisessa oululaisten sovittiin järjestävän vuoden 2014 verkostotapaaminen, syttyi idea vaihdosta kyseisellä viikolla.

Oliko vaihtopaikan löytäminen helppoa ja miten käytännön järjestelyt onnistuivat?

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:

Vaihtoni onnistui todella helposti ja vaivatta. Kuulin esimieheltäni osastomme palaverissa vaihtomahdollisuudesta, hän ehdotti Jyväskylää yhdeksi vaihtopaikkamahdollisuudeksi ja minä ilmoittauduin samantien halukkaaksi sinne vaihtoon. Otin itse yhteyttä sähköpostitse Jyväskylän yliopiston kirjaston hankintatoimiston silloiseen esimieheen Ulla Pesolaan. Kerroin lyhyesti omaa työtaustaani, ja ilmoitin hänelle kiinnostuksen kohteitani tarkemmin. Samoin ehdotin kolmen päivän ajankohtaa, josta olimme sopineet esimieheni kanssa. SYN:n ohjeet olivat selkeät ja helposti saatavilla. Matkaliput ja yöpymispaikan hankin itse. Ulla otti hetimiten yhteyttä, ja sovimme ajankohdan. Sovitusti sain Ullalta viikkoa ennen ajankohtaa tarkemman aikataulun ja ohjelman. Ohjelmaan tuli lisäyksiä vielä pyynnöstäni. Minut otettiin vastaan Jyväskylässä lämpimästi, ja ohjelma onnistui tosi hyvin. Tapasin paljon muitakin kuin hankintatoimiston väkeä, ja keskustelu oli tosi kiinnostavaa ja antoisaa. Työkäytänteiden vertailu ja muutenkin ajatusten vaihto oli tosi piristävää. Vaihdosta sai uutta puhtia omaan työhön.

Kuinka kauan vaihtosi kesti, millaista ohjelmaa vaihdossa oli?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Vaihto kesti kaksi päivää, ja ohjelmassa oli suurimmaksi osaksi rakennuksen, organisaation ja viestinnän esittelyä, mutta pääsin myös tutustumaan asiakaspalveluun yhdeksi iltapäiväksi hyvinkin hands on -meiningillä (kiitos ja anteeksi!). Pääsin myös osallistumaan yhteen henkilökunnan viikkokokoukseen. Oli jännittävää nähdä, miten tieto kulkee noin isossa organisaatiossa.

Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:

Olin lokakuun alussa vaihdossa Turun yliopiston kirjastossa 2,5 päivää. Kiinnostuksen kohteet olin lähettänyt etukäteen, ja minulle oli laadittu ohjelma, joka ei kuitenkaan ollut liian tiukka. Uppouduimme monta kertaa keskustelemaan isommallakin porukalla jostakin työprosessista. Koin, että en vain minä ollut saamassa vastaanottavalta kirjastolta jotain, vaan myös vastaanottava kirjasto sai tietoa minulta meidän käytännöistämme.

Mitä vinkkejä antaisit vaihtoon lähtijälle omien kokemustesi perusteella?

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Vältä tekemästä liian paljon konkreettisia töitä vaihdon aikana. En halunnut esim. hyllyttää, koska se on sellainen työtehtävä, jonka voi yhtä hyvin tehdä omassa kirjastossa. Myös omatoiminen asiakaspalvelu voi olla hankalaa, koska monet kysymykset koskevat tiettyjen palveluiden tai laitteiden sijaintia. Lisäksi asiakaspalveluun kuuluu ohjelmia, joihin vaihdossa olevalla ei ole pääsyä. Kuitenkin kannattaa seurata sivusta, miten muut palvelevat asiakkaita. Juttele niin monen kollegan kanssa kuin mahdollista, ja seuraa, mitä he tekevät ja miten he ovat suunnitelleet niitä prosesseja, jotka sinua kiinnostavat. Tutki organisaation rakenne sekä sen edut ja haitat.

Millaista hyötyä vaihdosta oli?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Aina on kiinnostavaa nähdä, miten muualla työskennellään, pienikin pyrähdys toiseen työyhteisöön tuo uusia näkökulmia omaan työhön. Oli myös todella kiva saada viestinnän ammattilaisilta (jollainen en itse ole) näkökulmia ja vinkkejä työhön. Mukava oli myös ihan tutustua toisen kirjaston henkilökuntaan: nyt tietää, että jos joku asia askarruttaa, heiltä voi kysyä neuvoa.

Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:

Pidin vaihtoa erittäin mielenkiintoisena ja hyödyllisenä, ja koin saaneeni siitä paljon irti. Vastaavasti turkulainen kollegani kertoi, että piristin hänen syksyään. Hänkin sai uutta virtaa työhönsä.

Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:

Verkostoiduin uusien ihmisten kanssa. Ja tietysti opin paljon siitä asiasta, jota menin vaihtoon oppimaan.

Millaisia eroja huomasit oman kirjaston ja vaihtokirjaston toimintojen välillä?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Kirjastojen valtava kokoero tietysti tarkoittaa isojakin eroja toiminnoissa, olemmehan suuruusluokaltamme janan aivan ääripäissä. Asiakaspalvelussa huomasin asiakkaiden määrästä johtuvan eron. Vaihtokirjaston asiakasvolyymit olivat niin suuria, ettei aikaa asiakaslähtöisyyteen juuri ollut. Pienessä kirjastossa on tottunut laajastikin vastaamaan asiakkaan tarpeisiin ja kysymyksiin, mutta vaihtokirjastossa moiseen ei mahdollisuuksia ollut jatkuvan jonon vuoksi.

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:

Jyväskylän yliopiston ja Oulun yliopiston kirjastot ovat toiminnoiltaan ja organisaatioltaan hyvin paljon toistensa kaltaisia. Ja koska kirjastojärjestelmä ja pitkälti välittäjätkin ovat samoja, ei eroavuuksia paljon ole hankintaosastojenkaan toiminnoissa. Siksi olikin helppoa vaihtaa kokemuksia ja vinkkejä. Jatkossa on myös helpompi tehdä yhteistyötä esimerkiksi ongelmanratkaisutilanteissa, kun tuntee ihmisiä. Lisäksi meidän lainaus- ja neuvontaosastoltamme tuli pyyntö, että tutustuisin Jyväskylässä myös lainauspalveluihin. Osallistun myös itse asiakaspalveluun, joten tutustuminen heidän käytäntöihinsä oli minustakin kiinnostavaa. Tutustuin myös uusien opiskelijoiden opetukseen, joka on järjestetty heillä eri tavalla kuin meillä Oulussa. Tällainen erilaisiin käytänteisiin tutustuminen antaa näkemyksiä ja pohjaa omaan kirjaston palveluiden kehittämistyöhöni.

Toitko jotain konkreettista uutta toimintatapaa mukanasi vaihdosta?

Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:

Ideoita tuli kyllä muutamia ja jo aikaisemmin ajatuksena ollut tiskipäivystysvuorojen lyhentäminen 2 tuntiin (ennen 3 tuntia) sai tästä vahvistusta. Sen siis teimme myös täällä Oulussa. Myös jonkin verran omien käytäntöjen tehokkuus tuli vahvistettua, eli mielestäni teimme jotkin asiat tehokkaammin kuin Helsingin yliopistossa.

Kuinka jaoit omalla työpaikallasi vaihtokokemuksiasi?

Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto:

Keskustelin vaihdossa esille tulleista käytännöistä omalla osastollani. Lähetin myös viestejä mahdollisesti muita osastoja kiinnostavista asioista eteenpäin. Lisäksi tein matkaraportin kirjaston intraan.

Missä tehtävissä toimiville suosittelisit vaihtoa?

Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:

Minusta vaihto sopii kaikille. Aina on hyväksi tutustua erilaisiin tapoihin tehdä samoja asioita tai tutustua itselle uuteen asiaan. Samalla tulee katsottua omaa työtänsä kriittisesti ja voi huomata monia asioita. Matkailu avartaa aina.

Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:

En keksi tehtävää, missä tätä ei kannattaisi tehdä. Mielestäni kirjastoissa tehtävät ja palvelut ovat kohtalaisen samanlaisia, joten sopivin väliajoin tällainen benchmarkkaus on erittäin hyvä ja virkistävä tapa tuulettaa ajatuksia. Olin erittäin tyytyväinen vierailuun. Oman hyödyn lisäksi useissa tapaamisissa jaoin myös toiseen suuntaan tietoa, eli miten meillä tehdään eri työprosessit. Koin, että nämä olivat myös mielenkiintoisia asioita.

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Oikeastaan suosittelisin vaihtoa kaikille, mutta vaihto olisi ehkä erityisen tärkeää niille, jotka eivät muuten matkusta töissä tai jotka eivät aiemmin ole nähneet, millä tavalla muissa kirjastoissa työskennellään. Henkilökohtaisesti pidin siitä, että sain tutustua muihin ihmisiin, jotka työskentelevät samanlaisten asioiden parissa kuin minä.

Miten vaihtotoimintaa voisi vielä kehittää?

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Pitäisi kannustaa ihmisiä aktiivisesti hyödyntämään tätä mahdollisuutta, kun se on kerran olemassa. Tämä on ainutlaatuinen tilaisuus, jossa voi solmia kontakteja sekä kokea, miten sama työ tehdään muualla.

Lisätietoja vaihtomahdollisuuksista saa oman kirjaston varajohtajien foorumin jäseneltä ja omalta esimieheltä. Sivulta http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/askmuut.html löytyvät henkilökuntavaihdon periaatteet -esite ja henkilökuntavaihtoon liittyvä sopimuslomake.

Jenni Mikkonen, SYN:n varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014
Tietopalvelupäällikkö
Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu

Haastatellut:

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto
Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto
Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto
Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto
Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto
Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto
Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto

 

Ny plattform för bibliotekssamarbete i Norden

I maj 2013 grundades en ny plattform för bibliotekssamarbete i Norden. Då bildades Planeringsgruppen för biblioteksservice inom NUAS. Vad är då NUAS och varför denna planeringsgrupp?

NUAS är en förkortning för det Nordiska Universitetsadministratörssamarbetet – en organisation som förenar 60 universitet och högskolor i Norden med syftet ”att främja universitetsadministratörernas professionella kompetens, sprida kännedom om god administrativ praxis och att skapa kontakter och bygga nätverk mellan de nordiska universiteten på alla administrativa nivåer”. Arbetet inom NUAS görs främst inom s.k. planeringsgrupper (även kallade nätverksgrupper) som grundats inom olika administrativa sektorer såsom ekonomi, HR, fakultetsadministration, forskning och innovation, IT, dokumenthantering och arkiv m.fl.

Överraskande nog saknade biblioteken en plattform för samarbete i detta sällskap trots att bibliotekssamarbetet i Norden har långa traditioner. Därmed saknades också bibliotekens röst på de möten som planeringsgruppernas ordförande regelbundet håller i anslutning till NUAS’ styrgruppsmöten. För att avhjälpa denna brist gjorde Åbo Akademi ett initiativ till NUAS’ styrgrupp att grunda en planeringsgrupp för biblioteken. Initiativet föll i god jord och Planeringsgruppen för biblioteksservice, den trettonde i ordningen, kom till med syfte ”att genom sin verksamhet inspirera och ge stöd för bibliotekens utveckling av service för forskning, studier och forskningsadministration”. Vidare stadgas det att ”gruppen ska ge en plattform för professionellt erfarenhetsutbyte för biblioteksanställda och se till att kunskap och god praxis utväxlas”.

Medlemmar i gruppen är Margareta Hemmed (Göteborgs universitet), Lars Burman (Uppsala universitet), Ellen Vibeke Knudsen (Århus universitet), Claus Vesterager Pedersen (Roskilde universitet), Bente R. Andreassen (Universitetet i Oslo), Hanne Graver Møvig (Universitetet i Agder), Gunnhildur Björnsdóttir (Islands universitet), Susanna Parikka (Universitetet i Lappland) och Pia Södergård (Åbo Akademi).

Planeringsgruppen för biblioteksservice strävar efter att samarbeta med övriga planeringsgrupper inom NUAS, med branschens utbildningsinstitutioner och med nationella biblioteksorganisationer inom Norden i avsikt att ordna gränsöverskridande aktiviteter som är till nytta för planeringsgruppens målgrupp – alla de som arbetar inom universitetens biblioteks- och informationsservice. Den allra första aktivitet som gruppen är med om att planera är ett gemensamt seminarium om inlärningsmiljöer med tre andra planeringsgrupper: Studieadministration, Byggnader & Miljö samt IT. En styrka inom NUAS är utan tvivel den nära tillgången till andra nätverk inom universiteten.

Pia Södergård, ordförande för Planeringsgruppen för biblioteksservice
Överbibliotekarie, Åbo Akademis bibliotek