Kysely kustannuslaskennan käytännöistä

Kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmä järjesti yliopistokirjastoille pienimuotoisen kyselyn kustannuslaskennan käytännöistä alkusyksyllä 2012. Kyselyssä ei määritelty tarkasti kustannuslaskentaa, vaan pyrittiin selvittämään kustannusten suunnittelun ja seurannan menetelmiä yleisellä tasolla.

Mitä kustannuslaskenta on?

Mitä oikeastaan on kustannuslaskenta ja mihin se liittyy? Laskennan nyt jokainen tietää, mutta entä kustannukset, mitä niillä tarkoitetaan. Kustannukset ovat resurssien käytetty/käytettävä määrä mitattuna yhteismitallisella yksiköllä. Resursseja käytetään tai niitä kuluu toimintoihin. Resursseja voi siis kulua, vaikka ei tehdä mitään. Kustannuslaskenta on siis resurssien käytön arviointia ja seurantaa.

Kustannuskäsitteitä ja kustannuslaskennan metodeja on useita. Kokonaisuuden kannalta kustannuslaskenta on kuitenkin viestintää, jolla pyritään johtamaan toimintaa. Kustannuslaskenta on siten johtamisen väline ja liittyy johtamiseen. Kustannuslaskennalla on paikkansa organisaation talousjärjestelmissä ja etenkin suunnittelu- ja seurantajärjestelmissä.

Budjetti ja toimintolaskenta välineinä

Työryhmämme mietti, miten yliopistokirjastojen kustannuslaskentaa kannattaisi lähestyä. Kaksi näkökulmaa nousi muita keskeisemmäksi a) budjetointi talousohjauksen välineenä ja b) toimintolaskenta.

Budjetti on yrityksen/organisaation vuositason talousjohtamisen keskeisin instrumentti. Yritys asettaa sen avulla tavoitteensa, toteuttaa siinä määriteltyjä toimenpiteitä ja tarkkailee tavoitteiden toteumaa. Budjetointi on monivaiheinen yrityksen ja sen talouden johtamisprosessi.

Toimintolaskennan lähtökohtana on se, että erilaiset toiminnot kuluttavat yrityksen resursseja. Tästä syntyy kustannuksia. Nämä kustannukset tulee kohdistaa toiminnoille ja edelleen toiminnoilta tuotteille.

Kyselyn tuloksia

Toimintolaskennan ehkä tärkein resurssien kohdistamisen mittari on toimintoon kuluva työaika. Työryhmämme kysyi, mikä työajan kohdentamisjärjestelmä kirjastoilla on käytössä. SoleTM oli käytössä 7 kirjastossa, Halli/Repotronic 3 kirjastossa, yhdessä kirjastossa ei ollut mitään järjestelmää ja yksi oli lopettanut SoleTM:n käytön. Kysyimme myös, että seurataanko työajan jakautumista eri tehtäviin ja millä tarkkuudella työajan kohdentamista seurataan: Kaksi kirjastoa seuraa työajan jakautumista tarkasti eri tehtäviin, kaksi kirjastoa karkealla tasolla ja seitsemän kirjasto ei seuraa. Viimeksi mainituista kuitenkin kolmessa on tehty joskus otantoja tehtävittäin ja kahdessa seurataan työajan käyttöä projekteittain/rahoituslähteittäin. Trendi tuntuu olevan seurannan vähentäminen.

Trendi työajan seurannan vähentämiseksi on haaste toimintolaskennan soveltamiselle. Trendi saattaa viitata työympäristön merkkien muutokseen. Mm. professori Marja-Liisa Manka kyseenalaisti Aalto-yliopistossa pitämässään luennossa 2.10.2013 ”Työyhteisötaidot ja työhyvinvointi ”  työajan seurannan merkityksen. Hänen mielestään jonkin työn parissa istuttu aika ei sellaisenaan kerro paljoakaan. Virheellisesti tai mekaanisesti toteutettu työajanseuranta voi olla hyödytön tai jopa  haitallinen. Kustannuslaskijoiden on pidettävä tämä mielessään työajanseurantaa toteutettaessa.

Budjetointiin liittyen ryhmämme sai kyselyynsä useita hyviä vastauksia. Niistä ilmeni, että budjetointi ymmärretään pitkäjänteiseksi toiminnaksi, jossa noudatetaan kunkin yliopiston talousohjeita. Budjetointi on osallistavaa, sitä tehdään monen tahon kanssa ja apuna käytetään erilaisia järjestelmiä.  Budjetointi vaatii toimivaa ja hyvää yhteistyötä niin kirjaston sisällä kuin yliopiston johdon, henkilöstöhallinnon ja talouspalveluiden kanssa.

Työryhmän sisäisissä keskusteluissa todettiin, että budjetointi tehdään kussakin kirjastossa hieman erilailla ja eri asioita painottaen kunkin yliopiston ohjeiden mukaisesti. Yhteistyön sujuminen ja samojen käsitteiden käyttäminen yliopiston talouspalveluiden kanssa on kirjastoille tärkeää. Johtopäätöksenä tästä kirjastoille voi suositella hyvää yhteistyötä yliopistojen talouspalveluiden kanssa sekä kirjaston talousosaamisen kehittämistä.

Muitakin asioita kyselimme kirjastoilta, mm. hinnoittelusta ja kustannusmalleista. Vastauksista kävi ilmi, että hinnoittelu ja kustannusmallit ovat yliopistokohtaisia asioita, joita ei voi yleistää koko yliopistokenttään. Poikkeuksena mainittakoon kaukopalvelu, jossa asetus antaa selustaa kirjastojen yhteiselle hinnoittelulle, kun osapuolina ovat valtion tai kuntien ylläpitämät kirjastot.

Pekka Pasanen, controller, Aalto-yliopiston kirjasto
SYN:n kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmän puheenjohtaja


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Verkostoitumisen merkitys ja osaamisen kehittäminen

Yksi monista kirjastoalan foorumeista ja yhteistyöryhmistä on Suomen yliopistokirjastojen neuvoston Varajohtajien foorumi, jossa keskitytään erityisesti henkilöstön ja esimiestyön kehittämiseen, keskustellaan ajankohtaisista asioista sekä suunnitellaan ja toteutetaan johtamisosaamisen teemapäiviä ajankohtaisista kysymyksistä.

Yliopistokirjastoille yhteinen kehityskeskustelumalli?

Tätä kysymystä lähdimme varajohtajien foorumilla pohtimaan ja selvittämään alkuvuodesta 2013, jolloin toteutettiin yliopistokirjastojen johtajille tarkoitettu kysely koskien osaamisen kehittämisen hankkeita sekä kehityskeskustelukäytänteitä. Saimme vastaukset lähes jokaisesta yliopistokirjastossa ja vastausten viesti oli kaikissa sama, että yliopistojen yhteiset kehityskeskustelumallit ja –pohjat eivät kaikilta osin tue kirjastojen tarpeita tai toimi keskustelun tukena kirjastoalan muuttuvissa työympäristöissä. Toisaalta ei kuitenkaan nähty tarvetta yhteiselle kirjastopohjalle, vaan haluttiin pitäytyä oman organisaation mallissa ja lähteä kehittämään sitä. Tulosten koonnin jälkeen päädyimmekin varajohtajien foorumin kokouksessa ja keskusteluissa SYNin puheenjohtajan Susanna Parikan kanssa siihen, ettei uuden arviointivälineen tai yhteisen kehityskeskustelumallin toteuttaminen ole ajankohtaista. Toisaalta halusimme jatkaa keskustelua aiheesta ja päätimme lähestyä strategiassa määriteltyjä tavoitteita keräämällä Itä-Suomen yliopiston kirjaston, Helsingin yliopiston Kumpulan kampuskirjaston ja Lappeenrannan tiedekirjaston kokemuksia, heidän käyttöönottamastaan (joko osittain tai kokonaisuutena) kehittävän dialogin mallista ja pohtia voisimmeko ottaa tästä osia kirjastojen kehityskeskustelukäytänteisiin.

Henkilökuntavaihtoon innostaminen     

Monet kirjastoverkostot koskevat pääasiassa vain johtajia, esimiehiä tai asiantuntijoita. Verkostoitumisen ja osaamisen vaihdon merkitys on kuitenkin kaikille yhtä tärkeää. Tämän takia lähdimme viime vuonna pilotoimaan henkilökuntavaihtoja kirjastojen välillä, teimme yhteiset ohjeet ja loimme periaatteet vaihdolle. Sekä ennen kaikkea sitouduimme omissa organisaatioissamme kannustamaan henkilökuntaa vaihtoon toiseen kirjastoon. Vaihdoista on kirjoitettu tässäkin blogissa ja toivottavasti vaihtojen määrä lisääntyy ja siitä tulee vakiintunut käytäntö osaksi henkilökunnan työnkehittämistä.

Verkostoituminen ja vaihdot helpottavat joskus myös omaa työtä, jos toisella kirjastolla on tarjota ratkaisuja käytänteisiin, joita omassa kirjastossa ollaan vasta selvittämässä tai lähtemässä ideoimaan. Omassa kirjastossani Taideyliopiston Teatterikorkeakoulussa olemme siirtymässä automatisoituihin palveluihin lainauksen, palautuksen ja varausten noudon osalta tämän kevään aikana. Samalla jatkamme ilta-aukioloa talon aukioloajan mukaiseksi organisaation sisäisille asiakkaille, niin että kirjaston tilat ja aineistot ovat asiakkaiden saavutettavissa illalla ja aikaisin aamulla kulkutunnisteella, vaikka saatavilla ei ole henkilökohtaista asiakaspalvelua. Lähdimme lähestymään uutta palvelukonseptia ja toimia, jota käyttöönotto vaatii, kartoittamalla missä tällaiset palvelut ovat jo käytössä, tai missä niistä ollaan kiinnostuneita ja suuntaamalla vierailuille ja vaihtoon näihin kirjastoihin tarkoituksenamme kopioida palvelut meille sopiviksi. Verkostolta oppiminen onkin ollut hyvin tehokasta ja kunhan kirjastomme remontti maaliskuussa valmistuu, pääsemme ottamaan kaikki uudet palvelut kerralla käyttöön.

Johtamisosaamisen teemapäivät

Omanlaista verkostoitumista oli myös marraskuussa Kansalliskirjastossa järjestetty johtamisosaamisen teemapäivän esimiehille ja tiiminvetäjille sekä esimiestyöstä kiinnostuneille. Päivän aikana kuulimme Jarmo Saartin (Itä-Suomen yliopiston kirjasto) puheenvuoron kirjastojen tulevista haasteista, teimme Learning Café –työskentelyä eri esimiestyön aihepiirien osalta ja keräsimme toiveteemoja tuleviin johtamisosaamisen teemapäiviin. Päivän aikana kerättyjen ideoiden pohjalta lähdemme toteuttamaan johtamisosaamisen teemapäivää syksyllä Tampereen yliopiston kirjastossa aiheesta muutosjohtaminen. Sitä ennen testaamme foorumin piirissä verkkotyöpajatyöskentelyä. Koekerralla keskustelemme perehdyttämisestä ja jaamme omien organisaatioidemme käytänteitä. Toiveena on järjestää verkkokeskusteluita eri aihepiireistä muutaman kerran vuodessa esimiehille ja tiiminvetäjille alustalla, jossa on mahdollista jakaa dokumentteja ja joka on mahdollisimman monelle saavutettavissa ilman matkustamista.

Jenni Mikkonen, tietopalvelupäällikkö, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Informaatiolukutaitoa jatko-opiskelijoille

Lähes kaikissa Suomen yliopistokirjastoissa informaatiolukutaidon opetus tavoittaa myös jatko-opiskelijat ja tutkijat. Koulutus toteutuu kuitenkin monin eri tavoin eri kirjastoissa. Jossain ollaan vasta alkutekijöissä, kun taas toisaalla koulutuksella on jo pitkät perinteet. Tällaisia tuloksia saatiin juuri päättyneestä kyselystä, jonka SYN:n informaatiolukutaitoverkosto toteutti.

Henkilökohtainen tuki yleisintä

Jatko-opiskelijat saavat yliopistokirjastoissa luonnollisesti samaa tukea kuin perustutkinto-opiskelijat ja muut asiakkaat. Kyselyn perusteella edelleen suosituin tuen muoto on henkilökohtainen neuvonta yksittäisille jatko-opiskelijoille. Paljon tarjottiin myös tietoiskuja ja luentoja (11 kirjastoa 16:sta) tai erikseen tilattua räätälöityä opetusta jatko-opiskelija -ryhmälle (13/16).

Kokonaisia, jatko-opiskelijoille tarkoitettuja opintojaksoja on sen sijaan harvemmilla kirjastoilla. Yhden opintopisteen laajuisia opintojaksoja antaa 6 kirjastoa, kahden tai useamman laajuisia vain 3 kirjastoa 16:sta. Avoimissa vastauksissa tuli kuitenkin selkeästi esille, että kirjastot ovat usein mukana eri laajuisissa opintojaksoissa, vaikkeivät itse jaksoa järjestäisikään.

Osallistujamäärät pieniä

Opetukseen osallistuneiden jatko-opiskelijoiden määrä vaihteli kirjastoittain. Kahdeksalla kirjastolla niihin osallistui 1-50 henkilöä ja kuudella 50-100. Suurimmalla osalla (14/16) osallistujamäärä jäi alle sadan, ja peräti kahdeksalla alle 50 henkilön. Yliopistojen jatko-opiskelijoiden määrään verrattuna luku on melko pieni. Vain kahdella kirjastolla opetuksiin osallistui 100-500 henkilöä.

Annettujen tuntien määrä vaihteli enimmäkseen 1-50 välillä, vain kolmella kirjastolla tunteja annettiin enemmän kuin 50. Enimmäkseen tuntimäärät vaihtelivat 10-50 välillä. Kyselyssä ei kuitenkaan määritelty tuntien laskutapaa, mikä saattaa aiheuttaa vääristymän vastauksissa.

Tiedonhausta sosiaaliseen mediaan

Perinteisten sisältöjen (tiedonhaku yleensä, tietokannat, viitteidenhallintaohjelmat) rinnalle ovat jatko-opiskelijoiden koulutuksessa tulleet mm. aineistonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata sekä sosiaalinen media. Julkaiseminen (ml. Open access) ja julkaisujen arviointi oli osana koulutusta suurimmalla osalla vastanneista kirjastoista (10/16 ja 12/16).

Kuvio: Jatko-opiskelijoiden IL-opetuksessa käsiteltävät aiheet

tietokannat ja niiden käyttö 14
tiedonhaku yleensä 13
viitteidenhallintaohjelmat 13
julkaisujen arviointi 12
julkaiseminen (ml. open access) 10
sosiaalinen media 6

SYN:n tavoitteet tutkijoiden tukemiseksi

SYN asetti vuoden 2013 toimintasuunnitelmassa tavoitteekseen ensinnäkin tutkijakoulujen/jatko-opiskelijoiden opetuksessa mukana olevien kirjastojen määrän kasvun. Tämä tavoite on yliopistokirjastoissa toteutunut jo lähes sataprosenttisesti, sillä vain yksi kirjasto vastasi, ettei heillä ole jatko-opiskelijoille suunnattua IL-opetusta.

Toimintasuunnitelmassa toinen tavoite IL-verkostolle on järjestää työpaja, jonka teemana on tutkijoiden tiedonhallintataitojen tukeminen. Työpaja järjestetään, kun IL-verkoston uusi ohjausryhmä on alkanut toimintansa. Työpajan tuotokset jaetaan avoimesti hyödyttämään koko yhteisöä.

Leena Järveläinen, johtava informaatikko, Turun yliopiston kirjasto
SYN:n IL-verkoston koordinaattori


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

E-kurssikirjojen määrät yliopistokirjastoissa

Suomen yliopistokirjaston neuvoston uudessa strategiassa on yhtenä tavoitteena vuosille 2013 ja 2014 e-kirjojen käytön lisääminen kurssiaineistona. Tällä halutaan tukea kirjaston palvelujen integroitumista opiskeluprosesseihin.  E-kirjojen käyttöä seurataan yliopistokirjastoille suunnatulla kyselyllä, joka toistetaan tulevina vuosina. Ensimmäinen e-kirjakysely toteutettiin huhti-toukokuussa 2013.

E-kurssikirjojen osuus vaihtelee

Kaikkiaan kotimaisia e-kurssikirjoja oli käytettävissä yliopistokirjastoissa 1029 nimekettä ja ulkomaisia e-kurssikirjoja 3333 nimekettä. E-kurssikirjojen osuus kurssikirjanimekkeistä vaihteli yliopistoittain 0-25 %:iin. Osassa yliopistoja e- kurssikirjat olivat painottuneet kotimaisiin ja osassa ulkomaisiin e-kirjoihin. Kurssikirjoja, jotka oli hankittu vain e-muodossa, oli yliopistokirjastoissa yhteensä 122 nimekettä.

Taulukko 1. E-kurssikirjojen osuus kurssikirjanimekkeistä yliopistoittain, %

e-kurssikirjojen_osuus

Vastauksista tuli esille, että saatavuus on yksi keskeinen e-kurssikirjojen ongelma.  Valitettavasti valtaosaa kursseilla käytettävästä opinto-oppaissa mainitusta aineistosta ei ole saatavilla e-muodossa. Varsinkaan kotimaisia e-kurssikirjoja ei ole saatavilla kaikilta tieteenaloilta.  Toisen keskeisen ongelman e-kurssikirjojen suhteen muodostavat käyttöehtojen ja käyttöliittymien erilaisuudet.

E-kurssikirjojen käyttö

Periaatteessa opiskelijat ovat myönteisiä e-kurssikirjojen suhteen, mutta joskus asiakkaiden on vaikea hahmottaa e-kirjojen käyttötapojen vaihtelua kirjoittain. E-kurssikirjoja on hankittu useiden eri välittäjän kautta ja tästä johtuen käyttöliittymät, lukuohjelmat sekä käyttöehdot vaihtelevat palveluittain.  Myös teknisiä ongelmia esiintyy: kaikkia e-kurssikirjoja ei pysty lataamaan tabletille ja esim. Ellibsin vaatima Adope Digital Editions -ohjelma ei ole Linux-yhteensopiva. Lisäksi osa välittäjistä muuttaa jatkuvasti rajauksia: yhtäaikaisten käyttäjien määrää, tulostuksen ja tallennuksen rajoituksia ym.

E-kirjojen löytyminen on myös aiheuttanut ongelmia asiakkaille. Kaikki e-kirjat eivät välttämättä ole kirjaston kokoelmatietokannassa ja e-kirjojen löydettävyys Nelli-portaalin kautta on usein hankalaa. Muutaman kerran välittäjä on vetänyt e-kurssikirjan pois valikoimista.

Kirjaston asiakaspalvelussa työskentelevillä henkilöillä tulisikin olla enemmän tietoa e-kurssikirjoista. Asiakastilanteissa pitäisi pystyä neuvomaan, mistä e-kurssikirjat löytyvät ja kuinka erilaisia e-kirjoja käytetään tai ladataan tai kuinka lukulaitteita käytetään. E-kirjojen lukulaitteita oli lainattavana vain kahdessa kirjastossa.

Taulukko 2. E-kurssikirjojen hankinnoissa käytetyt toimittajat. Taulukon lukumäärät kertovat kuinka moni yliopistokirjasto käyttää kyseistä toimittajaa.

toimittajat

E-kirjojen hankintaprosessi on työllistävä ja aikaa vievä.

E-kurssikirjoja on hankittu ainakin 19 eri välittäjän kautta. E-kirjojen hankita teettää kirjastossa paljon lisätyötä.  Hintojen ja käytettävyyden vertailu eri välittäjien välillä on työllistävää. Samasta kirjasta tulee tarkastaa sekä painetun että e-kirjan hinnat (e-kirjasto voi olla myös useita eri hintoja, single/multi user) ja vertailla myös eri käyttöliittymiä ja käyttöehtoja. Joskus on vaikea löytää e-kurssikirjaa sellaisella mallilla, joka sopii kirjaston hallinnoimaksi. Kirjastossa on tarkistettava myös, onko kyseinen kirja jo mukana jossain paketissa, esim. Ebrary. Välittäjien tilaussivut ja laskutuspuoli ovat keskeneräisiä joillakin tahoilla, jolloin joudutaan esim. lähettämään tilausnumero sähköpostilla erikseen tilauksen tekemisen jälkeen.

Myös e-kirjojen luettelointi vie enemmän aikaa, yhteiset käytännöt vielä puuttuvat. Verkkokirjapaketteihin sisältyvistä kurssikirjoista ei aina ole tietoa. Omien yksittäisten kirjojen erottelu saman välittäjän paketti-e-kirjoista työllistää myös, jotta ne eivät katoa pakettien päivittämisen yhteydessä (esim. Ebrary).

Asiakastoiminen e-kirjojen hankinta on käytössä jo kuudessa yliopistokirjastossa. Seitsemän kirjastoa suunnitteli käyttöönottoa tai se jo tulossa käyttöön.

E-kurssikirjojen käyttöä on pyritty lisäämään

Kirjastoissa on monin keinoin pyritty edistämään e-kurssikirjojen käyttöä. Elektroninen versio pyritään hankkimaan aina, kun se on mahdollista. E-kirjoja on myös markkinoitu opetussuunnitelmiaan uudistaville tiedekunnille. Joissain yliopistoissa on kierretty esittelemässä kirjaston e-kirjatarjontaa kaikissa tiedekunnissa ja yksiköissä. Kirjaston hankintaesityslomakkeilla voi kirjaa esittää hankittavaksi elektronisessa muodossa.

Opiskelijoita kannustetaan e-kirjojen käyttöön asiakaspalvelutilanteissa opastamalla sekä käyttäjäkoulutuksessa. Opiskelijoille on myös järjestetty erikseen e-kirjoihin liittyvää opetusta ja tietoiskuja. Painetun kurssikirjan lukusalikappaleeseen on lisätty QR-koodi . Lisäksi kirjastojen verkkosivulla on lukuisia e-kirjoihin ja niiden lataamiseen liittyviä ohjeita, esim. TaY .

Tämä kysely antoi mukavan läpileikkauksen e-kurssikirjojen tämänhetkisestä tilanteesta yliopistokirjastoissa. Koko kyselyraportin voi lukea SYNin verkkosivuilta.  Kun kysely toistetaan ensi vuonna, nähdään miten nopeasti tilanne muuttuu.

Paula Kangasniemi
yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Julkaisuarkistot ja rinnakkaistallentaminen yliopistokirjastoissa

Suomen yliopistokirjastojen neuvoston uudessa strategiassa vuosille 2013-2017 on yhtenä kriittisenä menestystekijänä tieteellisen julkaisuprosessin edistäminen ja tukeminen. Mittarina tälle on määritelty rinnakkaistallennuksen ja yliopistojen omien julkaisuarkistojen tukeminen.  Vuoden 2013 tavoitteena on tehdä näkyväksi rinnakkaistallentamisen hyödyt.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto laati lokakuussa 2012 esityksen Suomen Akatemialle siitä, että Suomen Akatemia edellyttäisi rahoittamiensa tutkimusten tutkimustulosten avointa julkaisemista. Neuvoston puheenjohtaja ja yhteistyösihteeri kutsuttiin Suomen Akatemiaan keskustelemaan avoimesta julkaisemisesta ja sen käytännöistä.

Sekä strategia että Suomen Akatemiassa käyty keskustelu johtivat selvitykseen siitä, miten yliopistoissa suhtaudutaan rinnakkaistallentamiseen ja onko yliopistoilla julkaisuarkistoja, joihin voidaan rinnakkaistallentaa tieteellisissä lehdissä julkaistuja tutkimusartikkeleita. Rinnakkaistallennuskysely Suomen yliopistokirjastoille toteutettiin marras-joulukuun vaihteessa 2012.

Lähes jokaisella yliopistolla on oma julkaisuarkistonsa

Julkaisuarkistoja ja rinnakkaistallentamista koskevaan kyselyyn vastasi yhteensä 16 yliopistokirjastoa, joten lähes kaikki yliopistokirjastot vastasivat kyselyyn. Kyselyn mukaan 15 kyselyyn vastanneella yliopistolla on oma julkaisuarkistonsa tai julkaisuarkistoja. Kaikissa yliopistoissa (15), joissa kyselyn mukaan on oma julkaisuarkisto, kirjasto vastaa julkaisuarkiston ylläpidosta. Yliopistojen julkaisuarkistot sisältävät pääosin opinnäytteitä ja väitöskirjoja, joita on 14 julkaisuarkistossa. Rinnakkaistallenteita on 8 julkaisuarkistossa.  Lisäksi julkaisuarkistot sisältävät usein yliopistojen julkaisusarjoja, yliopistojen muita julkaisuja sekä muuta materiaalia.

Julkaisuarkistot ovat jonkun verran yhteydessä yliopiston muiden järjestelmien kanssa. Neljässä yliopistossa artikkelin tai julkaisun voi jättää rinnakkaistallennettavaksi julkaisuarkistoon julkaisurekisterin kautta.  Viidessä yliopistossa julkaisuarkiston kautta saadaan siirrettyä julkaisun tiedot kirjastojärjestelmään (esim. Aleph, Voyager).  Kuudessa yliopistossa julkaisuarkistolla ei ole rajapintoja muihin järjestelmiin.

Helsingin yliopistossa on ollut voimassa vaatimus rinnakkaistallentamiseen vuodesta 2010 alkaen. Tampereen ja Jyväskylän yliopistoissa on ollut kehotus rinnakkaistallentamiseen vuodesta 2011 alkaen. Neljässä muussa yliopistossa suunnitellaan tällä hetkellä vastaavanlaisen vaatimuksen tai kehotuksen tai suosituksen antamisesta rinnakkaistallentamiseen.

Kirjastot auttavat tutkijoita rinnakkaistallentamisessa

Kirjastoissa autetaan tutkijoita rinnakkaistallentamisessa lähinnä tallentamalla artikkelit julkaisuarkistoon sekä tarkistamalla artikkelien rinnakkaistallennusluvat SHERPA/RoMEO –palvelusta tai suoraan kustantajan kotisivuilta. Näin toimitaan seitsemässä yliopistokirjastossa. Yhdessä kirjastossa kirjasto pyytää artikkelin rinnakkaistallennusluvan tutkijan puolesta suoraan kustantajalta, mikäli tutkija ei tätä tee eikä lupatietoja löydy kustantajien sivuilta eikä SHERPA/RoMEO –palvelusta.

Vuosittainen rinnakkaistallenteiden kertymä julkaisuarkistoa kohden vaihtelee huomattavasti. Vuonna 2011 tallennettujen rinnakkaistallenteiden määrä eri julkaisuarkistoissa vaihteli noin kymmenen ja 400 rinnakkaistallenteen välillä. Yhteensä vuonna 2011 rinnakkaistallenteita tallennettiin yliopistojen julkaisuarkistoihin noin 1200. Vuonna 2012 rinnakkaistallentaminen on ollut hieman vilkkaampaa kuin edellisenä vuonna. Yliopistokohtaiset luvut vaihtelevat pääosin 25 ja 500 rinnakkaistallenteen välillä. Yhteensä rinnakkaistallenteita on vuonna 2012 tallennettu joulukuun alkuun mennessä hieman yli 1400.

Rinnakkaistallentaminen on määritelty kuudessa kirjastossa yhden tai useamman henkilön toimenkuvaan. Kahdeksan kirjastoa ilmoitti, että rinnakkaistallentamista ei ole määritelty kenenkään toimenkuvaan. Kyselyn kautta 13 kirjastoa ilmoitti kirjastonsa rinnakkaistallennusasioista vastaavan tai sitä kehittävän henkilön yhteystiedot. Näiden yhteystietojen avulla on tarkoitus muodostaa epävirallinen sähköpostilista, jonka kautta voidaan vaihtaa kokemuksia ja neuvoja muiden rinnakkaistallentamista hoitavien kesken.

Rinnakkaistallentamisen aloittamista suunnitellaan useammassa eri yliopistossa

Rinnakkaistallentamisen aloittamisesta on keskusteltu ja se on valmistelussa viidessä eri yliopistossa. Rinnakkaistallentamisen aloittaminen vaatii yliopiston johdon päätöstä tai linjausta asiasta. Vastauksissa toivotaan myös rehtoritason yhteistyötä rinnakkaistallentamisen edistämiseksi sekä ylemmältä taholta (esim. OKM, Suomen Akatamia) tulevaa vaatimusta rinnakkaistallentamiseen. Yhdessä yliopistossa tutkijakunnalta on tullut rinnakkaistallentamista koskevia kyselyjä kirjastoon.

Kyselyn perusteella rinnakkaistallentaminen suomalaisissa yliopistoissa on melko yleistä. Ilahduttavaa on myös se, että rinnakkaistallentamisen käynnistämistä suunnitellaan tällä hetkellä useammassa yliopistossa. Monet tutkimusrahoittajat ovat ryhtyneet vaatimaan rahoittamiensa tutkimusten tutkimustulosten avointa saatavuutta. Rinnakkaistallentaminen antaa hyvän väylän tiedon avoimuuteen jättämällä tutkijalle kuitenkin täyden valinnan varsinaisen julkaisufoorumin suhteen.

Lisää rinnakkaistallentamisesta voi lukea syyskuussa 2012 tässä blogissa julkaistusta blogikirjoituksesta Rinnakkaistallentaminen – kohti avointa julkaisukulttuuria.

Tanja Heikkilä
Kirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto

Suomen yliopistokirjastojen neuvoston yhteistyösihteeri 1.8.-31.12.2012


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

”Kirjasto ilahduttaa!” – Itä-Suomen yliopiston kirjaston viestintäkyselyn tuloksia

Otsikon sitaatti ”Kirjasto ilahduttaa!” on poimittu Itä-Suomen yliopiston kirjaston asiakkaille suunnatun viestintäkyselyn avoimista vastauksista. Kyselyllä pyrittiin selvittämään niitä kirjaston palveluihin ja toimintaan liittyviä asioita, joista asiakkaat haluavat saada tietoa sekä löytämään niitä kanavia, joita he toivovat tiedonvälityksessä käytettävän. Saatuja tuloksia hyödynnetään jatkossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston viestinnän kehittämisessä.

Itä-Suomen yliopiston kirjasto on monitieteinen julkinen kirjasto, joka toimii kolmella kampuksella: Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Yliopiston sisällä kirjasto palvelee yli 15 000 asiakasta henkilökunnasta opiskelijoihin ja sen palvelut ja kokoelmat ovat avoimia muullekin yleisölle. Mietittäessä siis kirjaston viestinnän kehittämistä oli aiheellista antaa tämän kyselyn avulla vaikutusmahdollisuus ja ääni myös kirjaston asiakkaille.

Viestintäkysely toteutettiin lokakuun alussa, 4.-11.10.2012 välisenä aikana. Kyselyyn oli mahdollista vastata sähköisesti verkossa tai perinteisesti täyttämällä paperilomake. Kyselyä markkinoitiin kirjaston ja yliopiston kotisivuilla, kirjaston Facebook -ryhmässä ja lainauksen yhteydessä palvelutiskillä. Yhteensä kyselyyn vastasi 213 asiakasta. Suurin osa, noin 75 prosenttia vastanneista oli opiskelijoita ja lähes puolet vastaajista oli Joensuun kampukselta.

Kyselyssä tiedusteltiin sitä, millaisista asioista vastaajat toivoivat itselleen tiedotettavan. Suurin osa vastanneista halusi, melko odotetustikin, tietoa ajankohtaisista käytännön asioista, esimerkiksi aukioloajoista ja käyttökatkoista. Toiseksi eniten kiinnostivat oman tieteenalan painetut ja elektroniset tietoaineistot. Kolmanneksi eniten haluttiin tietoa kirjaston vaihtuvista tapahtumista ja näyttelyistä. Ohjeita ja vinkkejäkin toivottiin. Toiveet liittyivät kirjaston päivittäiseen käyttöön ja olivat sangen käytännönläheisiä.

Viestintäkanavia kartoitettaessa vastaajia pyydettiin valitsemaan annetuista vaihtoehdoista mieluisimmat. Kyselyn tekovaiheessa vaihtoehtoja suunniteltaessa pyrittiin ottamaan huomioon niin sähköiset viestintäkanavat kuin perinteisempi paperitiedottaminenkin. Myös sosiaalisen median palvelut (verkkoyhteisö, blogi, wiki) pääsivät kyselyssä omiksi vaihtoehdoikseen.

Mitä kanavia pitkin asiakkaat sitten halusivat tietoa saada? Ehdottomasti suurimman kannatuksen sai henkilökohtainen sähköposti. Sen käyttöä toivoi 171 vastaajaa. Suuresta suosiostaan huolimatta sähköpostin käyttö myös jakoi mielipiteitä: osa vastaajista oli sitä mieltä, että sähköpostia ei missään tapauksessa tule käyttää kirjaston toiminnasta tiedottamiseen. Jonkinlaisen kirjaston uutiskirjeen tilaamista sähköpostiin tai mahdollisuutta liittyä erilliselle kirjaston sähköpostilistalle kuitenkin ehdotettiin.

Seuraavaksi suosituimmat viestintäkanavat olivat kirjaston kotisivut. Suuri osa vastaajista kertoi lähtevänsä hakemaan tietoa aina ensin kirjaston omilta sivuilta. Vaikka kirjaston kotisivuja pidettiinkin suhteellisen hyvinä, avoimissa vastauksissa kävi ilmi, että niitä tulisi edelleen kehittää selkeämmiksi ja asiakaslähtöisemmiksi.

Kotisivujen lisäksi kirjaston tiloissa olevat infonäytöt ja paperiset tiedotteet nousivat myös tärkeiksi viestintäkanaviksi. Paperitiedotteiden koettiin kuitenkin olevan ekologisessa mielessä hankalia. Sosiaalisen median välineistä verkkoyhteisöt, esimerkkinä Facebook, nousi suosituimmaksi. Muutama vastaaja toivoi Facebookia jopa pääasialliseksi tiedotuskanavaksi, mutta useimmiten se koettiin lähinnä tarpeellisena lisänä kirjaston viestintään.

Sähköpostin käyttö viestintäkanavana sai eniten kannatusta.

Suurin osa vastanneista oli tyytyväisiä kirjaston tämänhetkiseen viestintään. Vastaajat kokivat saavansa tarpeeksi tietoa jo käytössä olevien viestintäkanavien kautta. Osa vastaajista toivoi kuitenkin tiedotuksen ja markkinoinnin tehostamista, erityisesti omien tieteenalojen julkaisuihin liittyen.

Kyselyn lopuksi asiakkaiden oli mahdollista jättää terveisiä ja toiveita kirjastolle. Osa vastaajista esitti hyvin konkreettisiakin kehitysideoita kirjastojen tiloihin ja aineistoihin liittyen ja esimerkiksi painettua sekä elektronista aineistoa kaivattiin kaikilla kampuksilla lisää. Ehdottomasti suurin osa saadusta palautteesta oli positiivista: lainauksen asiakaspalvelua kehuttiin kaikilla kampuksilla ja kirjaston toimintaan, palveluihin ja tiloihin kokonaisuudessaan oltiin tyytyväisiä.

Kyselyn tuloksista on tehty Prezi-kooste.

Katja Mielonen
Tietoasiantuntija
Itä-Suomen yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Miten kirjastojen asiantuntijapalvelujen vaikuttavuutta voidaan mitata?

Kirjastojen asiantuntijuutta kuvaaville suoritteille ei ole tällä hetkellä käytettävissä riittävän tarkkoja ja tyhjentäviä mittareita. Tämä käy ilmi tarkasteltaessa Tieteellisten kirjastojen tilastointiohjetta (KITT) ja myös parhaillaan kirjastosektoreilla lausuntokierroksella olevaa uudistettua ISO-standardia (2789).

Tiedonhakupalvelut, sekä laajat kirjallisuusselvitykset että vastauksen etsiminen yksittäisiin kysymyksiin, ovat olleet kirjastojen ydinosaamista, vaativaa asiantuntijapalvelua sekä keskeinen osa niiden toiminnan vaikuttavuutta.  Maksuttomien tiedonhakujen määrä Suomen Tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokannassa on vuodesta 2009 vuoteen 2010 laskenut 5% (yhden organisaation yliopistokirjastoissa).  Joissakin kirjastoissa lasku on ollut huomattavasti suurempi. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston kirjastossa opetustilastot ovat viime vuosina kasvaneet samaa tahtia kuin tiedonhakutilastot ovat pienentyneet.

Faktakysymykset ovat kirjastoista hävinneet melko olemattomiin: kansalaiset ovat tottuneet ja oppineet hakemaan tietoa internetistä. Kuitenkin monenlaiset asiakkaiden tiedonhallintakysymyksiin liittyvät pulmat työllistävät kirjastojen asiantuntijoita. Näitä päivittäin esiintyviä kysymyksiä ovat kirjastotietokantojen hakulogiikkaan ja aineistojen löytyvyyteen liittyvät tilanteet, hakuliittymien ongelmat ja e-aineistojen toimimattomuudet. Muita esimerkkejä tiedonhallintaan liittyvistä asiantuntijapalveluista ovat viitteidenhallinta, opastus tiedon oikeaan käyttöön sekä erilaiset tutkijapalvelut.  Nämä ilmiselvästi mitattavissa olevat asiat jäävät nyt tilastoinnissa vaille huomiota. Niinpä kirjastojen vaikuttavuudesta syntyy vaillinnainen kuva.

Vaikuttavuutta pitäisi tietenkin mitata myös laadullisin mittarein. Tällaisesta on maininta KITT-käyttäjän käsikirjassa 2011 s. 14: Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmän on laatinut mittariston, jossa yhtenä vaikuttavuutta kuvaavana elementtinä on ”asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle”, ja tätä selvitetään kyselyllä.

Toteutimme Jyväskylän yliopiston kirjastossa marraskuussa 2010 – huhtikuussa 2011 kolmena kuukautena tarkemman tiedonhakujen tilastoinnin seurannan.  Tähän tarkempaan tilastointiin otettiin mukaan vain kysymykset, jotka täyttävät KITT-käyttäjän käsikirjan määritelmän. Seurannan aikana ilmeni, että kirjastohenkilökunnan on vaikea tulkita tiedonhakujen määritelmää: minkälaiset kysymykset ovat tai eivät ole tiedonhakua.  Tulkinnanvaraisia kysymyksiä jää ilmeisesti tilastoimatta. Yksi esimerkki vaikeasta rajanvedosta: onko asiakaspalvelutilanteessa opastettu itsenäiseen tiedonhakuun, joka on tilastoitavaa, vai oliko kyse opastuksesta miten haetaan tietystä tietokannasta, joka ei ole tilastoitavaa!

Lausuntokierroksella olevassa ISOn kirjastotilastostandardissa tiedonhakukysymysten (Reference questions) määritelmä on nyt käytössä olevaa väljempi. Osasta edellä mainituista tulkintaongelmista voidaan päästä eroon, ja tiedonhakutilastot voivat taas kääntyä kasvuun. Myös tässä standardiluonnoksessa todetaan, että vaikuttavuutta kokonaisuudessaan ei voida mitata numeerisesti; rinnalle tarvitaan laadullisia kuvauksia, mm. käyttäjäkyselyjen tuloksia. Yliopistokirjastojen vaikuttavuus näkyy loppujen lopuksi kehysorganisaation menestyksessä opetuksessa ja tutkimuksessa sekä myös onnistumisessa yhteiskunnallisessa palvelutehtävässä.

Mirja Laitinen
Tietopalvelupäällikkö
Jyväskylän yliopiston kirjasto
Email: mirja.p.laitinen[AT] jyu.fi


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Yliopistokirjastot ovat kansainvälisesti aktiivisia

Kyselyn tausta
Suomen yliopistokirjastojen neuvoston lokakuussa 2011 toteuttamassa kyselyssä selvisi, että yliopistokirjastojen kansainvälinen toiminta on varsin vireää. Kyselyn avulla selvitettiin yliopistokirjastojen kansainvälistä yhteistyötä ja toimintaa vuosina 2009-2011 ja tulevaisuuden suunnitelmia.

Vaikka yliopistokirjastot kohtaavat työn arjessa runsaasti kansainvälisyyttä mm. aineistojen hankintatyössä ja kansainvälisiä asiakkaita kohtaamalla ja palvelemalla, oli tämän kyselyn tarkoituksena kuitenkin kohdentaa katse nimenomaan muuhun kansainväliseen toimintaan, kuten kansainvälisten järjestöjen jäsenyyksiin ja luottamustehtäviin, kansainväliseen seminaarityöskentelyyn ja henkilöstövaihtoihin. Kansainvälisyys on erityisen ajankohtaista nyt, sillä Suomi toimii IFLA 2012 –konferenssin isäntämaana, ja valmistelut ovat parhaimmillaan.

Kysely toteutettiin e-lomakeohjelmalla ja kyselyyn saatiin kaikilta 17 yliopistokirjastolta vastaukset. Vastaaminen koordinoitiin siten, että kukin yliopistokirjasto antoi yhden vastauksen, eli vastauksia saatiin 17 kappaletta. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on toimittanut raportin kyselyn tuloksista yliopistokirjastoille.

Kirjastoalan kansainvälisten järjestöjen jäsenyydet ja toiminta luottamustehtävissä

Kyselyssä selvisi, että lähes kaikki yliopistokirjastot kuuluvat johonkin kansainväliseen järjestöön: Yleisintä on  kuuluminen IFLAan (12 kirjastoa) tai LIBERiin (kahdeksan kirjastoa) Seuraavaksi yleisimmät jäsenyydet olivat SPARC, IATUL, EAHIL (The European Association for Health Information and Libraries) ja  EBSLG.  Lisäksi oli lukuisia kansainvälisiä järjestöjä, joihin kuului 1-2 suomalaista yliopistokirjastoa. Moninaisuus kertoo siitä, että yliopistot ovat erilaisia ja niillä on erilaiset toimintatarpeet. Joillakin yliopistokirjastoilla on kattavat kansainvälistä kumppanuutta kartoittavat sivut.
Järjestöihin ei vain kuuluta jäseninä, vaan järjestöjen toimintaan myös osallistutaan aktiivisesti asiantuntijoina.

Noin puolella yliopistokirjastoista on edustaja kansainvälisessä järjestössä

Kaikkiaan siis kahdeksalla kirjastolla (47 prosentilla kaikista yliopistokirjastoista) oli edustajia luottamustehtävissä. Kirjaston edustajat toimijat kansainvälisten järjestöjen tai alajärjestöjen hallituksissa, ohjausryhmissä ja standing committeen jäseninä.

Konferenssiesitelmät ja posterit
Kyselyssä kartoitettiin, oliko kirjastojen edustajilla ollut  esitelmiä tai postereita kansainvälisissä alan konferensseissa vuosien 2009-2011 aikana. Selvisi, että 13 yliopistokirjastoa oli saanut esitelmiään tai postereitaan näihin konferensseihin joko Suomessa tai ulkomailla.  Seuraavassa kuviossa näkyvät niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, jotka ovat saaneet edustajiaan esiintymään: Neljä kirjastoa oli saanut posterin IFLAan, kolme Liberiin ja viisi muuhun kv-konferenssiin. Esitelmiä oli pitänyt edustaja/edustajia 11 eri yliopistokirjastosta muissa konferensseissa, kolmen eri kirjaston edustaja/edustajia Iflassa ja kahden eri yliopistokirjaston edustaja Liberissä vuosina 2009-2011.

Niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, joiden edustajilla on ollut esityksiä tai postereita kansainvälisissä konferensseissa.

Tarkastellaan posterien ja esitelmien lukumäärää.  Kyselyvastausten perusteella kaikkiaan yliopistokirjastoilla oli vuosina 2009-2011 kansainvälisissä konferensseissa yhteensä arviolta yli parikymmentä posteria ja yli kolmekymmentä esitelmää.

Kansainvälisten konferenssien lounastauot tarjoavat hyvän tilaisuuden verkottumiselle. Kuvassa ollaan Liber 2011 -konferenssin lounastauolla. Kuva: Mirja Iivonen

Kirjastojen henkilökunta osallistuu luonnollisesti resurssien mukaan konferensseihin myös vierailijoina, mutta sitä ei kartoitettu tässä kyselyssä.

Kymmenen yliopistokirjastoa oli osallistunut myös yhden tai useamman kansainvälisen seminaarin järjestämiseen vuosina 2009-2011. Seminaarien järjestäminen onnistuu usein yhteistyökuvioiden avulla.

Henkilöstövaihto osaamisen jakamisen muotona

Toteutunutta henkilöstövaihtoa on vuosina 2009-2011 ollut yhdeksällä seitsemästätoista yliopistokirjastosta, eli noin 53 prosentilla kirjastoista. Suurin osa henkilöstövaihdosta sijoittuu Euroopan maihin. Kymmenellä yliopistolla on Erasmus-vaihtoa. Suurin osa yliopistokirjastoista aikoo myös jatkaa Erasmus-yhteistyötä.

Ifla 2012 Helsingissä

Yliopistokirjastoilta kysyttiin myös, kuinka niissä on valmistauduttu tulevaan IFLAan ja miten laajasti kirjastoissa aiotaan osallistua. Kaikki kirjastot aikovat osallistua ja lähettää konferenssiin kirjastonsa väkeä. Arviot henkilömääristä vaihtelivat yhdestä hengestä useampiin kymmeniin kirjastosta riippuen. Kuusi yliopistokirjastoa on mukana järjestämässä prekonferenssia ja yksitoista on kirjastovierailun kohteena. Helsingin IFLAa selvästi odotetaan. Tällä hetkellä on käynnissä haku esiintyjäksi tai posterin esittelijäksi.

Konferenssiyleisöä Milanon IFLAssa. Kuva: Marianne Partanen

Kirjastovierailu Milanon IFLAssa. Kuva: Osmo Kareinen.

Kansainvälinen toiminta arvioidaan tärkeäksi tulevaisuudessakin

Yliopistot arvioivat myös tarpeitaan lähitulevaisuuden varalle. Kyselyssä paljastui, että jotkut kirjastot etsivät uusia yhteistyökumppaneita, mutta moni haluaa jatkaa vakiintunutta yhteistyötä esimerkiksi henkilöstövaihdon tai järjestöjen suhteen. Tiedossa on jo useita lähivuosina tulossa olevia kansainvälisiä seminaareja ja konferensseja, joiden järjestämiseen kirjastot ovat osallistumassa yhteistyössä.

Eräs kyselyyn vastannut kiteytti: ”Kansainvälinen toiminta on tärkeää ja kiinnostavaa ja monin tavoin kirjaston intresseissä.” Kansainvälinen osaaminen ja kansainväliset yhteydet, kollegat ja tapahtumat antavat tietotyöntekijöille uusia työkaluja ja valmiuksia vastata uusiin työn luomiin vaatimuksiin. Kansainvälistä kokemusta saanut työntekijä jakaa osaamistaan kahteen suuntaan, eteenpäin maailmalla ja omassa organisaatiossa. Kyselyn tulokset kertovat, että suomalaiset ovat aktiivisia toimijoita, jotka haluavat kantaa kortensa kekoon kirjastoalan kehittämisessä myös kansainvälisesti.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
Yhteistyösihteeri Janika Asplund


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Sosiaalisen median käyttö viestinnän tukena suomalaisissa yliopistokirjastoissa

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto lähetti huhti-toukokuussa 2011 yliopistokirjastoille kyselyn Sosiaalisen median käyttö yliopistokirjastoissa. Kyselyyn vastasivat kaikki 17 yliopistokirjastoa, joten vastausprosentti oli 100.  Yliopistokirjastoja pyydettiin koordinoimaan vastaaminen siten, että kirjastoa kohden tuli yksi vastaus. Tulokset olivat mielenkiintoisia. Sosiaalista mediaa käytetään vaihtelevassa määrin suomalaisissa yliopistokirjastoissa. Käyttö myös jonkin verran jakautuu organisaation sisällä. Sosiaalisen median hyötyjä puntaroidaan lisäksi  tarkkaan tulevan toiminnan suunnittelussa.

Sosiaalisen median käytön kyselyn tulokset

Kyselyssä kartoitettiin tällä hetkellä yliopistokirjastoissa käytössä olevia sosiaalisen median välineitä, suunnitelmia ottaa välineitä lähitulevaisuudessa käyttöön, sosiaalisen median käyttötarkoitusta, sekä sosiaalisesta median välineistä luopumista. Kyselyn avulla selvitettiin myös yliopistokirjastojen sosiaalisen median koulutuksen organisointia, käytön ohjeistusta, käytön mittaamista, sosiaalisesta mediasta koettuja hyötyjä tai siihen liitettyjä pelkoja, työajan kohdentamista, sekä sosiaalisen median näkymistä kirjaston strategiassa. Kysely toteutettiin e-lomakkeella ja se sisälsi kaikkiaan 13 kysymystä. Yhdeksän ensimmäistä kysymystä oli monivalintakysymyksiä ja loput avoimia kysymyksiä. Yliopistokirjastoilla oli mahdollisuus tarkentaa vastauksiaan sanallisesti myös monivalintakysymyksissä, ja yliopistokirjastot olivatkin käyttäneet mahdollisuutta perustella vastauksiaan.

Tällä hetkellä yliopistolla käytössä olevat sosiaalisen median välineet näkyvät seuraavassa kuviossa. Organisaation Facebook-sivu, Rss-syötteet, Doodle, kirjaston wiki-intra, muut wikit, GoogleTools, kirjastoblogit tai yksittäiseen hankkeeseen liittyvät blogit olivat yleisimpiä tällä hetkellä käytössä olevia välineitä. Tasaisesti käytössä olivat monet muutkin välineet. Kyselyssä nimettyjen välineiden lisäksi yksittäiset yliopistokirjastot mainitsivat käyttävänsä mm. seuraavia: Ning, Vimeo, Prezi, Socialgo, Foursquare, Issuu-näköislehdet, LearnLinc, sisäiset blogit.

Kyselyssä selvisi, että sosiaalisen median välineiden käyttöönottoa suunnitellaan tänä vuonna monessa yliopistokirjastossa  viestinnän kehittämiseksi. Sanallisista vastauksista ilmeni, että sosiaalisen median käyttöönottopäätöksiin vaikuttaa palveluiden ja viestinnän yleinen kehittäminen, eikä sosiaalisen median ajatella olevan irrallaan muista työprosesseista. Seuraavassa kuviossa näkyy, millaisia suunnitelmia yliopistokirjastoilla on loppuvuodelle. Jo käytössä olevan välineen entistä monipuolisempaa hyödyntämistä suunniteltiin myös monissa yliopistokirjastoissa, jolloin kyllä-vastaus oli annettu parissa tapauksessa jo käyttöönotetun välineen kohdalla. Valmiiksi nimettyjen välineiden lisäksi mainittiin tulevaisuudessa hyödynnettäviksi mm. MS SharePoint, Bambuser-videot ja LibIdea.

Joistakin sosiaalisen median välineistä oli luovuttu. Viisi yliopistoa on jossain vaiheessa luopunut jostakin yksittäisestä sosiaalisen median välineestä. Syyt käytöstä luopumiseen olivat joko resursseihin tai käytön vähäisyyteen liittyviä. Välinettä on voitu testata myös kokeilumielessä joko sisäisessä tai ulkoisessa viestinnässä.

Niinikään sosiaalisen median käyttötarkoitukset vaihtelivat. Seuraava kuvio paljastaa käyttötarkoitusten kirjon:

Jos analysoidaan sellaisia käyttötarkoituksia, joihin sosiaalista mediaa käytetään vastausten mukaan joko paljon tai jonkin verran, viiden kärkeen nousevat sisäinen viestintä, yleinen asiakasviestintä, kirjastopalvelujen markkinointi, kirjaston imago ja opiskelijoiden tavoittaminen. Tulkinnanvaraista on tietysti arvioida, mikä on kunkin vastaajan mielestä paljon tai vähän. Vastauksista näkyy joka tapauksessa, että kirjastot ovat soveltaneet sosiaalisen median välineitä monia tarkoitusperiä varten. Sosiaalinen media antaa uusia mahdollisuuksia esitellä kirjaston hankkimia aineistoja, elektronisia aineistoja ja tiloja sekä markkinoida kirjastopalveluita yliopisto-opiskelijoiden, tutkijoiden ja henkilökunnan käyttöön. Sosiaalisen median kautta yliopistokirjastot tavoittavat myös yliopiston ulkopuolisia asiakkaita.

Avoimissa vastauksissa mainittu hyöty oli mm. asiakkaiden tavoittaminen asiakkaille tutulla maaperällä: ”Asiakkaat saavat kirjastoa koskevat ajankohtaiset asiat tietoonsa vaivattomammin sosiaalisen median kautta”.  Tärkeäksi arvioitiin myös asiakkaan mahdollisuus antaa palautetta. Myös kirjaston imagon keventäminen nähtiin tärkeänä. Lisäksi kollegan tavoittaminen nopeutuu sosiaalisen median avulla ja sosiaalisen median nähdään myös tasapuolistavan organisaation sisäistä viestintää, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua esimerkiksi wiki-intran luomiseen. Vastauksissa mainitut pelot liittyivät mm. ajallisten resurssien riittämiseen tai osaamisen riittämiseen, muutamia poimiakseni. Hyötyjen arviointiin liittyvistä vastauksista näkyy, että yliopistokirjastot perustelevat sosiaalisen median käyttöään asiakaslähtöisesti. Sosiaalinen media nähdään yhtenä tärkeänä kanavana viestinnässä, vaikkakin välineiden käytön laajuus vaihtelee kirjastoittain, kirjastojen sisällä sekä myös asiakassektoreittain.

Muista kysymyksistä huomionarvoisia ovat strategiaan ja koulutukseen liittyvät kysymykset. Sosiaalista mediaa ei välttämättä ole huomioitu kirjaston strategiassa, sillä vain seitsemän kirjastoa vastaa myöntävästi kysymykseen ”Onko kirjastonne strategiassa huomioitu sosiaalinen media?”. Sosiaalisen median koulutus ja tuki on organisoitu tällä hetkellä kuudella yliopistokirjastolla. Välineiden käyttöönotto ohjannee kirjastot suuntaamaan näihinkin asioihin jatkossa huomiotaan.

Kyselystä koostettu palauteraportti on lähetetty kokonaisuudessaan yliopistokirjastoille, jotta nämä voivat poimia muiden käyttämistä välineistä ja kokemuksista omaan organisaatioonsa parhaiten soveltuvia käytäntöjä. Asiakaspalvelu ja organisaatioviestintä ovat yliopistokirjastoille yhteisiä asioita. Vaikka yliopistokirjastot ovat keskenään jossain määrin erilaisia, on kirjastojen hyödyllistä tutustua muiden ratkaisuihin, jolloin myös oman kirjaston toiminnan suunnitteluun saa raikkaita ideoita.

Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto




facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Tiedonhankintataitojen merkitys korostuu työelämässä

Tiedonhankinnan taitoa arvostaa sekä työntekijä että työnantaja. Juuri ilmestyneessä artikkelikokoelmassa Kunhan kuluu viisi vuotta – ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneiden työurat pohditaan kansallisen sijoittumisseurantakyselyn tuloksia ja vaikutuksia koulutuspolitiikkaan. Kokoelmateoksen ovat toimittaneet Antero Puhakka ja Visa Tuominen Itä-Suomen yliopistosta. Kokoelman yhteenvedossa Loppupohdinta: yliopistokoulutusta työelämän tarpeisiin Jani Ursin pohtii (s. 114), että työelämä tuntuu korostavan geneerisiä valmiuksia, ja kertoo suuntauksen näkyvän myös kansallisessa Aarresaari-aineistossa, jossa kaikilla työnantajasektoreilla työntekijöiden tärkeimmiksi kokemiksi taidoiksi työntekijät arvioivat mm. ongelmanratkaisu- ja tiedonhankintataidot. Antero Puhakka arvioi saman kokoelman artikkelissaan Maistereiden työssään tarvitsemia taitoja kartoittamassa (taulukko 3, s.72), että yksityisen sektorin työntekijöiden kokemana tiedonhankintataidot on neljänneksi tärkein taito; kuntasektorilla seitsemänneksi tärkein, valtiolla toiseksi tärkein, muilla työnantajasektoreilla viidenneksi tärkein. Muita tärkeiksi koettuja yleistaitoja olivat ryhmätyötaidot, suomen kieli, organisaatiotaidot ja analyyttinen ajattelu.

Artikkelikokoelma pohjautuu kansalliseen kyselyyn, joka tehtiin vuonna 2008, ja tutkimuksen kohteena olivat 5 vuotta työelämässä olleet v. 2003 valmistuneet. Valmistuneilta kysyttiin 5 vuotta valmistumisen jälkeen yleisten työllistymistietojen lisäksi, mitkä ovat työelämän vaatimat taidot ja miten he arvioivat yliopisto-opiskelujen kehittäneen niitä. Vastaajina tällöin oli kaikkiaan 16 eri yliopistosta maisteriksi valmistuneita. Puhakka viittaa artikkelissaan myös jo v. 2000 ilmestyneeseen tutkimukseen, jossa kuuden EU-maan pk-yrityksiltä oli kysytty heidän odotuksiaan korkeakoulutettujen osaamisen suhteen (Manninen ja Hobrough 2000, kts Puhakka, Kuvio 2, s. 71). Tässä tutkimuksessa tiedonhankintataidot arvioitiin yksityisen sektorin työnantajan näkökulmasta neljänneksi tärkeimmäksi taidoksi.

Yliopistokohtaiset tutkimustulokset

Monet yliopistot ovat julkaisseet myös organisaatiokohtaisia tuloksiaan artikkelikokoelmassa mainitusta kansallisesti kerätystä aineistosta. Erilaisissa sijoittumisseurantakyselyissä valmistuneilta kerättyä aineistoa on monissa yliopistoissa eri laajuuksilta muiltakin vuosilta ja kyselyitä on voitu tehdä esimerkiksi 5 vuotta valmistumisen jälkeen tai jo vuosi valmistumisen jälkeen. Organisaatiot ovat myös työstäneet ja analysoineet kyselyaineistojen tuloksia eteenpäin. Vastauksia on mm. analysoitu rinnakkain myös sen suhteen, miten työn vaatimukset ja opiskelun antamat valmiudet kohtaavat ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneilla. Näiden ns. suuntaa-antavien kuiluarvojen perusteella voidaan koulutusohjelmia suunniteltaessa ottaa huomioon kehittämiskohteita, jos huomataan, että jotkin taidot koetaan tärkeiksi työmarkkinoilla, mutta ne eivät kehity riittävästi yliopistossa. Koska yliopistot ovat jatkotyöstäneet oman organisaationsa tuloksia, eivät kaikki organisaatiokohtaiset tutkimukset ole keskenään yhteismitallisia. Tulokset ovat kuitenkin hyvin samansuuntaisia.

Hyvä esimerkki on mm. Helsingin yliopistossa tehty selvitys Maisterit työmarkkinoilla, jossa tiedonhankinnan kannalta mielenkiintoisia ovat s. 23-24 näkyvät taulukot, joissa vertaillaan rinnakkain tietotaito-osa-alueiden merkitystä työssä ja opiskelun antamia valmiuksia. Helsingin yliopistosta valmistuneet maisterit kokevat tiedonhankinnan merkityksen työssä erittäin suureksi, rinta rinnan sosiaalisten ja ryhmätyötaitojen kanssa. 5,2 -lukema kuudesta on hyvä lukema, ja ainoastaan 5,3 -lukeman saanut ongelmanratkaisutaito arvioidaan tärkeämmäksi taidoksi työelämässä.

Lapin yliopistossa on saatu hyvin samantyyppisiä lukemia 2008 tehdyssä kansallisessa uraseurantakyselyssä. Lapin yliopistossa tietoja on koottu osana yliopiston laatutyötä ja tuloksissa on analysoitu myös kuiluarvoja eli kuinka paljon on eroa taitojen kehittymisellä ja työelämän vaatimuksilla. Viisi vuotta työmarkkinoilla – Ura- ja työmarkkinaseuranta Lapin yliopistosta vuonna 2003 valmistuneille maistereille -kyselystä löytyy hyvä yhteenveto (kts s. 13 kaavio Opiskelun antamien valmiuksien ja työn vaatimusten kohtaaminen, /tietotaitoarviot).

Tampereen yliopistossa on tehty oppiainekohtaisia koosteita v. 2002-2008 valmistuneille, joilta on kysytty sijoittumistietoja jo vuosi valmistumisen jälkeen. Tampereen yliopistossa on koulutusalakohtaisesti esitetty vastaajien arviot siitä, kuinka paljon yliopisto on kehittänyt erilaisia työelämässä hyödyllisiä tieto- ja taitoalueita.  Kaaviossa näkyy miten v. 2002-2008 valmistuneet opiskelijat arvioivat tiedonhankintataitojen kehittyneen yliopisto-opiskelun aikana:

Tiedonhankintataitojen kehittyminen koulutusaloittain Tampereen yliopistossa

Tiedonhankintataitojen kehittyminen koulutusaloittain Tampereen yliopistossa. Klikkaa kuvaa nähdäksesi sen suurempana.

Tampereen sijoittumisseurantatilastoja on lisäksi käsitelty seuraavassa blogikirjoituksessa.
Myös Itä-Suomen yliopistossa on saatu hyviä tuloksia, sekä vastavalmistuneiden piirissä että 5 vuotta valmistumisen jälkeen:

Itä-Suomen yliopisto: tiedonhankintataidot 2005 ja 2009 valmistuneet. Klikkaa kuvaa nähdäksesi sen suurempana.

Itä-Suomen yliopisto: tiedonhankintataidot 2005 ja 2009 valmistuneet. Klikkaa kuvaa nähdäksesi sen suurempana.

Uraseurantatuloksia löytyy yliopistojen omilta sivuilta ja myös kootusti esimerkiksi Akateemisten rekrytointipalvelujen julkaisusivuilta.

Tiedonhankintataitojen opetusta tarvitaan yliopistoissa –yliopistokirjastoja tarvitaan

Vaikka opiskelijoiden tiedonhankintataidot karttuvat kirjastojen tarjoaman tiedonhankintataitojen ja informaatiolukutaidon opetuksen lisäksi muunkin yliopisto-opiskelun ja opiskelun ulkopuolisen elämän yhteydessä, ovat yliopistokirjastot osaltaan suorasti ja epäsuorasti vaikuttamassa siihen, millaisiksi yliopisto-opiskelijoiden työelämävalmiudet muodostuvat. Valmistuneiden kyselyiden tiedonhankintataitojen kohdalla kyselytulokset ovat rohkaisevia ja antavat tukea ja vahvistusta sille, että tiedonhankintataitoja tarvitaan. Tiedonhankintataitojen opetukselle ja laadukkaille kirjastopalveluille on jatkuva tarve ja tilaus. Hyvät tiedonhankintataidot edistävät opinnoissa menestymistä sekä antavat valmiuksia myös työelämässä pärjäämiselle. Monissa yliopistokirjastoissa tutkitaan tietenkin tiedonhankintataitojen opetusten vaikuttavuutta keräämällä palautetta tiedonhankinnan opetuksista tutkintoa suorittavilta opiskelijoilta ja kehitetään systemaattisesti opetusta opetuspalautteiden pohjalta. Kirjastopalveluiden vaikuttavuuden tutkimus olisi hyvä jatkotutkimuksen paikka.

Huomioitava on tietysti se, että näissä valmistuneille tehdyissä yleisluontoisissa kyselyissä korostuu valmistuneiden oma arvio merkityksestä työssä ja henkilöiden omakohtainen arvio kehityksestä yliopisto-opiskelujen aikana. Huomioitava on kuitenkin lisäksi, että tiedonhankinnan opetusten tehtävä on parantaa opiskelijoiden informaatiolukutaidon kognitiivisten taitojen lisäksi myös affektiivista varmuutta eli tunnetta siitä, että hallitsee tiedonhankinnan prosessin (kts. tästä esimerkiksi Informaatiolukutaidon opetus – kumppanuutta käytännössä -artikkeli, joka on julkaistu kokoomateoksessa Informaatiolukutaito yliopisto-opetuksessa (toim. Anne Nevgi).  Sijoittumisseurannan tuloksista voidaan päätellä, että tiedonhankinnan prosessien hallinnan tunnetta yliopistoista valmistuneilla ainakin näiden kyselyvastausten valossa voi sanoa olevan.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
yhteistyösihteeri Janika Asplund


facebooktwittergoogle_pluslinkedin