Yksi monista kirjastoalan foorumeista ja yhteistyöryhmistä on Suomen yliopistokirjastojen neuvoston Varajohtajien foorumi, jossa keskitytään erityisesti henkilöstön ja esimiestyön kehittämiseen, keskustellaan ajankohtaisista asioista sekä suunnitellaan ja toteutetaan johtamisosaamisen teemapäiviä ajankohtaisista kysymyksistä.
Yliopistokirjastoille yhteinen kehityskeskustelumalli?
Tätä kysymystä lähdimme varajohtajien foorumilla pohtimaan ja selvittämään alkuvuodesta 2013, jolloin toteutettiin yliopistokirjastojen johtajille tarkoitettu kysely koskien osaamisen kehittämisen hankkeita sekä kehityskeskustelukäytänteitä. Saimme vastaukset lähes jokaisesta yliopistokirjastossa ja vastausten viesti oli kaikissa sama, että yliopistojen yhteiset kehityskeskustelumallit ja –pohjat eivät kaikilta osin tue kirjastojen tarpeita tai toimi keskustelun tukena kirjastoalan muuttuvissa työympäristöissä. Toisaalta ei kuitenkaan nähty tarvetta yhteiselle kirjastopohjalle, vaan haluttiin pitäytyä oman organisaation mallissa ja lähteä kehittämään sitä. Tulosten koonnin jälkeen päädyimmekin varajohtajien foorumin kokouksessa ja keskusteluissa SYNin puheenjohtajan Susanna Parikan kanssa siihen, ettei uuden arviointivälineen tai yhteisen kehityskeskustelumallin toteuttaminen ole ajankohtaista. Toisaalta halusimme jatkaa keskustelua aiheesta ja päätimme lähestyä strategiassa määriteltyjä tavoitteita keräämällä Itä-Suomen yliopiston kirjaston, Helsingin yliopiston Kumpulan kampuskirjaston ja Lappeenrannan tiedekirjaston kokemuksia, heidän käyttöönottamastaan (joko osittain tai kokonaisuutena) kehittävän dialogin mallista ja pohtia voisimmeko ottaa tästä osia kirjastojen kehityskeskustelukäytänteisiin.
Henkilökuntavaihtoon innostaminen
Monet kirjastoverkostot koskevat pääasiassa vain johtajia, esimiehiä tai asiantuntijoita. Verkostoitumisen ja osaamisen vaihdon merkitys on kuitenkin kaikille yhtä tärkeää. Tämän takia lähdimme viime vuonna pilotoimaan henkilökuntavaihtoja kirjastojen välillä, teimme yhteiset ohjeet ja loimme periaatteet vaihdolle. Sekä ennen kaikkea sitouduimme omissa organisaatioissamme kannustamaan henkilökuntaa vaihtoon toiseen kirjastoon. Vaihdoista on kirjoitettu tässäkin blogissa ja toivottavasti vaihtojen määrä lisääntyy ja siitä tulee vakiintunut käytäntö osaksi henkilökunnan työnkehittämistä.
Verkostoituminen ja vaihdot helpottavat joskus myös omaa työtä, jos toisella kirjastolla on tarjota ratkaisuja käytänteisiin, joita omassa kirjastossa ollaan vasta selvittämässä tai lähtemässä ideoimaan. Omassa kirjastossani Taideyliopiston Teatterikorkeakoulussa olemme siirtymässä automatisoituihin palveluihin lainauksen, palautuksen ja varausten noudon osalta tämän kevään aikana. Samalla jatkamme ilta-aukioloa talon aukioloajan mukaiseksi organisaation sisäisille asiakkaille, niin että kirjaston tilat ja aineistot ovat asiakkaiden saavutettavissa illalla ja aikaisin aamulla kulkutunnisteella, vaikka saatavilla ei ole henkilökohtaista asiakaspalvelua. Lähdimme lähestymään uutta palvelukonseptia ja toimia, jota käyttöönotto vaatii, kartoittamalla missä tällaiset palvelut ovat jo käytössä, tai missä niistä ollaan kiinnostuneita ja suuntaamalla vierailuille ja vaihtoon näihin kirjastoihin tarkoituksenamme kopioida palvelut meille sopiviksi. Verkostolta oppiminen onkin ollut hyvin tehokasta ja kunhan kirjastomme remontti maaliskuussa valmistuu, pääsemme ottamaan kaikki uudet palvelut kerralla käyttöön.
Johtamisosaamisen teemapäivät
Omanlaista verkostoitumista oli myös marraskuussa Kansalliskirjastossa järjestetty johtamisosaamisen teemapäivän esimiehille ja tiiminvetäjille sekä esimiestyöstä kiinnostuneille. Päivän aikana kuulimme Jarmo Saartin (Itä-Suomen yliopiston kirjasto) puheenvuoron kirjastojen tulevista haasteista, teimme Learning Café –työskentelyä eri esimiestyön aihepiirien osalta ja keräsimme toiveteemoja tuleviin johtamisosaamisen teemapäiviin. Päivän aikana kerättyjen ideoiden pohjalta lähdemme toteuttamaan johtamisosaamisen teemapäivää syksyllä Tampereen yliopiston kirjastossa aiheesta muutosjohtaminen. Sitä ennen testaamme foorumin piirissä verkkotyöpajatyöskentelyä. Koekerralla keskustelemme perehdyttämisestä ja jaamme omien organisaatioidemme käytänteitä. Toiveena on järjestää verkkokeskusteluita eri aihepiireistä muutaman kerran vuodessa esimiehille ja tiiminvetäjille alustalla, jossa on mahdollista jakaa dokumentteja ja joka on mahdollisimman monelle saavutettavissa ilman matkustamista.
Jenni Mikkonen, tietopalvelupäällikkö, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014
