Kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmä järjesti yliopistokirjastoille pienimuotoisen kyselyn kustannuslaskennan käytännöistä alkusyksyllä 2012. Kyselyssä ei määritelty tarkasti kustannuslaskentaa, vaan pyrittiin selvittämään kustannusten suunnittelun ja seurannan menetelmiä yleisellä tasolla.
Mitä kustannuslaskenta on?
Mitä oikeastaan on kustannuslaskenta ja mihin se liittyy? Laskennan nyt jokainen tietää, mutta entä kustannukset, mitä niillä tarkoitetaan. Kustannukset ovat resurssien käytetty/käytettävä määrä mitattuna yhteismitallisella yksiköllä. Resursseja käytetään tai niitä kuluu toimintoihin. Resursseja voi siis kulua, vaikka ei tehdä mitään. Kustannuslaskenta on siis resurssien käytön arviointia ja seurantaa.
Kustannuskäsitteitä ja kustannuslaskennan metodeja on useita. Kokonaisuuden kannalta kustannuslaskenta on kuitenkin viestintää, jolla pyritään johtamaan toimintaa. Kustannuslaskenta on siten johtamisen väline ja liittyy johtamiseen. Kustannuslaskennalla on paikkansa organisaation talousjärjestelmissä ja etenkin suunnittelu- ja seurantajärjestelmissä.
Budjetti ja toimintolaskenta välineinä
Työryhmämme mietti, miten yliopistokirjastojen kustannuslaskentaa kannattaisi lähestyä. Kaksi näkökulmaa nousi muita keskeisemmäksi a) budjetointi talousohjauksen välineenä ja b) toimintolaskenta.
Budjetti on yrityksen/organisaation vuositason talousjohtamisen keskeisin instrumentti. Yritys asettaa sen avulla tavoitteensa, toteuttaa siinä määriteltyjä toimenpiteitä ja tarkkailee tavoitteiden toteumaa. Budjetointi on monivaiheinen yrityksen ja sen talouden johtamisprosessi.
Toimintolaskennan lähtökohtana on se, että erilaiset toiminnot kuluttavat yrityksen resursseja. Tästä syntyy kustannuksia. Nämä kustannukset tulee kohdistaa toiminnoille ja edelleen toiminnoilta tuotteille.
Kyselyn tuloksia
Toimintolaskennan ehkä tärkein resurssien kohdistamisen mittari on toimintoon kuluva työaika. Työryhmämme kysyi, mikä työajan kohdentamisjärjestelmä kirjastoilla on käytössä. SoleTM oli käytössä 7 kirjastossa, Halli/Repotronic 3 kirjastossa, yhdessä kirjastossa ei ollut mitään järjestelmää ja yksi oli lopettanut SoleTM:n käytön. Kysyimme myös, että seurataanko työajan jakautumista eri tehtäviin ja millä tarkkuudella työajan kohdentamista seurataan: Kaksi kirjastoa seuraa työajan jakautumista tarkasti eri tehtäviin, kaksi kirjastoa karkealla tasolla ja seitsemän kirjasto ei seuraa. Viimeksi mainituista kuitenkin kolmessa on tehty joskus otantoja tehtävittäin ja kahdessa seurataan työajan käyttöä projekteittain/rahoituslähteittäin. Trendi tuntuu olevan seurannan vähentäminen.
Trendi työajan seurannan vähentämiseksi on haaste toimintolaskennan soveltamiselle. Trendi saattaa viitata työympäristön merkkien muutokseen. Mm. professori Marja-Liisa Manka kyseenalaisti Aalto-yliopistossa pitämässään luennossa 2.10.2013 ”Työyhteisötaidot ja työhyvinvointi ” työajan seurannan merkityksen. Hänen mielestään jonkin työn parissa istuttu aika ei sellaisenaan kerro paljoakaan. Virheellisesti tai mekaanisesti toteutettu työajanseuranta voi olla hyödytön tai jopa haitallinen. Kustannuslaskijoiden on pidettävä tämä mielessään työajanseurantaa toteutettaessa.
Budjetointiin liittyen ryhmämme sai kyselyynsä useita hyviä vastauksia. Niistä ilmeni, että budjetointi ymmärretään pitkäjänteiseksi toiminnaksi, jossa noudatetaan kunkin yliopiston talousohjeita. Budjetointi on osallistavaa, sitä tehdään monen tahon kanssa ja apuna käytetään erilaisia järjestelmiä. Budjetointi vaatii toimivaa ja hyvää yhteistyötä niin kirjaston sisällä kuin yliopiston johdon, henkilöstöhallinnon ja talouspalveluiden kanssa.
Työryhmän sisäisissä keskusteluissa todettiin, että budjetointi tehdään kussakin kirjastossa hieman erilailla ja eri asioita painottaen kunkin yliopiston ohjeiden mukaisesti. Yhteistyön sujuminen ja samojen käsitteiden käyttäminen yliopiston talouspalveluiden kanssa on kirjastoille tärkeää. Johtopäätöksenä tästä kirjastoille voi suositella hyvää yhteistyötä yliopistojen talouspalveluiden kanssa sekä kirjaston talousosaamisen kehittämistä.
Muitakin asioita kyselimme kirjastoilta, mm. hinnoittelusta ja kustannusmalleista. Vastauksista kävi ilmi, että hinnoittelu ja kustannusmallit ovat yliopistokohtaisia asioita, joita ei voi yleistää koko yliopistokenttään. Poikkeuksena mainittakoon kaukopalvelu, jossa asetus antaa selustaa kirjastojen yhteiselle hinnoittelulle, kun osapuolina ovat valtion tai kuntien ylläpitämät kirjastot.
Pekka Pasanen, controller, Aalto-yliopiston kirjasto
SYN:n kustannuslaskennan työkalupakki -ryhmän puheenjohtaja
