Suomen yliopistokirjastojen neuvoston varajohtajien foorumi perustettiin keväällä 2011 varajohtajien itsensä aloitteesta, SYN:n suosiollisella myötävaikutuksella. Useilla varajohtajilla oli tarve verkostoitua. Foorumin tarkoituksena on ollut hyvien käytäntöjen jakaminen ja vertaistuki sekä myöhemmin varajohtajille määrätyt SYN:n strategiaan liittyvät tehtävät. Alla muistelua menneestä vuodesta ja osin tulevan pohdintaa.
Osaamisen kehittäminen keskiössä
Varajohtajien foorumin tehtävät painottuivat viime vuonna erityisesti osaamisen kehittämiseen. Varsinaisten kokousten ohella osaamisen ja hyvien käytäntöjen jakamista kirjastojen välillä toteutettiin lyhyissä etäyhteydellä pidetyissä istunnoissa. Istuntojen teemat oli sovittu ennakkoon ja kukin valmistautui niihin etukäteen. Kokousten yhteydessä tutustuttiin usein kirjastotiloihin tai -toimintoihin. Vuonna 2015 kokoukset järjestettiin Helsingissä, Jyväskylässä, Tampereella ja Turussa.
Keskeisenä tavoitteena oli kerätä kokemuksia kehittävän dialogin menetelmän soveltamisesta kehityskeskustelujen ja urasuunnittelun tueksi ja raportoida SYN:lle sen tarjoamista mahdollisuuksista osaamisen kehittämisessä. Tämä tavoite toteutui, kun foorumin piirissä kirjoitettiin artikkeli osaamisen kehittämisen toimenpiteistä SYN:n jäsenkirjastoissa (Risto Heikkinen & Helena Hämynen & Hannele Näveri-Ranta: Osaamisen kehittäminen ja jakaminen yliopistokirjastoissa. Signum 6/2015).
Tulevaisuuteen johtaminen -seminaari
Varajohtajien foorumi on järjestänyt ajankohtaisia seminaareja, joihin on saatu puhujiksi monia eri alojen huippuasiantuntijoita. Vuonna 2015 foorumi järjesti Turun yliopiston kirjaston koordinoiman Tulevaisuuteen johtaminen -teemapäivän. Seminaari oli tällä kertaa kohdistettu yliopisto- ja yhteiskirjastoille. Paikan päälle tuli kolmisenkymmentä osallistujaa ja tilaisuutta pystyi seuraamaan osittain myös etäyhteydellä. Täytyy todeta, että välillä on erittäin antoisaa päästä paikan päälle ja vaihtaa ajatuksia ja kuulumisia paitsi ohjelmaan kuuluvien keskustelujen, myös taukojen ja tarjoilujen aikana. Teemapäivä sai kiitettävää palautetta ja myös ehdotuksia mahdollisten tulevien seminaarien aiheiksi. Artikkeli teemapäivästä on luettavissa Signumissa (Helena Hämynen & Marjatta Puustinen: Millainen on kirjastojen tulevaisuusloikka? – johtamisosaamisen teemapäivä kokosi näköaloja tulevaan. Signum 6/2015).
Henkilökuntavaihdot jatkuivat
Hyvien käytäntöjen jakamista on toteutettu parin vuoden ajan myös kevyesti organisoitavien henkilökuntavaihtojen avulla. Pidempiä 3-5 päivän vaihtoja toteutui v. 2015 viisi ja lyhyempiä yhden tai kahden päivän vaihtoja tehtiin puolisenkymmentä. Vaihdossa olleet ovat tuoneet uusia ajatuksia kotikirjastoihinsa.
Varajohtajien foorumin jatkosta
Loppuvuonna puheenjohtaja lähetti kyselyn jäsenkirjastoille varajohtajien foorumin tarpeellisuudesta ja tehtävistä. Vastauksissa foorumin arvo tunnustettiin. Yhteistyön katsottiin auttavan kirjastojen omaa ja yhteistä kehittämistä niukkenevien resurssien aikana. Toisaalta tuli pohdintaa pitäisikö toimintaa tiivistää – riittäisikö yksi strategiatavoite tai tarvitseeko esimerkiksi johtamisosaamisen teemapäivää järjestää joka vuosi.
Iso osa palautetta antaneista oli sitä mieltä, että mikäli SYN asettaa varajohtajien foorumille strategiatavoitteita, tulee osallistumisen yhteisten tehtävien toteuttamiseen olla toteutunutta aktiivisempaa. Laajempi läsnäolo on taattava vaikkapa varamiesjärjestelyin. Tähän asti asiat ovat hoituneet melko harvalukuisten aktiivisten osallistujien voimin. Toisena vaihtoehtona esitettiin, että foorumi muuttuisi epäviralliseksi vertaistuen verkostoksi.
Alkuvuonna 2016 SYN päätti varajohtajien foorumin lakkauttamisesta. Perusteluna oli se, että johtamiseen liittyvää osaamista voidaan hankkia ja kehittää muulla tavalla ja mahdollisten verkostojen toiminnan taustalla tulisi olla selkeitä SYN:n tavoitteita.
Tammikuun lopulla pidetyssä varajohtajien foorumin kokouksessa tehtiin päätös, että toimintaa jatketaan vapaana vertaistuen ja benchmarkkauksen verkostona.
Lopussa kiitos seisoo
Varajohtajien foorumin kokoukset ja tapaamiset niin paikan päällä kuin etäyhteyksillä ovat olleet innostavia: joka kerta jotain uutta tietoa tai ideaa on tarttunut mukaan tai moni asia saanut selkeyttä, kaikkea ei ole tarvinnut miettiä ja ratkoa yksin. Ajoittain melko työllistävät seminaarit ovat olleet tarpeellisia ja innoittavia niin meille itsellemme kuin muillekin.
Mutta asiat muuttuvat; silti hieman haikeana – kiitos kaikille mukana olleille!
Helena Hämynen
Varajohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto
Marjatta Puustinen
Palvelupäällikkö, Lapin korkeakoulukirjasto
