Aalto-yliopiston kirjaston, tulevan Oppimiskeskuksen, palvelumuotoiluhankkeen tulokset ovat valmistuneet ja loppuraportti on luettavissa verkossa. Hanke synnytti Oppimiskeskukselle kunnianhimoisen palvelulupauksen ”Yhdessä oppiminen tekee meistä maailman parhaita” ja uudenlaisen palvelukonseptin, jossa nykyisten palvelujen lisäksi on mukana asiakkaiden tarpeista nousseita uusia palveluja.
Elokuussa 2013 käynnistyneen kehityshankkeen tavoitteena oli synnyttää uudelle Oppimiskeskukselle palvelukonsepti ja osallistaa käyttäjiä suunnitteluun. Uusien palvelujen konseptointi käynnistettiin tunnistamalla kirjaston eri käyttäjäryhmät ja heidän tarpeensa. Hankkeessa muodostettiin kolme palvelumuotoilutiimiä, joihin rekrytoitiin Aalto-yliopiston opiskelijoita ja henkilökuntaa. Tiimit haastattelivat muotoilijoiden ohjauksessa laajasti yliopiston opiskelijoita ja henkilökuntaa. ”Emme pyytäneet käyttäjiä ideoimaan kirjastolle uusia palveluja, vaan kartoitimme työ- ja opiskelurutiineja sekä päivän kulkua kampuksella. Näin pääsimme kiinni käyttäjien todellisiin tarpeisiin”, kertoo muotoiluhanketta vetäneen Kuudes Kerros Oy:n Jari Danielsson.
Haastattelujen pohjalta muodostettiin suunnittelun tueksi kuusi erilaista käyttäjäprofiilia. Opiskelijat jaettiin käyttäytymisen ja motiivien perusteella kolmeen erilaiseen ryhmään : jokapaikanhöylä, laumaeläin, yksinäinen susi. Lisäksi oma käyttäjäprofiili muodostettiin opettajalle, tutkijalle ja yrityksen edustajalle.
Käyttäjäprofiilit toimivat palvelukonseptin kehittämisen pohjana. Uusia palveluja ideoitiin ja jalostettiin laajasti erilaisissa työpajoissa, ja parhaita ideoita testattiin käyttäjillä. Muotoiluhankkeen rinnalla kirjastossa tehtiin yliopiston palveluyksiköille kumppanuushaastatteluja, joissa selvitettiin heidän toiveitaan Oppimiskeskuksen toimintaan liittyen.
Uudet ja vanhat palvelut koottiin kokonaisuudeksi, joka on jaoteltu palvelujen luonteen mukaisesti. Kaikkia mainittuja palveluja ei välttämättä toteuteta sellaisenaan, mutta niitä suositellaan ainakin kokeiltaviksi. Kullekin palvelulle on määritelty palvelukuvaus sisältäen mm. käyttäjätarpeen, toteutusmallin ja onnistumisen kannalta kriittiset tekijät.
Hankkeessa on myös jaettu kirjaston toimintoja eri vyöhykkeille: Back Office, Välivyöhyke ja Asiakaspalvelu. Näiden pohjalta on henkilökunnan profiilit on kuvattu kolmella tilakonseptilla.
Hankkeessa tunnistettiin myös palvelujen vaikutukset henkilöstön työn sisältöön ja kuvattiin ”road map” uusien palvelujen käytäntöön viemiseksi. Ylikirjastonhoitaja Eeva-Liisa Lehtonen kertoo, että ”uusi palvelukonsepti tukee kirjaston muodonmuutosta monikanavaiseksi, eläväksi oppimiskeskukseksi – osaksi oppimisympäristöä. Tulevaisuudessa oppimiskeskus on vetovoimainen kohtauspaikka ja koko yliopiston toiminnan näyteikkuna, joka tukee sekä yksin että yhdessä oppimista.”
Työ jatkuu nyt tilasuunnittelulla, jossa hankesuunnitteluarkkitehdit sijoittavat palvelut tiloihin. Samalla selvitetään, millaisia tilamuutoksia suojellussa Alvar Aallon suunnittelemassa rakennuksessa voidaan peruskorjauksessa tehdä. Kirjaston puolelta hanketta vetänyt Matti Raatikainen kertoo, että ”Otaniemen kampuskirjasto muuttaa remontin alta väistötiloihin Otakaari 1:een vuoden 2014 lopussa. Tavoitteemme on testata uusia palveluja jo ennen kuin peruskorjattuihin tiloihin muutetaan takaisin vuonna 2016.”
Oppimiskeskussuunnittelun verkkosivuilta voi tutustua suunnittelun etenemiseen ja myös aikaisempiin pilotteihin, neljään Learning Hub –tilaan.
Hankkeen toimijat Aalto-yliopistossa:
Päivi Hietanen, työympäristöpäällikkö, Kampus- ja tilapalvelut
Eeva-Liisa Lehtonen, ylikirjastonhoitaja, Aalto-yliopiston kirjasto
Matti Raatikainen, tila- ja asiakaspalvelupäällikkö, Aalto-yliopiston kirjasto (projektipäällikkö)
Riitta-Liisa Leskinen, asiakkuuspäällikkö, Aalto-yliopiston kirjasto (tiedotus)
Blogitekstin toimittanut Paula Kangasniemi, yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
