Avoimen julkaisemisen kirjoittajamaksukäytännöt Suomen yliopistoissa

Helsingin yliopisto, Kaisa-talo. Kuva: Veikko Somerpuro

Kuva: Veikko Somerpuro.

FUN, tuolloin vielä SYN, asetti syksyllä 2017 työryhmän, jonka tehtävänä olisi selvittää yliopistokirjastojen nykyiset kirjoittajamaksujen (article processing charge, APC) hallinnan, seurannan ja tiedotuksen käytännöt sekä laatia selvityksen pohjalta suositukset hyviksi käytännöiksi.

Tämän blogin kirjoittajista työryhmään kuuluivat Jukka Rantasaari (pj.) (Turun yliopisto) sekä Marjo Kuusela (Helsingin yliopisto). Muina jäseninä työryhmässä toimivat Tiina Jounio (Oulun yliopisto),  Sari Leppänen (Tampereen yliopisto), Kaarina Meriläinen (Itä-Suomen yliopisto), Ulla Ohvo (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Antti Rousi (Aalto-yliopisto), Irene Ylönen (Jyväskylän yliopisto) ja sihteerinä Katja Halonen (Turun yliopisto).

 

Selvitys yliopistokirjastojen kirjoittajamaksukäytännöistä

Aalto-yliopisto, Harald Herlin -oppimiskeskus. Kuva: Aalto-yliopisto/Tuomas Uusheimo

Kuva: Aalto-yliopisto/Tuomas Uusheimo

Tiedustelimme selvityksessä mm. seuraavia asioita:
  • onko yliopistossanne keskitetty budjetti APC-maksuja varten? Jos ei ole, ketkä maksuja maksavat?
  • miten olette jakaneet työtä kirjastossa, entä yliopiston muiden yksiköiden kanssa?
  • täytyykö julkaisun täyttää jonkinlaiset kriteerit ollakseen oikeutettu alennettuun / maksuttomaan avoimeen julkaisemiseen? Millaiset kriteerit ovat?
  • miten seuraatte maksuja, niiden lajeja ja julkaisujen avaamista?
  • mitä tiedotuskanavia käytätte ja mitkä tiedotuskäytännöt ovat osoittautuneet toimiviksi?

Havaitsimme, että keskitettyä budjettia ei vielä ollut muilla kuin Aalto-yliopistolla, jossa rahastoa parhaillaan pilotoitiin. Muissa yliopistoissa projektit, tutkimusryhmät, laitokset, tiedekunnat tai tutkijat itse maksoivat APC-maksut. Lisäksi useissa yliopistoissa kirjastot maksoivat APC-maksualennuksiin oikeuttavia tieteellisten seurojen tai kustantajien  jäsenmaksuja hankintabudjetistaan tai erillisestä projektirahasta. Helsingin yliopistossa Taylor&Francis -kirjoittajamaksuja maksettiin kirjaston hankintabudjetista ja erillisestä projektirahasta.  Myös Jyväskylän yliopistossa Taylor&Francis -kirjoittajamaksuja maksettiin kirjaston hankintabudjetista.

Kirjastojen sisällä työtä jaettiin yleensä julkaisemisen tai tutkimuksen palvelujen ja hankintapalvelujen kesken. Lisäksi yhteistyötä tehtiin yliopiston muiden yksiköiden kuten kehittämispalvelujen, tutkimuspalvelujen ja talouspalvelujen kanssa.

Kriteereinä maksualennusten myöntämiseksi, tai maksun maksamiseksi kokonaan tutkijan puolesta, olivat useimmiten ainakin se, että oman organisaation artikkelin kirjoittaja on julkaisun vastaava kirjoittaja ja että artikkeli on tutkimusjulkaisu. Aalto-yliopisto ja Jyväskylän yliopisto käyttivät rajaavina kriteereinä lisäksi myös julkaisukanavien JUFO-tasoluokkia.

Kirjoittajamaksujen seurantaa varten oli varattu oma tili, tai sitä oltiin ottamassa käyttöön lähiaikoina, jo yhdeksässä yliopistossa. Sen sijaan maksujen tarkempaa seulontaa ja ryhmittelyä tehtiin tai alettiin tehdä syksyn 2017 aikana vasta muutamassa yliopistossa (ks. alla Turun malli).

Tiedottamisessa suosittiin monikanavaisuutta, mutta parhaina kanavina pidettiin henkilökohtaista kontaktia, opetustilanteita ja laitoskäyntejä.

 

Työryhmän suositukset hyviksi toimintatavoiksi

Verso. Kuva: Helsingin yliopisto

Kuva: Helsingin yliopisto

Keskitetty rahasto

Työryhmämme suosittelee kirjoittajamaksujen maksamiseksi yliopiston keskitettyä rahastoa. Sen hyvinä puolina näemme mm. avoimen julkaisemisen tunnettuuden lisäämisen, tutkijoiden kannustamisen helpottumisen sekä varojen seurannan ja niiden oikeudenmukaisen jakamisen paranemisen. Mikäli keskitettyä rahastoa ei ole mahdollista saada, maksut olisi hyvä huomioida laitosten budjeteissa. Jos kirjasto maksaa kirjoittajamaksuja, kirjaston tulee saada tätä varten korvamerkittyä rahoitusta.

Seuranta

Useimmissa yliopistoissa on jo jonkinlainen maksuseuranta, joka kuitenkin on yleensä rajoittunut avoimen julkaisemisen tilin perustamiseen ja maksujen ohjaamiseen ko. tilille. Työryhmä suosittelee lisäksi seuraamaan ainakin:

  • APC-maksujen määrää tiedekunnittain,
  • maksun saavia kustantajia ja lehtiä,
  • maksulajeja (open access-lehdet, hybridi-lehdet),
  • että sovitut maksualennukset saadaan,
  • että avoimeksi ostetut julkaisut on avattu.

Seurannan avulla hankittuja tarkennettuja tietoja voidaan hyödyntää mm. perustelemalla yliopiston johdolle keskitetyn rahaston tarpeellisuutta. Ne ovat tarpeellisia myös kustantajien kanssa käytävissä neuvotteluissa.

Sopimukset

Kirjastot haluavat parantaa tilaus- ja julkaisumaksujen kokonaiskustannusten seurantaa ja raportointia. Työryhmä ehdottaa, että yliopistokirjastot perehtyvät sekä keskenään että yhteistyössä FinElibin kanssa avoimeen julkaisemiseen ja lisensointiin. Perehtymistapoina voivat olla koulutustilaisuudet ja työpajat. Tämä vahvistaisi kirjastoissa jo nyt olevaa tilaussopimusosaamista mm. avoimen julkaisemisen ja APC-maksualennusten osalta.  Nämä ns. offset-sopimukset, joissa neuvotellaan kirjoittajamaksualennuksista osana kustantajien lehtipaketteja, ovat lähivuosina osa hankinnan perusosaamista, joten siihen tarvitaan perehtymistä. Koulutuksissa ja työpajoissa voitaisiin perehtyä mm:

  • kustantajien tarjoamien mallien edullisuuden arviointiin,
  • neuvotteluissa käytettäviin tunnuslukuihin, mittareihin, tausta- ja tilastotietoihin ja niiden rajoitteisiin (esim. aikaisempien vuosien julkaisujen määrät eivät välttämättä ennakoi tulevaa julkaisuaktiivisuutta,
  • millaisia lisenssejä kustantajat tarjoavat,
  • mitkä artikkelityypit sisältyvät sopimukseen.

Kirjoittajamaksualennusprosessit ovat kustantaja- ja/tai lehtikohtaisia,  ja siksi myös tiedotuksellisesti hankalia.  Kullakin yliopistolla ja sen kirjastolla on erilaisia taloushallinnollisia, tiedotuksellisia ja tutkijoiden neuvontaan liittyviä työnkulkuja. On järkevää luoda tutkijalle mahdollisimman selkeä palvelu: kirjasto ja tutkija keskustelevat ja kirjasto toimii nopeasti suoraan kustantajan kanssa. FinELibin neuvottelemien sopimusten osalta toivomme, että FinELib antaisi kirjastoille vain yleisen tason tiedot neuvoteltujen sopimusten sisällöstä. Tämän jälkeen kirjastot ohjeistaisivat itse asiakkaansa toimien ikään kuin tutkijan lähitukena.

Käytännöistä

Ehdotamme kustantajien kanssa käytäviin neuvotteluihin yhdeksi tavoitteeksi sitä, että kustantaja ilmoittaisi kirjoittajamaksualennusmahdollisuudesta suoraan tutkijalle samalla kun osapuolet solmivat julkaisusopimuksen. Kustantajan verkkosivuilla olevan tiedon tulee olla myös tutkijalle selkeä: onko hän oikeutettu alennukseen ja millaisin ehdoin. Jos kustantaja ei juurikaan kerro alennusmahdollisuudesta, sopimusten alennukset jäävät käyttämättä ja sopimuksista tulee entistä kalliimpia kirjastoille. Sage-kustantajan kanssa tehdyn sopimuksen kirjoittajamaksualennusten minimaalinen hyödyntäminen on varoittava esimerkki.

Jos yliopisto tai kirjasto maksaa tutkijan puolesta alennetun kirjoittajamaksun, suosittelemme mieluummin liian väljiä kuin liian tiukkoja kriteerejä. Näin sen vuoksi, että avoin julkaiseminen ja kirjoittajamaksut ovat vielä kohtalaisen uusi asia monelle tutkijalle. Uhkana on siis pikemminkin se, että julkaistaan edelleen maksumuurin takana, jolloin alennukset jäävät hyödyntämättä ja avoin julkaiseminen ei lisäänny.

Viestintä

Työryhmä suosittelee monikanavaista viestintää kirjastojen ja tutkijoiden kiinteässä vuorovaikutuksessa. Toimivimmiksi muodoiksi ovat osoittautuneet henkilökohtaiset tapaamiset, laitosvierailut, kokoukset ja koulutustilaisuudet.

 

Muutamia hyviä käytäntöjä Aalto-yliopiston kirjastossa, Helsingin yliopiston kirjastossa ja Turun yliopiston kirjastossa

Kalle Tiitinen: Aalto-yliopiston Open Access Fund -pilottihanke

Aalto-yliopisto, Harald Herlin -oppimiskeskus. Kuva: Tuomas Uusheimo

Kuva: Aalto-yliopisto/Tuomas Uusheimo

Aalto-yliopistossa toteutettiin Open Access Fund -pilottihanke vuonna 2017. Pilottihankkeen tarkoituksena oli Aallon tutkimuksen näkyvyyden ja vaikuttavuuden edistäminen avoimen julkaisemisen keinoin sekä tiedon kerääminen Aallon julkaisukäytänteistä. Pilotista tiedottaminen toteutettiin Aalto-yliopiston Inside-sivuston, sähköpostin, Open Access -klinikoiden sekä erilaisten Aallon sisäisten tapahtumien avulla. Pilotista tehtiin myös Libguide-sivu.

Aalto-yliopiston Tutkimus- ja innovaatiopalvelut varasivat pilottiin 120 000 euroa APC-maksuja varten, joka jaettiin kaikkien Aalto-yliopiston laitosten kesken laitoskohtaisiksi kiintiöiksi. Laitosten kiintiöiden suuruudet vaihtelivat paljon, pienimmät kiintiöt olivat 500 euroa ja suurimmat yli 20 000 euroa. Kiintiön suuruus perustui laitosten julkaisuaktiivisuuteen vuosina 2010–2015. Laitoskohtaista kiintiötä ohjeistettiin käyttämään vain, jos ulkopuolista tai erilaisiin hankkeisiin liittyvää rahoitusta ei ollut saatavilla. Lopullisen päätöksen kiintiön käytöstä teki aina laitoksen johtaja.

Pilottihankkeen päivittäisestä hallinnoinnista vastasi kolme tietoasiantuntijaa, joista kaksi tuotti neuvontapalveluja ja seurasi laitoskohtaisia kiintiöitä ja yksi hoiti laskutukseen liittyvät asiat, kuten laskun asiatarkastamisen. Lisäksi tietoasiantuntijat antoivat neuvoja avoimeen julkaisemiseen liittyvistä seikoista, kuten artikkelin tai sen hyväksytyn käsikirjoituksen rinnakkaistallentamisesta. Pilottihanketta varten tehtiin oma tietokanta, jonka avulla toteutettiin laitoskiintiöiden käytön seuraaminen sekä rahoitushakemusten ja artikkelien dokumentointi.

Jotta artikkeli saisi rahoitusta, täytyi julkaisun, jossa artikkeli ilmestyi, täyttää tiettyjä ehtoja. Pilotissa rahoitettiin vain lehti- ja konferenssiartikkelien avointa julkaisemista, joten esimerkiksi kirjojen avointa julkaisemista ja kuvitusmaksuja ei tuettu. Tärkeimmän rahoituskriteerin muodostivat lehtien Julkaisufoorumi-luokitukset: Gold-mallin lehtien Jufo-luokka tuli olla 1, 2 tai 3 ja Hybrid-lehden 2 tai 3, jotta artikkeli saisi rahoitusta.

Käytännössä rahoituksen hakeminen tapahtui vapaamuotoisella sähköpostiviestillä Oppimiskeskuksen tietoasiantuntijoille. Tietoasiantuntijat selvittivät, täyttääkö julkaisu pilottihankkeen ehdot ja onko Oppimiskeskuksella ja kustantajalla sopimuksia alennetuista APC-maksuista. Tämän jälkeen kirjoittajan tuli pyytää laitosjohtajalta hyväksyntä laitoskiintiön käyttöön. Kun lupa oli myönnetty, laitoksen kontrolleri maksoi APC-maksun kustantajalle, jonka jälkeen hän laskutti ko. summan laitoksen kiintiöstä.

Kaikki Aalto-yliopiston Open Access Fund -pilottihankkeeseen varatut rahat käytettiin, ja pilotissa rahoitettiin yhteensä 67 artikkelin avaaminen. Keskimääräinen artikkelin APC-hinta oli 1 955 euroa: Gold-mallin lehdissä APC-maksun keskiarvo oli 2 080 euroa ja Hybrid-mallin lehdissä 1 835 euroa. Gold-mallin lehdissä rahoitettiin 32 julkaistua artikkelia ja Hybrid-mallin lehdissä 35 artikkelia. Rahoitetuista artikkeleista 21 % julkaistiin 1. Jufo-luokan lehdissä, 42 % 2. Jufo-luokan lehdissä ja 37 % 3. Jufo-luokan lehdissä. Eniten artikkeleita julkaistiin Nature Publishing Group -kustantamon lehdissä (14 kpl) ja toisena tuli Elsevier (13 kpl).

Pilottihanke sai paljon positiivisia kommentteja, ja yleisimmin kiiteltiin avoimen tieteen ja avoimen julkaisemisen tukemista. Useat tutkijat kehuivat myös prosessin nopeutta, sillä kaikki tapaukset pyrittiin selvittämään aina saman päivän aikana. Kritiikkiä pilotti sai hallinnollisen prosessin raskaudesta ja kiintiöiden niukkuudesta. Lisäksi moitittiin Jufo-luokkien määräävyyttä: uusilla julkaisuilla ei ole vielä Jufo-luokkaa, joten niissä julkaistuja artikkeleita ei pilotissa myöskään rahoitettu.

Oli tärkeää, että pilottihanke hoidettiin Oppimiskeskuksen kautta, sillä näin aineistosopimusten mukana tulleet APC-maksualennukset saatiin käytettyä. Vuoden 2017 pilotissa Aalto-yliopisto säästi yli 10 000 euroa näiden alennusten ansiosta. Kaiken kaikkiaan Open Access Fund -pilottihanke osoittautui hyvin onnistuneeksi kokeiluksi, ja sitä jatketaankin myös vuonna 2018. Vuoden 2018 Open Access Fund toteutetaan miltei samoin ehdoin, ja ainoa muutos koskee pienimpiä laitoskiintiöitä, jotka on korotettu 500 eurosta 1 000 euroon.

 

Marjo Kuusela: Helsingin yliopiston kirjaston kokemuksia kirjoittajamaksuista

Helsingin yliopisto, Kaisa-talo. Kuva: Veikko Somerpuro

Kuva: Veikko Somerpuro

Helsingin yliopistossa ei ole erillistä rahastoa, josta tutkijat saisivat tukea APC-maksuihin. Viime vuoden aikana muutamat tiedekunnat ovat varanneet rahaa APC-maksuihin ja luoneet kriteerejä tuen saannille.

Avoimen tieteen palvelukeskus perustuu sille idealle, että kirjasto ryhtyisi vastaisuudessa hallinnoimaan OA-maksuja (Article processing charges, book processing charges) yliopistotasolla ja niveltää muut avoimen julkaisemisen tukipalvelut osaksi keskuksen toimintaa. Kirjastolla on yliopistolta saatua hankerahaa, jonka turvin voimme tällä hetkellä APC-maksuja kattaa ja tukea.

Kirjasto saa taloushallinnosta tietoa kustantajille maksetuista kirjoittajamaksuista. Vaikka kirjoittajamaksuille on omat tiliöintikoodinsa, APC-maksujen tunnistaminen ei ole ongelmatonta: lasku ei aina ole puhdas APC-maksu, vaan se voi olla myös jokin muu julkaisemiseen liittyvä maksu. On myös työlästä selvittää onko kyseessä gold vai hybridimaksu.  Taloushallinnon raporttien mukaan tutkimusrahoituksesta ja laitosten budjeteista yliopisto on vuosina 2016-2017 maksanut APC-maksuja mm. seuraaville kustantajille:

Graafi HY maksetut OA-maksut kustantajittain

Taulukossa on otettava huomioon virhemarginaali: kaikki koodille kirjatut maksut eivät ole open access APC-maksuja, mutta suuruusluokka kuitenkin on kohtuullisen osuva. APC-kulujen tarkastelua voi siis tehdä käyttäen taloushallinnon lukuja, mutta myös kustantajien julkaisudataa hyväksikäyttäen.

Mitä tällä APC-tiedolla teemme? Se lisää tietoisuutta yliopistossa siitä, mitä avoin julkaiseminen maksaa. Voimme seurata kustannuksia, joita menee isoille kansainvälisille kustantajille ns. double dipping, sekä lehtitilausmaksuina että tutkijoiden maksamina APC-maksuina. Lisäksi voimme käyttää tietoa neuvotteluissa kustantajien kanssa.

APC-työnkulkujen ja laskujen prosesseihin menee myös paljon tutkijoiden, kirjaston ja taloushallinnon työaikaa. Laskujen hoitaminen työllistää sekä tutkijaa ja että taloushallintoa. HY:n kokoisessa tutkimusintensiivisessä yliopistossa erilaisten kustantajien APC-maksumallien ja työprosessien määrä ei ole vähäinen. On järkevää miettiä, miten tämä työ järjestetään; kirjasto selkiyttää ja sujuvoittaa näitä hallinnollisia käytäntöjä ja vapauttaa tutkijan aikaa tästä.

APC-maksuja voi luokitella eri tarvoin: erilaisista tukimalleista saa hyvän käsityksen Jiscin raportista Financial and administrative issues around article publication costs for Open Access, jossa on hyvä ryhmittely APC- malleista:

  • Article publication costs options:
    • APC in OA journal
    • APC discount (or waiver) because of the relationship between author and the OA journal (editorship; membership)
    • APC discount in OA journal via membership program with OA publisher
    • APC in hybrid journal
    • APC discount in hybrid journal as a result of offsetting deal with University library
    • APC in hybrid journal included in offsetting deal with University library
    • APC is part of offsetting deal in the form of ‘APC spend returned as a deduction against future subscriptions’
    • APC spend returned as a deduction against future subscriptions’
  • Financing options:
    • APC-fund managed by library/ University
    • APC-fund managed by research funder
    • APC included in research grants
    • APC paid by research group budget
    • APC paid by individual author

APC-maksutietoja keräämme tällä hetkellä exceleihin. Maailmalla on kyllä käytössä erilaisia hallinnointityökaluja ja tietokantoja isomman APC-liikenteen hallinnointiin, esim. JISC Monitor. University College of Londonin kirjasto käyttää itsetehtyä access-tietokantaa, jonka päälle on tehty kevyt käyttöliittymä.

Kirjasto on yrittänyt saada APC-maksuja kirjoittajille edullisemmaksi neuvottelemalla institutional membership eli jäsenyysmaksuja kustantajien open access -ohjelmiin. Näitä jäsenyysmalleja on erilaisia, ja niiden taloudellisuuden ja hyödyllisyyden arviointi on kirjastolle uutta työtä. Uusia malleja pilotoidaan hankkeen puitteissa. Kokemuksia ja mallien hyötyjä voi arvioida parin vuoden päästä, kun saamme riittävää aikasarjaa. OA-kustantajat tarjoavat useimmiten joko deposit-maksua tai vuosittaista jäsenmaksua, jota vastaan kirjoittaja voi julkaista joko ilman APC-maksua tai tietyllä alennusprosentilla.  Esimerkkinä tässä laskelma MDPI-kustantajan jäsenyyssopimuksesta: sen ansiosta kirjasto on säästänyt yliopistolta vuosina 2016-2017 yhteensä CHF 12 526, eli n. € 10 731 verrattuna siihen, että meillä ei olisi sopimusta. BigDeal-sopimuksissa kyse on tietenkin suuremmista summista ja arviointia voimme tehdä vasta, kun kokemusta karttuu riittävästi. APC-maksujen lisäksi avoimen julkaisemisen muita kuluja tulee myös huomioida: Open Access -kustantajien jäsenyysmaksut ja muut OA-tukimaksut kuten COAR ja DOAJ, kulkevat osin historiallisista syistä kirjaston aineistomäärärahoissa, ja osin hankerahoituksesta.

Finelibin neuvottelema Elsevier-sopimus toteutetaan kirjastossa siten, että kirjasto maksaa APC-laskut tutkijoiden puolesta yliopistolta saadun rahoituksen turvin. Helsingin yliopiston kirjaston näkökulmasta kyse on käytännöllisestä ratkaisusta, jonka tarkoituksena on saada keskitetysti tietoa siitä, kuinka paljon Elsevierin sopimukseen liitettyjä artikkeleita julkaistaan ja paljonko se lisää yliopiston kustannuksia. Ratkaisu on määräaikainen ja tarkoitus on kerätä tietoa hybridijulkaisemisesta seuraavaa neuvottelukierrosta varten.

Taylor &Francis sopimus toteutetaan deposit-maksumallilla.  Kirjoittajille ei lähde tässäkään tapauksessa laskua, vaan kirjasto kattaa APC-maksun ja hoitaa laskuprosessin. Kirjasto hallinnoi T&F:n hallintaliittymässä (dashboard) artikkeleita ja maksuja. Elsevier vielä kehittää vastaavanlaista hallintaliittymää, jonka pitäisi tulla jo kevään aikana käyttöön. Alkukangertelujen jälkeen prosessit ovat sujuneet kustantajien kanssa kohtuu hyvin.

Eniten tutkijat ovat meiltä kyselleet seuraavia asioita liittyen kirjoittajamaksuihin:

  • affiliaation määrittelyyn liittyvät –  miten tutkija määritellään, mistä tarkistetaan affiliaatio?
  • saako alennuksen/rahoituksen takautuvasti? Mistä lähtien tuen saa?
  • mitä artikkelityyppejä sopimukset kattavat?
  • mikä CC-lisenssi kannattaa valita? Ja ylipäätään artikkelin jakamisen ehtoihin liittyviä kysymyksiä.
  • voitteko hankkia/liittyä X-lehden tai kustantajan jäsenyysohjelmaan? Ja kuinka pian?
  • teemme teemanumeroa – onko tukea mahdollista saada myös ensi vuonna?
  • mistä näen mitä sopimuksia kirjastolla on minkäkin kustantajan kanssa?
  • mistä näen saako tähän lehteen alennuksia?
  • maksatteko Book Processing Charge-maksuja?

Lisäksi saamme kustantajakohtaisia julkaisuprosessiin liittyviä kysymyksiä: kustantajat muuttavat ja hienosäätävät prosessejaan, päivittävät käyttö- ja hallintaliittymiään, mikä aiheuttaa kysymyksiä meille. Me neuvomme tutkijoita submittaus-työkalujen ja käyttöliitymien tulkitsemisessa.

 

Lisää aiheesta Helsingin yliopiston näkökulmasta:

http://blogs.helsinki.fi/librarynews/2018/01/24/helsingin-yliopiston-keskitetty-julkaisutuki-rakentaa-tietopohjaa-avoimen-julkaisemisen-kustannuksista/
http://blogs.helsinki.fi/librarynews/2018/02/09/kuinka-paljon-tiedejulkaisut-maksavat-ja-mista-niissa-maksetaan/

 

Jukka Rantasaari: Turun yliopiston APC-maksujen seuranta, tietojen rikastaminen ja tulokset vuodelta 2017

Turun yliopisto, Teutorin kirjasto. Kuva: Hanna Oksanen

Kuva: Hanna Oksanen

Turun yliopiston talouspalvelut perusti tilin avoimen julkaisemisen maksuille vuoden 2017 alussa. Tilille kirjataan kaikki yliopiston kirjanpidon kautta maksettavat laskut, joista on saatavilla tieto, että kyseessä on kirjoittajamaksu.  Tämä koskee sekä yliopiston avoimella rahoituksella että sopimustutkimuksen rahoituksella maksettuja kirjoittajamaksuja. Kirjanpidon ulkopuolelle jäävät vain apurahoilla sekä tutkijoiden henkilökohtaisilla luottokorteilla maksamat kirjoittajamaksut.

Kirjasto seuraa kirjoittajamaksuja SAP-järjestelmässä ja ottaa maksuista kaksi kertaa vuodessa raportin. Tässä vaiheessa raportti on pelkkää raakadataa, joka sisältää mm. maksajan kustannuspaikan, mahdollisen projektin, kirjauspäivämäärän, maksetun summan ja tekstikentän.

Kirjasto tarkistaa tositenumeron perusteella järjestelmässä kunkin maksun tarkemmat tiedot ja luo excel-taulukon, johon kirjataan seuraavat tiedot:

  • tulosyksikkö
  • tositenumero
  • kustantajan nimi
  • julkaisukanavan nimi
  • julkaisukanavan ISSN/ISBN
  • julkaisun nimi
  • onko kyseessä full open access vai hybridi-julkaisukanava
  • maksun summa kotivaluuttana.

Mikäli maksu on jokin muu kuin OA tai hybridi -kirjoittajamaksu, tieto poistetaan raportilta (esim. artikkelin kuvitusmaksu tms.).

Lisäksi kirjasto tarkistaa kunkin julkaisun osalta salliiko kustantaja julkaisun rinnakkaistallentamisen ja millä ehdoilla, sekä löytyvätkö  julkaisun tiedot yliopiston tutkimustietojärjestelmästä. Jos tiedot löytyvät, mutta julkaisua ei ole rinnakkaistallennettu, kirjasto tallentaa julkaisun kustantajan ehtojen mukaisesti. Jos tiedot eivät löydy, kirjasto tallentaa julkaisun tiedot ja rinnakkaistallenteen kustantajan ehtojen mukaisesti tutkimustietojärjestelmään.

Yhteenvetoon kirjasto kokoaa myös seuraavat tiedot:

  • OA/hybridi APC-maksut,
  • avoimen julkaisemisen määrä, hinnat ja prosenttiosuus tiedekunnittain, laitoksittain, kustantajittain ja lehdittäin,
  • niiden julkaisujen määrä, jotka olisi saanut rinnakkaistallentaa, mutta joita ei ollut tallennettu.

Miltä vuoden 2017 tulokset näyttävät?

Kirjoittajamaksuja maksettiin kirjanpidon mukaan yli 160 000 euroa.  Tästä 70 % oli maksuja full-oa -julkaisukanaviin ja 30 % hybridikanaviin. Oheisista taulukoista selviää tarkemmin APC-maksujen määrät tiedekunnittain, laitoksittain ja kustantajittain.

Eniten maksuja maksettiin Matemaattis-luonnnontieteellisestä (nyk. Luonnontieteiden ja tekniikan) tiedekunnasta. Kasvatustieteiden tdk:sta ja Oikeustieteellisestä tdk:sta ei kirjanpidon mukaan maksuja maksettu.

 

Suurimmat maksajat olivat Biotekniikan keskus, Biokemian laitos ja Biologian laitos.

 

Eniten maksuja keränneet kustantajat ovat Elsevier, Nature ja Wiley.

 

Open access -lehdissä julkaistuista artikkeleista maksettiin vuonna 2017 n. 112 000 euroa, hybridilehdissä avatuista artikkeleista n. 50 000 euroa. Gold-artikkelin keskimääräinen APC-maksu oli 1 814 euroa, hybridikanavassa avatun artikkelin maksu 2000 euroa. Eniten maksuja keräsi yksittäisistä lehdistä Naturen Scientific Reports. Kallein yksittäinen open access -artikkelista maksettu maksu oli 4485 euroa Elsevierin Cell Reports -lehdelle. Kallein yksittäinen hybridikanavassa artikkelista maksettu maksu oli 4227 euroa Elsevierin Biochima et Biophysica Acta -lehdessä.

Summiin on päädytty talouspalvelujen avoimen julkaisemisen tilin raakadataa jalostamalla eli siivoamalla pois sellaiset maksut, jotka sinne eivät kuulu sekä ryhmittelemällä maksulajit. Puolivuosittaisen raportin koostaminen tarkoittaa kirjastossa n. yhden henkilön n. kahden päivän työrupeamaa. Sinänsä esim. hybridi- ja oa-maksujen erottelemista toisistaan ei koettu ongelmalliseksi – tiedonhankintataitoja tietenkin vaaditaan.

Yhteenveto

Turun yliopisto, Quantumin kirjasto. Kuva: Hanna Oksanen

Kuva: Hanna Oksanen

Vihreän avoimen julkaisemisen eli julkaisujen rinnakkaistallentamisen lisäksi myös kultainen ja hybridi avoin julkaiseminen lisääntyvät yliopistoissa – ainakin, jos mittarina käytetään saatavilla olevia tukipalveluja kuten:

  • lisääntyvää yhteistyötä palvelujen tuottamiseksi kirjaston ja yliopiston eri toimijoiden kesken (tehdään lähes kaikissa yliopistoissa),
  • tarkentuvaa kirjoittajamaksujen  seurantaa (maksut ohjataan avoimen julkaisemisen tilille jo useimmissa yliopistoissa),
  • yliopiston tai tiedekunnan keskitettyä rahastoa, josta maksetaan maksuja tutkijan puolesta (yliopistotasoinen pilottirahasto Aalto-yliopistossa, tiedekuntakohtaisia rahastoja ainakin Helsingin yliopistossa).

FinELib on myös neuvotellut / neuvottelemassa useiden kustantajien kanssa sopimuksiin liitettävästä open access –optiosta eli kirjoittajamaksujen alennuksista.

Palveluja ja palvelurakenteita siis kehitetään, mutta kultaisen tai hybridin avoimen julkaisemisen määrän voimakasta lisääntymistä on vielä liian aikaista ennustaa. Avoimen kultaisen/hybridin julkaisemisen määrään vaikuttavat paitsi tieteenalan korkealuokkaisten avointen julkaisukanavien saatavuus, myös yliopiston linjaukset – tai niiden puuttuminen. Tällaisia linjauksia voivat olla mm. maksetaanko maksut yhteisestä rahastosta vai jätetäänkö asia tiedekuntien, laitosten ja oppiaineiden vastuulle, maksetaanko sekä kultaisen että hybridin julkaisukanavan maksut, saako kirjasto korvamerkittyjä varoja APC-maksujen maksamiseen, vai maksavatko tutkijat itse.

 

Kirjoittajat: Jukka Rantasaari,  Marjo Kuusela & Kalle Tiitinen
Kuvat: Hanna Oksanen, Veikko Somerpuro, Tuomas Uusheimo


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Competence Wednesdays -webinaarisarjan kuulumiset

SYN:n tutkimuksen tuen verkoston ohjausryhmä kiittää Competence Wednesdays -seminaarisarjan seuraajia. Erityinen kiitos myös kaikille puhujille, jotka ovat jakaneet osaamistaan tutkimuksen tukipalveluiden piirissä ajankohtaisista aiheista. Kevään 2017 webinaarit “Kolme näkökulmaa digitaaliseen humanismiin” ja ” Why Academics Read and How Libraries Contribute” samoin kuin vuoden 2016 webinaarit ovat katsottavissa nauhoitteena webinaarisarjan sivulta. Seminaarisarja jatkuu keväällä 2018.

Ohjausryhmä pyytää nyt palautetta Competence Wednesdays -seminaarisarjasta:
– Olivatko aiheet ajankohtaisia ja hyödyllisiä? Puuttuiko jokin kiinnostava aihe?
– Oliko esitystapa toimiva?
– Mitä toiveita sinulla olisi kevään 2018 seminaariaiheiksi?
– Tuleeko mieleesi henkilöä, jota haluaisit suositella webinaarin puhujaksi, tai  olisitko itse halukas alustamaan jostakin aiheesta tulevissa webinaareissa?
Palautteet ja ehdotukset voit lähettää ohjausryhmän sihteerille (katri.rintamaki@tritonia.fi) mielellään 30.9.2017 mennessä.


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Tutkimuksen tuen verkoston järjestämän Competence Wednesdays -webinaarisarjan seuraava webinaari järjestetään 17.5.2017 klo 10-11.30

Webinaarissa esitellään kolme näkökulmaa digitaaliseen humanismiin.

Helsingin yliopiston professori Mikko Tolosen aiheita ovat HELDIG – Helsinki Centre for Digital Humanities ja digitaalisten ihmistieteiden tutkimus. Tämän jälkeen informaatikko Maija Paavolainen Helsingin yliopiston kirjastosta puhuu otsikolla digitaaliset kulttuuriperintöaineistot ja opiskelijat. Tietoasiantuntija Marika Sarvilahden aiheena on Visual Resources Centre – digitaalisen kulttuuriaineiston käytön ohjaus Aalto-yliopiston Oppimiskeskuksessa.

Webinaari nauhoitetaan ja on katsottavissa myös jälkikäteen. Lisätietoja webinaarista: Competence Wednesdays


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Rinnakkaistallennuskäytäntöihin tutustumassa – kertomus henkilökuntavaihdosta

wordle_kh001Pitkän työuran jälkeen aloitin opinnot Oulun ammattikorkeakoulussa, kirjasto- ja tietopalvelun tutkinto-ohjelmassa ja olin päässyt opinnäytetyövaiheeseen. Työssäni olin kuullut Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdosta ja miettiessäni opinnäytetyötä ajattelin iskeä kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Selvitykseni aiheena on rinnakkaistallentaminen yliopistoissa, joten valitsin kaksi rinnakkaistallennuksen suhteen erilaista yliopistoa vaihtokohteekseni.

Sovittuani Lapin korkeakoulukirjaston johtajan kanssa asiasta otin yhteyttä sekä Helsingin yliopiston kirjaston avoimen tieteen tutkimustietojärjestelmästä vastaavaan henkilöön että Jyväskylän yliopiston kirjaston avoimen julkaisemisen yhteyshenkilöön. Sovittuani heidän kanssaan päivämäärät ja ohjelman, tein matkasuunnitelman ja varasin matkat ja yöpymispaikat. Ennen matkaa tein taustatyötä perehtymällä molempiin organisaatioihin nettisivujen avulla.

Suomi on pitkä maa ja koko yö meni junassa Rovaniemeltä Helsinkiin. Maanantaiaamuna olin Kaisa-kirjastossa, jossa minut otettiin ystävällisesti vastaan, pääsin kirjastokierrokselle ja sain paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta. Kuulin kirjaston näkökulmasta Helsingin yliopiston avoimen tieteen ja rinnakkaistallentamisen rakenteesta sekä tutkimuksesta ja julkaisuista TUHATissa. Kävimme antoisia keskusteluja ja nauhoitinkin vastauksia esittämiini kysymyksiin. Tiistaina jatkoimme samasta aiheesta eri henkilön kanssa, syventyen juuri tallentamiseen, ja oli mielenkiintoista huomata miten me puhuimme samoista asioista ja miten meillä oli paljon samantyylisiä ongelmia tässäkin asiassa.  Vaikka määrät ovat aivan eri tasoa Lapissa ja Helsingissä, samantyyliset ongelmat ovat kuitenkin molemmilla ratkottavina.

Sain paljon tietoa – osasta osan jo tiesinkin – mutta myös uutta tietoa, ja uuden tiedon viemistä omaan organisaatiooni.  Helsingin yliopiston kirjastossa oli juuri meneillään Pop Up stand -päivät, joilla oli tarkoitus saada kiinnostuneita asiakkaita tapaamaan asiantuntijoita, joilta voi halutessaan kysyä ORCIDiin, rinnakkaistallennukseen tai avoimeen julkaisemiseen liittyvä kysymyksiä. Vierailin tapahtumassa kyselemässä ja seuraamassa tilannetta. Tuli tunne, että kirjaston henkilökunnan on tärkeää jalkautua asiakkaiden saataville. Onneksi aikataulu ei ollut liian tiukka, vaan vietin myös aikaa itse kirjastossa: tutkimassa, katselemassa, havainnoimassa ja seuraamassa siellä olevia asiakkaita sekä virkailijoita.

Kahden päivän päästä jatkoin matkaani junalla Jyväskylään. Jälleen sain ystävällisen vastaanoton ja paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta, mutta tieto oli eri tavalla jäsenneltyä. Samaa asiaa voidaan tehdä eri tavalla. Organisaatioilla on erilaiset järjestelmät ja tiedonkeruu, myös tietojen tallentaminen tapahtuu eri tavalla. Todella mielenkiintoista oli huomata, miten eri tavoin tietoja voidaan kerätä ja tallentaa. Jyväskylässä oli TUTKA ja JYX-julkaisuarkisto, joihin pääsin tutustumaan tarkemmin.

Myös erilaisiin kirjastorakennuksiin ja kirjastojen erityisyyksiin oli ilo tutustua. Sain kunnian nähdä Jyväskylän yliopiston kirjaston aarteen, joita on vain neljä kappaletta maailmassa. Näistä yksi on Tanskan kuninkaallisessa kirjastossa, yksi Ruotsin kuninkaallisessa kirjastossa sekä kaksi Suomessa, toinen Kansalliskirjastossa ja toinen Jyväskylän yliopiston kirjastossa. Teosta säilytetään lukkojen takana ja tarkasti oikeassa lämpötilassa.

Jyväskylän yliopiston kirjasto ei ole enää vain kirjasto, vaan avoimen tiedon keskus / kirjasto. Rinnakkaistallentamisesta sain erittäin paljon tietoa, onhan Jyväskylän yliopisto todella saanut tallennettua ison määrän tutkijoidensa artikkeleita. Rinnakkaistallentamiseen oli paneuduttu tehokkaasti ja tuli tunne, että se on heille tärkeä asia. Vaikka Jyväskylän yliopiston sivuilla onkin paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta ja avoimesta julkaisemisesta, niin käytännön ohjeet ja omien kokemusten kertominen valaisee asiaa eri tavalla, varmasti mieleenpainuvammin. Sain myös seurata, miten tiedon tallentaminen tapahtui konkreettisesti. Lisäksi vietin pienen hetken Jyväskylän kirjaston ”asiakkaana” ja seurasin asiakkaiden ja virkailijoiden työskentelyä.  Opiskelijat olivat järjestäneet paneelikeskustelun, joka oli kerännyt joukon opiskelijoita kirjastoon.

Mieleen jäivät myös muutokset. Helsingin yliopiston kirjastossa oli ollut paljon muutoksia, ja uusia henkilöitä oli siirtynyt niihin tehtäviin, joihin kävin tarkemmin tutustumassa. Jyväskylän yliopiston kirjastoon on tulossa uusi tutkimustietojärjestelmä, joten uuden oppimista on tiedossa myös heidän henkilökunnalleen. Molempien organisaatioiden henkilökunnan auttamisen halu ja tiedon jakaminen oli todella antoisaa. Olin otettu saamastani ystävällisestä kohtelusta. Kiitos kaikille, jotka teitte vierailustani niin antoisan!

 

Eija Kumpula
Kirjastosihteeri
Lapin korkeakoulukirjasto
Lapin yliopisto

 

Kuva: Katja Halonen, tehty Wordle-ohjelmalla


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Competence Wednesdays -webinaarisarja jatkuu

Tutkimuksen tuen verkoston järjestämän Competence Wednesdays -webinaarisarjan seuraava webinaari järjestetään 26.4.2017 klo 14.00-15.30.

Webinaarin pääpuhujana on Carol Tenopir, jonka aiheena on Why Academics Read and How Libraries Contribute.  Webinaarissa Carol Tenopir kertoo tutkijoiden lukemiskäytäntöjä koskevista tutkimustuloksistaan. Carol Tenopirin esityksen jälkeen kuullaan kaksi kommenttipuheenvuoroa. Ensimmäisen kommenttipuheenvuoron pitää tietoasiantuntija, musiikkitieteen tohtorikoulutettava Mikko Ojanen Helsingin yliopistosta. Toinen kommenttipuheenvuoro kuullaan tutkijan näkökulmasta ja sen pitää taloustieteen professori Panu Kalmi Vaasan yliopistosta. Webinaari nauhoitetaan ja on katsottavissa myös jälkikäteen. Lisätietoja webinaarista: Competence Wednesdays.


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

DMPTuulin uudet tuulet

Merkintöjä Tuuli-projektin päätösseminaarista 8.2.2017

Vuonna 2015 alkanut Tuuli-projekti päättyy maaliskuun lopussa. Projektin tuloksena käyttöön otettu työkalu DMPTuuli auttaa tutkijoita aineistonhallintasuunnitelmien tekemisessä tutkimushankkeiden eri vaiheissa. Työkalu sisältää sekä yleisiä että rahoittaja- ja organisaatiokohtaisia ohjeita.

Vahvuutena verkostomaisuus ja yhteistyö rahoittajien kanssa

Tuuli-projektissa on ollut mukana suuri joukko asiantuntijoita ympäri Suomea. Helsingin Kaisa-talossa 8.2. pidetyssä päätösseminaarissa todettiinkin, että aktiivinen verkostomainen työskentelytapa on osoittautunut toimivaksi, ja sitä sekä yhteistyötä kansallisten rahoittajien kanssa toivottiin jatkettavan. Tästä esimerkkinä Suomen Akatemian johtava tiedeasiantuntija Aki Salo kartoitti esityksessään, mitä uutta tulevissa hauissa tulee olemaan. Niissä otetaan käyttöön DMPTuuli-toimiston tutkijatyöpajojen tuloksena laaditut yhtenäiset aineistonhallintasuunnitelmat ohjeineen. Suomen Akatemia myös laatii yleisiä ohjeita täydentävät lisäohjeet ja perustelut siitä, miksi aineistonhallintasuunnitelmat ovat rahoittajille tärkeitä.

Projektisihteeri Jari Friman (HY) esitteli palautekyselyiden tuloksia. Niiden mukaan DMPTuuli on helppokäyttöinen ja tukee tutkimusprosessin alkuvaihetta sekä rahoitushakua. Kysymyksiä kuitenkin herätti se, miten suunnitelma saataisiin kiinteäksi osaksi työskentelyä. Entä miten saada kysymykset ja ohjeet palvelemaan eri alojen tutkijoiden tarpeita? Anna Salmen ja projektikoordinaattori Minna Ahokkaan (CSC) laatima raportti aiheesta on luettavissa Zenodossa.

Työnjako vuonna 2017

Projektipäällikkö Mari Elisa Kuusniemi (HY) valotti omassa puheenvuorossaan kuluvan vuoden työnjakoa. OKM:n rahoitus on myönnetty täksi vuodeksi CSC:lle, joka hankkii asiantuntijapalvelut Kansalliskirjastolta ja Helsingin yliopiston kirjastolta. Viimeksi mainittu hoitaa DMPTuulin kehitystä ja ylläpitoa sekä koordinoi Tuuli-verkostoa ja sen työtä. Kansalliskirjasto puolestaan suunnittelee tulevaa rahoitusmallia, tavoitteena on saada ehdotus mahdollisista malleista Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen työvaliokunnan käsittelyyn jo loppukeväästä tai alkukesästä. ATT-hankkeen kanssa myös tiivistetään koulutus- ja viestintäyhteistyötä.

Mitä DMPTuulille jatkossa tapahtuu?

Seminaarin iltapäivän oppimiskahvilaosuudessa ideoitiin mahdollisia rahoitusmalleja, koulutuksia, viestintää, DMP-ohjeistuksen kehittämistarpeita ja Tuuli-verkoston järjestäytymistä. Jatkotoiveissa nousivat esiin mm. verkostovahvuuksien hyödyntäminen ja hyvien käytänteiden jakaminen – best & next practices. Vaikka projekti päättyy, DMPTuulin ylläpitoa ja kehitystä tarvitaan: oppimiskahvilassa toivottiin Tuuli-verkoston ideoita ja työtä jatkettavan mm. kansallisten yleisten ohjeiden ja alakohtaisten DMP-ohjeiden työstämisessä.

 

Teksti:
Minna Toikka, Turun yliopiston kirjasto
SYNin edustaja Tuuli-projektin ohjausryhmässä


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -seminaari 24.2.2017

Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hankkeen loppuseminaari järjestetään Jyväskylässä 24.2.2017. Seminaarin ohjelma ja ilmoittautumistiedot ovat Jyväskylän yliopiston kirjaston sivuilla.


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin