Suomen nuorimman yhteiskirjaston, Lappeenrannan tiedekirjaston, ensimmäinen syksy on takana ja arjen toiminta on alkanut vakiintua. Tiedekirjasto on toiminut
Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Saimaan ammattikorkeakoulun yhteisenä kirjastona elokuusta 2011 alkaen eli tässä vaiheessa noin viisi kuukautta. Tiedekirjasto on yliopiston erillislaitos ja kirjaston koko henkilökunta on yliopiston palveluksessa. Kirjaston perustamisen yhteydessä Saimaan ammattikorkeakoulun kirjaston työntekijät siirtyivät yliopiston palvelukseen. Lappeenrannan tiedekirjastossa työskentelee nyt 21 työntekijää, aikaisemmin kahdesta korkeakoulusta ja samalla kohtaavat kahden korkeakoulun kulttuurit.
Kirjaston organisaation suunnittelu käynnistyi kaksi vuotta ennen toiminnan käynnistämistä ja lopullista päätöstä kirjaston perustamisesta. Yhdistymiseen siis varauduttiin, vaikka vielä silloin ei voitu olla varmoja yhdistymisen toteutumistavasta. Organisaatiorakenteen pohjaksi otimme yliopistokirjaston organisaatiomallin, muotoilimme sitä vain hiukan tiiviimmäksi. Pyrimme konstailemattomaan selkeyteen, yksinkertaisuuteen ja ennen kaikkea toimivuuteen. Kirjasto jakautuu hallinnollisesti neljään ryhmään: painetut aineistot, e-aineistot, opetus ja asiakaspalvelu. Eri hallinnollisten ryhmien työntekijät kuuluvat lisäksi yhteen tai useampaan toiminnalliseen ryhmään tehtäväkuvan mukaan. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedonhankinnan opetusta antavien ja palvelupisteiden päivystäjien ryhmät.
Henkilökunta pääsi osallistumaan kirjaston suunnitteluun, kun osaamiskartoitusryhmissä pohdittiin tulevan organisaation rakennetta. Jo aika alkuvaiheessa tehtiin yli organisaatiorajojen ulottuvaa osaamiskartoitusta ja tätä varten oli perustettu osaamiskartoitusryhmät. Näissä ryhmissä mm. pohdittiin tulevia tehtäviä, tulevia osaamistarpeita ja nykyhetken osaamista. Organisaatiorakenteen skeeman hahmotuttua, työntekijät hahmottelivat uuteen organisaatioon tulevia rooleja, omia nykyisiä ja mahdollisia tulevia tehtäviä. Kukin toi esiin omat keskeiset osaamisalueensa ja toiveensa niistä asioista, joita erityisesti halusi olla kehittämässä tulevassa kirjastossa. Näiden tietojen ja toiveiden pohjalta kirjaston johto laati alustavat ehdotukset työntekijöiden tuleviksi tehtäviksi ja asemaksi yhteiskirjastossa. Osaamiskartoitusryhmien vetäjät keräsivät tiedot ryhmäläisiltään.
Seuraavassa vaiheessa jokaisen työntekijän kanssa käytiin keskustelu ehdotetusta tehtävästä ja työntekijän asemasta uudessa organisaatiossa. Keskusteluihin osallistuivat yhdistyvien kirjastojen johtajat sekä uuden organisaatiorakenteen mukainen työntekijän tuleva lähiesimies. Työntekijä laati keskusteluista muistion ja keskustelun pohjalta alustavan tehtäväkuvauksen uudesta tehtävästään. Tärkeää oli varata keskusteluille riittävästi aikaa, rauhallinen tila ja luoda kiireetön tunnelma sekä luottamuksellinen ilmapiiri. Nämä keskustelut työntekijöiden kanssa käytiin vajaa puoli vuotta ennen kirjastojen yhdistymistä.
Kun organisaation yhdistämisprosessi kestää pitkään, silloin eletään tavallaan osittain vanhassa osittain uudessa organisaatiossa ja olemista leimaa jonkinlainen odottaminen. Jos odotusvaihe kestää liian pitkään, voi tulla jopa lamaannus. Kaikkein odotetuin tieto yksilölle on oma täsmällinen paikka tulevassa organisaatiossa. Vaikka tehtäväkuvat muuttuvat ja täsmentyvät koko ajan vähän, on silti ollut tärkeää, että työntekijöille on pystytty riittävän varhain antamaan tieto omasta roolista. Tulevasta tehtävästä puhuttaessa on kuitenkin korostettu, että tämä on tilanne nyt alkuvaiheessa ja tilanteet voivat muuttua, kun toiminta pääsee vauhtiin ja arki näyttäytyy.
Yhdistyvien kirjastojen työntekijät ovat olleet mukana suunnittelemassa yhteiskirjastoa ja päässeet vaikuttamaan omiin tehtäviinsä. Aika helppo olisi nyt uskoa, että tälläkin on ollut vaikutusta siihen, että yhteiskirjaston toiminnan alkuaikoina tehty työhyvinvointikysely tuotti selkeästi odotettua positiivisemman tuloksen. Yhteisellä asioiden puimisella ja ideoimisella pienemmissä ryhmissä olemme yrittäneet yhdessä sisäistää myös sitä keskeistä ajatusta, että muutos on jatkuva prosessi, jossa saattaa olla joskus seesteisempiä vaiheita, mutta koskaan se ei pääty. Tämä on yksi tapa harjaannuttaa organisaation kykyä muutosten kohtaamiseen.
Meillä kuten yhteiskirjastoissa varmasti yleisemminkin ollaan valmiita pidemmällekin menevään yhteisyyteen kuin mihin tähän mennessä on päästy. Se, että kirjastoilla on kehittämistahtoa, ei kuitenkaan yksinään riitä. Yhteisyyden kehittäminen on vahvasti sidoksissa kirjastojen valtakunnallisen infrastruktuurin (esim. FinELib, kustantajat), taustaorganisaatioiden käytäntöjen ja rakenteiden suomiin mahdollisuuksiin. Yhteiskirjastoissa tulevaisuutta kohti mennään yrittäen myös vaikuttaa näihin mahdollisuuksiin, odottavin mielin ja uteliaina.
Muille yhteiskirjastoja perustaville tämä lyhyt kuvaus kertoo yhden tarinan ja yhden näkökulman yhdistämisprosessissa ja vahvistaa toivon mukaan kykyä kehittää yhteiskirjastoja edelleen, yhdessä.
Lappeenrannan tiedekirjasto toivottaa menestystä kirjastojen hankkeille alkaneena vuonna.
Ulla Ohvo
