Yliopistokirjastojen välinen henkilökuntavaihto antaa mahdollisuuden tuulettaa rutiineja, kerätä uusia ideoita, kertoa oman kirjaston hyvistä käytännöistä kollegoille sekä verkostoitua. Suomen yliopistokirjastojen neuvoston varajohtajien foorumin yhtenä tehtävänä on ollut kehittää kirjastojen välistä henkilökuntavaihtoa, luoda sille käytänteet ja markkinoida vaihtomahdollisuutta. Vuoden 2014 aikana henkilökuntavaihdossa kävi 16 yliopisto-, tiede- ja yhteiskirjastolaista ja vaihtopäiviä kertyi 41 Suomen sisällä. Suosituin vaihtokohde oli Helsingin yliopiston kirjasto, eniten vaihtomahdollisuutta käyttivät Lappeenrannan tiedekirjaston ja Oulun yliopiston kirjaston henkilökunta. Vaihtojen parasta antia ovat vierailijoiden mielestä olleet keskustelut kollegojen kanssa ja uudet näkökulmat. Kysyin, mitä vaihdosta tuumasivat vierailijat.
Miten innostuit vaihdosta ja miten valitsit vaihtopaikkasi?
Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto:
Kuulin mahdollisuudesta vaihtoon kirjaston henkilöstöinfossa ja innostuin heti. Kyselin seuraavaksi omalta esimieheltäni, mikä olisi sellainen kirjasto, johon minun kannattaisi mennä tutustumaan paremmin. Hän ehdotti, että Hankenin kirjastossa on juuri aloitettu ja ehkä saatu valmiiksikin uudenlaiseen asiakaspalveluajatteluun pohjautuva kirjaston tilojen järjestely. Suljetuista varastoista on luovuttu, kuin myös massiivisesta palvelutiskistä ja henkilökuntaa on tuotu lähemmäs asiakasta. Koska vastaavanlainen konsepti oli myös suunnitteilla meidän kirjastossamme, olisi tästä hyvä saada mallia, ideoita ja ajatusten vaihtoa.
Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto:
Vaihtopaikan löytäminen oli helppoa, koska olin etukäteen kiinnostunut Itä-Suomen yliopiston kirjastosta Joensuun kampuksella. Itä-Suomen yliopiston kirjasto on suurin piirtein samankokoinen Oulun kanssa ja hajaantuminen eri kaupunkeihin kiinnosti. He ottivat minut vastaan, joten ei tarvinnut enää kysellä muualta. Molemmille sopiva aikakin löytyi toukokuussa. Matkoissa ei ollut ongelmia, koska oli oma auto käytössä ja majoituskin järjestyi helposti sukulaisten avulla.
Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto:
Mielestäni Oulun yliopiston kirjasto tarjoaa laadukkaita palveluita (esim. bibliometriset palvelut, julkaisupalvelut ja IL-opetus). Kiinnitin asiaan huomiota teknillisten yliopistokirjastojen IL-verkostotapaamisessa syksyllä 2013. Samaisessa tapaamisessa kuulin ensimmäisen kerran myös SYN-vaihdosta, kun eräs informaatikko oli tuolloin vaihdossa Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Kun verkostotapaamisessa oululaisten sovittiin järjestävän vuoden 2014 verkostotapaaminen, syttyi idea vaihdosta kyseisellä viikolla.
Oliko vaihtopaikan löytäminen helppoa ja miten käytännön järjestelyt onnistuivat?
Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:
Vaihtoni onnistui todella helposti ja vaivatta. Kuulin esimieheltäni osastomme palaverissa vaihtomahdollisuudesta, hän ehdotti Jyväskylää yhdeksi vaihtopaikkamahdollisuudeksi ja minä ilmoittauduin samantien halukkaaksi sinne vaihtoon. Otin itse yhteyttä sähköpostitse Jyväskylän yliopiston kirjaston hankintatoimiston silloiseen esimieheen Ulla Pesolaan. Kerroin lyhyesti omaa työtaustaani, ja ilmoitin hänelle kiinnostuksen kohteitani tarkemmin. Samoin ehdotin kolmen päivän ajankohtaa, josta olimme sopineet esimieheni kanssa. SYN:n ohjeet olivat selkeät ja helposti saatavilla. Matkaliput ja yöpymispaikan hankin itse. Ulla otti hetimiten yhteyttä, ja sovimme ajankohdan. Sovitusti sain Ullalta viikkoa ennen ajankohtaa tarkemman aikataulun ja ohjelman. Ohjelmaan tuli lisäyksiä vielä pyynnöstäni. Minut otettiin vastaan Jyväskylässä lämpimästi, ja ohjelma onnistui tosi hyvin. Tapasin paljon muitakin kuin hankintatoimiston väkeä, ja keskustelu oli tosi kiinnostavaa ja antoisaa. Työkäytänteiden vertailu ja muutenkin ajatusten vaihto oli tosi piristävää. Vaihdosta sai uutta puhtia omaan työhön.
Kuinka kauan vaihtosi kesti, millaista ohjelmaa vaihdossa oli?
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:
Vaihto kesti kaksi päivää, ja ohjelmassa oli suurimmaksi osaksi rakennuksen, organisaation ja viestinnän esittelyä, mutta pääsin myös tutustumaan asiakaspalveluun yhdeksi iltapäiväksi hyvinkin hands on -meiningillä (kiitos ja anteeksi!). Pääsin myös osallistumaan yhteen henkilökunnan viikkokokoukseen. Oli jännittävää nähdä, miten tieto kulkee noin isossa organisaatiossa.
Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:
Olin lokakuun alussa vaihdossa Turun yliopiston kirjastossa 2,5 päivää. Kiinnostuksen kohteet olin lähettänyt etukäteen, ja minulle oli laadittu ohjelma, joka ei kuitenkaan ollut liian tiukka. Uppouduimme monta kertaa keskustelemaan isommallakin porukalla jostakin työprosessista. Koin, että en vain minä ollut saamassa vastaanottavalta kirjastolta jotain, vaan myös vastaanottava kirjasto sai tietoa minulta meidän käytännöistämme.
Mitä vinkkejä antaisit vaihtoon lähtijälle omien kokemustesi perusteella?
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:
Vältä tekemästä liian paljon konkreettisia töitä vaihdon aikana. En halunnut esim. hyllyttää, koska se on sellainen työtehtävä, jonka voi yhtä hyvin tehdä omassa kirjastossa. Myös omatoiminen asiakaspalvelu voi olla hankalaa, koska monet kysymykset koskevat tiettyjen palveluiden tai laitteiden sijaintia. Lisäksi asiakaspalveluun kuuluu ohjelmia, joihin vaihdossa olevalla ei ole pääsyä. Kuitenkin kannattaa seurata sivusta, miten muut palvelevat asiakkaita. Juttele niin monen kollegan kanssa kuin mahdollista, ja seuraa, mitä he tekevät ja miten he ovat suunnitelleet niitä prosesseja, jotka sinua kiinnostavat. Tutki organisaation rakenne sekä sen edut ja haitat.
Millaista hyötyä vaihdosta oli?
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:
Aina on kiinnostavaa nähdä, miten muualla työskennellään, pienikin pyrähdys toiseen työyhteisöön tuo uusia näkökulmia omaan työhön. Oli myös todella kiva saada viestinnän ammattilaisilta (jollainen en itse ole) näkökulmia ja vinkkejä työhön. Mukava oli myös ihan tutustua toisen kirjaston henkilökuntaan: nyt tietää, että jos joku asia askarruttaa, heiltä voi kysyä neuvoa.
Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:
Pidin vaihtoa erittäin mielenkiintoisena ja hyödyllisenä, ja koin saaneeni siitä paljon irti. Vastaavasti turkulainen kollegani kertoi, että piristin hänen syksyään. Hänkin sai uutta virtaa työhönsä.
Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:
Verkostoiduin uusien ihmisten kanssa. Ja tietysti opin paljon siitä asiasta, jota menin vaihtoon oppimaan.
Millaisia eroja huomasit oman kirjaston ja vaihtokirjaston toimintojen välillä?
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:
Kirjastojen valtava kokoero tietysti tarkoittaa isojakin eroja toiminnoissa, olemmehan suuruusluokaltamme janan aivan ääripäissä. Asiakaspalvelussa huomasin asiakkaiden määrästä johtuvan eron. Vaihtokirjaston asiakasvolyymit olivat niin suuria, ettei aikaa asiakaslähtöisyyteen juuri ollut. Pienessä kirjastossa on tottunut laajastikin vastaamaan asiakkaan tarpeisiin ja kysymyksiin, mutta vaihtokirjastossa moiseen ei mahdollisuuksia ollut jatkuvan jonon vuoksi.
Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:
Jyväskylän yliopiston ja Oulun yliopiston kirjastot ovat toiminnoiltaan ja organisaatioltaan hyvin paljon toistensa kaltaisia. Ja koska kirjastojärjestelmä ja pitkälti välittäjätkin ovat samoja, ei eroavuuksia paljon ole hankintaosastojenkaan toiminnoissa. Siksi olikin helppoa vaihtaa kokemuksia ja vinkkejä. Jatkossa on myös helpompi tehdä yhteistyötä esimerkiksi ongelmanratkaisutilanteissa, kun tuntee ihmisiä. Lisäksi meidän lainaus- ja neuvontaosastoltamme tuli pyyntö, että tutustuisin Jyväskylässä myös lainauspalveluihin. Osallistun myös itse asiakaspalveluun, joten tutustuminen heidän käytäntöihinsä oli minustakin kiinnostavaa. Tutustuin myös uusien opiskelijoiden opetukseen, joka on järjestetty heillä eri tavalla kuin meillä Oulussa. Tällainen erilaisiin käytänteisiin tutustuminen antaa näkemyksiä ja pohjaa omaan kirjaston palveluiden kehittämistyöhöni.
Toitko jotain konkreettista uutta toimintatapaa mukanasi vaihdosta?
Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:
Ideoita tuli kyllä muutamia ja jo aikaisemmin ajatuksena ollut tiskipäivystysvuorojen lyhentäminen 2 tuntiin (ennen 3 tuntia) sai tästä vahvistusta. Sen siis teimme myös täällä Oulussa. Myös jonkin verran omien käytäntöjen tehokkuus tuli vahvistettua, eli mielestäni teimme jotkin asiat tehokkaammin kuin Helsingin yliopistossa.
Kuinka jaoit omalla työpaikallasi vaihtokokemuksiasi?
Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto:
Keskustelin vaihdossa esille tulleista käytännöistä omalla osastollani. Lähetin myös viestejä mahdollisesti muita osastoja kiinnostavista asioista eteenpäin. Lisäksi tein matkaraportin kirjaston intraan.
Missä tehtävissä toimiville suosittelisit vaihtoa?
Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:
Minusta vaihto sopii kaikille. Aina on hyväksi tutustua erilaisiin tapoihin tehdä samoja asioita tai tutustua itselle uuteen asiaan. Samalla tulee katsottua omaa työtänsä kriittisesti ja voi huomata monia asioita. Matkailu avartaa aina.
Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:
En keksi tehtävää, missä tätä ei kannattaisi tehdä. Mielestäni kirjastoissa tehtävät ja palvelut ovat kohtalaisen samanlaisia, joten sopivin väliajoin tällainen benchmarkkaus on erittäin hyvä ja virkistävä tapa tuulettaa ajatuksia. Olin erittäin tyytyväinen vierailuun. Oman hyödyn lisäksi useissa tapaamisissa jaoin myös toiseen suuntaan tietoa, eli miten meillä tehdään eri työprosessit. Koin, että nämä olivat myös mielenkiintoisia asioita.
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:
Oikeastaan suosittelisin vaihtoa kaikille, mutta vaihto olisi ehkä erityisen tärkeää niille, jotka eivät muuten matkusta töissä tai jotka eivät aiemmin ole nähneet, millä tavalla muissa kirjastoissa työskennellään. Henkilökohtaisesti pidin siitä, että sain tutustua muihin ihmisiin, jotka työskentelevät samanlaisten asioiden parissa kuin minä.
Miten vaihtotoimintaa voisi vielä kehittää?
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:
Pitäisi kannustaa ihmisiä aktiivisesti hyödyntämään tätä mahdollisuutta, kun se on kerran olemassa. Tämä on ainutlaatuinen tilaisuus, jossa voi solmia kontakteja sekä kokea, miten sama työ tehdään muualla.
Lisätietoja vaihtomahdollisuuksista saa oman kirjaston varajohtajien foorumin jäseneltä ja omalta esimieheltä. Sivulta http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/askmuut.html löytyvät henkilökuntavaihdon periaatteet -esite ja henkilökuntavaihtoon liittyvä sopimuslomake.
Jenni Mikkonen, SYN:n varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014
Tietopalvelupäällikkö
Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu
Haastatellut:
Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto
Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto
Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto
Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto
Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto
Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto
Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto
