Onnistunut viestintä ja tiedottaminen tiedetään hyvin haasteelliseksi toteuttaa. Näin on myös meillä Oulun yliopiston kirjastossa. Vuosien varrella olemme huomanneet, etteivät monet meidän tiedotteistamme – lukuisista kanavista huolimatta – tavoita kohderyhmäänsä, sen koommin tutkijoita ja opettajia kuin opiskelijoita. Tänä vuonna olemme ryhtyneet purkamaan tätä ongelmaa löytääksemme siten myös ratkaisuja. Uskommehan vakaasti, että viestimme kannattaisi lukea.
Kaikkia kohderyhmiämme vaivaa sama kuin itse kutakin: kiire ja joka puolelta tuleva viestien tulva. Tutkijoille aika merkitsee oikeasti rahaa. Kuinka vapauttavaa onkaan laittaa sormi liikoja silmäilemättä delete-näppäimelle. Jotkut viisaammat (tutkijat) ovat opettaneet roskapostisuottamisensa tunnistamaan tiettyjä sanoja, toivottavasti eivät sentään kirjastoa, vähentääkseen viestitulvaa.
Olemme tavanneet tämän vuoden aikana useita kymmeniä ylioppilaskunnan ja eri ainelaitosten kattokiltojen edustajaa ja olemme oppineet paljon heiltä onnistuneen viestinnän edellytyksistä. Palautteet opiskelijoilta riippumatta killasta on samat.
Ensinnäkin käsitys kirjastosta ja sen palveluista on vähän ”hatara”, kuten jotkut heistä asian ilmaisivat. Monet esittelemämme rutiinipalvelut ovat osalle heistä outoja tai ei oikein ymmärretä mitä se mahtaa tarkoittaa. Mutta nämähän on kerrottu jo heti ekavuoden syksynä fukseille tarkoitetuissa tapaamisissa, me sanoimme. Niinpä. Nyt se mutta opiskelijan kannalta: silloin on uusille opiskelijoille kerrottu paljon muutakin yliopistosta, joten mieli ja muisti ovat kaikesta uudesta ja jännittävästä täysin ylikuormitettuja opiskelun ensimmäisinä viikkoina ja kuukausina. Olisihan se pitänyt meidän kirjastossakin hoksata. Siispä kirjastopalveluihin liittyvä fuksiopetus kannattaisi jakaa kahteen osaan, ehdottavat tapaamamme opiskelijat. Aivan syksyllä antaa vain kirjastokortti käteen ja kokoelmatietokannasta näyttää kirjan tai tekijän nimenmukainen haku. Sillä pärjää vuoden vaihteeseen, jolloin opiskelija on jo kotiutunut yliopistoon ja on kykenevä ottamaan lisää informaatiota kirjastopalveluista. Mitä todennäköisimmin kokeilemme tätä käytäntöä jo ensi syksynä.
Viestikanavia on käytössä useita. Sähköpostia pidetään sekä tutkijoiden että opiskelijoiden piirissä kaikkein parhaimpana. Mutta miten olemmekaan ihastuneita (tai piintyneitä) omaan slangiimme. Käytämme mielellämme englanninkielisiä tietokantojen nimiä esim. viestin asiakentässä. Se on kuulemma varmin tapa saada viesti opiskelijoilla heti poistetuksi! Yleensäkin asia-kentästä täytyisi heti välittyä hyöty, jonka kyseisen viestin lukemista saa. Perussääntönä sama pätenee tutkijoihin.
Killoilla on sensorihenkilöt, joille killan osoitteen viestit menevät ja he päättävät jatkaako viesti eteenpäin vai ei. Pelkästään englanninkielinen sana viestin asiakentässä on varma tapa saada viestin matka loppumaan siihen. Saimme edelleen opastusta: Viestien tulisi olla mahdollisimman lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Yhteen sähköpostiviestiin ei pidä ympätä liikaa aiheita.
Kaikilla kirjastoilla on omat www-sivut, joiden informatiivisuuteen, käytettävyyteen ja ajantasaisuuteen käytämme paljon vaivaa ja aikaa. Luotamme kovasti siihen, että sieltähän meidän kaikki palvelut ja tiedotteet ovat hyvin saatavilla. Niin olisivat, jos opiskelija tai tutkija kävisi siellä jatkuvasti ja rauhassa tutkailisi palveluja. Mutta se kiire. Sivuihin tutustutaan todennäköisesti taloon tultua ja sitten laitetaan omiin bookmarkeihin eniten käytetyt palvelut. Tutkijat menevät suoraan tarvitsemiensa lehtien sivulle ja saavat artikkelien uutuustiedotteet seurantaprofiilinsa mukaisesti suoraan sähköpostiinsa. Myös opiskelijoille tuntuu tulevan pian rutiinit ja bookmarkit. Jokaisella tuntuu olevan rutiinireittinsä, usein kirja- tai artikkelihakupalvelu, jolloin käyttäjä siirtyy muuta sivua vilkuilematta suoraan tarvitsemaansa palveluun. Sivuja ja palveluja esitellessämme saimme palautetta mistä vielä voisi tiedottaa, nyt niitä sovittuja kanavia käyttäen ja selvällä suomenkielellä. Lisää tiedotusta toivottiin mm. RefWorksistä, Nellistä, Chatista, päivystävästä informaatikosta, mahdollisuudesta netin kautta varata aikaa informaatikon palveluille ja/tai jättää tiedonhakupyyntö, yhteislainauksesta (termi koettiin huonoksi, jopa mahdollisesti estänyt käyttöä), Opiskeluympäristö –sivustosta…
Kirjaston viestintä ulospäin on enimmäkseen kuivakan asiallista, virkamiesmäistä. Samahan pätee yliopistoihinkin. Tähän vaivaan auttaisi kirjaston Facebook-sivut, joilla voisi kertoilla asioista rennommin. Ajan ja työn säästämisen takia esimerkiksi Oulun yliopiston kirjaston www-sivuilta lähtee syötteenä tiedotteet Facebookiin, jolloin sama tiedotustyyli on myös siellä, valitettavasti. Se todennäköisesti on esteenä myös vastavuoroisuuden helppoudelle. Silti meistä jaksaa tykätä iloksemme yli 500 ystävää.
Kiitän lämpimästi kaikkia niitä opiskelijoita, jotka ovat antaneet meille aikaansa tiedottamisemme kehittämiseen! Katsotaan vuoden, kahden päästä, olemmeko olleet myös kehityskelpoisia, halukkaita olemme.
Päivi Kytömäki
Ylikirjastonhoitaja
Oulun yliopisto
