SYNin henkilökuntavaihto vauhtiin

SYNin varajohtajien verkosto on laatinut henkilökuntavaihdon periaatteet ja sopimuksen, jotka hyväksyttiin SYNin kokouksessa 28.5.2013. Henkilökuntavaihdon tavoitteina ovat henkilöstön osaamisen kehittäminen ja ammattitaidon laajentaminen, henkilöstön liikkuvuuden ja verkostoitumisen edistäminen, hyvien käytänteiden jakaminen sekä kokonaisnäkemyksen kehittäminen korkeakoulukirjastojen ympäristöistä.

Henkilökuntavaihto perustuu vapaaehtoisuuteen ja siihen lähdetään omalla palkalla, jonka maksaa kiertoon lähtevän työnantaja. Työnantaja maksaa henkilökierrosta aiheutuvat kustannukset: matkakustannukset, majoituskustannukset ja matkapäivärahan.

Tavoitteena on, että kukin yliopistokirjasto pyrkisi ottamaan vähintään yhden vaihdosta kiinnostuneen vuosittain. Toukokuussa 2013 kevään ollessa hehkeimmillään toteutettiinkin Lapin korkeakoulukirjaston ja Hankenin kirjaston välillä viikon mittainen henkilökuntavaihto. Kirjastoamanuenssi Anne Granberg Hankenilta tuli Rovaniemelle ja samaan aikaan Lapin yliopistolta tietopalvelusihteeri Mikko Hyötyniemi oli Hankenilla.

Tässä Annen kokemuksia Rovaniemeltä:

“På våren 2013 fick jag möjlighet att delta i ett personalutbyte mellan Lapin korkeakoulukirjasto-Lapin yliopiston kirjasto och Hankens bibliotek. Syftet för min del var att öva finska i en vecka samt att se hur biblioteken i Rovaniemi fungerar.

Väl på plats gick vi först en rundvandring i universitetets huvudbibliotek för att bekanta mig med byggnaden. Sen visade och berättade olika personer för mig om sina arbetsuppgifter. Jag fick pröva på att ändra i katalogisering, katalogisera, ställa upp böcker i hyllorna, översätta lite från finska till svenska samt prata och höra finska som menat var. Några dagar besökte jag andra biblioteksenheter i Rovaniemi samt stadsbiblioteket och fick se lite av själva staden också. Därtill fick jag träffa tomten!

Jag fick bo på universitetets gästhus som låg nära huvudbiblioteket. Det var bra att ha en egen vrå att sova i då huvudet var fullt av nya intryck och finska ord som behövde sorteras. Rummet var snyggt och rent. Där fanns allt från kaffekokare till tvättmaskin i de gemensamma utrymmena. Även internetanslutning.

Personalen på Lapplands universitetsbibliotek tog mycket vänligt emot mig. Vi kom överens att vi bara pratar finska även om flera av dem kunde svenska. De visade mig till rätta, lyssnade på min knaggliga finska och rättade mig vänligt ibland samt svarade tåligt på mina frågor. En eftermiddag guidade några av personalen mig på en utflykt till Polcirkeln. Och en kväll var jag frivilligt med på ett symöte.

Man lär sig mycket på ett personalutbyte. Förutom att träffa många nya och trevliga människor får man en inblick hur andra har löst problem och frågeställningar som man kanske har på sin egen arbetsplats. Samtidigt kan det vara bra för den mottagande arbetsplatsen att se sin egen verksamhet genom en utomståendes ögon. Jag rekommenderar verkligen att pröva på ett personalutbyte!”

Mikko kertoo kokemuksistaan Helsingissä:

“Sain kuulla henkilökuntavaihtomahdollisuudesta yllättäen kirjaston kahvihuoneeseen johtavassa portaikossa. Jo aiemminkin vaihtoa nauttineena tartuin hanakasti tähänkin mahdollisuuteen. Ajatus työskentelystä kirjastossa keskellä pääkaupungin sykettä kiehtoi…

Työtehtävistä päällimmäisenä oli luettelointi Hankenin julkaisuarkistoon (DHanken), joka on osa Helsingin yliopiston digitaalista Helda-arkistoa. Yhden iltapäivän verran tutustuin myös lainaustoimintaan, jossa uusimmalla tekniikalla näytti olevan merkittävä rooli. Oli mielenkiintoista todeta, että lainaustoimintaan osallistui säännöllisesti muiden työntekijöiden lisäksi myös itse kirjaston johtaja. Ehkä juuri tästä syystä hänellä vaikuttikin olevan vahva, kannustava tuntuma kirjaston arkeen. Lisäksi pidin viikon aikana koko henkilökunnalle, osittain kehnolla ruotsinkielen taidollani, kaksi alustusta, joissa kuvailin Lapin korkeakoulukirjaston yksiköiden, yliopistokirjaston ja Arktisen keskuksen kirjaston toimintaa sekä yleisemmällä tasolla että niiden pitkäaikaista ja tiivistä yhteistyötä Luoteis-Venäjän kirjastojen kanssa.  Piristystä viikkoon toi myös osallistuminen Hankenin virastomestarin tuottaman taidenäyttelyn avajaisiin pienen kävelymatkan päässä olevassa galleriassa sekä hulppeaan Kaisa-kirjastoon tutustuminen Hankenin ystävällisen henkilökunnan opastamana. Vaihdon ehkä parasta antia onkin nähdä erilaisten työtapojen ja uusien ihmisten lisäksi se kulttuurinen kehys, joka vaikuttaa joka suunnasta kaikkeen työhön ja tekee siitä omaleimaista.

Koska yllättäen Hankenin omat vierashuoneet oli jo buukattu täpösen täyteen, sain jouhevasti Viikistä vierailevia tutkijoita varten tarkoitetusta kerrostalosta miellyttävän, tilavan yksiön käyttööni koko viikoksi. HOAS:n virkailija tosin oli hiukan leväperäinen, sillä hän ei ollutkaan merkinnyt mihinkään huoneeni numeroa, joten saavuttuani kantamuksineni rakennukseen, jouduin syöttämään läpyskäavaimeni neljäänkymmeneen oveen. Neljäskymmenes ensimmäinen ovi oli vasta se oikea. Viikki oli rauhallinen ja vehreä alue, josta kuitenkin löytyi kaikki tarvittavat palvelut. Tiuhaan ja erittäin myöhäänkin liikkuvat bussit kuljettivat minut lähes ovelta ovelle ja matkan pituuskin oli kohtuullinen, joten tapaamisia ja illanviettoja oli helppo toteuttaa Helsingin keskustassa.

Henkilökuntavaihtomahdollisuutta, sen hyötyjä (ja iloja) kannattaisi markkinoida laajasti. On surullista, jos ihmiset eivät uskalla heittäytyä uusien kokemusten piristävään virtaan. Ehkä arvellaan hankkeen toteuttamisen olevan raskasta ja byrokraattista. Lisäksi saatetaan pelätä omaa riittämättömyyttä. Kokemuksesta tiedän, ettei niin ole. Oma riittämättömyyden kokemus karsiutuu pian pois, kun vastaanottava yhteisö ottaa vaihdokkaan osaksi rohkaisevaa yhteisöään.”

Vaihdossa olleiden Annen ja Mikon mukavien kokemusten lisäksi myös vastaanottavan kirjaston henkilökunta täällä Lapin yliopistolla koki virkistävänä Annen vierailun. Verkostoitumaan pääsi näin koko kirjaston henkilökunta. Vaikka henkilökuntavaihto vaatii viitseliäisyyttä järjestelyiden suhteen ja rohkeutta jättää tutut ympäristöt, se silti kannattaa.

Paula Kangasniemi
yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
informaatikko, Lapin korkeakoulukirjasto