Informationsspecialistens nya distansvardag

På grund av Corona-situationen har du arbetat på distans nu i snart en månad, hur ser en vanlig arbetsdag ut på hemmakontoret hos Heidi Troberg?

Arbetsdagen börjar faktiskt på samma sätt som alltid. Med en kopp kaffe i handen slår jag åttatiden på bibliotekets chatt-service, kollar i e-posten och går igenom frågor som kommit till informationstjänsten. Men efter detta är inget som vanligt. Telefonen ringer mycket och e-posten, chatten och Teams-appen plingar betydligt tätare än vanligt. Det kommer just nu fler verkligt brådskande ärenden på en dag än vad det annars kommer på flera veckor.

Foto av Heidi Troberg
Heidi Troberg

Jag jobbar mest med informationskompetens och e-resurser, så trycket att ytterligare öka tempot kom genast universitetet började köra distansundervisning. Jag har nog aldrig tidigare skrivit så många nyhetsbrev, puffar och inlägg i allehanda universitetsforum för att hjälpa lärare och studerande med den nya digitala vardagen. Videoverkstaden har gått på högtryck när det sprutat ut korta videor om e-resurser etc.

På e-boksfronten har det varit code red sedan social distansering blev ett måste i den finländska vardagen. Men det är härligt när de annars inte så tillmötesgående utländska förlagen och förmedlarna av e-bokstjänster nu öppnat upp material åt sina kunder på högskolorna.

Vad har varit mest utmanande? Något som krävt kreativa lösningar?

Mest utmanande är nog att få arbetsdagens timmar att räcka till. Det är betydligt fler akuta saker än i vanliga fall som måste lösas genast.

Man har även ställts inför nya typer av distraktioner, både för en själv och för de som man sitter i videomöte med eller för de som deltar i ens undervisning /handledning. Jag har man, barn, hundar och katter och då och då har någon av dessa dykt upp mitt under pågående Zoom-undervisning eller under ett viktigt teams-möte. Tack och lov har man snabbt blivit mästare på att tajma in en Netflix-film åt barnet parallellt med sin undervisning/sina möten och man glömmer inte längre att stänga dörren till rummet man streamar från så att inte en tjock katt dyker upp framför linsen.

Hur har kunderna/studerandena tagit det hela? Har det förekommit problem?

Studerandena har varit redo för en transformation från traditionell undervisning till distansundervisning och från tryckta böcker till e-böcker redan länge, så de har klarat förändringen med glans.
Även alla lärare har tagit förändringen på ett bra sätt. På Vasa universitet har hela 207 av vårens kurser flyttat ut på nätet och bara tre stycken har inhiberats.

Upplever du att du har tillgång till tillräckligt bra e-verktyg för att kunna göra ditt jobb?

Absolut. Jag har bra utrustning och bra programvara från tidigare och har alltid haft möjlighet att påverka hur min egen utrustning ser ut, så jag hör nog till de lyckliga få som inte behövt skaffa något.

Vad upplever du för för- och nackdelar med distansjobb?

Största fördelen är absolut att man ser man och barn mer än annars. Även att alla plötsligt vågat testa på nya kreativa lösningar för sina kurser är ett stort plus.

Nackdelen är att det är svårt att sluta jobba. Jag hade tänkt att jag idag slutar jobba kl. 13 och går ut i solen i stället. Nu är klockan fyra, men ännu finns det saker på min to-do-lista. Det är av någon konstig anledning lättare att avbryta jobbet på campus och gå hem för dagen, än vad det är att sluta jobba här hemma.

Tror du att situationen medför något positivt med tanke på ditt jobb, högskolebiblioteksverksamheten och högskolestudier överlag?

Absolut! Användningen av redan tillgängliga e-resurser kommer att öka lavinartat då studerande, forskare och personal temporärt tvingas att helt övergå till dessa. Jag tror att det blir en ögonöppnare för många om vilket fantastiskt utbud av e-resurser de vetenskapliga biblioteken redan har.
Lärarna lär sig även vikten av att prioritera e-böcker som kurslitteratur, vilket ibland varit en utmaning på högskolorna. Detta trots att studerandena sedan länge funnits på andra orter.

Även universitetens fina digitala verktyg och våra molntjänster får ett uppsving, liksom olika verktyg för distansundervisningen som t.ex. Zoom och Teams.

Är det något annat du vill lyfta fram? Har du några tips åt andra distansjobbare?

Mitt enda tips till alla distansjobbare är prioritera, prioritera om och prioritera rätt. I rådande situation ändrar arbetsdagens uppgifter och innehåll hela tiden. Det kommer så mycket nya saker under dagen att ta ställning till, och så många nya uppgifter som har hög prioritet, att man kontinuerligt behöver evaluera sin agenda. Och allt blir inte perfekt hela tiden, men det är något vi måste lära oss att leva med. Vi gör vårt bästa och det räcker.

Frågor: Pia-Maria Niemitalo

Svar: Heidi Troberg, informationsspecialist, Tritonia/Vasa universitet

Foto: Heidis personliga arkiv

Yliopistokirjastot tiedottavat palveluistaan poikkeustilanteen aikana / Universitetsbiblioteken informerar om servicen under den rådande undantagssituationen / University libraries informs about services during the exeptional circumstances

Aalto-yliopiston oppimispalvelut / Aalto University, Learning Centre

Oppimiskeskuksen palvelut poikkeustilanteen aikana

Learning Centre services during the exceptional circumstances

Helsingin yliopiston kirjasto / Helsinki University Library

Kir­jas­ton pal­ve­lut ko­ro­na­vi­ruk­sen ai­heut­ta­mas­sa poik­keus­ti­lan­tees­sa

Library Services at the Ex­cep­tional Situ­ation Caused by Corona Virus

Itä-Suomen yliopiston kirjasto / University of Eastern Finland Library

Kirjastotilat ovat kiinni – muut palvelut toimivat

Libraries are closed – online services continue

Jyväskylän yliopiston kirjasto / University of Jyväskylä Library

Koronatilanteesta 2020

Corona situation

Lapin korkeakoulukirjasto / Lapland University Consortium Library

Lapin korkeakoulukirjasto suljettuna 18.3.-13.4.2020

Lapland University Consortium Library closed 18.3.-13.4.2020

LUT-tiedekirjasto / LUT Academic Library

LUT-tiedekirjasto on toistaiseksi suljettu

Oulun yliopiston kirjasto / Oulu University Library

Kaikki Oulun yliopiston kirjaston toimipaikat ovat suljettuina keskiviikosta 18.3. lähtien

Hyödynnä kirjaston palveluita etänä

Oulu University Library units are closed from Wednesday March 18 onwards

Access library services remotely

Svenska handelshögskolans bibliotek / Hanken School of Economics Library

Bibliotekets service under nedstängningen

Library’s services during the shutdown

Taideyliopiston kirjasto / Konstuniversitetets bibliotek / Uniarts Helsinki Library

Kirjasto on suljettu 18.3. alkaen – palvelut ja aineistot verkossa

Biblioteket stängt från och med 18.3. – tjänster och samlingar på nätet

Library is closed from March 18 onwards – services and materials available online

Tampereen yliopiston kirjasto / Tampere University Library

Korona

Corona

Tiedekirjasto Tritonia / Vetenskapsbiblioteket Tritonia / Tritonia Academic Library

Kirjastotilat suljetaan 18.3. – verkkopalvelut palvelevat

Tritonias lokaler stängs 18.3 – vi betjänar på webben

Tritonia will be closed from 18.3 – online services available

Turun yliopiston kirjasto / Turku University Library

Kirjastot suljettuna 18.3.2020 alkaen – hyödynnä kirjaston palveluita etänä

Libraries are closed 18.3.-13.4.2020 – use library services online

Samarbetet med våra nordiska vänner inleddes vid Polcirkeln

I linje med den nya strategin initierade FUN en ordentlig satsning på internationalisering och gjorde historia med att ordna det första gemensamma mötet någonsin med nordiska kolleger. Det är ju naturligt att börja med de närmaste grannarna. Dessutom är de nordiska universitetssystemen relativt lika och vi delar samma kultur och värden. En tilläggsfaktor är att kontakten med våra nordiska vänner skapades lätt via NUAS, eftersom vi har en finländare, Pia Södergård, som ordförande i NUAS biblioteksgrupp. Egentligen var det hon som grundade NUAS biblioteksgrupp och har varit dess ordförande från början.

NUAS är ett nätverk för nordiska universitetsanställda, speciellt riktat till oss andra, som inte jobbar med forskning eller undervisning. Förkortningen NUAS står för ”Det Nordiska Universitets Administratörs Samarbetet”. NUAS verksamhet är till för NUAS medlemsuniversitet. NUAS har 13 arbetsgrupper, varav en är biblioteksgruppen. Gruppen har nio medlemmar från NUAS medlemsuniversitet: två från varje land, med undantag från Island som har en medlem. Jag har varit med från början som den andra finländska medlemmen.

NUAS biblioteksgrupp hade redan valt Rovaniemi och Lapplands universitet som mötesplats för sitt höstmöte, och därför ordnades även det gemensamma mötet i Rovaniemi, vid universitetets Arktiska center. Vår lilla arbetsgrupp lyckades få ihop allt: det gemensamma mötet, ett FUN-möte och ett NUAS biblioteksgruppsmöte, därtill intressant program under tiden den andra gruppen hade möte samt en gemensam middag. Och när vi nu var vid Polcirkeln i Lappland ville vi naturligtvis erbjuda alla en möjlighet att njuta av den lappländska naturen i form av en naturutflykt.

Polcirkelns vandringsstigar bjöd på en vacker solnedgång.
Foto: Pia-Maria Niemitalo

Bibliotekets inverkan (impact) valdes som tema för det gemensamma mötet, något som alla upplevde som ett viktigt tema. Den främsta experten i Finland, Jarmo Saarti, gav oss en introduktion till ämnet; biblioteken är på väg mot multimodal utvärdering. Efter introduktionen arbetade vi i grupper (Learning Café) med olika underteman och slutligen fick vi höra en onlinepresentation från Rom, där Hanna-Mari Puuska, Janne Pölönen och Vidar Roeggen berättade om ett nordiskt initiativ till en ny ”Nordic Publication Information Infrastructure”.

Vad var då nyttan med det gemensamma mötet? För det första tycker jag att det är väldigt viktigt att lära känna varandra, särskilt om vi vill fortsätta med samarbetet. Det är även nödvändigt att vi alla lär oss mera om varandras olika förhållanden. Det är alltid bra att utbyta tankar och få veta hur kolleger ser på gemensamma frågor.

Dessutom visade det sig att vi tillsammans producerade en massa idéer om bibliotekens impact som vi kan fortsätta att jobba med. Det förekommer liknande utveckling i alla länder, men länderna har även sina särdrag.

FUN och NUAS i Arktiska centret vid Lapplands universitet.
Foto: Pia-Maria Niemitalo

Vi märkte även att det finns gott om andra gemensamma teman som vi kunde ta upp i framtiden.  NUAS biblioteksgrupp har redan tagit tag i detta. Under sommaren gjorde gruppen en enkät riktad till chefer på nordiska vetenskapsbibliotek, och på basen av den har gruppen börjat planera workshops för nordiska biblioteksdirektörer inom olika aktuella teman.

Det gäller naturligtvis att prioritera – ingen kan tyvärr använda all sin arbetstid på det nordiska samarbetet.

Susanna Parikka

Biblioteksdirektör, Lapplands universitetsbibliotek

EU:s tillgänglighetsdirektiv

Den 1.4.2019 trädde Lag om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) i kraft. I enlighet med lagens 2§ inkluderas universiteten och yrkeshögskolorna i definitionen av myndighet (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2019/20190306). Genom lagen genomförs Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer, även kallat tillgänglighetsdirektivet (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:32016L2102). I direktivet ingår inga sanktioner, men den nationella lagen ger tillsynsmyndigheten möjlighet att förena sina åligganden med vite.

Den tillgänglighet som avses i tillgänglighetsdirektivet innebär

att webbplatser, mobilapplikationer och deras innehåll är sådana att vem som helst kan använda dem och förstå vad som sägs i dem. Tillgängliga tjänster utnyttjar sådana tekniker och metoder som gör att tjänsterna kan användas med olika typer av terminalutrustning och olika typer av hjälpmedel. Tillgängligheten kan beskrivas som lättillgängliga digitala tjänster som också är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning.

Tillgänglighet är en väsentlig del av principen ”design för alla”. Enligt principen ska olika typer av användare och deras behov beaktas redan i planeringsskedet. Målet är att på det här sättet garantera lika möjligheter för alla användare att utnyttja de digitala tjänsterna oavsett hörsel- eller synförmåga, motoriska svårigheter eller andra funktionsbegränsningar. (Finansministeriet: Vanliga frågor om tillgänglighet och tillgänglighetskrav, https://vm.fi/sv/vanliga-fragor-om-tillganglighetskrav)

Tillgänglighetskraven ska tillämpas enligt följande tidtabell (Finansministeriet: Tillgänglighet. https://vm.fi/sv/tillganglighetsdirektivet):

  • Webbplatser som publicerats den 23 september 2018 eller efter det ska överensstämma med tillgänglighetskraven senast den 23 september 2019.
  • Webbplatser som publicerats före den 23 september 2018 ska överensstämma med tillgänglighetskraven senast den 23 september 2020.
  • Mobilapplikationer ska uppfylla tillgänglighetskraven den 23 juni 2021.
  • PDF-filer och andra dokument :
    • Då det är fråga om webbportaler som publicerats FÖRE den 23 september 2018
      • ska PDF-filer som publicerats 23.9.2018 eller efter det vara tillgängliga i september 2020.
      • behövs PDF-filer som publicerats före 23.9.2018 inte göras tillgängliga, förutom då de handlar som administrativa processer, såsom t.ex. ansökningar.
    • Om det är fråga om en webbportal som publicerats den 23.9.2018 eller DÄREFTER ska PDF-filer som publicerats på webbplatsen vara tillgängliga i september 2019.

Utöver högskolebibliotekens webbplatser och mobilapplikationer är det skäl att se över produktionen och offentliggörandet av pro gradu-avhandlingar samt videofilmer och annat audiovisuellt material som används för att presentera bibliotekets service.

På de flesta högskolorna ansvarar biblioteken för offentliggörandet av pro gradu-avhandlingarna. För att uppfylla tillgänglighetskraven bör de här PDF-dokumenten skapas så att de kan läsas med olika typer av hjälpmedel. Celia – ett nationellt kunskapscentrum för tillgänglig litteratur och publicering – har på sin webbplats om tillgänglighet (https://www.saavutettavasti.fi/) samlat instruktioner för hur man skapar PDF-dokument, och andra dokument skapade med kontorsprogram, så att de kan läsas med olika typer av hjälpmedel: https://www.saavutettavasti.fi/saavutettavat-tiedostot/. Det rekommenderade PDF-formatet, PDF/UA, är kompatibelt med det arkivbeständiga PDF/A-formatet.

Enligt informationen på Finansministeriets webbplats ska i princip allt audiovisuellt material, som publiceras på myndigheternas webbplatser och som är tillgängligt minst 14 dygn, textas till finska och svenska och vid behov också till andra språk, till exempel samiska, engelska eller teckenspråk. Detta gäller t.ex. inspelade videor och podcastar. Om det inte är möjligt att texta ska innehållet och informationen förklaras på något annat sätt. Den audiovisuella informationen kan läggas upp på webbplatsen till exempel i textform. Kravet på textning gäller inte direktsändningar och videor som publicerats före tillgänglighetskraven trädde i kraft den 22.12.2016. Läs mer om tillgängligheten för tidsberoende medieinnehåll i Papunets översättning av WCAG-anvisningen: https://papunet.net/saavutettavuus/verkkosisallon-saavutettavuusohjeet-wcag.

Mera information kommer att finnas på regionförvaltningsverkets webbplats som lanseras i maj 2019: https://www.saavutettavuusvaatimukset.fi/. Mera information speciellt för bibliotek finns på Celias webbplats: https://www.celia.fi/. Också bloggsiten https://saavutettava.fi/ innehåller aktuell information från Design for all-forumet.

Text: Tua Hindersson-Söderholm

Övergång till öppna publiceringsmodeller bör ske så snabbt som möjligt

I och med att det blir vanligare med öppen publicering, en praxis som kallas för Open Access, kan forskare och vetenskapssamhället i stort allt snabbare och smidigare dela med sig och ta del av vetenskaplig information. De finländska högskolorna och forskningsinstituten försöker i de förhandlingar med vetenskapliga utgivare som nu pågår att förbättra möjligheterna till effektiv öppen publicering. ”Vårt mål är att samtidigt se till att de totala kostnaderna för vetenskaplig publicering inte stiger”, säger Mikael Laakso, foskardoktor vid Svenska Handelshögskolan och medlem i strategigruppen för förhandlingarna.

Forskarna kan få hjälp med Open Access-publicering av sin bibliotek
Forskarna kan få hjälp med Open Access-publicering av sin bibliotek

Undervisnings- och kulturministeriet har som mål att Finland före år 2017 ska vara ett ledande land vad gäller öppen vetenskap och forskning. ”Om vi ska nå målet måste vi snabbt övergå från licensavtal som bygger på prenumerationsavgifter till öppna publiceringsmodeller”, säger Laakso.

Överlappande kostnader måste minimeras

I dagens läge betalar högskolorna och forskningsinstituten för vetenskapliga publikationer i form av prenumerationsavgifter. Vid öppen publicering betalar författaren eller författarens organisation för att publicera artikeln. Det är viktigt att se över de totala kostnaderna, eftersom i synnerhet de större förlagen gynnar så kallad hybridpublicering, där forskare som publicerar en enskild artikel i en tidskrift kan göra artikeln tillgänglig för alla genom att betala en extra handläggningsavgift. För forskarna är det viktigt att publicera i tidskrifter som är ansedda inom vetenskapssamhället, även om en extra handläggningsavgift krävs för öppen publicering. Men modellen med handläggningsavgifter ger överlappande kostnader, om inte förlaget sänker prenumerationsavgiften för de tidskrifter man publicerar i.

Nationalbibliotekets konsortium FinELib representerar högskolorna och forskningsinstituten vid förhandlingarna. FinELib anser det vara viktigt att modellen med både prenumerations- och handläggningsavgifter endast blir en övergång till helt öppen publicering. Under övergångsperioden är det viktigt att överlappande kostnader för den nya öppna publiceringsmodellen och den gamla modellen med prenumerationsavgifter minimeras.

Målet – ett avtal som främjar öppen publicering

Högskolorna och forskningsinstituten betalar varje år cirka 23 miljoner euro i prenumerationsavgifter för vetenskapliga tidskrifter. Man känner inte till de exakta kostnaderna för Open Access-publicering, eftersom det inte följs upp på nationell nivå i Finland. I projektet Tieteen avoin julkaiseminen (öppen vetenskapspublicering) bedömdes det ändå att finländska universiteten betalade sammanlagt åtminstone en miljon euro för att publicera Open Access-artiklar år 2014, och att detta belopp kommer att stiga.

Man försöker också internationellt hitta en modell för Open Access-publicering som är ekonomiskt hållbar och smidig för forskarna. För tillfället finns det flera internationella kampanjer för att förbättra förutsättningarna för öppen publicering, t.ex. League of European Research Universities Christmas is over, en kampanj som har undertecknats av många finländska högskolor. Högskolorna i Nederländerna har med de stora förlagen Springer och Wiley lyckats ingå paketavtal där öppen publicering underlättas.

Biblioteken hjälper med öppen publicering

Forskarna kan få hjälp med Open Access-publicering av sin organisations bibliotek. Det finns också många anvisningar för Open Access-publicering på nätet, t.ex.:

Avoin tiede ja open access (Helsingfors universitets bibliotek)

Avoin julkaiseminen (Aalto-universitetet)

Open Access julkaiseminen (Östra Finlands universitet)

Projektet Avoin tiede ja tutkimus (ATT)

Ytterligare information

prorektor Keijo Hämäläinen, Helsingfors universitet, ordförande i strategigruppen för avtalsförhandlingar, tfn 029 415 0640, keijo.hamalainen@helsinki.fi
forskardoktor Mikael Laakso, Hanken, medlem i strategigruppen för avtalsförhandlingar, tfn 050 9100 864, mikael.laakso@hanken.fi

FinELib-wiki https://www.kiwi.fi/display/finelib/
FinELib på Twitter https://twitter.com/FinELibpalvelu