Suomen yliopistokirjastojen neuvoston yhteistyösihteeri haastattelussa

Jussi Piipponen Helsingin yliopiston kirjastosta on toiminut vuoden 2015 alusta alkaen SYNin yhteistyösihteerinä.

SYNin sääntöjen mukaan yhteistyösihteerin tehtävänä on valmistella SYNin kokouksia ja toimia niiden sihteerinä, toteuttaa kokousten päätöksiä, tiedottaa toiminnasta ja olla avuksi SYNin yhteistyöverkostojen toiminnassa.

Jussi Piipponen haastatteli yhteistyösihteeriä selvittääkseen, mitä tehtävä käytännössä pitää sisällään.

Jussi2Yhteistyösihteerin työtä on reilu vuosi takana. Miten yhteistyösihteerin tehtävät ovat sujuneet?

Kiitos kysymästä, olen viihtynyt tehtävässä. Alkuun oli totta kai paljon opittavaa, mutta ehkä ainakin osa toimenkuvasta on toivottavasti hallussa. Aivan ensimmäisestä päivästä alkaen on päässyt tekemään SYNiin liittyviä asioita. Lisäksi työssä on ollut pakko yrittää ottaa haltuun uusia asioita, koska SYNissä ovat esillä yliopistokirjastojen toiminnan kaikki osa-alueet. Tämä on tuntunut innostavalta. Aloitin tehtävässä puolen vuoden hoitovapaan jälkeen, joten olin onneksi valmis nopeasti vaihtuviin tilanteisiin.

Minkälainen tausta sinulla on kirjastoalalla ja yleensä työelämässä?

Olen ollut vuodesta 2010 Helsingin yliopiston kirjaston palveluksessa. Tehtäviini on kuulunut erityisesti digitaalisiin opinnäytteisiin ja julkaisuarkistoihin liittyvien palveluiden suunnittelua ja toteuttamista. Osallistuin myös vuonna 2014 Helsingissä järjestetyn, viisisataa vierasta houkutelleen Open Repositories -konferenssin järjestämiseen.

Olen ollut aiemmin töissä myös Kansalliskirjastossa, ja minulla on lisäksi kokemusta muun muassa Helsingin yliopiston valtiotieteellisestä tiedekunnasta ja VTT:ltä.

Mitä kaikkea olet tehnyt yhteistyösihteerinä tähän mennessä?

Olen valmistellut kokouksia ja laatinut taustamateriaalia kokouksia varten, toiminut työryhmän sihteerin tehtävissä, vastannut osaltani SYNin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, auttanut koulutusjärjestelyissä sekä laatinut selvityksiä ja lausuntoja, jos ensimmäisenä mieleen tulevat asiat mainitaan.

Ensimmäisen vuoden merkittävä ponnistus oli SYNin uusien verkkosivujen suunnitteleminen ja rakentaminen. Tähän urakkaan sain onneksi tukea ja apua SYNin piiristä.

Yhteistyösihteerin tehtävä on kaksivuotinen. Minkälaisia asioita työssäsi tulee vielä olemaan esillä?

SYNin vuotta tuntuvat rytmittävän kokoukset ja niiden valmistelutyö. Nyt alkaakin olla käsillä toukokuun alussa pidettävän kokouksen valmistelu ja sitä edeltävän työvaliokunnan kokouksen valmistelu.

Verkkosivujen kehittäminen ei lopu missään vaiheessa, ja niiden parantamiseen haluaisin satsata vielä. Ja syksyllä on näillä näkymin edessä mielenkiintoisen tapahtuman järjestely.

Näiden asioiden lisäksi on varmasti tiedossa myös muita eteen tulevia asioita. Esimerkiksi lausuntopyyntöjä erilaisista kirjastoalaan liittyvistä asioista tulee SYNin käsiteltäväksi.

Onko mieleen tullut tapoja, joilla SYNin toimintaa voisi kehittää? Mihin yhteistyösihteerin tehtävässä voisi satsata erityisesti?

Ensimmäisenä minulle tulee mieleen, että tietoisuutta SYNin toiminnasta voisi varmasti lisätä. Minun on itsekin myönnettävä, että en aiemmin ollut kovin tarkasti perillä SYNin toiminnan sisällöstä, vaikka tiesinkin SYNin olemassaolosta.

Yhteistyösihteeri voi myös tehdä osansa SYNin esillä pitämiseksi. SYNin omia viestintäkanavia voisi tässä ottaa paremmin käyttöön, ja ehkä voisi miettiä myös muita kanavia, joilla tavoitettaisiin yliopistokirjastojen henkilökuntaa, yliopistolaisia ja muutakin yleisöä.

Teksti: Jussi Piipponen
Kuva: Teijo Kuvaja

 


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Tervetuloa SYN:n uusille verkkosivuille!

Suomen yliopistokirjastojen neuvoston uudet verkkosivut on julkistettu 29.6.

Sivut sisältävät tietoa muun muassa SYN:n ajankohtaisista hankkeista ja tapahtumista, SYN:n piirissä toimivista yhteistyöverkostoista sekä kokouksista ja päätöksistä.

Osana verkkosivujen uudistusta myös SYN:n logo on uudistettu. Logon perinteinen sulkakynä on saanut uuden värityksen ja muodon.

Suomen yliopistokirjastojen neuvoston toimintaa voi seurata myös Facebookissa tutussa osoitteessa facebook.com/yliopistokirjastojenneuvosto.

Lisätietoja sivuista ja neuvoston toiminnasta saat SYN:n yhteistyösihteeriltä Jussi Piipposelta (jussi.piipponen[at]helsinki.fi, 050 4488717).

 


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

SYN:n uusi strategia videoksi

Toimiessani Suomen yliopistokirjastojen neuvoston yhteistyösihteerinä loppuvuoden 2012 sain tehtäväkseni monia mielenkiintoisia projekteja. Yksi mieleenpainuvimmista ja omalla tavallaan myös haastavimmista oli SYN:n esittelyvideon työstäminen.

Ajatus videon tekemiseen syntyi Helsingissä pidetyssä IFLA-konferenssissa, kun SYN:n yhteistyösihteerinä juuri ennen minua toiminut Raija Aaltonen piti konferenssissa esityksen SYN:n toiminnasta otsikolla: SYN – the Council for Finnish University Libraries. Tuota esitystä oli kuulemassa muutama suomalainen yliopistokirjastonjohtaja, jotka saivat esityksen aikana idean siitä, että esitys tulisi työstää myös videoksi. Edeltäjäni Raija siirtyi toisiin tehtäviin, joten videon työstäminen jäi minun tehtäväkseni.

Internetin ja erityisesti Youtuben kautta löytyy jo paljon erilaisia kirjastoaiheisia videoita eri puolilta maailmaa. Esittelyvideon tarkoituksena onkin jakaa myös suomalaista kirjastoalan osaamista kollegoille ympäri maailmaa. Suomessahan kirjastoalalla on panostettu paljon yhteistyöhön. Yhteistyöhön ja osaamisen jakamiseen perustuu myös SYN:n toiminta.

Videon pohjana päätettiin alusta alkaen käyttää Raijan tekemää esitystä hieman päivitettynä. Esityksen kuvitus vaihdettiin kuvaamaan yliopistokirjastoja ja niiden toimintaa. Kuvia kirjastoista pyydettiin kaikilta yliopistokirjastoilta. Kuvia löytyi kiitettävästi ja niiden valikoiminen oli melko aikaa vievää. Myös esityksen tekstejä muokattiin ja ajantasaistettiin. Esitys pohjautuu SYN:n uuteen strategiaan vuosille 2013-2017. Alkuperäisen esityksen tekohetkellä tuo strategia oli vielä työn alla, joten lopullisessa videossa strategiaa koskevat kohdat päivitettiin vastaamaan lokakuun neuvoston kokouksessa hyväksyttyä strategiaa.

Videon toteuttamiseen ei ollut käytettävissä omaa budjettia, joten video toteutettiin pääsääntöisesti Internetistä löytyvien ilmaisohjelmien avulla. Vaihtoehtoisia ohjelmia löytyi useampia, mutta lopulta video toteutettiin Windows Live Movie Maker –ohjelman avulla. Onneksi tuo ohjelma oli varsin helppokäyttöinen vasta-alkajallekin.

Syksyn mittaan videota työstettiin muiden töiden ohella. Vuoden loppuun mennessä videosta saatiin valmiiksi ns. ensimmäinen versio, jota ei kuitenkaan vielä esitetty kenellekään. SYN:n puheenjohtajan ja yhteistyösihteerin vaihtuessa vuoden 2013 alusta, video jäi siis vielä keskeneräiseksi. Näin ollen uuden yhteistyösihteerin tehtäväksi jäi vielä viimeistellä video. Nyt video on kuitenkin valmis ja katsottavissa YouTuben kautta.

[youtube=http://youtu.be/cLkPxjWZiEg]
Yhteistyöllä tämäkin video saatiin kuin saatiinkin valmiiksi!

Tanja Heikkilä
kirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto
(SYN:n yhteistyösihteeri 1.8.-31.12.2012)


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

”Kirjasto ilahduttaa!” – Itä-Suomen yliopiston kirjaston viestintäkyselyn tuloksia

Otsikon sitaatti ”Kirjasto ilahduttaa!” on poimittu Itä-Suomen yliopiston kirjaston asiakkaille suunnatun viestintäkyselyn avoimista vastauksista. Kyselyllä pyrittiin selvittämään niitä kirjaston palveluihin ja toimintaan liittyviä asioita, joista asiakkaat haluavat saada tietoa sekä löytämään niitä kanavia, joita he toivovat tiedonvälityksessä käytettävän. Saatuja tuloksia hyödynnetään jatkossa Itä-Suomen yliopiston kirjaston viestinnän kehittämisessä.

Itä-Suomen yliopiston kirjasto on monitieteinen julkinen kirjasto, joka toimii kolmella kampuksella: Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Yliopiston sisällä kirjasto palvelee yli 15 000 asiakasta henkilökunnasta opiskelijoihin ja sen palvelut ja kokoelmat ovat avoimia muullekin yleisölle. Mietittäessä siis kirjaston viestinnän kehittämistä oli aiheellista antaa tämän kyselyn avulla vaikutusmahdollisuus ja ääni myös kirjaston asiakkaille.

Viestintäkysely toteutettiin lokakuun alussa, 4.-11.10.2012 välisenä aikana. Kyselyyn oli mahdollista vastata sähköisesti verkossa tai perinteisesti täyttämällä paperilomake. Kyselyä markkinoitiin kirjaston ja yliopiston kotisivuilla, kirjaston Facebook -ryhmässä ja lainauksen yhteydessä palvelutiskillä. Yhteensä kyselyyn vastasi 213 asiakasta. Suurin osa, noin 75 prosenttia vastanneista oli opiskelijoita ja lähes puolet vastaajista oli Joensuun kampukselta.

Kyselyssä tiedusteltiin sitä, millaisista asioista vastaajat toivoivat itselleen tiedotettavan. Suurin osa vastanneista halusi, melko odotetustikin, tietoa ajankohtaisista käytännön asioista, esimerkiksi aukioloajoista ja käyttökatkoista. Toiseksi eniten kiinnostivat oman tieteenalan painetut ja elektroniset tietoaineistot. Kolmanneksi eniten haluttiin tietoa kirjaston vaihtuvista tapahtumista ja näyttelyistä. Ohjeita ja vinkkejäkin toivottiin. Toiveet liittyivät kirjaston päivittäiseen käyttöön ja olivat sangen käytännönläheisiä.

Viestintäkanavia kartoitettaessa vastaajia pyydettiin valitsemaan annetuista vaihtoehdoista mieluisimmat. Kyselyn tekovaiheessa vaihtoehtoja suunniteltaessa pyrittiin ottamaan huomioon niin sähköiset viestintäkanavat kuin perinteisempi paperitiedottaminenkin. Myös sosiaalisen median palvelut (verkkoyhteisö, blogi, wiki) pääsivät kyselyssä omiksi vaihtoehdoikseen.

Mitä kanavia pitkin asiakkaat sitten halusivat tietoa saada? Ehdottomasti suurimman kannatuksen sai henkilökohtainen sähköposti. Sen käyttöä toivoi 171 vastaajaa. Suuresta suosiostaan huolimatta sähköpostin käyttö myös jakoi mielipiteitä: osa vastaajista oli sitä mieltä, että sähköpostia ei missään tapauksessa tule käyttää kirjaston toiminnasta tiedottamiseen. Jonkinlaisen kirjaston uutiskirjeen tilaamista sähköpostiin tai mahdollisuutta liittyä erilliselle kirjaston sähköpostilistalle kuitenkin ehdotettiin.

Seuraavaksi suosituimmat viestintäkanavat olivat kirjaston kotisivut. Suuri osa vastaajista kertoi lähtevänsä hakemaan tietoa aina ensin kirjaston omilta sivuilta. Vaikka kirjaston kotisivuja pidettiinkin suhteellisen hyvinä, avoimissa vastauksissa kävi ilmi, että niitä tulisi edelleen kehittää selkeämmiksi ja asiakaslähtöisemmiksi.

Kotisivujen lisäksi kirjaston tiloissa olevat infonäytöt ja paperiset tiedotteet nousivat myös tärkeiksi viestintäkanaviksi. Paperitiedotteiden koettiin kuitenkin olevan ekologisessa mielessä hankalia. Sosiaalisen median välineistä verkkoyhteisöt, esimerkkinä Facebook, nousi suosituimmaksi. Muutama vastaaja toivoi Facebookia jopa pääasialliseksi tiedotuskanavaksi, mutta useimmiten se koettiin lähinnä tarpeellisena lisänä kirjaston viestintään.

Sähköpostin käyttö viestintäkanavana sai eniten kannatusta.

Suurin osa vastanneista oli tyytyväisiä kirjaston tämänhetkiseen viestintään. Vastaajat kokivat saavansa tarpeeksi tietoa jo käytössä olevien viestintäkanavien kautta. Osa vastaajista toivoi kuitenkin tiedotuksen ja markkinoinnin tehostamista, erityisesti omien tieteenalojen julkaisuihin liittyen.

Kyselyn lopuksi asiakkaiden oli mahdollista jättää terveisiä ja toiveita kirjastolle. Osa vastaajista esitti hyvin konkreettisiakin kehitysideoita kirjastojen tiloihin ja aineistoihin liittyen ja esimerkiksi painettua sekä elektronista aineistoa kaivattiin kaikilla kampuksilla lisää. Ehdottomasti suurin osa saadusta palautteesta oli positiivista: lainauksen asiakaspalvelua kehuttiin kaikilla kampuksilla ja kirjaston toimintaan, palveluihin ja tiloihin kokonaisuudessaan oltiin tyytyväisiä.

Kyselyn tuloksista on tehty Prezi-kooste.

Katja Mielonen
Tietoasiantuntija
Itä-Suomen yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Opastusvideoita Oulun yliopiston kirjastossa

Erilaiset screencastingit eli tutoriaalit eli suomeksi käännettynä opastusvideot ovat yleistyneet viime vuosina myös kirjastojen www-sivuilla. Asiakkaat asioivat yhä enemmän verkon kautta ajasta ja paikasta riippumatta, ja ovat riippuvaisia kirjaston www-palveluista ja sivuilla tarjotusta tuesta (Farkas 2007: 200).

Screencasting on erinomainen tapa opettaa tietokannan tai -järjestelmän käyttöä. Katsojan on helppo edetä videossa omaan tahtiinsa, pysäyttää ja toistaa kohta tarvittaessa. Vaikka screencastingejä käytetään kirjastoissa yleensä esittelemään kuinka tietokantoja käytetään, voidaan niiden avulla opettaa myös laajempia kokonaisuuksia kuten tiedonhankintataitoja. Käytännön esimerkkien avulla voidaan kuvata esimerkiksi aiheenmukaista hakua eri tietokannoista tai löydetyn aineiston arviointia. (Farkas 2007: 200-201.)

Oulun yliopiston kirjastossa on syksyn aikana tehty useita opastusvideoita suomeksi ja englanniksi. Ensimmäisenä valmistui syyskuun alussa käyttöönotetun Laturi-järjestelmän opastusvideot, joissa näytetään vaihe vaiheelta, miten lopputyö lähetetään Laturi-palveluun tarkastamista, hyväksymistä, arkistoimista ja esillepanoa varten.

Lisäksi olemme tehneet opastusvideot kirjan hakemisesta ja lainaamisesta, lainojen uusimisesta ja varauksen tekemisestä Oula-kokoelmatietokannassa. Kirjan hakeminen ja lainaaminen -videossa käytettiin screencastingin ohella videokuvaa kirjaston tiloista sekä konkreettinen tapahtumakulku kirjastoon saapumisesta ja kirjan etsimisestä sen lainaamiseen lainausautomaatilla.

[youtube=http://youtu.be/CgbscWI1mYo]

Opastusvideoiden teko kävi kirjastossamme mahdolliseksi, kun saimme keväällä harjoittelijan, jolla oli työkokemusta leikkausassistentin tehtävistä BBC:llä. Hänelle screencastien tekeminen ja editoiminen oli tuttua puuhaa, osin työkokemuksen, osin varmasti oman harrastuneisuuden ansiosta.

Käytännössä opastusvideoiden tekeminen lähti tarpeesta kyetä tarjoamaan opiskelijoillemme yksityiskohtaiset aina saatavilla olevat ohjeet omien opinnäytteidensä syöttämisestä tietojärjestelmään. Meillä oli siis tavoite ja kohderyhmä valmiina, enää tarvittiin toteutus. Toteutus lähti käsikirjoituksen laatimisesta. Poikkeuksellisesti, harjoittelijamme äidinkielestä johtuen, käsikirjoitus laadittiin ensin englanniksi ja sitten vasta suomeksi. Käsikirjoituksen valmistuttua harjoittelijamme tallensi screencastingit, äänitti molemmankieliset ääniraidat ja lopuksi editoi kaikki yhdeksi kokonaisuudeksi. Opastusvideoiden esittämistä varten kirjastolle tehtiin oma YouTube-kanava OuluUniversityLib, ja videot linkitettiin kirjaston www-sivuille.

Opastusvideoiden julkistamisen jälkeen olemme saaneet niistä pelkästään myönteistä palautetta. Uusien opetusvideoiden aiheita mietitään parhaillaan.

Kirjastomme YouTube-kanava ja opastusvideot löytyvät YouTubesta.

Lähde: Farkas, Meredith G. Social software in libraries: building collaboration, communication, and community online. Metford, N.J: Information Today, 2007.

Anna-Kaarina Linna
Suunnittelija
Oulun yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Communicating our value – and costs

ACRL Research Planning and Review Committee (2012) published in June the list of 2012 top ten trends in academic libraries. The data was collected by reviewing the literature, attending conferences and contacting experts. Many important trends were mentioned but the most mentioned and discussed ten trends were:

  • communicating value
  • data curation
  • digital preservation
  • higher education
  • information technology
  • mobile environments
  • patron driven e-book acquisition
  • scholarly communication
  • staffing
  • user behaviors and expectations

These topics are certainly hot topics also in the university libraries in Finland. We are very familiar with the changes in higher education institutions and their funding. European countries are facing serious financial problems which have influenced also the universities. In addition, the Ministry of Education and Culture announced the new funding model for the Finnish universities in April 2012 . The aim of the new model is a better, more efficient international university system with stronger impact and a better defined profile. Although the aim of the new model is accepted and desirable, it is obvious that due to the model there will be winners and losers among universities.

In the circumstances of tight economy it is important that university libraries communicate their value to the universities. The top management of the university has to be sure that the money given to the library will benefit the university more than if the same money would have been given to some other units or activities. University libraries have to demonstrate their value to the scientific community. At the same time, they have to improve their performance because new needs and expectations of the customers will arise. Further, they have to make it visible that the production of library services is not free.

Although it might be well-known that university libraries contribute to the higher education and research in many different ways, it is not necessarily understood, what the real costs of the library services are. The main costs of the university libraries are library premises, information resources (books and journals both in the electronic and printed form) and personnel costs. All of them have their price.

The library as a place is the most important public space on the campus. Modern university libraries are complex and multifunctional places which are not only housing printed collections but offer a modern and flexible learning environment.  As a place the library has a value especially to the students, who do not have their own offices on the campus. In Tampere University Library  we have studied the use of library premises by multiple methods and noticed that well-equipped library premises are really needed and used (Lehto, Toivonen & Iivonen 2012, Lehto, Poteri, Iivonen & Matthews 2012). Students still come to the library to study. They need a place where to study alone but also rooms for group work. It is the university’s benefit that students come to the library to study, progress in their studies and finally graduate from the university.

High quality research needs high quality information resources, which are usually very expensive.  Many university libraries use the major portion of their acquisition budgets for the license fees of e-journals, especially for the “Big Deals”. Because the license fees of the e-journals seem to rise more than the acquisition budgets, university libraries already face difficulties with their ability to provide an access to the expensive, high quality e-journals. However, there is a clear connection between the access to high quality information and the productivity of the faculty.

Carol Tenopir has studied the reading and publishing of the faculty members for years. She has noticed that the faculty members, who publish more, also read more, and further, the faculty members who receive more awards, read more (see e.g. Tenopir & King 2000, Tenopir 2011). She states: “Since the library is the main source of readings for publications and research, a tie between the investment in the library collections and high quality faculty can be made.” (Tenopir 2011) The cuts of acquisition budgets would without doubt mean the cancellation of important subscriptions. This would limit the faculty members’ access to the publications they need, and might even decrease the number of university publications.  This would have serious consequences to the funding of the university because of the new funding model of Finnish universities.

University libraries in Finland as well as elsewhere have had to cut personnel costs. However, more important, they have had to reassess what kind of staff members they need, what are the core tasks of the university libraries and which kind of competence is needed. Staff development through recruitment is important, and so is the continuing training of the current personnel. It is very challenging to cut personnel costs and invest in the knowledge and expertise of the people at the same time.

The work in the university libraries bases nowadays more than ever on the high-level expertise. For example, teaching information literacy requires good pedagogical skills. The special feature of the competence of the library staff is that it can be integrated into the competence of other actors in the university to increase a competitive advantage of the whole university. Radical and uncontrollable cuts in the personnel costs of the university library would harm more than benefit the university.

The directors of the Finnish university libraries are aware of the necessity to demonstrate the impact and outcome of the library services to the university. Various methods such as usage statistics and service quality surveys have been used in measuring the value of the library. New methods, such as critical incident interviews and return on investment -methods suggested by Tenopir (2011) are definitely worth using. Adopting evidence-based librarianship (EBL) method in developing library practice and services can ensure that the library makes good decisions and produces the added value to the scientific community. (Booth 2006, Eldredge 2006, Iivonen 2012.)

I believe that the wise university does not doubt the value of the library. The library has been appreciated and valued as an important infrastructure of the research and higher education. However, it is important to communicate to the top management of the university that high-quality library services are not free and to make visible which are the real costs of library services. It is important to explain why it is still important to invest in the well-equipped library premises, why the university has to pay for the work of high-level experts even in the library, and how much the price of high quality information resources are rising annually. It is not easy even for the directors of university libraries to understand the continuous rising prices of the information resources or e-journal packages, especially the “Big Deals”. How could it then be easily comprehended by non-librarians? The top management of the university is responsible for the university finances, which is a very demanding task. It is important, therefore, that the directors of the university have the correct information about the costs of the library.

References

ACRL Research Planning and Review Committee (2012). 2012 top ten trends in academic libraries. College & Research Libraries News 73 (6): 311-320. Available at  http://crln.acrl.org/content/73/6/311.full.pdf+html  (accessed 13 July 2012).
Booth, A. (2006). Counting what counts: performance measurement and evidence-based practice. Performance Measurement and Metrics 7 (2): 63-74.
Eldredge, J. (2006). Evidence-based librarianship: the EBL process. Library Hi Tech 24 (3): 341-354.
Iivonen, M. (2012). Näyttöön perustuva kirjastotyö menetelmänä [Evidence-based librarianship as a method]. Signum, 45(1), 4-8.  Available at http://ojs.tsv.fi/index.php/signum/article/view/5047/4566  (accessed 13 July 2012).
Lehto, A. Toivonen, L. & Iivonen, M. (2012). University library premises: The evaluation of customer satisfaction and usage.  In J. Lau, A.M. Tammaro & T. Bothma (Eds), Access to Knowledge.  In Press.
Lehto, A. Poteri, E., Iivonen, M. & Matthew, G. (2012). Evaluation of space and use. Introduction to evaluation of space and use; a case study from Finland. In G.  Matthews & G. Walton (Eds), Space and University Libraries. Farnham: Ashgate Publishing Ltd. In Press.
Tenopir, C. (2011). Beyond usage: measuring library outcome and value. Library Management 32. (1/2): 5-13.
Tenopir, C. & King, D.W. (2000). Towards electronic journals: Realities for scientist, librarians and publishers. Special Library Association, Washington, DC.

Mirja Iivonen
Chief librarian, Tampere University Library


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kirjasto Googlen, Facebookin ja Twitterin rinnalle!

Googlen, Facebookin ja Twitterin kaltaiset globaalit palvelut hallitsevat verkkomaailmaa. Kirjastoja on turha etsiä samalta tontilta — vielä.

OCLC:n mukaan kirjastoilla olisi hyvät mahdollisuudet saavuttaa samanlainen asema, joka on noilla verkkojäteillä. Ohion dublinilainen kirjastojenkehittäjä on jo vuosia puhunut, että kirjastojen pitäisi käyttää hyväkseen verkon skaalausominaisuuksia: verkossa voi yhdistää globaalin ulottuvuuden yksilölliseen palveluun. Itse asiassa kirjastot ovatkin 1900-luvun alusta toimineet näin: rationaalisin menetelmin toteutettiin massapalvelua, mutta tarvittaessa kukin käyttäjä sai yksilöllistä huomiota. Digitaalinen verkkomaailma on vain ajanut entisen kirjastokonseption ohi. Kirjastoille on liki käynyt kuin nisujyvälle, jonka pitäisi kuolla synnyttääkseen uutta elämää.

Maailma on kirjastoitunut, kuten Pertti Vakkari ennusti virkaanastujaisluennossaan 1994, eli kirjastonomaisia palveluja ja menetelmiä käyttävät nyt monet toimijat. Vasta Google teki tiedonhausta arkipäivää, Amazon toi kaunokirjallisuuden lähelle käyttäjää, Facebook synnytti kirjoistakin keskustelevan yhteisön, Elsevier tarjoilee aikakauslehtiartikkelit kadehdittavalla tehokkuudella, Google Books on kääntänyt kirjastojen kokoelmien pimeän puolen lukijaa kohti. Kaikki tämä on kuin kirjastonhoitajan unelmaa, joka jäi unelmaksi.

Mutta vielä ei ole peli menetetty. Joulukuussa 2011 OCLC julkisti raportin ”Libraries at Webscale. A discussion document”. Otsikon voisi kääntää: Kirjastot verkkoskaalassa. OCLC on vuosien mittaan toiminut kirjastojen hedelmällisenä ajatushautomona, eikä dublinilaisten vainu ei petä tälläkään kertaa. Raportti tarjoaa mahtavan näyn, jossa monien visionäärien korkealentoiset ajatukset sovitetaan kirjastojen kehitysmahdollisuuksiiin. Kirjastot ovat tottuneet yhteistyöhön standardoimalla luokitusta ja luettelointia, kaukolainauksella jne., ja nykyään sekä yleiset että tieteelliset kirjastot verkottuvat kansallisesti ja myös maanosittain, mutta OCLC:n raportin sanoin nyt tarvitaan suurta yhteistyötä — big collaboration.

Verkkomaailmassa menestyneillä on valttikorttinaan jossakin suhteessa kolme tekijää: infrastruktuuri, data ja yhteisö, mutta onko yhdelläkään toimijalla etulyöntiasemaa kaikissa kolmessa? Googlen vahvuus on kahdessa ensimmäisessä, Facebook taas on vahvin kolmannessa. Jos maailman kirjastot ryhtyvät ”suureen yhteistyöhön”, niillä on valmiina kaksi vahvuutta, yhteisö ja data. Tarvitsee vain päivittää infrastruktuuri verkkoajan tasolle. Kokoelmista tiedetään paljon, mutta infrastruktuurin tulisi antaa mahdollisuus ottaa paremmin käyttöön tieto yhteisöstä, koska tällä hetkellä kirjastot eivät tiedä käyttäjistään tarpeeksi. Tietosuojan tiukasta kunnioittamisesta johtuen kirjastot jättävät hyödyntämättä suuren osan tiedosta, jota käyttäjistä tulee järjestelmiin. Googlella ei tällaista häveliäisyyttä ole.

OCLC:n verkottuneiden kirjastopalvelujen johtajan Andrew K. Pacen mukaan  koko maailman kirjastoissa tehdään vähän yli 5000 transaktiota (haut luetteloista ja tietokannoista ym.) sekunnissa. Tämä ei säikäytä Googlea, jonka hakukonetta varmasti käytetään enemmän sekunnissa, mutta oleellista on Pacen mukaan, että tällainen tapahtumamäärä voidaan helposti hoitaa kourallisella tavallisia servereitä pilvessä verkon kautta, ja sen jälkeen olisi helppo skaalata ylöspäin.

Verkkoskaalainen maailmankirjasto –strategia on houkutteleva ajatus. Toinen asia sitten on, onnistuuko OCLC konkretisoimaan sen omilla tuotteillaan. OCLC:n Worldshare Management Services (WMS) tuli ryminällä julkisuuteen viime vuonna, kun BIBSYS valitsi sen Norjan tieteellisten kirjastojen kokonaisjärjestelmäksi . Amerikkalaisia kirjastoja on mukana kymmeniä.
OCLC jatkaa markkinoimiskampanjaansa. Sillä on jo WorldCat ja yli 70000 kirjastoa maailmanlaajuisesti verkostossaan. On jännittävää nähdä, pystyykö se tekemään WMS:stä globaalin kirjastojen palvelijan.

Ilkka Mäkinen
Kirjastohistorian dosentti, Tampereen yliopisto
Tampereen yliopiston kirjaston johtokunnan puheenjohtaja -2011


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kirjastonjohtaja Ulla Nygrén ehdokkaana Vuoden tieteentekijäksi

Tieteentekijöiden liitto julkisti 16.8. Vuoden tieteentekijä -ehdokkaansa. Loppusuoralle kelpuutetut neljä ehdokasta esitellään liiton sivuilla. Heistä yksi on Turun yliopiston kirjastonjohtaja FM Ulla Nygrén.  Ehdotuksen perusteluissa tuodaan esille mm. Ullan johtamisosaaminen, halu kehittää kirjastoa yhdessä tiedeyhteisön ja henkilökunnan kanssa ja kyky verkostoitua niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla. Ullan ehdokkuus ei ole tunnustus vain hänelle itselleen vaan kaikille korkeakoulukirjastoille, jotka tukevat korkeatasoista, monialaista tutkimusta ja tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta.

Kun liitto, joka koostuu tieteentekijöistä, nostaa kirjastolaisen ehdolle vuoden tieteentekijäksi, osoittaa se, että tiedeyhteisö näkee kirjaston tärkeänä kumppanina tieteellisen tutkimuksen edistämisessä. Liiton hallitus päättää Vuoden tieteentekijästä syyskuun kokouksessaan, ja julkistaminen tapahtuu 12.10.2011.

Anne-Mari Salmela
Kirjastonhoitaja
Turun yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Sosiaalisen median käyttö viestinnän tukena suomalaisissa yliopistokirjastoissa

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto lähetti huhti-toukokuussa 2011 yliopistokirjastoille kyselyn Sosiaalisen median käyttö yliopistokirjastoissa. Kyselyyn vastasivat kaikki 17 yliopistokirjastoa, joten vastausprosentti oli 100.  Yliopistokirjastoja pyydettiin koordinoimaan vastaaminen siten, että kirjastoa kohden tuli yksi vastaus. Tulokset olivat mielenkiintoisia. Sosiaalista mediaa käytetään vaihtelevassa määrin suomalaisissa yliopistokirjastoissa. Käyttö myös jonkin verran jakautuu organisaation sisällä. Sosiaalisen median hyötyjä puntaroidaan lisäksi  tarkkaan tulevan toiminnan suunnittelussa.

Sosiaalisen median käytön kyselyn tulokset

Kyselyssä kartoitettiin tällä hetkellä yliopistokirjastoissa käytössä olevia sosiaalisen median välineitä, suunnitelmia ottaa välineitä lähitulevaisuudessa käyttöön, sosiaalisen median käyttötarkoitusta, sekä sosiaalisesta median välineistä luopumista. Kyselyn avulla selvitettiin myös yliopistokirjastojen sosiaalisen median koulutuksen organisointia, käytön ohjeistusta, käytön mittaamista, sosiaalisesta mediasta koettuja hyötyjä tai siihen liitettyjä pelkoja, työajan kohdentamista, sekä sosiaalisen median näkymistä kirjaston strategiassa. Kysely toteutettiin e-lomakkeella ja se sisälsi kaikkiaan 13 kysymystä. Yhdeksän ensimmäistä kysymystä oli monivalintakysymyksiä ja loput avoimia kysymyksiä. Yliopistokirjastoilla oli mahdollisuus tarkentaa vastauksiaan sanallisesti myös monivalintakysymyksissä, ja yliopistokirjastot olivatkin käyttäneet mahdollisuutta perustella vastauksiaan.

Tällä hetkellä yliopistolla käytössä olevat sosiaalisen median välineet näkyvät seuraavassa kuviossa. Organisaation Facebook-sivu, Rss-syötteet, Doodle, kirjaston wiki-intra, muut wikit, GoogleTools, kirjastoblogit tai yksittäiseen hankkeeseen liittyvät blogit olivat yleisimpiä tällä hetkellä käytössä olevia välineitä. Tasaisesti käytössä olivat monet muutkin välineet. Kyselyssä nimettyjen välineiden lisäksi yksittäiset yliopistokirjastot mainitsivat käyttävänsä mm. seuraavia: Ning, Vimeo, Prezi, Socialgo, Foursquare, Issuu-näköislehdet, LearnLinc, sisäiset blogit.

Kyselyssä selvisi, että sosiaalisen median välineiden käyttöönottoa suunnitellaan tänä vuonna monessa yliopistokirjastossa  viestinnän kehittämiseksi. Sanallisista vastauksista ilmeni, että sosiaalisen median käyttöönottopäätöksiin vaikuttaa palveluiden ja viestinnän yleinen kehittäminen, eikä sosiaalisen median ajatella olevan irrallaan muista työprosesseista. Seuraavassa kuviossa näkyy, millaisia suunnitelmia yliopistokirjastoilla on loppuvuodelle. Jo käytössä olevan välineen entistä monipuolisempaa hyödyntämistä suunniteltiin myös monissa yliopistokirjastoissa, jolloin kyllä-vastaus oli annettu parissa tapauksessa jo käyttöönotetun välineen kohdalla. Valmiiksi nimettyjen välineiden lisäksi mainittiin tulevaisuudessa hyödynnettäviksi mm. MS SharePoint, Bambuser-videot ja LibIdea.

Joistakin sosiaalisen median välineistä oli luovuttu. Viisi yliopistoa on jossain vaiheessa luopunut jostakin yksittäisestä sosiaalisen median välineestä. Syyt käytöstä luopumiseen olivat joko resursseihin tai käytön vähäisyyteen liittyviä. Välinettä on voitu testata myös kokeilumielessä joko sisäisessä tai ulkoisessa viestinnässä.

Niinikään sosiaalisen median käyttötarkoitukset vaihtelivat. Seuraava kuvio paljastaa käyttötarkoitusten kirjon:

Jos analysoidaan sellaisia käyttötarkoituksia, joihin sosiaalista mediaa käytetään vastausten mukaan joko paljon tai jonkin verran, viiden kärkeen nousevat sisäinen viestintä, yleinen asiakasviestintä, kirjastopalvelujen markkinointi, kirjaston imago ja opiskelijoiden tavoittaminen. Tulkinnanvaraista on tietysti arvioida, mikä on kunkin vastaajan mielestä paljon tai vähän. Vastauksista näkyy joka tapauksessa, että kirjastot ovat soveltaneet sosiaalisen median välineitä monia tarkoitusperiä varten. Sosiaalinen media antaa uusia mahdollisuuksia esitellä kirjaston hankkimia aineistoja, elektronisia aineistoja ja tiloja sekä markkinoida kirjastopalveluita yliopisto-opiskelijoiden, tutkijoiden ja henkilökunnan käyttöön. Sosiaalisen median kautta yliopistokirjastot tavoittavat myös yliopiston ulkopuolisia asiakkaita.

Avoimissa vastauksissa mainittu hyöty oli mm. asiakkaiden tavoittaminen asiakkaille tutulla maaperällä: ”Asiakkaat saavat kirjastoa koskevat ajankohtaiset asiat tietoonsa vaivattomammin sosiaalisen median kautta”.  Tärkeäksi arvioitiin myös asiakkaan mahdollisuus antaa palautetta. Myös kirjaston imagon keventäminen nähtiin tärkeänä. Lisäksi kollegan tavoittaminen nopeutuu sosiaalisen median avulla ja sosiaalisen median nähdään myös tasapuolistavan organisaation sisäistä viestintää, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua esimerkiksi wiki-intran luomiseen. Vastauksissa mainitut pelot liittyivät mm. ajallisten resurssien riittämiseen tai osaamisen riittämiseen, muutamia poimiakseni. Hyötyjen arviointiin liittyvistä vastauksista näkyy, että yliopistokirjastot perustelevat sosiaalisen median käyttöään asiakaslähtöisesti. Sosiaalinen media nähdään yhtenä tärkeänä kanavana viestinnässä, vaikkakin välineiden käytön laajuus vaihtelee kirjastoittain, kirjastojen sisällä sekä myös asiakassektoreittain.

Muista kysymyksistä huomionarvoisia ovat strategiaan ja koulutukseen liittyvät kysymykset. Sosiaalista mediaa ei välttämättä ole huomioitu kirjaston strategiassa, sillä vain seitsemän kirjastoa vastaa myöntävästi kysymykseen ”Onko kirjastonne strategiassa huomioitu sosiaalinen media?”. Sosiaalisen median koulutus ja tuki on organisoitu tällä hetkellä kuudella yliopistokirjastolla. Välineiden käyttöönotto ohjannee kirjastot suuntaamaan näihinkin asioihin jatkossa huomiotaan.

Kyselystä koostettu palauteraportti on lähetetty kokonaisuudessaan yliopistokirjastoille, jotta nämä voivat poimia muiden käyttämistä välineistä ja kokemuksista omaan organisaatioonsa parhaiten soveltuvia käytäntöjä. Asiakaspalvelu ja organisaatioviestintä ovat yliopistokirjastoille yhteisiä asioita. Vaikka yliopistokirjastot ovat keskenään jossain määrin erilaisia, on kirjastojen hyödyllistä tutustua muiden ratkaisuihin, jolloin myös oman kirjaston toiminnan suunnitteluun saa raikkaita ideoita.

Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto




facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Viestinnän haasteista

Onnistunut viestintä ja tiedottaminen tiedetään hyvin haasteelliseksi toteuttaa. Näin on myös meillä Oulun yliopiston kirjastossa. Vuosien varrella olemme huomanneet, etteivät monet meidän tiedotteistamme –  lukuisista kanavista huolimatta – tavoita kohderyhmäänsä, sen koommin tutkijoita ja opettajia kuin opiskelijoita. Tänä vuonna olemme ryhtyneet purkamaan tätä ongelmaa löytääksemme siten myös ratkaisuja. Uskommehan vakaasti, että viestimme kannattaisi lukea.

Kaikkia kohderyhmiämme vaivaa sama kuin itse kutakin: kiire ja joka puolelta tuleva viestien tulva. Tutkijoille aika merkitsee oikeasti rahaa. Kuinka vapauttavaa onkaan laittaa sormi liikoja silmäilemättä delete-näppäimelle. Jotkut viisaammat (tutkijat) ovat opettaneet roskapostisuottamisensa tunnistamaan tiettyjä sanoja, toivottavasti eivät sentään kirjastoa, vähentääkseen viestitulvaa.

Olemme tavanneet tämän vuoden aikana useita kymmeniä ylioppilaskunnan ja eri ainelaitosten kattokiltojen edustajaa ja olemme oppineet paljon heiltä onnistuneen viestinnän edellytyksistä. Palautteet opiskelijoilta riippumatta killasta on samat.

Ensinnäkin käsitys kirjastosta ja sen palveluista on vähän ”hatara”, kuten jotkut heistä asian ilmaisivat.  Monet esittelemämme rutiinipalvelut ovat osalle heistä outoja tai ei oikein ymmärretä mitä se mahtaa tarkoittaa. Mutta nämähän on kerrottu jo heti ekavuoden syksynä fukseille tarkoitetuissa tapaamisissa, me sanoimme. Niinpä. Nyt se mutta opiskelijan kannalta: silloin on uusille opiskelijoille kerrottu paljon muutakin yliopistosta, joten mieli ja muisti ovat kaikesta uudesta ja jännittävästä täysin ylikuormitettuja opiskelun ensimmäisinä viikkoina ja kuukausina. Olisihan se pitänyt meidän kirjastossakin hoksata. Siispä kirjastopalveluihin liittyvä fuksiopetus kannattaisi jakaa kahteen osaan, ehdottavat tapaamamme opiskelijat. Aivan syksyllä antaa vain kirjastokortti käteen ja kokoelmatietokannasta näyttää kirjan tai tekijän nimenmukainen haku. Sillä pärjää vuoden vaihteeseen, jolloin opiskelija on jo kotiutunut yliopistoon ja on kykenevä ottamaan lisää informaatiota kirjastopalveluista. Mitä todennäköisimmin kokeilemme tätä käytäntöä jo ensi syksynä.

Viestikanavia on käytössä useita. Sähköpostia pidetään sekä tutkijoiden että opiskelijoiden piirissä  kaikkein parhaimpana. Mutta miten olemmekaan ihastuneita (tai piintyneitä) omaan slangiimme. Käytämme mielellämme englanninkielisiä tietokantojen nimiä esim. viestin asiakentässä. Se on kuulemma varmin tapa saada viesti opiskelijoilla heti poistetuksi! Yleensäkin asia-kentästä täytyisi heti välittyä hyöty, jonka kyseisen viestin lukemista saa. Perussääntönä sama pätenee tutkijoihin.

Killoilla on sensorihenkilöt, joille killan osoitteen viestit menevät ja he päättävät jatkaako viesti eteenpäin vai ei. Pelkästään englanninkielinen sana viestin asiakentässä on varma tapa saada viestin matka loppumaan siihen. Saimme edelleen opastusta: Viestien tulisi olla mahdollisimman lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Yhteen sähköpostiviestiin ei pidä ympätä liikaa aiheita.

Oulun yliopiston kirjaston verkkosivut

Oulun yliopisto kertoo palveluistaan verkossa

Kaikilla kirjastoilla on omat www-sivut, joiden informatiivisuuteen, käytettävyyteen ja ajantasaisuuteen käytämme paljon vaivaa ja aikaa. Luotamme kovasti siihen, että sieltähän meidän kaikki palvelut  ja tiedotteet ovat hyvin saatavilla. Niin olisivat, jos opiskelija tai tutkija kävisi siellä jatkuvasti ja rauhassa tutkailisi palveluja. Mutta se kiire. Sivuihin tutustutaan todennäköisesti taloon tultua ja sitten laitetaan omiin bookmarkeihin eniten käytetyt palvelut. Tutkijat menevät suoraan tarvitsemiensa lehtien sivulle ja saavat artikkelien uutuustiedotteet seurantaprofiilinsa mukaisesti suoraan sähköpostiinsa. Myös opiskelijoille tuntuu tulevan pian rutiinit ja bookmarkit.  Jokaisella tuntuu olevan rutiinireittinsä, usein kirja- tai artikkelihakupalvelu, jolloin käyttäjä siirtyy muuta sivua vilkuilematta suoraan tarvitsemaansa palveluun. Sivuja ja palveluja esitellessämme saimme palautetta mistä vielä voisi tiedottaa, nyt niitä sovittuja kanavia käyttäen ja selvällä suomenkielellä. Lisää tiedotusta toivottiin mm. RefWorksistä, Nellistä, Chatista, päivystävästä informaatikosta, mahdollisuudesta netin kautta varata aikaa informaatikon palveluille ja/tai jättää tiedonhakupyyntö, yhteislainauksesta (termi koettiin huonoksi, jopa mahdollisesti estänyt käyttöä), Opiskeluympäristö –sivustosta

Kirjaston viestintä ulospäin on enimmäkseen kuivakan asiallista, virkamiesmäistä. Samahan pätee yliopistoihinkin. Tähän vaivaan auttaisi kirjaston Facebook-sivut, joilla voisi kertoilla asioista rennommin. Ajan ja työn säästämisen takia esimerkiksi Oulun yliopiston kirjaston www-sivuilta lähtee syötteenä tiedotteet Facebookiin, jolloin sama tiedotustyyli on myös siellä, valitettavasti. Se todennäköisesti on esteenä myös vastavuoroisuuden helppoudelle.  Silti meistä jaksaa tykätä iloksemme yli 500 ystävää.

Oulun yliopiston kirjaston Facebook-sivut

Oulun yliopiston kirjasto tiedottaa myös Facebookissa

Kiitän lämpimästi kaikkia niitä opiskelijoita, jotka ovat antaneet meille aikaansa tiedottamisemme kehittämiseen! Katsotaan vuoden, kahden päästä, olemmeko olleet myös kehityskelpoisia, halukkaita olemme.

Päivi Kytömäki
Ylikirjastonhoitaja
Oulun yliopisto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin