Rinnakkaistallennuskäytäntöihin tutustumassa – kertomus henkilökuntavaihdosta

wordle_kh001Pitkän työuran jälkeen aloitin opinnot Oulun ammattikorkeakoulussa, kirjasto- ja tietopalvelun tutkinto-ohjelmassa ja olin päässyt opinnäytetyövaiheeseen. Työssäni olin kuullut Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdosta ja miettiessäni opinnäytetyötä ajattelin iskeä kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Selvitykseni aiheena on rinnakkaistallentaminen yliopistoissa, joten valitsin kaksi rinnakkaistallennuksen suhteen erilaista yliopistoa vaihtokohteekseni.

Sovittuani Lapin korkeakoulukirjaston johtajan kanssa asiasta otin yhteyttä sekä Helsingin yliopiston kirjaston avoimen tieteen tutkimustietojärjestelmästä vastaavaan henkilöön että Jyväskylän yliopiston kirjaston avoimen julkaisemisen yhteyshenkilöön. Sovittuani heidän kanssaan päivämäärät ja ohjelman, tein matkasuunnitelman ja varasin matkat ja yöpymispaikat. Ennen matkaa tein taustatyötä perehtymällä molempiin organisaatioihin nettisivujen avulla.

Suomi on pitkä maa ja koko yö meni junassa Rovaniemeltä Helsinkiin. Maanantaiaamuna olin Kaisa-kirjastossa, jossa minut otettiin ystävällisesti vastaan, pääsin kirjastokierrokselle ja sain paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta. Kuulin kirjaston näkökulmasta Helsingin yliopiston avoimen tieteen ja rinnakkaistallentamisen rakenteesta sekä tutkimuksesta ja julkaisuista TUHATissa. Kävimme antoisia keskusteluja ja nauhoitinkin vastauksia esittämiini kysymyksiin. Tiistaina jatkoimme samasta aiheesta eri henkilön kanssa, syventyen juuri tallentamiseen, ja oli mielenkiintoista huomata miten me puhuimme samoista asioista ja miten meillä oli paljon samantyylisiä ongelmia tässäkin asiassa.  Vaikka määrät ovat aivan eri tasoa Lapissa ja Helsingissä, samantyyliset ongelmat ovat kuitenkin molemmilla ratkottavina.

Sain paljon tietoa – osasta osan jo tiesinkin – mutta myös uutta tietoa, ja uuden tiedon viemistä omaan organisaatiooni.  Helsingin yliopiston kirjastossa oli juuri meneillään Pop Up stand -päivät, joilla oli tarkoitus saada kiinnostuneita asiakkaita tapaamaan asiantuntijoita, joilta voi halutessaan kysyä ORCIDiin, rinnakkaistallennukseen tai avoimeen julkaisemiseen liittyvä kysymyksiä. Vierailin tapahtumassa kyselemässä ja seuraamassa tilannetta. Tuli tunne, että kirjaston henkilökunnan on tärkeää jalkautua asiakkaiden saataville. Onneksi aikataulu ei ollut liian tiukka, vaan vietin myös aikaa itse kirjastossa: tutkimassa, katselemassa, havainnoimassa ja seuraamassa siellä olevia asiakkaita sekä virkailijoita.

Kahden päivän päästä jatkoin matkaani junalla Jyväskylään. Jälleen sain ystävällisen vastaanoton ja paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta, mutta tieto oli eri tavalla jäsenneltyä. Samaa asiaa voidaan tehdä eri tavalla. Organisaatioilla on erilaiset järjestelmät ja tiedonkeruu, myös tietojen tallentaminen tapahtuu eri tavalla. Todella mielenkiintoista oli huomata, miten eri tavoin tietoja voidaan kerätä ja tallentaa. Jyväskylässä oli TUTKA ja JYX-julkaisuarkisto, joihin pääsin tutustumaan tarkemmin.

Myös erilaisiin kirjastorakennuksiin ja kirjastojen erityisyyksiin oli ilo tutustua. Sain kunnian nähdä Jyväskylän yliopiston kirjaston aarteen, joita on vain neljä kappaletta maailmassa. Näistä yksi on Tanskan kuninkaallisessa kirjastossa, yksi Ruotsin kuninkaallisessa kirjastossa sekä kaksi Suomessa, toinen Kansalliskirjastossa ja toinen Jyväskylän yliopiston kirjastossa. Teosta säilytetään lukkojen takana ja tarkasti oikeassa lämpötilassa.

Jyväskylän yliopiston kirjasto ei ole enää vain kirjasto, vaan avoimen tiedon keskus / kirjasto. Rinnakkaistallentamisesta sain erittäin paljon tietoa, onhan Jyväskylän yliopisto todella saanut tallennettua ison määrän tutkijoidensa artikkeleita. Rinnakkaistallentamiseen oli paneuduttu tehokkaasti ja tuli tunne, että se on heille tärkeä asia. Vaikka Jyväskylän yliopiston sivuilla onkin paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta ja avoimesta julkaisemisesta, niin käytännön ohjeet ja omien kokemusten kertominen valaisee asiaa eri tavalla, varmasti mieleenpainuvammin. Sain myös seurata, miten tiedon tallentaminen tapahtui konkreettisesti. Lisäksi vietin pienen hetken Jyväskylän kirjaston ”asiakkaana” ja seurasin asiakkaiden ja virkailijoiden työskentelyä.  Opiskelijat olivat järjestäneet paneelikeskustelun, joka oli kerännyt joukon opiskelijoita kirjastoon.

Mieleen jäivät myös muutokset. Helsingin yliopiston kirjastossa oli ollut paljon muutoksia, ja uusia henkilöitä oli siirtynyt niihin tehtäviin, joihin kävin tarkemmin tutustumassa. Jyväskylän yliopiston kirjastoon on tulossa uusi tutkimustietojärjestelmä, joten uuden oppimista on tiedossa myös heidän henkilökunnalleen. Molempien organisaatioiden henkilökunnan auttamisen halu ja tiedon jakaminen oli todella antoisaa. Olin otettu saamastani ystävällisestä kohtelusta. Kiitos kaikille, jotka teitte vierailustani niin antoisan!

 

Eija Kumpula
Kirjastosihteeri
Lapin korkeakoulukirjasto
Lapin yliopisto

 

Kuva: Katja Halonen, tehty Wordle-ohjelmalla


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Henkilökuntavaihdosta uusia ideoita omaan työhön

Pyysimme Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdossa vuosina 2015-2016 olleita kertomaan kokemuksistaan. Henkilökuntavaihto on koettu hyvin hyödyllisenä, virkistävänä, kiinnostavana ja omaa ammatti-identiteettiä vahvistavana.

”Olen työskennellyt kirjastoissa yli kolmekymmentä vuotta ja tämä vaihtoviikko jää merkittävänä merkkipaaluna työuralleni. Suosittelen lämpimästi opintomatkaa toisiin kirjastoihin kaikille! Mukaan kannattaa pakata uteliaisuutta ja avointa mieltä. ”
– Liisa Tervonen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

Henkilökuntavaihdossa olleet ovat saaneet tehdä käytännön työtä, tutustua erilaisiin kirjastoihin ja tiloihin, kokoelmiin, tietojärjestelmiin ja palveluihin. Yksi tärkeimmistä esiin nostetuista anneista on ollut mahdollisuus vaihtaa ajatuksia kohdekirjaston työntekijöiden kanssa. Henkilökuntavaihdoista on ollut hyötyä sekä lähettävälle että vastaanottavalle kirjastolle. Kokemuksista on kerrottu eri tavoin oman kirjaston sisäisesti sekä kirjastojen verkkolehdissä ja blogeissa.

Henkilökuntavaihtokohteet ovat valikoituneet työntekijöiden kiinnostuksen kohteiden mukaan. On haluttu päästä tutustumaan

  • uusiin järjestelmiin tai palveluratkaisuihin, kuten iPadien lainaus
  • erilaisiin tapoihin organisoida työtä, kuten asiakaspalvelutyö tiimeissä
  • omaa vastaavaan työhön toisessa kirjastossa, kuten kaukopalvelu
  • uusiin kirjastotiloihin
  • toisenlaisiin toimintatapoihin
  • kollegoihin, jotka ovat tulleet niminä tutuksi työn kautta.

On myös innostuttu lähtemään vastavaihtoon sen jälkeen kun oma kirjasto on toiminut vastaanottavana kirjastona. Henkilökuntavaihdolta on toivottu uusia ideoita ja näkemyksiä, oppia työmenetelmistä ja -tavoista sekä vaihtelua työvuoteen.

Henkilökuntavaihto kestää 3-5 päivää. On mahdollista sopia myös lyhempiä tutustumiskäyntejä toisiin kirjastoihin. Kohdekirjastojen huolella järjestämät ohjelmat ja ystävälliset sekä avuliaat ”paikallisoppaat” saivat paljon kiitosta.

”Pääsin tutustumaan kaikkiin Jyväskylän yliopiston kirjaston toimintoihin, ohjelma oli hienosti jaettu alkaen asiakaspalvelusta, edeten luetteloinnin ym. kautta tietojärjestelmäpuolelle.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

”Kolme päivää on liian pieni aika oppia oikeasti minkään paikan käytäntöjä. Toisaalta se on kevyt isäntäpaikan kannalta; henkilöstöä ei sidota pitkäksi aikaa perehdyttämiseen.”
– Minna Helander, Helsingin yliopiston kirjasto

Omista poikkeavien toimintatapojen ja työvälineiden näkeminen ja tiedonvaihto puolin ja toisin on koettu kiinnostavaksi ja hyödylliseksi. Joissakin asioissa on huomattu oman kirjaston olevan edelläkävijä, joissakin asioissa taas on saatu apua kehittämiseen. Tietoja on vaihdettu henkilökuntavaihtojen jälkeenkin ja hyödynnetty syntyneitä suhteita.

”Opiskelija sai tiedonhaun ohjausta videotykin välityksellä, ja yhtä aikaa samassa tilassa kolme työntekijää työskenteli avokonttorissa.”
– Kirsi Rask, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

”Aukioloja JYK oli järjestänyt niin, että asiakkaina olevat opiskelijat sulkivat kirjaston. Myös itsepalveluna toimiva varausten nouto oli heillä jo tuolloin käytössä.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

Kaikki kokemuksistaan kertoneet suosittelisivat vaihtoa kenelle hyvänsä. He olivat kokeneet olevansa tervetulleita ja saaneet vaikutelman, ettei vierailu kuormittanut vastaanottajakirjastoa liikaa. Henkilökuntavaihto on poikinut paljon uusia ajatuksia ja ideoita sekä vahvistanut omaa osaamista ja itseluottamusta.

”Vaihto sopii oikein hyvin kaikille kirjastolaisille, on erittäin avartavaa päästä seuraamaan toisen kirjaston arkea ja jos/kun vierailu on niin hyvin organisoitu kuin JYK oli sen tehnyt. Ehdottoman kannatettavaa on käydä toisessa kirjastossa vierailulla.”
– Mika Hirvonen, Helsingin yliopiston kirjasto

”Hienoa oli myös se, että sain kohdata niitä ihmisiä joiden kanssa olen jo vuosia tehnyt yhteistyötä kaukopalvelussa. Ja sain uskoa itseeni: minäkin olen ihan kelpo tekijä tässä kirjastomaailmassa!”
– Liisa Tervonen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto

Kehittämisehdotuksina mainittiin pidemmät vaihdot, esimerkiksi kuukausi tai pari, ja vaihdot johonkin projektiin liittyen. Ajateltiin myös, että vaihtomahdollisuudesta ei tiedetä tarpeeksi. Itse vaihdossa olleet toivoivat saavansa vielä isännöidä henkilökuntavaihtoa omassa kirjastossaan. Omien toimintojen esittelyä pidettiin hienona ja palkitsevana.

Juttu pohjautuu Minna Helanderin, Mika Hirvosen, Kirsi Raskin ja Liisa Tervosen kirjoituksiin kokemuksistaan. Suuret kiitokset heille!

Teksti: Katja Halonen
Kuvat: Teppo Kahtola


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kiinnostaisiko lähteä henkilökuntavaihtoon?

Yliopistokirjastojen henkilökunnalla on mahdollisuus hakea henkilökuntavaihtoon toiseen yliopistokirjastoon. Henkilökuntavaihdon tavoitteena on osaamisen kehittäminen ja ammattitaidon laajentaminen, verkostoitumisen edistäminen, hyvien käytänteiden jakaminen ja kokonaisnäkemyksen kehittäminen korkeakoulukirjastoympäristöstä.

Henkilökuntavaihtoon osallistuneet suosittelevat vaihtoon lähtemistä lämpimästi!

Mikäli kiinnostuit, löydät toimintaohjeet SYNin verkkosivuilta.


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

SYN juhli 20 vuottaan seminaarin merkeissä

_E3F2796_photo Linda TammistoTänä vuonna on kulunut 20 vuotta siitä, kun yliopistokirjastojen johtajille annettiin esitys yhteisen koordinointielimen perustamisesta, jota vähän tämän jälkeen ryhdyttiin kutsumaan Suomen yliopistokirjastojen neuvostoksi. SYN juhli pyöreitä vuosiaan lokakuussa Helsingin yliopiston kirjastossa järjestetyllä seminaarilla.

Seminaarin aluksi kuultiin Jenni Haukion tervehdys Suomen yliopistokirjastojen neuvostolle, jonka välitti Turun yliopiston kirjaston johtaja Ulla Nygrén. Tämän jälkeen ohjelmassa oli kaksi keynote-puhetta: Mary Casen esitys Partners in Transformation: University Libraries in Research and Learning sekä Alf Rehnin esitys Tiedon tulevaisuus, tulevaisuuden tieto. Lisäksi SYNin puheenjohtaja Kimmo Tuominen esitteli neuvoston toimintaa otsikolla Suomen yliopistokirjastojen neuvosto eilen ja tänään.

_E3F2802_photo Linda TammistoMary Case toimii kirjastonjohtajana University of Illinois’sa Chicagossa  ja Association of Research Libraries -järjestön puheenjohtajana. Mary Case esitteli etäyhteyden avulla pidetyssä puheessaan muutosta, jonka keskellä yliopistokirjastot ovat. Esimerkki muutostekijästä on kirjastojen aineistojen monipuolistuminen. Kyse ei ole pelkästään digitaalisen aineiston hallitsevasta asemasta vaan täysin uuden tyyppisistä aineistoista, kuten tutkimusdatasta. Muutostekijöiden rinnalla ovat suuret haasteet, joita kirjastojen on oltava ratkaisemassa. Yllätys ei ole, että yksi keskeisistä kysymyksistä on  tiedejulkaisemisen rakenteet, joiden muuttamiseksi tarvitaan maailmanlaajuista yhteistyötä.

_E3F2832_photo Linda TammistoProfessori Alf Rehn puhui kirjastojen roolista informaation kyllästämässä maailmassa. Kirjaston on hyvä olla tietoinen omista vahvuuksistaan ja osaamisestaan, ja kirjastoilla voikin olla paljon tarjottavaa tälle ajalle. Toisaalta on kyettävä myös oman toiminnan kriittiseen arviointiin sekä oman roolin ja aseman etsimiseen.

Kimmo Tuominen totesi, että SYNin 20-vuotisessa historiassa näyttävät toistuvan samantyyppiset kysymykset. SYNin historiasta löytyy joka tapauksessa esimerkkejä yhteistyöllä saavutetuista tuloksista, ja yliopistokirjastojen keskinäiselle yhteistyölle sekä kumppanuudelle muiden toimijoiden kanssa on edelleen tilausta.

_E3F2838_photo Linda TammistoSeminaarin lopuksi nautittiin harmonikansoittaja Teija Nikun vaikuttavasti tulkitsemista brasilialaisista ja ranskalaisista sävelistä.

Teksti: Jussi Piipponen
Kuvat: Linda Tammisto

 


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kamuilua oululaisittain

Helmikuussa 2003 Oulun maakunta-arkiston tuore johtaja Vuokko Joki otti yhteyttä joukkoon paikallisia ”muistisisaria ja -veljiä”. Hän pyysi meitä luokseen arkistoon miettimään ”olemmeko ja millä tavoin kamuja”. Hänen kutsunsa taustalla oli Suomessa virinnyt keskustelu arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteistyön tarpeesta ja asiaan liittyvä KAMUT-työryhmän suositus muistiorganisaatioiden tietojen yhteiskäyttöisyydestä. Toinen, aivan yhtä painava syy tämän epävirallisen yhteystyöryhmän perustamiseen oli vertaisryhmän kaipuu paikallisella tasolla. Maaliskuussa 2003 toteutuneesta tapaamisesta alkoi vireänä jatkunut oululaisten muistiorganisaatioiden kamuilu.

Ensimmäiseen kokoonpanoon kuuluivat johtajien ryhmä, jossa mukana olivat seuraavat organisaatiot ja heidän johtajansa: Oulun maakunta-arkisto (Vuokko Joki), Oulun kaupunginkirjasto (Helvi Puolakka), Oulun yliopiston kirjasto (Päivi Kytömäki), Oulun kaupunginarkisto (Eero Ylitalo), Pohjois-Pohjanmaan museo (Ilse Juntikka) sekä Oulun lääninhallitus (Ulla Kukko).

Puheenjohtajana ja kokoonkutsujana on toiminut iloksemme kaikki nämä vuodet Vuokko Joki. Vuodesta 2009 kamuihin liittyi myös Oulun taidemuseon johtaja Anna-Riikka Hirvonen. Oulun kamujen alkuperäisestä johtajakokoonpanosta vain Vuokko Joki ja allekirjoittanut ovat enää mukana, kun useat ovat jääneet eläkkeelle ja joku siirtynyt toisiin tehtäviin. Nykyinen Oulun kamujen kokoonpano on seuraava: Vuokko Joki (Oulun maakunta-arkisto), Jouni Pääkkölä (Oulun kaupunginkirjasto), Päivi Kytömäki (Oulun yliopiston kirjasto), Sanna-Leena Eskola (Oulun kaupunginarkisto), Pasi Kovalainen (Pohjois-Pohjanmaan museo), Merja Kummala-Mustonen (Pohjois-Suomen aluehallintovirasto) ja Anna-Riikka Hirvonen (Oulun taidemuseo).

Oulun kamut -ajatus otettiin ilolla vastaan. Löysimme jo ensimmäisessä palaverissa hyviä perusteita ja edellytyksiä yhteistyölle, jotka ovat sittemmin osoittautuneet oikeiksi havainnoiksi. Edustamiemme muistiorganisaatioiden perustehtävä on kohtalaisen samanlainen, ja meillä on yhteisiä asiakkaita. Näimme myös tilaisuuden nostaa yhdessä muistiorganisaatioitamme enemmän esille. Resursseja ja osaamista erilaisiin hankkeisiin voidaan käyttää yhdessä, jolloin olemme pystyneet sellaiseen, mihin ei välttämättä yksin pystyisi. Koska itse kunkin resurssitilanne kuitenkin voi olla hyvinkin erilainen, sovimme heti alkuun, että kaikkien hankkeiden mukaantuloon liittyy vapaaehtoisuus, oma harkintavalta. Etuna näimme myös koulutukset, joita voidaan järjestää kaikkien henkilökunnalle yhteiskoulutuksena paikan päällä Oulussa.

Ensimmäisen kokouksen muistiossa kirjatut asiat ovat toteutuneet täysin: ”Kokouksen osanottajat totesivat yhteistyön sisarlaitosten välillä hyväksi ajatukseksi. Sovittiin periaate, että yhteisistä tapaamisista esimerkiksi kerran vuodessa pidetään kiinni, vaikka konkreettisia yhteistyöhankkeita ei olisikaan juuri sillä hetkellä meneillään. Erityisesti näyttelytoiminnassa nähtiin mahdollisuuksia yhteistyöhön ja saada näkyvyyttä ja julkisuutta kaikille osapuolille. Lisäksi johdon ja asiakaspalveluhenkilökunnan tutustuminen sisarlaitosten asiakaspalvelun ja aineiston karttumisen periaatteisiin sekä hakujärjestelmiin arvioitiin hyödylliseksi. Esille tuotiin myös kiinnostus tutustua sisaralojen teoreettiseen ajatteluun ja tulevan toiminnan näköaloihin.”

Kun katsoo taaksepäin, voi reippaasti todeta, että yhteinen näyttely- ja koulutustoiminta on ollut hämmästyttävän aktiivista. Koulutustilaisuudet ovat olleet suunnattuja ensin kamu-organisaatioiden henkilökunnalle, mutta viime vuosina myös ns. suurelle yleisölle, asiakaskunnallemme. Meidän johtajien piirissä on ideoitu aiheita ja henkilökunnasta kootut työryhmät ovat niitä toteuttaneet. Kaikki ideat eivät ole toteutuneet, mutta hyvällehän tämä reilun vuosikymmenen yhteistyön saldo näyttää:

  • Oulun 400-vuotisnäyttelyt (2003–2005)
  • Kolme koulutustilaisuutta tekijänoikeuksista sekä julkisuus- ja henkilötietolaista (2006)
  • Sukututkija asiakkaana -koulutus Oulussa ja Haapavedellä (2007) sekä Kuusamossa (2008)
  • Suomen sota -näyttely (2008)
  • Rakennettu ympäristö -koulutus (2009)
  • Kokoelmapolitiikka -seminaari (2010): Mitä muistista katoaa, mitä muistiin jää
  • Koskenniemi -ilta (2010)
  • Kokoelmapolitiikka-seminaarin toteuttaminen Kajaanissa (2011)
  • Valokuva-seminaaria: Valokuvien vastaanottamis-, järjestämis-, luettelointi- ja kuvailu-menettelyt (2012)
  • Sukutukijan tietolähteet – Oulun Kamut esittelevät aineistojaan ja palveluitaan sukututkija-asiakkaille (2013)
  • Kysy – asiantuntija vastaa: Kamujen kokoelma- ja hankintapolitiikkaa potentiaalisen luovuttajan näkökulmasta – seminaari yleisölle (2014).

Mitä sitten koemme oppineemme tästä yhteistyöstä? Ilman muuta tietoa ja syvempää ymmärrystä toistemme aloista. Yhteistyötä ja avunantoa. Johtajat ovat saaneet ajantasaista missä mennään -tietoa. Lisäksi on kertynyt toistemme kokoelmien, palvelujen ja henkilökunnan tuntemusta, josta henkilökuntamme on saanut asiakaspalveluun enemmän eväitä. Tuorein tulokkaamme taidemuseo on myös muistiorganisaatio, jonka kokoelmatyön arki ja haasteet ovat varsin samankaltaisia kuin muilla kamuilla. Taidemuseon johtaja onkin todennut kamujen yhteistyön toimivan museaalisen profession vahvistajana ja tukena.

Koulutuksemme ovat olleet sekä henkilökunnan että yleisön keskuudessa suosittuja sekä hyviksi ja tarpeellisiksi todettuja. Ja olemmehan lähteneet Oulun tullista ulos vieden kamujen tietoutta maakunnan useisiin kuntiin. Koulutusten ansiosta itse kukin näkee tiettyyn asiaan liittyvät palvelut uudella tavalla, tästä esimerkkinä sukututkimus. Ja olemme saaneet myös näkyvyyttä, josta viimeisin on sanomalehti Kalevassa 14.11.2014 ilmestynyt artikkeli kamujen kokoelma- ja hankintapolitiikan yleisötilaisuudesta.

Viimeisenä muttei vähäisimpänä: me johtajat olemme saaneet runsaasti iloa arkeemme tapaamisistamme! Aloitamme yhteisen tapaamisen kahvittelun lomassa hetken kestävällä ajankohtaisten asioiden ihmettelyllä, ”jälkiviisailla”, josta yleensä saamme hersyvät naurut – tai sitten ahdistavat tunnetilat. Yhtä kaikki, se on meille hetki puhaltaa myös niitä ahdistuksia ja asioita, joita ei välttämättä voi muualla purkaa. Kamuilkaa, se tekee hyvää!

Päivi Kytömäki
Ylikirjastonhoitaja
Oulun yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kokemuksia henkilökuntavaihdosta ympäri Suomea

Yliopistokirjastojen välinen henkilökuntavaihto antaa mahdollisuuden tuulettaa rutiineja, kerätä uusia ideoita, kertoa oman kirjaston hyvistä käytännöistä kollegoille sekä verkostoitua. Suomen yliopistokirjastojen neuvoston varajohtajien foorumin yhtenä tehtävänä on ollut kehittää kirjastojen välistä henkilökuntavaihtoa, luoda sille käytänteet ja markkinoida vaihtomahdollisuutta. Vuoden 2014 aikana henkilökuntavaihdossa kävi 16 yliopisto-, tiede- ja yhteiskirjastolaista ja vaihtopäiviä kertyi 41 Suomen sisällä. Suosituin vaihtokohde oli Helsingin yliopiston kirjasto, eniten vaihtomahdollisuutta käyttivät Lappeenrannan tiedekirjaston ja Oulun yliopiston kirjaston henkilökunta. Vaihtojen parasta antia ovat vierailijoiden mielestä olleet keskustelut kollegojen kanssa ja uudet näkökulmat. Kysyin, mitä vaihdosta tuumasivat vierailijat.

Miten innostuit vaihdosta ja miten valitsit vaihtopaikkasi?

Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto:

Kuulin mahdollisuudesta vaihtoon kirjaston henkilöstöinfossa ja innostuin heti. Kyselin seuraavaksi omalta esimieheltäni, mikä olisi sellainen kirjasto, johon minun kannattaisi mennä tutustumaan paremmin. Hän ehdotti, että Hankenin kirjastossa on juuri aloitettu ja ehkä saatu valmiiksikin uudenlaiseen asiakaspalveluajatteluun pohjautuva kirjaston tilojen järjestely. Suljetuista varastoista on luovuttu, kuin myös massiivisesta palvelutiskistä ja henkilökuntaa on tuotu lähemmäs asiakasta. Koska vastaavanlainen konsepti oli myös suunnitteilla meidän kirjastossamme, olisi tästä hyvä saada mallia, ideoita ja ajatusten vaihtoa.

Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto:

Vaihtopaikan löytäminen oli helppoa, koska olin etukäteen kiinnostunut Itä-Suomen yliopiston kirjastosta Joensuun kampuksella. Itä-Suomen yliopiston kirjasto on suurin piirtein samankokoinen Oulun kanssa ja hajaantuminen eri kaupunkeihin kiinnosti. He ottivat minut vastaan, joten ei tarvinnut enää kysellä muualta. Molemmille sopiva aikakin löytyi toukokuussa. Matkoissa ei ollut ongelmia, koska oli oma auto käytössä ja majoituskin järjestyi helposti sukulaisten avulla.

Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto:

Mielestäni Oulun yliopiston kirjasto tarjoaa laadukkaita palveluita (esim. bibliometriset palvelut, julkaisupalvelut ja IL-opetus). Kiinnitin asiaan huomiota teknillisten yliopistokirjastojen IL-verkostotapaamisessa syksyllä 2013. Samaisessa tapaamisessa kuulin ensimmäisen kerran myös SYN-vaihdosta, kun eräs informaatikko oli tuolloin vaihdossa Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa. Kun verkostotapaamisessa oululaisten sovittiin järjestävän vuoden 2014 verkostotapaaminen, syttyi idea vaihdosta kyseisellä viikolla.

Oliko vaihtopaikan löytäminen helppoa ja miten käytännön järjestelyt onnistuivat?

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:

Vaihtoni onnistui todella helposti ja vaivatta. Kuulin esimieheltäni osastomme palaverissa vaihtomahdollisuudesta, hän ehdotti Jyväskylää yhdeksi vaihtopaikkamahdollisuudeksi ja minä ilmoittauduin samantien halukkaaksi sinne vaihtoon. Otin itse yhteyttä sähköpostitse Jyväskylän yliopiston kirjaston hankintatoimiston silloiseen esimieheen Ulla Pesolaan. Kerroin lyhyesti omaa työtaustaani, ja ilmoitin hänelle kiinnostuksen kohteitani tarkemmin. Samoin ehdotin kolmen päivän ajankohtaa, josta olimme sopineet esimieheni kanssa. SYN:n ohjeet olivat selkeät ja helposti saatavilla. Matkaliput ja yöpymispaikan hankin itse. Ulla otti hetimiten yhteyttä, ja sovimme ajankohdan. Sovitusti sain Ullalta viikkoa ennen ajankohtaa tarkemman aikataulun ja ohjelman. Ohjelmaan tuli lisäyksiä vielä pyynnöstäni. Minut otettiin vastaan Jyväskylässä lämpimästi, ja ohjelma onnistui tosi hyvin. Tapasin paljon muitakin kuin hankintatoimiston väkeä, ja keskustelu oli tosi kiinnostavaa ja antoisaa. Työkäytänteiden vertailu ja muutenkin ajatusten vaihto oli tosi piristävää. Vaihdosta sai uutta puhtia omaan työhön.

Kuinka kauan vaihtosi kesti, millaista ohjelmaa vaihdossa oli?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Vaihto kesti kaksi päivää, ja ohjelmassa oli suurimmaksi osaksi rakennuksen, organisaation ja viestinnän esittelyä, mutta pääsin myös tutustumaan asiakaspalveluun yhdeksi iltapäiväksi hyvinkin hands on -meiningillä (kiitos ja anteeksi!). Pääsin myös osallistumaan yhteen henkilökunnan viikkokokoukseen. Oli jännittävää nähdä, miten tieto kulkee noin isossa organisaatiossa.

Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:

Olin lokakuun alussa vaihdossa Turun yliopiston kirjastossa 2,5 päivää. Kiinnostuksen kohteet olin lähettänyt etukäteen, ja minulle oli laadittu ohjelma, joka ei kuitenkaan ollut liian tiukka. Uppouduimme monta kertaa keskustelemaan isommallakin porukalla jostakin työprosessista. Koin, että en vain minä ollut saamassa vastaanottavalta kirjastolta jotain, vaan myös vastaanottava kirjasto sai tietoa minulta meidän käytännöistämme.

Mitä vinkkejä antaisit vaihtoon lähtijälle omien kokemustesi perusteella?

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Vältä tekemästä liian paljon konkreettisia töitä vaihdon aikana. En halunnut esim. hyllyttää, koska se on sellainen työtehtävä, jonka voi yhtä hyvin tehdä omassa kirjastossa. Myös omatoiminen asiakaspalvelu voi olla hankalaa, koska monet kysymykset koskevat tiettyjen palveluiden tai laitteiden sijaintia. Lisäksi asiakaspalveluun kuuluu ohjelmia, joihin vaihdossa olevalla ei ole pääsyä. Kuitenkin kannattaa seurata sivusta, miten muut palvelevat asiakkaita. Juttele niin monen kollegan kanssa kuin mahdollista, ja seuraa, mitä he tekevät ja miten he ovat suunnitelleet niitä prosesseja, jotka sinua kiinnostavat. Tutki organisaation rakenne sekä sen edut ja haitat.

Millaista hyötyä vaihdosta oli?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Aina on kiinnostavaa nähdä, miten muualla työskennellään, pienikin pyrähdys toiseen työyhteisöön tuo uusia näkökulmia omaan työhön. Oli myös todella kiva saada viestinnän ammattilaisilta (jollainen en itse ole) näkökulmia ja vinkkejä työhön. Mukava oli myös ihan tutustua toisen kirjaston henkilökuntaan: nyt tietää, että jos joku asia askarruttaa, heiltä voi kysyä neuvoa.

Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto:

Pidin vaihtoa erittäin mielenkiintoisena ja hyödyllisenä, ja koin saaneeni siitä paljon irti. Vastaavasti turkulainen kollegani kertoi, että piristin hänen syksyään. Hänkin sai uutta virtaa työhönsä.

Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:

Verkostoiduin uusien ihmisten kanssa. Ja tietysti opin paljon siitä asiasta, jota menin vaihtoon oppimaan.

Millaisia eroja huomasit oman kirjaston ja vaihtokirjaston toimintojen välillä?

Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto:

Kirjastojen valtava kokoero tietysti tarkoittaa isojakin eroja toiminnoissa, olemmehan suuruusluokaltamme janan aivan ääripäissä. Asiakaspalvelussa huomasin asiakkaiden määrästä johtuvan eron. Vaihtokirjaston asiakasvolyymit olivat niin suuria, ettei aikaa asiakaslähtöisyyteen juuri ollut. Pienessä kirjastossa on tottunut laajastikin vastaamaan asiakkaan tarpeisiin ja kysymyksiin, mutta vaihtokirjastossa moiseen ei mahdollisuuksia ollut jatkuvan jonon vuoksi.

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto:

Jyväskylän yliopiston ja Oulun yliopiston kirjastot ovat toiminnoiltaan ja organisaatioltaan hyvin paljon toistensa kaltaisia. Ja koska kirjastojärjestelmä ja pitkälti välittäjätkin ovat samoja, ei eroavuuksia paljon ole hankintaosastojenkaan toiminnoissa. Siksi olikin helppoa vaihtaa kokemuksia ja vinkkejä. Jatkossa on myös helpompi tehdä yhteistyötä esimerkiksi ongelmanratkaisutilanteissa, kun tuntee ihmisiä. Lisäksi meidän lainaus- ja neuvontaosastoltamme tuli pyyntö, että tutustuisin Jyväskylässä myös lainauspalveluihin. Osallistun myös itse asiakaspalveluun, joten tutustuminen heidän käytäntöihinsä oli minustakin kiinnostavaa. Tutustuin myös uusien opiskelijoiden opetukseen, joka on järjestetty heillä eri tavalla kuin meillä Oulussa. Tällainen erilaisiin käytänteisiin tutustuminen antaa näkemyksiä ja pohjaa omaan kirjaston palveluiden kehittämistyöhöni.

Toitko jotain konkreettista uutta toimintatapaa mukanasi vaihdosta?

Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:

Ideoita tuli kyllä muutamia ja jo aikaisemmin ajatuksena ollut tiskipäivystysvuorojen lyhentäminen 2 tuntiin (ennen 3 tuntia) sai tästä vahvistusta. Sen siis teimme myös täällä Oulussa. Myös jonkin verran omien käytäntöjen tehokkuus tuli vahvistettua, eli mielestäni teimme jotkin asiat tehokkaammin kuin Helsingin yliopistossa.

Kuinka jaoit omalla työpaikallasi vaihtokokemuksiasi?

Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto:

Keskustelin vaihdossa esille tulleista käytännöistä omalla osastollani. Lähetin myös viestejä mahdollisesti muita osastoja kiinnostavista asioista eteenpäin. Lisäksi tein matkaraportin kirjaston intraan.

Missä tehtävissä toimiville suosittelisit vaihtoa?

Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto:

Minusta vaihto sopii kaikille. Aina on hyväksi tutustua erilaisiin tapoihin tehdä samoja asioita tai tutustua itselle uuteen asiaan. Samalla tulee katsottua omaa työtänsä kriittisesti ja voi huomata monia asioita. Matkailu avartaa aina.

Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto:

En keksi tehtävää, missä tätä ei kannattaisi tehdä. Mielestäni kirjastoissa tehtävät ja palvelut ovat kohtalaisen samanlaisia, joten sopivin väliajoin tällainen benchmarkkaus on erittäin hyvä ja virkistävä tapa tuulettaa ajatuksia. Olin erittäin tyytyväinen vierailuun. Oman hyödyn lisäksi useissa tapaamisissa jaoin myös toiseen suuntaan tietoa, eli miten meillä tehdään eri työprosessit. Koin, että nämä olivat myös mielenkiintoisia asioita.

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Oikeastaan suosittelisin vaihtoa kaikille, mutta vaihto olisi ehkä erityisen tärkeää niille, jotka eivät muuten matkusta töissä tai jotka eivät aiemmin ole nähneet, millä tavalla muissa kirjastoissa työskennellään. Henkilökohtaisesti pidin siitä, että sain tutustua muihin ihmisiin, jotka työskentelevät samanlaisten asioiden parissa kuin minä.

Miten vaihtotoimintaa voisi vielä kehittää?

Isabel Johansson, Tritonian kirjasto:

Pitäisi kannustaa ihmisiä aktiivisesti hyödyntämään tätä mahdollisuutta, kun se on kerran olemassa. Tämä on ainutlaatuinen tilaisuus, jossa voi solmia kontakteja sekä kokea, miten sama työ tehdään muualla.

Lisätietoja vaihtomahdollisuuksista saa oman kirjaston varajohtajien foorumin jäseneltä ja omalta esimieheltä. Sivulta http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/askmuut.html löytyvät henkilökuntavaihdon periaatteet -esite ja henkilökuntavaihtoon liittyvä sopimuslomake.

Jenni Mikkonen, SYN:n varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014
Tietopalvelupäällikkö

Taideyliopiston Teatterikorkeakoulu

Haastatellut:

Terttu Illikainen, Oulun yliopiston kirjasto
Isabel Johansson, Tritonian kirjasto
Päivi Kanerva, Turun yliopiston kirjasto
Osmo Lappinen, Oulun yliopiston kirjasto
Erik Lindgren, Turun yliopiston kirjasto
Sari Lötjönen, Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto
Tanja Mononen, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Stefan Oino, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto
Kaisa Saikkonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto
Marja-Leena Tuomaranta, Oulun yliopiston kirjasto

 


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Ny plattform för bibliotekssamarbete i Norden

I maj 2013 grundades en ny plattform för bibliotekssamarbete i Norden. Då bildades Planeringsgruppen för biblioteksservice inom NUAS. Vad är då NUAS och varför denna planeringsgrupp?

NUAS är en förkortning för det Nordiska Universitetsadministratörssamarbetet – en organisation som förenar 60 universitet och högskolor i Norden med syftet ”att främja universitetsadministratörernas professionella kompetens, sprida kännedom om god administrativ praxis och att skapa kontakter och bygga nätverk mellan de nordiska universiteten på alla administrativa nivåer”. Arbetet inom NUAS görs främst inom s.k. planeringsgrupper (även kallade nätverksgrupper) som grundats inom olika administrativa sektorer såsom ekonomi, HR, fakultetsadministration, forskning och innovation, IT, dokumenthantering och arkiv m.fl.

Överraskande nog saknade biblioteken en plattform för samarbete i detta sällskap trots att bibliotekssamarbetet i Norden har långa traditioner. Därmed saknades också bibliotekens röst på de möten som planeringsgruppernas ordförande regelbundet håller i anslutning till NUAS’ styrgruppsmöten. För att avhjälpa denna brist gjorde Åbo Akademi ett initiativ till NUAS’ styrgrupp att grunda en planeringsgrupp för biblioteken. Initiativet föll i god jord och Planeringsgruppen för biblioteksservice, den trettonde i ordningen, kom till med syfte ”att genom sin verksamhet inspirera och ge stöd för bibliotekens utveckling av service för forskning, studier och forskningsadministration”. Vidare stadgas det att ”gruppen ska ge en plattform för professionellt erfarenhetsutbyte för biblioteksanställda och se till att kunskap och god praxis utväxlas”.

Medlemmar i gruppen är Margareta Hemmed (Göteborgs universitet), Lars Burman (Uppsala universitet), Ellen Vibeke Knudsen (Århus universitet), Claus Vesterager Pedersen (Roskilde universitet), Bente R. Andreassen (Universitetet i Oslo), Hanne Graver Møvig (Universitetet i Agder), Gunnhildur Björnsdóttir (Islands universitet), Susanna Parikka (Universitetet i Lappland) och Pia Södergård (Åbo Akademi).

Planeringsgruppen för biblioteksservice strävar efter att samarbeta med övriga planeringsgrupper inom NUAS, med branschens utbildningsinstitutioner och med nationella biblioteksorganisationer inom Norden i avsikt att ordna gränsöverskridande aktiviteter som är till nytta för planeringsgruppens målgrupp – alla de som arbetar inom universitetens biblioteks- och informationsservice. Den allra första aktivitet som gruppen är med om att planera är ett gemensamt seminarium om inlärningsmiljöer med tre andra planeringsgrupper: Studieadministration, Byggnader & Miljö samt IT. En styrka inom NUAS är utan tvivel den nära tillgången till andra nätverk inom universiteten.

Pia Södergård, ordförande för Planeringsgruppen för biblioteksservice
Överbibliotekarie, Åbo Akademis bibliotek


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

”Jos pidät suusi kiinni, sinua ei ole olemassa!”

Noin 20 ”informaatiovalmentajaa” eri puolilta Suomea kokoontui kirjastoalan järjestöjen Minerva-yhteistyöryhmän työpajaan ”Kirjastotyö. Nyt! Osaaminen näkyviin”. Siinä etsittiin keinoja kirjastotyön arvostuksen ja tunnettuuden lisäämiseksi. Suomessahan kirjastot kyllä tunnetaan ja niitä rakastetaan, mutta tuskin monikaan tietää, mitä kirjastotyön ammattilaiset tekevät työksensä.

Tilaisuuden avauskeskustelua johtivat järjestöviestinnän asiantuntija Noora Jokinen ja Akavan erityisalojen Jaakko Korpisaari. Heidän kolkko viestinsä kaikessa lyhykäisyydessään oli, että kaikki taantuma näkyy hyvin kirjastoissa sekä että meidän on itse huolehdittava, ettei kirjastojen elinvoima häviä. Tämän varmistamiseksi on uudenlaisen kirjastoimagon luominen välttämätöntä. Tätä ei kukaan muu tee puolestamme. Palkankorotuksiakaan on turha odottaa nykyisenkaltaisen ”lainastotäti”-imagon ja muinaisuudesta kumpuavan kirjastonimikkeistön pohjalta.

Itä-Suomen yliopiston kirjastonjohtaja Jarmo Saarti piti alustuksen aiheesta ”Mitä minä osaan? Kirjastoalan osaaminen näkyväksi”. Puheessa nousi esiin vahvoja näkemyksiä. ”Jos pidät suusi kiinni, sinua ei ole olemassa!”, hän aloitti ja jatkoi muistuttamalla, ettei kirjasto ole enää itseisarvo, vaan kaikesta toiminnasta on pystyttävä esittämään selkeitä lukuja. Samaan hengenvetoon hän haikaili ajastaan edellä olevien johtajien perään todeten suomalaisen johtajuuden olevan kerrassaan jälkijättöistä. ”Jos me emme itse sanele kirjastotyötä, jotkut muut sen kyllä pian tekevät!” Saarti lisäksi vertasi nykyisenkaltaista kirjastotyötä varaston hoitamiseen, joka ei sisältönsä puolesta paljonkaan eroa vaikkapa Alepan kassanhoitajan päivittäisistä työtehtävistä. Hän näki lähitulevaisuuden menestyvät, ”jälkidigitaaliset” kirjastot tiedon välittäjinä ja niiden henkilökunnat erityisasiantuntijoina. ”Entä kuka on asiantuntija?”, Saarti kysyi ja vastasi itse saman tien: ”Asiantuntija on se, joka kutsutaan puhumaan.”

Loppuiltapäivä koostui työskentelystä eri teemoihin liittyvissä työpajoissa. Tällaisena aikana, jolloin kaikki mitä voi automatisoida, automatisoidaan, onkin jo viimeiset hetket kokoontua yhdessä pohtimaan näitä kirjastojen olemassaolon kohtalonkysymyksiä. Työpajaryhmät aikovat jatkaa työskentelyään vuoden vaihteeseen saakka. Toivoakseni silloin on jo odotettavissa jotain uudenlaista kumua kirjastoalalta.

Mikko Hyötyniemi
tietopalvelusihteeri, Lapin korkeakoulukirjasto, Arktinen keskus


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Verkostoitumisen merkitys ja osaamisen kehittäminen

Yksi monista kirjastoalan foorumeista ja yhteistyöryhmistä on Suomen yliopistokirjastojen neuvoston Varajohtajien foorumi, jossa keskitytään erityisesti henkilöstön ja esimiestyön kehittämiseen, keskustellaan ajankohtaisista asioista sekä suunnitellaan ja toteutetaan johtamisosaamisen teemapäiviä ajankohtaisista kysymyksistä.

Yliopistokirjastoille yhteinen kehityskeskustelumalli?

Tätä kysymystä lähdimme varajohtajien foorumilla pohtimaan ja selvittämään alkuvuodesta 2013, jolloin toteutettiin yliopistokirjastojen johtajille tarkoitettu kysely koskien osaamisen kehittämisen hankkeita sekä kehityskeskustelukäytänteitä. Saimme vastaukset lähes jokaisesta yliopistokirjastossa ja vastausten viesti oli kaikissa sama, että yliopistojen yhteiset kehityskeskustelumallit ja –pohjat eivät kaikilta osin tue kirjastojen tarpeita tai toimi keskustelun tukena kirjastoalan muuttuvissa työympäristöissä. Toisaalta ei kuitenkaan nähty tarvetta yhteiselle kirjastopohjalle, vaan haluttiin pitäytyä oman organisaation mallissa ja lähteä kehittämään sitä. Tulosten koonnin jälkeen päädyimmekin varajohtajien foorumin kokouksessa ja keskusteluissa SYNin puheenjohtajan Susanna Parikan kanssa siihen, ettei uuden arviointivälineen tai yhteisen kehityskeskustelumallin toteuttaminen ole ajankohtaista. Toisaalta halusimme jatkaa keskustelua aiheesta ja päätimme lähestyä strategiassa määriteltyjä tavoitteita keräämällä Itä-Suomen yliopiston kirjaston, Helsingin yliopiston Kumpulan kampuskirjaston ja Lappeenrannan tiedekirjaston kokemuksia, heidän käyttöönottamastaan (joko osittain tai kokonaisuutena) kehittävän dialogin mallista ja pohtia voisimmeko ottaa tästä osia kirjastojen kehityskeskustelukäytänteisiin.

Henkilökuntavaihtoon innostaminen     

Monet kirjastoverkostot koskevat pääasiassa vain johtajia, esimiehiä tai asiantuntijoita. Verkostoitumisen ja osaamisen vaihdon merkitys on kuitenkin kaikille yhtä tärkeää. Tämän takia lähdimme viime vuonna pilotoimaan henkilökuntavaihtoja kirjastojen välillä, teimme yhteiset ohjeet ja loimme periaatteet vaihdolle. Sekä ennen kaikkea sitouduimme omissa organisaatioissamme kannustamaan henkilökuntaa vaihtoon toiseen kirjastoon. Vaihdoista on kirjoitettu tässäkin blogissa ja toivottavasti vaihtojen määrä lisääntyy ja siitä tulee vakiintunut käytäntö osaksi henkilökunnan työnkehittämistä.

Verkostoituminen ja vaihdot helpottavat joskus myös omaa työtä, jos toisella kirjastolla on tarjota ratkaisuja käytänteisiin, joita omassa kirjastossa ollaan vasta selvittämässä tai lähtemässä ideoimaan. Omassa kirjastossani Taideyliopiston Teatterikorkeakoulussa olemme siirtymässä automatisoituihin palveluihin lainauksen, palautuksen ja varausten noudon osalta tämän kevään aikana. Samalla jatkamme ilta-aukioloa talon aukioloajan mukaiseksi organisaation sisäisille asiakkaille, niin että kirjaston tilat ja aineistot ovat asiakkaiden saavutettavissa illalla ja aikaisin aamulla kulkutunnisteella, vaikka saatavilla ei ole henkilökohtaista asiakaspalvelua. Lähdimme lähestymään uutta palvelukonseptia ja toimia, jota käyttöönotto vaatii, kartoittamalla missä tällaiset palvelut ovat jo käytössä, tai missä niistä ollaan kiinnostuneita ja suuntaamalla vierailuille ja vaihtoon näihin kirjastoihin tarkoituksenamme kopioida palvelut meille sopiviksi. Verkostolta oppiminen onkin ollut hyvin tehokasta ja kunhan kirjastomme remontti maaliskuussa valmistuu, pääsemme ottamaan kaikki uudet palvelut kerralla käyttöön.

Johtamisosaamisen teemapäivät

Omanlaista verkostoitumista oli myös marraskuussa Kansalliskirjastossa järjestetty johtamisosaamisen teemapäivän esimiehille ja tiiminvetäjille sekä esimiestyöstä kiinnostuneille. Päivän aikana kuulimme Jarmo Saartin (Itä-Suomen yliopiston kirjasto) puheenvuoron kirjastojen tulevista haasteista, teimme Learning Café –työskentelyä eri esimiestyön aihepiirien osalta ja keräsimme toiveteemoja tuleviin johtamisosaamisen teemapäiviin. Päivän aikana kerättyjen ideoiden pohjalta lähdemme toteuttamaan johtamisosaamisen teemapäivää syksyllä Tampereen yliopiston kirjastossa aiheesta muutosjohtaminen. Sitä ennen testaamme foorumin piirissä verkkotyöpajatyöskentelyä. Koekerralla keskustelemme perehdyttämisestä ja jaamme omien organisaatioidemme käytänteitä. Toiveena on järjestää verkkokeskusteluita eri aihepiireistä muutaman kerran vuodessa esimiehille ja tiiminvetäjille alustalla, jossa on mahdollista jakaa dokumentteja ja joka on mahdollisimman monelle saavutettavissa ilman matkustamista.

Jenni Mikkonen, tietopalvelupäällikkö, Taideyliopiston Teatterikorkeakoulun kirjasto
Varajohtajien foorumin puheenjohtaja 2013-2014


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Yhteistyötä yliopistokirjastoissa 2014

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto (SYN) on yliopistokirjastojen verkoston yhteistyötä koordinoiva ja kehittävä elin. Toiminnan käytännön toteutuksista vastaavat neuvoston ohella verkostot: informaatiolukutaidon, sisällönkuvailuntutkimuksen tuen ja yhteiskirjastojen verkostot sekä tietoaineistoverkosto ja varajohtajien foorumi. Lisäksi toimintaa jatkavat aikaisemmin perustetut työryhmät: KDK ja kustannuslaskennan työkalupakki.

Seminaareja ja työpajoja

Tämän vuoden toimintasuunnitelmassa on mm. useita työpajoja ja seminaareja. Maaliskuussa tutkimuksen tuen verkoston ohjausryhmä järjestää Tutkimusdatan hallinta –mistä on kyse? seminaarin. Myöhemmin vuoden aikana on tulossa tutkijoiden tiedonhallintataitojen tukemisen parhaat käytännöt -workshop, johtamisosaamisen teemapäivä ja tietoaineistotarjontaan liittyvä seminaari. Lisäksi SYNin kustannuslaskennan työryhmä on mukana järjestämässä vaikuttavuuden arvioinnin työpajaa huhtikuussa.

Seminaarit on suunnattu pääsääntöisesti yliopistokirjastoille, mutta etäyhteyden kautta useimpiin seminaareihin on muillakin mahdollisuus osallistua. Seminaareista tiedotetaan SYN:n verkkosivuilla, sähköpostilistoilla ja SYN:n facebookissa.

Tänä vuonna toteutettava johtamista tukeva mentorointiohjelma on suunnattu vain SYN:n jäsenille, mutta myös siihen liittyvä aloitusluento on etäyhteyden kautta avoin muillekin.

Hyvien käytänteiden jakamista

Yliopistokirjastojen välisiä henkilökuntavaihtoja on pyritty lisäämään laatimalla viime vuonna henkilökuntavaihdon periaatteet ja sopimus henkilökuntavaihdosta. Tämän vuoden tavoitteena on 5-10 henkilökuntavaihtoa, kukin 3-5 arkipäivän mittaista. Hyviä kokemuksia saatiin jo viime vuonna, jolloin toteutui neljä henkilökuntavaihtoa.

Tutkimuspalveluinnovaatiokilpailulla etsitään uusia tutkimuspalveluita edistämään tutkimusta sekä luomaan uusia linkkejä kirjaston ja tutkimuksen välille. Kilpailu aloitettiin viime vuonna ja jatkuu taas tänä vuonna. Viime vuoden innovaatiot on esitelty blogissa. Parhaita innovaatiota voi sitten soveltaa toisissa kirjastoissa.

Vuoden toimintaohjelmassa on erilaisia kyselyitä ja selvityksiä. Viime vuonna tehdyn e-kurssikirjakyselyn avulla selvitettiin e-kirjojen osuutta kurssikirjoista. Kysely toistetaan tänä vuonna, jolloin voidaan seurata e-kurssikirjojen määrissä tapahtuneita muutoksia. Tänä vuonna selvitetään myös mm. Oulun ja Itä-Suomen yliopistokirjastojen kokeileman kaukopalvelun clearing-laskutuksen soveltuvuutta laajemmin muillekin kirjastoille.

Tulevaan valmistautumista

Ajankohtainen asia tänä vuonna on uuden kirjastojärjestelmäkokonaisuuden muuttunut tilanne, kun Kansalliskirjasto ei saanut OKM:ltä hankkeen etenemiseen kaavailtuja määrärahoja. SYN:n piirissä on perustettu FUM-työryhmä (Finna-UKJ-Melinda), joka valmistelee asiaan liittyen yliopistokirjastojen tietojärjestelmästrategiapäivän. Tilanteen hahmottaminen edellyttää yliopistokirjastoilta selkeää visiota tulevaisuudesta, mm. mitkä ovat asiakkaiden tarpeet, mitä tietojärjestelmien vaihtoehtoja on, minkälaista yhteistyötä tarvitaan kirjastojen kesken.

SYN on myös tiiviisti mukana kirjastojen yhteistyössä Finna-käyttöliittymän kehittämisessä ja Melinda-verkostossa. Viime vuonna perustettu Elsevier-työryhmä aloittaa valmistelut vuonna 2016 tuleviin Elsevier-neuvotteluihin.

Tärkeänä toiminnan painopistealueena on SYN:n tiedepoliittisen roolin vahvistaminen. Tähän liittyen järjestetään mm. verkostotapaaminen OKM:n kanssa keväällä. Ohjelmassa on myös seuraavan hallitusohjelman valmisteluun vaikuttaminen.

Tähän on koottuna vain joitakin kohtia tulevasta toiminnasta. Koko toimintasuunnitelma on luettavissa SYN:n verkkosivuilta. Toiminta pohjautuu SYN:n strategiaan (2013-2017).

Paula Kangasniemi, yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin