Rinnakkaistallennuskäytäntöihin tutustumassa – kertomus henkilökuntavaihdosta

wordle_kh001Pitkän työuran jälkeen aloitin opinnot Oulun ammattikorkeakoulussa, kirjasto- ja tietopalvelun tutkinto-ohjelmassa ja olin päässyt opinnäytetyövaiheeseen. Työssäni olin kuullut Suomen yliopistokirjastojen neuvoston henkilökuntavaihdosta ja miettiessäni opinnäytetyötä ajattelin iskeä kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Selvitykseni aiheena on rinnakkaistallentaminen yliopistoissa, joten valitsin kaksi rinnakkaistallennuksen suhteen erilaista yliopistoa vaihtokohteekseni.

Sovittuani Lapin korkeakoulukirjaston johtajan kanssa asiasta otin yhteyttä sekä Helsingin yliopiston kirjaston avoimen tieteen tutkimustietojärjestelmästä vastaavaan henkilöön että Jyväskylän yliopiston kirjaston avoimen julkaisemisen yhteyshenkilöön. Sovittuani heidän kanssaan päivämäärät ja ohjelman, tein matkasuunnitelman ja varasin matkat ja yöpymispaikat. Ennen matkaa tein taustatyötä perehtymällä molempiin organisaatioihin nettisivujen avulla.

Suomi on pitkä maa ja koko yö meni junassa Rovaniemeltä Helsinkiin. Maanantaiaamuna olin Kaisa-kirjastossa, jossa minut otettiin ystävällisesti vastaan, pääsin kirjastokierrokselle ja sain paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta. Kuulin kirjaston näkökulmasta Helsingin yliopiston avoimen tieteen ja rinnakkaistallentamisen rakenteesta sekä tutkimuksesta ja julkaisuista TUHATissa. Kävimme antoisia keskusteluja ja nauhoitinkin vastauksia esittämiini kysymyksiin. Tiistaina jatkoimme samasta aiheesta eri henkilön kanssa, syventyen juuri tallentamiseen, ja oli mielenkiintoista huomata miten me puhuimme samoista asioista ja miten meillä oli paljon samantyylisiä ongelmia tässäkin asiassa.  Vaikka määrät ovat aivan eri tasoa Lapissa ja Helsingissä, samantyyliset ongelmat ovat kuitenkin molemmilla ratkottavina.

Sain paljon tietoa – osasta osan jo tiesinkin – mutta myös uutta tietoa, ja uuden tiedon viemistä omaan organisaatiooni.  Helsingin yliopiston kirjastossa oli juuri meneillään Pop Up stand -päivät, joilla oli tarkoitus saada kiinnostuneita asiakkaita tapaamaan asiantuntijoita, joilta voi halutessaan kysyä ORCIDiin, rinnakkaistallennukseen tai avoimeen julkaisemiseen liittyvä kysymyksiä. Vierailin tapahtumassa kyselemässä ja seuraamassa tilannetta. Tuli tunne, että kirjaston henkilökunnan on tärkeää jalkautua asiakkaiden saataville. Onneksi aikataulu ei ollut liian tiukka, vaan vietin myös aikaa itse kirjastossa: tutkimassa, katselemassa, havainnoimassa ja seuraamassa siellä olevia asiakkaita sekä virkailijoita.

Kahden päivän päästä jatkoin matkaani junalla Jyväskylään. Jälleen sain ystävällisen vastaanoton ja paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta, mutta tieto oli eri tavalla jäsenneltyä. Samaa asiaa voidaan tehdä eri tavalla. Organisaatioilla on erilaiset järjestelmät ja tiedonkeruu, myös tietojen tallentaminen tapahtuu eri tavalla. Todella mielenkiintoista oli huomata, miten eri tavoin tietoja voidaan kerätä ja tallentaa. Jyväskylässä oli TUTKA ja JYX-julkaisuarkisto, joihin pääsin tutustumaan tarkemmin.

Myös erilaisiin kirjastorakennuksiin ja kirjastojen erityisyyksiin oli ilo tutustua. Sain kunnian nähdä Jyväskylän yliopiston kirjaston aarteen, joita on vain neljä kappaletta maailmassa. Näistä yksi on Tanskan kuninkaallisessa kirjastossa, yksi Ruotsin kuninkaallisessa kirjastossa sekä kaksi Suomessa, toinen Kansalliskirjastossa ja toinen Jyväskylän yliopiston kirjastossa. Teosta säilytetään lukkojen takana ja tarkasti oikeassa lämpötilassa.

Jyväskylän yliopiston kirjasto ei ole enää vain kirjasto, vaan avoimen tiedon keskus / kirjasto. Rinnakkaistallentamisesta sain erittäin paljon tietoa, onhan Jyväskylän yliopisto todella saanut tallennettua ison määrän tutkijoidensa artikkeleita. Rinnakkaistallentamiseen oli paneuduttu tehokkaasti ja tuli tunne, että se on heille tärkeä asia. Vaikka Jyväskylän yliopiston sivuilla onkin paljon tietoa rinnakkaistallentamisesta ja avoimesta julkaisemisesta, niin käytännön ohjeet ja omien kokemusten kertominen valaisee asiaa eri tavalla, varmasti mieleenpainuvammin. Sain myös seurata, miten tiedon tallentaminen tapahtui konkreettisesti. Lisäksi vietin pienen hetken Jyväskylän kirjaston ”asiakkaana” ja seurasin asiakkaiden ja virkailijoiden työskentelyä.  Opiskelijat olivat järjestäneet paneelikeskustelun, joka oli kerännyt joukon opiskelijoita kirjastoon.

Mieleen jäivät myös muutokset. Helsingin yliopiston kirjastossa oli ollut paljon muutoksia, ja uusia henkilöitä oli siirtynyt niihin tehtäviin, joihin kävin tarkemmin tutustumassa. Jyväskylän yliopiston kirjastoon on tulossa uusi tutkimustietojärjestelmä, joten uuden oppimista on tiedossa myös heidän henkilökunnalleen. Molempien organisaatioiden henkilökunnan auttamisen halu ja tiedon jakaminen oli todella antoisaa. Olin otettu saamastani ystävällisestä kohtelusta. Kiitos kaikille, jotka teitte vierailustani niin antoisan!

 

Eija Kumpula
Kirjastosihteeri
Lapin korkeakoulukirjasto
Lapin yliopisto

 

Kuva: Katja Halonen, tehty Wordle-ohjelmalla


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

FINNA herättää tunteita

Kansallisesta digitaalisesta kirjastosta on puhuttu vuosikausia ja ainakin kirjastoasiantuntijoiden keskuudessa hanke on ehtinyt herättää monenlaisia tuntemuksia siitä, mitä tuleman pitää. Jyväskylän yliopiston kirjasto on kuulunut ensimmäisen aallon pilottikirjastoihin ja meillä on ollut mahdollisuus muokata kansallista tiedonhaun käyttöliittymää JYKDOK/FINNAa oman yliopistoyhteisön tarpeisiin. Pilottivaiheeseen liittyen julkaistiin vuonna 2013 käytettävyystutkimus, Reetta Kuuskosken pro gradu –tutkielma.

Pilottivaiheen pitkä ajanjakso auttoi toisaalta sopeutumaan muutoksiin, mutta toisaalta turhautti, koska muutokset ja toivomusten eteenpäinvienti kestivät aikansa. FINNAn lanseeraamiseen liittynyt ajatus saada kirjaston kaikki aineistot samasta käyttöliittymästä ei ehkä koskaan toteudukaan, mikä on osaltaan lisännyt epäilyjä muutoksen mielekkyydestä.

Finna-jykdok

Jyväskylän yliopiston kirjasto on nimennyt uuden käyttöliittymän yliopistoyhteisölle tutuksi JYKDOKiksi. Muutoksessa on ollut kysymys paljolti oppimisesta pois vanhoista käytänteistä. Uutta käyttöliittymää on vuoden alusta lähtien opetettu kirjaston tiedonhakukoulutuksissa ja muutos ei vaikutakaan enää järin dramaattiselta. Esimerkiksi hakutulosten rajaaminen on tuttua puuhaa kansainvälisistä tietokannoista. Kevään aikana olemme saaneet rikastetuksi opastusta uusilla hakuvinkeillä ja muun muassa ohjevideoilla. Opasteiden laatiminen on haastavaa, koska JYKDOK-FINNAssa tapahtuu koko ajan tiedonhakuihin vaikuttavia, pieniä muutoksia. Ohjeita ei siksi kannata hakata kiveen, vaan sietää pienet muutokset ja uudistaa ohjeet vasta, kun olemassa olevat johtavat harhaan.

FINNAn käyttöönottoa kirjastoväen keskuudessa helpotti tieto, että valtaosa arkipäiväisistä hakutapahtumista tehdään teoksen nimen tai tekijän nimen mukaan. Tällaiseen tiedon paikantamiseen uusi käyttöliittymä on erinomainen, sillä sen hakulogiikka ymmärtää hyvin pitkälle tiedonhakijan aikeita. JYKDOK-FINNAssa on myös mainioita, hakutulosta rajaavia ominaisuuksia, jotka riittävät hyvinkin kandityötään tekevän tiedontarpeisiin. JYKDOK ja sen sisältämä PCI-haku tuottavat täysin tyydyttävän hakutuloksen, kun tiedontarve on vielä jäsentymätön ja tutkimusaihe suhteellisen laveasti määritelty.

Tiedonhankinnan opettajien pedagogisia taitoja ja tieteenalojen ymmärrystä tarvitaan, kun JYKDOKia opetetaan gradun ja väitöskirjan tekijöille sekä tutkijoille ja tutkimusryhmille. JYKDOKn ja sen sisältämän PCI-haun sekä natiivitietokantojen tuottamia hakutuloksia pitäisi pystyä punnitsemaan niin, että tiedonhaut tukisivat tutkimussuunnitelman muotoutumista pitkin tutkimusprosessia. Tiedonhakujen repertuaarin pitää olla laaja varsinkin työn alkuvaiheessa, kun tutkimusaihe on fokusoimaton. PCI-haun hyödyntäminen tutkimustyön alkuvaiheessa – kun tutkimusaihetta koskevat ajatukset ovat vielä jäsentymättömiä ja hakutermit täsmentymättömiä – voi johtaa pikemminkin turhautumiseen kuin ajatusten tarkentumiseen, koska PCI-haun  aihealuelistaus on kovin karkea ja jäsentymisen logiikka epäselvä.

Kaiken kattava käyttöliittymä on saatava palvelemaan sekä selailua (mm. tutkimusaihetta koskevan tiedon kartoittamista) että systemaattista tiedonhakua. Nyt Finnan  hakutulosten tarkentavien rajausvaihtoehtojen vähäisyys sekä relevanssilogiikka aiheuttavat sen, että kattavan tiedonhaun varmistamiseen tarvitaan erityisen huolellista  hakusanojen valintaa sekä tieteenalakohtaisten keskeisten tietokantojen rinnakkaiskäyttöä PCI-haun lisäksi.

Asiakkaiden kannalta on turhauttavaa, että PCI-hakuun ei sisälly kaikkea kirjaston hankkimaa aineistoa. Asian avaaminen mm. tiedonhankinnan opetuksessa onkin jo sitten oma lukunsa. PCI-haun kattavuuden määrittäminen on tuskallista, koska olemassa oleva tieto muuttuu eivätkä ilmoitetut muutokset kuitenkaan toteudu välittömästi, vaan ajan kuluessa.

Jyväskylän JYKDOKia on pyritty parantamaan paneutumalla muun muassa tietokantojen kuvailuun. Tällöin tieteenalakohtaiset tietokannat ainakin löytyvät tietokantahaun avulla, vaikkakaan ei aina mielekkäässä järjestyksessä. Monet hakuvaihtoehdot on silti opittava muistamaan. Aikaisemmasta poiketen opinnäytteet eivät enää sisälly JYKDOKin perushakuun, vaan opinnäytteille on oma erityinen hakunsa. Niin ikään on muistettava, että JYKDOK on paikallinen käyttöliittymä, johon eivät sisälly esimerkiksi MELINDA ja ARTO. Erilaiset tiedontarpeet on osattava jäsentää, jotta tiedonhakija voi jossakin vaiheessa olla tyytyväinen tuloksiinsa.

Kuten edellä on jo todettu, PCI-haku ei missään tapauksessa sovellu tarkkaan, tieteenalakohtaiseen hakemiseen, vaan akateemiseen asiantuntijuuteen kuuluu edelleenkin tunnistaa tieteenalansa julkaisukulttuuri sekä tutkimusalaansa parhaiten palvelevat erityistietokannat. Itse olen huomannut, että tutkijat pääsevät joillakin aloilla parhaiten eteenpäin yliopistossamme käytössä olevilla keskeisillä verkkolehtipalveluilla, joissa on mahdollisuus oman tieteenalan rajaukseen. Valituissa lehtipaketeissa tiedonhaut onkin sitten helppo toteuttaa hyödyntämällä tutkimusaiheen keskeistä sanastoa.

FINNAn kehittymistä on ollut jännittävää ja erityisen opettavaista seurata, kun muistetaan, että KDK:ssa on kysymys keskeisestä kansallisesta infrastruktuurihankkeesta ja sen päämääränä on koota yhteen eri muistiorganisaatioiden aineistot ja asiantuntemus.

Marja Kokko, informaatikko Jyväskylän yliopiston kirjasto


facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Huomisen haasteet tietojärjestelmille?

Suomen yliopistokirjastojen johtajat kokoontuivat 17.3.2014 SYNin tietojärjestelmästrategia -workshoppiin rakentamaan yhteistä näkemystä siitä, millainen tietojärjestelmäkokonaisuus tulevaisuudessa parhaiten palvelisi yliopistokirjastojen käyttäjien tarpeita ja tukisi kirjastojen toiminnassa tapahtuvia muutoksia.

Päivän aikana pohdittiin eri näkökulmista muun muassa sitä, millaisia tulevaisuuden käyttäjien tarpeet ovat. Tarpeita mietittiin niin tutkijan, opettajan, opiskelijan, kirjastoalan ammattilaisen kuin yliopiston johdonkin näkökulmasta. Kirjastojen palvelujen painopiste muuttuu koko ajan toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. On helposti arvattavissa, että viiden vuoden kuluttua palvelukokonaisuutemme on jälleen erilainen kuin nyt ja tulevaisuuden suunnittelu nykytiedoilla on vaikeaa.

Workshopissa puhuttiin myös yliopistokirjastojen nykyjärjestelmien toimivuudesta. Nykytilanteesta tehty SWOT -analyysi paljasti, että nykyjärjestelmien vahvuus on niiden toimintavarmuus, mutta heikkoutena on niiden kankeus ja hidas muunneltavuus. Ongelmaksi nähtiin myös se, että nykyinen järjestelmäkokonaisuus on sirpaleinen. Asiakkaalle on haastavaa, että esimerkiksi kirjastojärjestelmän kautta ei pääse käsiksi kaikkiin tarjolla oleviin e-aineistoihin. Pelkkää painetun aineiston kirjastojärjestelmää emme varmasti jatkossa tarvitse, mutta miten saamme kustannustehokkaan, toimivan järjestelmän, jonka avulla pystymme tarjoamaan tietoaineistot helposti asiakkaiden saataville on vielä kysymysmerkki.

Workshop oli tarpeellinen aloitus yhteiselle pohdinnalle yliopistokirjastojen tietojärjestelmäkokonaisuuden tulevaisuudesta ja yhteisellä päätöksellä päätimme myös jatkaa aktiivista pohdintaa tämän kevään ja loppuvuoden aikana.

Minna Niemi-Grundström, kirjastonjohtaja, Tampereen yliopiston kirjasto
SYN:n KDK-työryhmän puheenjohtaja


facebooktwittergoogle_pluslinkedin