Haastattelussa Minna Niemi-Grundström, TTY:n uusi kirjastonjohtaja

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto kyseli kuulumisia TTY:n uudelta kirjastonjohtajalta.

1. Koska aloitit Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston johtajana? Aloitin huhtikuun 11. päivä 2011.

2. Onko yliopisto työpaikkana sinulle uusi tuttavuus? Tampereen teknillinen yliopisto on työpaikkana minulle ihan uusi tuttavuus, mutta jo reilun kahden kuukauden kokemuksella voin sanoa viihtyväni erinomaisesti. Yliopistolaitos työpaikkana tuli tutuksi jo työskennellessäni Tampereen yliopistossa erilaisissa tehtävissä miltei koko 1990-luvun.

3. Vaihdoit työpaikkaa liike-elämän palveluksesta yliopiston palvelukseen. Millaisia yhtäläisyyksiä tai eroja johtamisessa on? Kyllä, ehdin työskennellä Nokiassa melkein 11 vuotta ennen siirtymistäni kirjastoon. Uskaltaisin väittää, että erot organisaatioiden välillä eivät ole niin suuria kuin usein ajatellaan.  Molemmissa tarvitaan innovatiivisuutta ja taloudellista näkemystä ja ennen kaikkea joustavuutta ja kykyä motivoida ihmisiä. Suurimpana erona on kenties se, että yliopistossa asioita suunnitellaan ja valmistellaan paljon pidempään ennen täytäntöönpanoa, kun taas pörssiyhtiössä asiat voivat muuttua paljon nopeammalla syklillä.

Minna Niemi-Grundström
TTY:n uusi kirjastonjohtaja, FL, HM Minna Niemi-Grundström

4. Millainen koulutustaustasi on?  Olen koulutukseltani filosofian lisensiaatti ja hallintotieteiden maisteri .  Tutkintojeni pääaineina olen opiskellut yleistä kirjallisuustiedettä ja hallintotiedettä. Opintoihini sisältyy informaatiotutkimuksen (kirjastotieteen ja informatiikan) aine- ja syventävät opinnot  ja muun muassa julkisoikeuden, valtio-opin ja finanssihallinnon opintoja.  Olen Tampereen yliopiston kasvatti.

5. Miksi olet kiinnostunut kirjastomaailmasta?  Monipuolinen työ ja mahdollisuus oppia uutta ovat minulle tärkeitä motivaatiotekijöitä työssä.  Kirjastoalan nopea kehitys ja vahva yhdessä tekemisen perinne tarjoavat mielestäni hyvät edellytykset myös oman osaamisen kehittämiseen.  Olen myös aina ollut kiinnostunut asiakaspalvelutyöstä. Nokiassakin pari viimeistä vuotta kului tehtävissä, joiden tavoitteena oli varmistaa, että asiakasnäkökulma otetaan huomioon tuotteita suunniteltaessa.

6. Miten alku uudessa työssä on lähtenyt käyntiin? Olen aloittanut perehtymisen kirjaston toimintaan keskustelemalla henkilökunnan kanssa ja kuuntelemalla millaisia ajatuksia ja ideoita kirjastolaisilla itsellään on kirjastosta ja sen toiminnan kehittämisestä.  Olen myös kiertänyt tapaamassa muita kollegoja yliopistolla ja yrittänyt oppia tuntemaan kulkureittejä Hervannan kampuksella. Ensimmäiset viikot ovat kuluneet nopeasti ja päivät ovat olleet hyvin erilaisia.

7. Miten kuvailisit Tampereen teknillisen yliopiston kirjastoa? Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto on ainakin asiakaspalautteen perusteella  tehokas ja toimiva kirjasto vaikka olemmekin varsin pieni organisaatio. Henkilökuntaa on reilu parikymmentä ja toimipaikkoja kaksi; Hervannan kampuksella ja Porin yliopistokeskuksessa.  Haluamme olla kehittymiskykyisiä ja valmiita yhteistyöhön muiden yliopistokirjastojen ja tietenkin erityisesti teknillisten yliopistokirjastojen kanssa.

8. Millaisia muutoksia on näköpiirissä uuden johtajan myötä?  Muutosten sijaan puhuisin mieluummin kehittämisestä, vaikka tottahan on, että uuden johtajan myötä ainakin johtaminen muuttuu.  Minut on otettu hyvin vastaan, vaikka vie toki aikansa ennen kuin uuteen johtajaan täysin luotetaan. TTY:n strategia asettaa selkeät tavoitteet myös kirjaston kehittämiselle: tutkimustoiminnan kehittäminen, kansainvälistymisen vahvistaminen, opetuksen ja oppimisen laadun parantaminen sekä johtamisen kehittäminen ovat tavoitteita, joissa myös kirjaston pitää miettiä omaa rooliaan ja sitä, millaista lisäarvoa se voi palveluillaan tuottaa koko yliopistoyhteisölle.  Varsinaisista käynnissä olevista muutosprojekteista voisi mainita viestinnän ja palveluiden markkinoinnin kehittämisen, jonka olemme juuri polkaisseet käyntiin.

9. Millaisia painopistealueita Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston toiminnassa on lähitulevaisuudessa? Tällä hetkellä keskitymme erityisesti tiedonhankintataitojen opetuksen kehittämiseen. Tavoitteena on, että kirjasto tarjoaa kaikille koulutusohjelmille suunnitelmallista koulutusta opintojen eri vaiheissa.

10. Millaiseksi koet yliopistokirjaston roolin yliopistossa? Ilman kirjastoa yliopisto ei pärjäisi – ja päinvastoin.  Kirjasto on palveluyksikkö ja sen menestyksen avain on siinä että se osaa kuunnella tarkalla korvalla asiakkaiden tarpeita ja suunnitella palveluita eri asiakasryhmille.

11. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto antaa foorumin saada vertaistukea ja kuulla hyviä käytäntöjä muilta yliopistokirjastojen johtajilta, millaiseksi koet SYNin roolin tässä tehtävässä? Olen nyt ollut mukana yhdessä SYNin kokouksessa ja voin jo sanoa, että vertaistuki on todella tärkeää.  On hieno juttu, että meillä on olemassa tällainen verkosto, joka toimii aktiivisesti ja jossa tietoa jaetaan niin hyvistä käytännöistä kuin ’pain pointeistakin’.

12. Mitä toivot Suomen yliopistokirjastojen neuvostolta jatkossa?  Hyvää ja aktiivista yhteistyötä kollegojen kanssa jatkossakin sekä virallisten että vähän epävirallisempienkin asioiden merkeissä 🙂

Kysymykset:
Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Vägval: case Hanken

Svenska handelshögskolan grundades år 1909 och samtidigt inledde högskolans bibliotek sin verksamhet. Högskolan har sedan år 1953 verkat i byggnaden på Arkadiagatan. Huvudbyggnaden totalrenoverades 1996, varefter en modernisering av studiemiljön ägde rum 2005. Trots det upplevs utrymmena idag som omoderna och alldeles för små.

Hankens bibliotek är idag digitalt, då hela 80% av anskaffningsbudgeten riktas till elektroniska informationskällor. En analys av det tryckta materialet visar att kursböckerna har den högsta utlåningsgraden (57,7% exemplar för hemlån respektive 19,7% för läsesalsexemplar). Alla böcker med fyra veckors lånetid har en utlåningsgrad på 10,5%. Görs en begränsning till böcker utgivna 2005 eller senare, fås en utlåningsgrad på 42,5%.

Foto: Leif Rosas

Utrymmesbristen kombinerat med det stora antalet oanvända böcker väckte frågan om de tryckta samlingarna kan utlokaliseras helt eller delvis till det nya biblioteket vid Helsingfors universitets campus i centrum, som en del av det samarbetsavtal som högskolorna ingick år 2010. Samtidigt utreddes möjligheterna att utlokalisera bibliotekets back-office tjänster samt allt systemtekniskt underhåll. Med avstamp i undersökningar om de olika målgruppernas servicebehov, informationsbeteende och informationsbehov nu och i framtiden skisserades olika scenarier upp för hur bibliotekets service, utrymmen och personal skulle påverkas av olika grader av utlokalisering.

Scenarierna behandlades sedan av bibliotekets direktion och högskolans ledningsgrupp som också hörde institutionerna och Studentkåren. Studentkåren genomförde en enkätundersökning och konstaterar i sin rapport (Utlåtande gällande bibliotekets framtid, 2011; internt dokument):

”[…] I stället finns det möjlighet att omstrukturera det nuvarande biblioteket för att småningom frigöra mer utrymme för annat än hyllor. Dessutom är det klart att elektroniskt material inte ännu åsidosatt tryckta böcker. […] Böckernas tillgänglighet är en av Hanken-bibliotekets styrkor. I nuläget kan man utnyttja tiden mellan föreläsningar t.ex. till tentläsning eller uppgifter.

Hankens bibliotek verkar vare ett element som bringar liv till byggnaden. Biblioteket fungerar och utnyttjas. Istället för att flytta eller dela upp biblioteket ska allt material finns på Hankens eget bibliotek. Beslutet att hålla kvar på Hanken i Tölö är dessutom ett beslut att utveckla det vi har till ett ännu bättre och modernare lärocenter som möjliggör mångsidiga studier för hankeiter.”

För det slutliga avgörandet spelade användarnas, dvs. studenternas och forskarnas, åsikter i frågan en avsevärt större roll än utlokaliseringens ekonomiska dimension. Ärendet är nu grundligt utrett, användarna hörda och det slutliga beslutet taget. Men det betyder ingalunda status quo.

En studerande på Svenska handelshögskolan

Foto: Leif Rosas

Både användarna och ledningen efterlyser nytänkande och biblioteket på Hanken har redan inlett följande fas. Ca 6 000 böcker och 19 000 tidskriftsnummer har sänts till Depåbiblioteket eller kasserats. I tur står en gallring av Boksamlingen med grov hand. Stora omstruktureringar av bibliotekets utrymmen planeras inte bara för det tryckta materialets del, utan även serviceområdet och bibliotekets servicekoncept kommer att ses över. Men det känns tryggt att gå vidare då vi vet att vi gör rätt saker och att det vi gör uppskattas!

Tua Hindersson-Söderholm
Bibliotekschef
Svenska handelshögskolans bibliotek


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Viestinnän haasteista

Onnistunut viestintä ja tiedottaminen tiedetään hyvin haasteelliseksi toteuttaa. Näin on myös meillä Oulun yliopiston kirjastossa. Vuosien varrella olemme huomanneet, etteivät monet meidän tiedotteistamme –  lukuisista kanavista huolimatta – tavoita kohderyhmäänsä, sen koommin tutkijoita ja opettajia kuin opiskelijoita. Tänä vuonna olemme ryhtyneet purkamaan tätä ongelmaa löytääksemme siten myös ratkaisuja. Uskommehan vakaasti, että viestimme kannattaisi lukea.

Kaikkia kohderyhmiämme vaivaa sama kuin itse kutakin: kiire ja joka puolelta tuleva viestien tulva. Tutkijoille aika merkitsee oikeasti rahaa. Kuinka vapauttavaa onkaan laittaa sormi liikoja silmäilemättä delete-näppäimelle. Jotkut viisaammat (tutkijat) ovat opettaneet roskapostisuottamisensa tunnistamaan tiettyjä sanoja, toivottavasti eivät sentään kirjastoa, vähentääkseen viestitulvaa.

Olemme tavanneet tämän vuoden aikana useita kymmeniä ylioppilaskunnan ja eri ainelaitosten kattokiltojen edustajaa ja olemme oppineet paljon heiltä onnistuneen viestinnän edellytyksistä. Palautteet opiskelijoilta riippumatta killasta on samat.

Ensinnäkin käsitys kirjastosta ja sen palveluista on vähän ”hatara”, kuten jotkut heistä asian ilmaisivat.  Monet esittelemämme rutiinipalvelut ovat osalle heistä outoja tai ei oikein ymmärretä mitä se mahtaa tarkoittaa. Mutta nämähän on kerrottu jo heti ekavuoden syksynä fukseille tarkoitetuissa tapaamisissa, me sanoimme. Niinpä. Nyt se mutta opiskelijan kannalta: silloin on uusille opiskelijoille kerrottu paljon muutakin yliopistosta, joten mieli ja muisti ovat kaikesta uudesta ja jännittävästä täysin ylikuormitettuja opiskelun ensimmäisinä viikkoina ja kuukausina. Olisihan se pitänyt meidän kirjastossakin hoksata. Siispä kirjastopalveluihin liittyvä fuksiopetus kannattaisi jakaa kahteen osaan, ehdottavat tapaamamme opiskelijat. Aivan syksyllä antaa vain kirjastokortti käteen ja kokoelmatietokannasta näyttää kirjan tai tekijän nimenmukainen haku. Sillä pärjää vuoden vaihteeseen, jolloin opiskelija on jo kotiutunut yliopistoon ja on kykenevä ottamaan lisää informaatiota kirjastopalveluista. Mitä todennäköisimmin kokeilemme tätä käytäntöä jo ensi syksynä.

Viestikanavia on käytössä useita. Sähköpostia pidetään sekä tutkijoiden että opiskelijoiden piirissä  kaikkein parhaimpana. Mutta miten olemmekaan ihastuneita (tai piintyneitä) omaan slangiimme. Käytämme mielellämme englanninkielisiä tietokantojen nimiä esim. viestin asiakentässä. Se on kuulemma varmin tapa saada viesti opiskelijoilla heti poistetuksi! Yleensäkin asia-kentästä täytyisi heti välittyä hyöty, jonka kyseisen viestin lukemista saa. Perussääntönä sama pätenee tutkijoihin.

Killoilla on sensorihenkilöt, joille killan osoitteen viestit menevät ja he päättävät jatkaako viesti eteenpäin vai ei. Pelkästään englanninkielinen sana viestin asiakentässä on varma tapa saada viestin matka loppumaan siihen. Saimme edelleen opastusta: Viestien tulisi olla mahdollisimman lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Yhteen sähköpostiviestiin ei pidä ympätä liikaa aiheita.

Oulun yliopiston kirjaston verkkosivut

Oulun yliopisto kertoo palveluistaan verkossa

Kaikilla kirjastoilla on omat www-sivut, joiden informatiivisuuteen, käytettävyyteen ja ajantasaisuuteen käytämme paljon vaivaa ja aikaa. Luotamme kovasti siihen, että sieltähän meidän kaikki palvelut  ja tiedotteet ovat hyvin saatavilla. Niin olisivat, jos opiskelija tai tutkija kävisi siellä jatkuvasti ja rauhassa tutkailisi palveluja. Mutta se kiire. Sivuihin tutustutaan todennäköisesti taloon tultua ja sitten laitetaan omiin bookmarkeihin eniten käytetyt palvelut. Tutkijat menevät suoraan tarvitsemiensa lehtien sivulle ja saavat artikkelien uutuustiedotteet seurantaprofiilinsa mukaisesti suoraan sähköpostiinsa. Myös opiskelijoille tuntuu tulevan pian rutiinit ja bookmarkit.  Jokaisella tuntuu olevan rutiinireittinsä, usein kirja- tai artikkelihakupalvelu, jolloin käyttäjä siirtyy muuta sivua vilkuilematta suoraan tarvitsemaansa palveluun. Sivuja ja palveluja esitellessämme saimme palautetta mistä vielä voisi tiedottaa, nyt niitä sovittuja kanavia käyttäen ja selvällä suomenkielellä. Lisää tiedotusta toivottiin mm. RefWorksistä, Nellistä, Chatista, päivystävästä informaatikosta, mahdollisuudesta netin kautta varata aikaa informaatikon palveluille ja/tai jättää tiedonhakupyyntö, yhteislainauksesta (termi koettiin huonoksi, jopa mahdollisesti estänyt käyttöä), Opiskeluympäristö –sivustosta

Kirjaston viestintä ulospäin on enimmäkseen kuivakan asiallista, virkamiesmäistä. Samahan pätee yliopistoihinkin. Tähän vaivaan auttaisi kirjaston Facebook-sivut, joilla voisi kertoilla asioista rennommin. Ajan ja työn säästämisen takia esimerkiksi Oulun yliopiston kirjaston www-sivuilta lähtee syötteenä tiedotteet Facebookiin, jolloin sama tiedotustyyli on myös siellä, valitettavasti. Se todennäköisesti on esteenä myös vastavuoroisuuden helppoudelle.  Silti meistä jaksaa tykätä iloksemme yli 500 ystävää.

Oulun yliopiston kirjaston Facebook-sivut

Oulun yliopiston kirjasto tiedottaa myös Facebookissa

Kiitän lämpimästi kaikkia niitä opiskelijoita, jotka ovat antaneet meille aikaansa tiedottamisemme kehittämiseen! Katsotaan vuoden, kahden päästä, olemmeko olleet myös kehityskelpoisia, halukkaita olemme.

Päivi Kytömäki
Ylikirjastonhoitaja
Oulun yliopisto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin