Miten kirjastojen asiantuntijapalvelujen vaikuttavuutta voidaan mitata?

Kirjastojen asiantuntijuutta kuvaaville suoritteille ei ole tällä hetkellä käytettävissä riittävän tarkkoja ja tyhjentäviä mittareita. Tämä käy ilmi tarkasteltaessa Tieteellisten kirjastojen tilastointiohjetta (KITT) ja myös parhaillaan kirjastosektoreilla lausuntokierroksella olevaa uudistettua ISO-standardia (2789).

Tiedonhakupalvelut, sekä laajat kirjallisuusselvitykset että vastauksen etsiminen yksittäisiin kysymyksiin, ovat olleet kirjastojen ydinosaamista, vaativaa asiantuntijapalvelua sekä keskeinen osa niiden toiminnan vaikuttavuutta.  Maksuttomien tiedonhakujen määrä Suomen Tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokannassa on vuodesta 2009 vuoteen 2010 laskenut 5% (yhden organisaation yliopistokirjastoissa).  Joissakin kirjastoissa lasku on ollut huomattavasti suurempi. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston kirjastossa opetustilastot ovat viime vuosina kasvaneet samaa tahtia kuin tiedonhakutilastot ovat pienentyneet.

Faktakysymykset ovat kirjastoista hävinneet melko olemattomiin: kansalaiset ovat tottuneet ja oppineet hakemaan tietoa internetistä. Kuitenkin monenlaiset asiakkaiden tiedonhallintakysymyksiin liittyvät pulmat työllistävät kirjastojen asiantuntijoita. Näitä päivittäin esiintyviä kysymyksiä ovat kirjastotietokantojen hakulogiikkaan ja aineistojen löytyvyyteen liittyvät tilanteet, hakuliittymien ongelmat ja e-aineistojen toimimattomuudet. Muita esimerkkejä tiedonhallintaan liittyvistä asiantuntijapalveluista ovat viitteidenhallinta, opastus tiedon oikeaan käyttöön sekä erilaiset tutkijapalvelut.  Nämä ilmiselvästi mitattavissa olevat asiat jäävät nyt tilastoinnissa vaille huomiota. Niinpä kirjastojen vaikuttavuudesta syntyy vaillinnainen kuva.

Vaikuttavuutta pitäisi tietenkin mitata myös laadullisin mittarein. Tällaisesta on maininta KITT-käyttäjän käsikirjassa 2011 s. 14: Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmän on laatinut mittariston, jossa yhtenä vaikuttavuutta kuvaavana elementtinä on ”asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle”, ja tätä selvitetään kyselyllä.

Toteutimme Jyväskylän yliopiston kirjastossa marraskuussa 2010 – huhtikuussa 2011 kolmena kuukautena tarkemman tiedonhakujen tilastoinnin seurannan.  Tähän tarkempaan tilastointiin otettiin mukaan vain kysymykset, jotka täyttävät KITT-käyttäjän käsikirjan määritelmän. Seurannan aikana ilmeni, että kirjastohenkilökunnan on vaikea tulkita tiedonhakujen määritelmää: minkälaiset kysymykset ovat tai eivät ole tiedonhakua.  Tulkinnanvaraisia kysymyksiä jää ilmeisesti tilastoimatta. Yksi esimerkki vaikeasta rajanvedosta: onko asiakaspalvelutilanteessa opastettu itsenäiseen tiedonhakuun, joka on tilastoitavaa, vai oliko kyse opastuksesta miten haetaan tietystä tietokannasta, joka ei ole tilastoitavaa!

Lausuntokierroksella olevassa ISOn kirjastotilastostandardissa tiedonhakukysymysten (Reference questions) määritelmä on nyt käytössä olevaa väljempi. Osasta edellä mainituista tulkintaongelmista voidaan päästä eroon, ja tiedonhakutilastot voivat taas kääntyä kasvuun. Myös tässä standardiluonnoksessa todetaan, että vaikuttavuutta kokonaisuudessaan ei voida mitata numeerisesti; rinnalle tarvitaan laadullisia kuvauksia, mm. käyttäjäkyselyjen tuloksia. Yliopistokirjastojen vaikuttavuus näkyy loppujen lopuksi kehysorganisaation menestyksessä opetuksessa ja tutkimuksessa sekä myös onnistumisessa yhteiskunnallisessa palvelutehtävässä.

Mirja Laitinen
Tietopalvelupäällikkö
Jyväskylän yliopiston kirjasto
Email: mirja.p.laitinen[AT] jyu.fi


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Tritonia – 10-vuotias yhteiskirjasto

Tritonia juhlii kymmenettä toimintavuottaan 2011. Jos kaikki olisi mennyt siten kuin opetusministeriössä kaavailtiin 1980-luvun alussa, kolmen yliopiston yhteinen kirjasto Vaasassa täyttäisi jo parin vuoden päästä 30 vuotta. Vuosina 1981-82 toimineen työryhmän keskeinen ehdotus nimittäin oli, että silloisille Vaasan kauppakorkeakoululle, Österbottens högskolalle ja Svenska handelshögskolanin Vaasan yksikölle perustettaisiin yhteinen kirjasto vuonna 1984. Kaikki korkeakoulut kannattivat virallisissa lausunnoissaan tätä ajatusta, mutta käytännössä asia ei edennyt yhtä hyvin mm. siksi, että koulutuslaitoksissa kaikkia kaksikielisiä ratkaisuja on pitkään vierastettu, jotta vähemmistökielen olemassaolo turvattaisiin. Yhteisen kirjaston toteuttamista varten asetettiin säännöllisin välein työryhmiä 1984 alkaen, kunnes yhteisen kirjastorakennuksen suunnittelu saatiin käyntiin 1996. Tuolloin toiminnan suunnitteluun perustettu työryhmä päätti jatkaa työtään talon valmistumiseen ja toiminnan aloittamiseen asti.

Kirjaston julkisivua (valokuva: Jussi Tiainen)

Kolmen yliopiston yhteinen kirjastotalo valmistui kesällä 2001 ja Vaasan tiedekirjasto – Vasa vetenskapliga bibliotek aloitti toimintansa 1. elokuuta 2001. Talo ja sittemmin koko organisaatio sai nimekseen Tritonia kolmen omistajan ja merellisen sijainnin eli mytologisen merenjumalan pojan, Tritonin, mukaan. Tritoniassa yhdistyivät tuolloin paitsi kokoelmat, palvelut ja henkilöstö myös kolmen yliopiston erilaiset kulttuurit ja kaksi äidinkieltä.

Vuodesta 2004 alkaen Tritonialla on kaksi toimialaa, kun yliopistojen yhteinen opetuksen verkkopedagogisen ja tieto- ja viestintäteknisen tuen projekti, nykyinen EduLab, yhdistettiin Tritoniaan. Vaasan ammattikorkeakoulu ja Svenska yrkeshögskolan (nykyisen Yrkeshögskolan Novian Vaasan toimipiste), liittyivät 2005 opetuksen tuen palveluiden käyttäjiksi. 2010 alkaen myös kahden ammattikorkeakoulun kirjastopalvelut yhdistettiin Tritoniaan. Samalla Tritonia-nimen tri-osa sai uuden sisällön: yliopistokirjasto + ammattikorkeakoulukirjasto + korkeakoulujen opetuksen tukiyksikkö.

Tritonian interiööriä (kuva: Jussi Tiainen)

Tritonian juhlavuoden kunniaksi järjestettiin juhlaseminaari 22. syyskuuta. Seminaarin avauspuheenvuoron käytti Vaasan yliopiston rehtori Matti Jakobsson, joka tänä vuonna toimii myös Vaasan korkeakoulukonsortion puheenjohtajana. Paikalla oli hänen lisäkseen myös kaksi muuta rehtoria ja kaksi vararehtoria Tritonian muista omistajakorkeakouluista. Ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari toi seminaariin opetus- ja kulttuuriministeriön näkökantoja. Ylikirjastonhoitaja Eeva-Liisa Lehtonen Aalto-yliopistosta puhui kirjastopalveluiden uudesta kulttuurista kuten pop-upeista ja hubeista, Kotimaisten kielten keskuksen johtaja Pirkko Nuolijärvi käsitteli kaksi- ja monikielisyyttä ja yliopistonlehtori Tor Söderström Uumajan yliopistosta korkeakoulutuksen haasteita 2000-luvulla. Myös tutkijalla ja opiskelijalla oli puheenvuorot ja Yrkeshögskolan Novian musiikinopiskelijat vastasivat musiikista.

Seminaarin yhteydessä julkaistiin Tritonian juhlakirja ”Viisi korkeakoulua, kaksi äidinkieltä – yksi yhteinen Tritonia = Fem högskolor, två modersmål – ett gemensamt Tritonia”. Kirjan nimestä järjestettiin nimikilpailu, jossa palkittiin Novian kirjastonjohtajan Ulrika Wikströmin hyvät ehdotukset. Niistä ei kuitenkaan mitään valittu sellaisenaan nimeksi, vaikka ”Viisikko meren rannalla – Fem på havsstranden” toimituskuntaa kovasti viehättikin. Kirja jakaantuu neljään osaan: ensimmäisessä käsitellään yhteisen kirjaston suunnittelua arkkitehdin, hallinnon asiantuntijan ja suunnitteluryhmää vetäneen professorin näkökulmista sekä kirjaston pitkää historiaa dokumenttien valossa 1980-luvulta 2010-luvulle; toisessa osassa kerrotaan kirjaston palveluiden muuttumisesta kymmenen vuoden aikana, kokoelmien yhdistämisestä ja erikoiskokoelmista; kolmas osa sisältää artikkelit opetuksen tuesta Tritonian oppimiskeskuksessa eli EduLabissa, opiskelijoiden informaatiolukutaidon koulutuksesta, korkeakoulupedagogiikasta ja lukualustakokeilusta opetuksessa; neljänteen osaan kuuluvat Tritonian tietotekniikka, henkilöstön kokemukset yhdistymisistä ja kaksikielisyyden toteutuminen sekä kirjan päättävä runo Tritonialle.

Juhlavuoteen kuuluva näyttely kolmen yliopiston professoreiden ja kahden ammattikorkeakoulun yliopettajien tärkeistä kirjoista opetuksessa ja tutkimuksessa avattiin seminaarin lopuksi. Kirjoista tehtiin kahdentoista eri tieteenalan kirjanmerkit ja lisäksi kirjasto laatii kirjastoalan kirjanmerkin. Tieteenaloihin kuuluvat sähkö- ja energiatekniikka, aluetiede ja maaseudun tutkimus, filosofia, käyttäytymistieteet, hallinto, organisaatio ja oikeus, kielitiede, matematiikka ja fysiikka, liiketaloustieteen eri alat jne. Kirjoja on mukana Aristoteleen Nikomakhoksen etiikasta Vaasan yliopiston tutkijoiden, Nikkisen, Rothoviuksen ja Sahlströmin, Arvopaperisijoittamiseen (2002); niiden välille sijoittuvat esimerkiksi Valentin Volosinovin Kielen dialogisuus: marxismi ja kielifilosofia (1929), Karl Polanyin The great transformation (1944) ja Antti Eskolan Sosiologian tutkimusmenetelmät (1962 ja 1967). Markkinoinnissa vaikuttavimpiin teoksiin kuuluvat neljällä vuosikymmenellä käytetty kurssikirja, Philip Kotlerin Marketing management (1975), sekä Christian Grönroosin Marknadsföring i tjänsteföretag (1983), mutta myös Wooliscroftin, Tamilian ja Shapiron (ed.) A twenty-first century guide to Aldersonian marketing thought (2006). Kirjaston kirjanmerkissä mainitaan Ranganathan ja Kuhlthau sekä Mirjam Lehtikannon Vaasan kirjastohistoria (1964) ja Carlquistin ja Järvin toimittama Mänsklighetens minne: en bibliotekhistorisk antologi (2008).

Suomen korkeakoulumaailmassa Tritonia on kymmenen vuoden aikana usein ollut kummajainen kolmen yliopiston yhteisenä erillislaitoksena ja 2010 alkaen viiden eri korkeakoulun yhteisenä organisaationa. Nyt tilanne näyttää jo toisenlaiselta: Tritonian juhlaseminaarin jälkeen pidimme Tritoniassa – Lapin korkeakoulukirjaston koolle kutsumana – ensimmäisen yhteiskirjastojen johdon tapaamisen. Mukana olivat myös Lappeenrannan tiedekirjaston ja Lahden Fellmannian edustajat sekä yhteisyyttä mahdollisesti miettivien ammattikorkeakoulukirjastojen kirjastonjohtajia. Vaikka kokouksessa todettiin yhteiskirjastojen organisaatioiden ja rahoitusmallien olevan erilaisia, yhteinen kehittämiskohde löytyi helposti: lisenssiperusteisen verkkoaineiston parempi saatavuus yhteiskirjastoissa.

Vuokko Palonen


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Yliopistokirjastot ovat kansainvälisesti aktiivisia

Kyselyn tausta
Suomen yliopistokirjastojen neuvoston lokakuussa 2011 toteuttamassa kyselyssä selvisi, että yliopistokirjastojen kansainvälinen toiminta on varsin vireää. Kyselyn avulla selvitettiin yliopistokirjastojen kansainvälistä yhteistyötä ja toimintaa vuosina 2009-2011 ja tulevaisuuden suunnitelmia.

Vaikka yliopistokirjastot kohtaavat työn arjessa runsaasti kansainvälisyyttä mm. aineistojen hankintatyössä ja kansainvälisiä asiakkaita kohtaamalla ja palvelemalla, oli tämän kyselyn tarkoituksena kuitenkin kohdentaa katse nimenomaan muuhun kansainväliseen toimintaan, kuten kansainvälisten järjestöjen jäsenyyksiin ja luottamustehtäviin, kansainväliseen seminaarityöskentelyyn ja henkilöstövaihtoihin. Kansainvälisyys on erityisen ajankohtaista nyt, sillä Suomi toimii IFLA 2012 –konferenssin isäntämaana, ja valmistelut ovat parhaimmillaan.

Kysely toteutettiin e-lomakeohjelmalla ja kyselyyn saatiin kaikilta 17 yliopistokirjastolta vastaukset. Vastaaminen koordinoitiin siten, että kukin yliopistokirjasto antoi yhden vastauksen, eli vastauksia saatiin 17 kappaletta. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on toimittanut raportin kyselyn tuloksista yliopistokirjastoille.

Kirjastoalan kansainvälisten järjestöjen jäsenyydet ja toiminta luottamustehtävissä

Kyselyssä selvisi, että lähes kaikki yliopistokirjastot kuuluvat johonkin kansainväliseen järjestöön: Yleisintä on  kuuluminen IFLAan (12 kirjastoa) tai LIBERiin (kahdeksan kirjastoa) Seuraavaksi yleisimmät jäsenyydet olivat SPARC, IATUL, EAHIL (The European Association for Health Information and Libraries) ja  EBSLG.  Lisäksi oli lukuisia kansainvälisiä järjestöjä, joihin kuului 1-2 suomalaista yliopistokirjastoa. Moninaisuus kertoo siitä, että yliopistot ovat erilaisia ja niillä on erilaiset toimintatarpeet. Joillakin yliopistokirjastoilla on kattavat kansainvälistä kumppanuutta kartoittavat sivut.
Järjestöihin ei vain kuuluta jäseninä, vaan järjestöjen toimintaan myös osallistutaan aktiivisesti asiantuntijoina.

Noin puolella yliopistokirjastoista on edustaja kansainvälisessä järjestössä

Kaikkiaan siis kahdeksalla kirjastolla (47 prosentilla kaikista yliopistokirjastoista) oli edustajia luottamustehtävissä. Kirjaston edustajat toimijat kansainvälisten järjestöjen tai alajärjestöjen hallituksissa, ohjausryhmissä ja standing committeen jäseninä.

Konferenssiesitelmät ja posterit
Kyselyssä kartoitettiin, oliko kirjastojen edustajilla ollut  esitelmiä tai postereita kansainvälisissä alan konferensseissa vuosien 2009-2011 aikana. Selvisi, että 13 yliopistokirjastoa oli saanut esitelmiään tai postereitaan näihin konferensseihin joko Suomessa tai ulkomailla.  Seuraavassa kuviossa näkyvät niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, jotka ovat saaneet edustajiaan esiintymään: Neljä kirjastoa oli saanut posterin IFLAan, kolme Liberiin ja viisi muuhun kv-konferenssiin. Esitelmiä oli pitänyt edustaja/edustajia 11 eri yliopistokirjastosta muissa konferensseissa, kolmen eri kirjaston edustaja/edustajia Iflassa ja kahden eri yliopistokirjaston edustaja Liberissä vuosina 2009-2011.

Niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, joiden edustajilla on ollut esityksiä tai postereita kansainvälisissä konferensseissa.

Tarkastellaan posterien ja esitelmien lukumäärää.  Kyselyvastausten perusteella kaikkiaan yliopistokirjastoilla oli vuosina 2009-2011 kansainvälisissä konferensseissa yhteensä arviolta yli parikymmentä posteria ja yli kolmekymmentä esitelmää.

Kansainvälisten konferenssien lounastauot tarjoavat hyvän tilaisuuden verkottumiselle. Kuvassa ollaan Liber 2011 -konferenssin lounastauolla. Kuva: Mirja Iivonen

Kirjastojen henkilökunta osallistuu luonnollisesti resurssien mukaan konferensseihin myös vierailijoina, mutta sitä ei kartoitettu tässä kyselyssä.

Kymmenen yliopistokirjastoa oli osallistunut myös yhden tai useamman kansainvälisen seminaarin järjestämiseen vuosina 2009-2011. Seminaarien järjestäminen onnistuu usein yhteistyökuvioiden avulla.

Henkilöstövaihto osaamisen jakamisen muotona

Toteutunutta henkilöstövaihtoa on vuosina 2009-2011 ollut yhdeksällä seitsemästätoista yliopistokirjastosta, eli noin 53 prosentilla kirjastoista. Suurin osa henkilöstövaihdosta sijoittuu Euroopan maihin. Kymmenellä yliopistolla on Erasmus-vaihtoa. Suurin osa yliopistokirjastoista aikoo myös jatkaa Erasmus-yhteistyötä.

Ifla 2012 Helsingissä

Yliopistokirjastoilta kysyttiin myös, kuinka niissä on valmistauduttu tulevaan IFLAan ja miten laajasti kirjastoissa aiotaan osallistua. Kaikki kirjastot aikovat osallistua ja lähettää konferenssiin kirjastonsa väkeä. Arviot henkilömääristä vaihtelivat yhdestä hengestä useampiin kymmeniin kirjastosta riippuen. Kuusi yliopistokirjastoa on mukana järjestämässä prekonferenssia ja yksitoista on kirjastovierailun kohteena. Helsingin IFLAa selvästi odotetaan. Tällä hetkellä on käynnissä haku esiintyjäksi tai posterin esittelijäksi.

Konferenssiyleisöä Milanon IFLAssa. Kuva: Marianne Partanen

Kirjastovierailu Milanon IFLAssa. Kuva: Osmo Kareinen.

Kansainvälinen toiminta arvioidaan tärkeäksi tulevaisuudessakin

Yliopistot arvioivat myös tarpeitaan lähitulevaisuuden varalle. Kyselyssä paljastui, että jotkut kirjastot etsivät uusia yhteistyökumppaneita, mutta moni haluaa jatkaa vakiintunutta yhteistyötä esimerkiksi henkilöstövaihdon tai järjestöjen suhteen. Tiedossa on jo useita lähivuosina tulossa olevia kansainvälisiä seminaareja ja konferensseja, joiden järjestämiseen kirjastot ovat osallistumassa yhteistyössä.

Eräs kyselyyn vastannut kiteytti: ”Kansainvälinen toiminta on tärkeää ja kiinnostavaa ja monin tavoin kirjaston intresseissä.” Kansainvälinen osaaminen ja kansainväliset yhteydet, kollegat ja tapahtumat antavat tietotyöntekijöille uusia työkaluja ja valmiuksia vastata uusiin työn luomiin vaatimuksiin. Kansainvälistä kokemusta saanut työntekijä jakaa osaamistaan kahteen suuntaan, eteenpäin maailmalla ja omassa organisaatiossa. Kyselyn tulokset kertovat, että suomalaiset ovat aktiivisia toimijoita, jotka haluavat kantaa kortensa kekoon kirjastoalan kehittämisessä myös kansainvälisesti.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
Yhteistyösihteeri Janika Asplund


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Mentorointitutkimusta maailmalta – erilaisia malleja työntekijöiden perehdyttämiseen

Mentoroinnilla tarkoitetaan yleisen määritelmän mukaan prosessia, jossa kokeneemmat mentorit siirtävät ammatillista kokemustaan, osaamistaan ja tietoaan usein kokemattomammalle mentoroitavalle. Erilaisia mentorointimenetelmiä käytetään paljon yritysmaailmassa, mutta yhä enemmän myös julkisella sektorilla. Mentorointia tutkitaan kansainvälisesti paljon. Seuraavan kolmen artikkelin kautta saa hyvän käsityksen siitä, millaisia kokemuksia mentoroinnista on saatu maailmalta tieteellisissä kirjastoissa.

Aikaa ja asiantuntemusta vaaditaan mentoroinnin onnistumiseksi

Neyer ja Yelinek esittelevät The Journal of Academic Librarianship –lehdessä hiljaittain ilmestyneessä artikkelissaan “Beyond Boomer meets NextGen: Examining Mentoring Practices among Pennsylvania Academic Librarians” kyselytutkimuksensa tuloksia. Artikkelin tiivistelmän löydät artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste: doi:10.1016/j.acalib.2011.02.013) Vastaajat oli jaettu ryhmiin työkokemuksen ja sukupolven mukaan. Vastauksia oli saatu 146 kpl suuren ikäluokan (synt. 1943-1960) ja 99 kpl seuraavan sukupolven (synt. 1961-1981) edustajilta.  Kyselyssä oli selvitetty, olivatko työntekijät osallistuneet mentorointiin. Kyselyvastausten perusteella oli kartoitettu muun muassa millaisia ominaisuuksia ja olosuhteita hyvä mentorointisuhde vastaajien mielestä vaatii. Mentorina toimivan henkilön ammattitaitoa ja kokemusta pidettiin tärkeinä, sillä mentori toimii usein eräänlaisena roolimallina ja neuvonantajana. Myös henkilökohtaiset ominaisuudet toistuivat vastauksissa: mentorin toivottiin olevan rohkaiseva ja hyvä kuuntelija, mutta antavan tarvittaessa rehellistä, avointa ja kriittistäkin palautetta mentoroitavalle. Tämän lisäksi kysyttiin, mistä seikoista johtuen mentorointi voi olla vähemmän onnistunutta: tärkein mainittu tekijä oli ajanpuute, seuraavaksi yleisin vastaus oli huonot vuorovaikutustaidot. Sukupolvien välisiä eroja ei sen sijaan katsottu merkittäväksi negatiiviseksi tekijäksi. Tärkeää mentoroinnin onnistumiselle oli siis ammattitaito ja kokemus, mutta myös molemminpuolinen kunnioitus.

Tutkijat kertovat, että myös monet suuren ikäluokan edustajat ovat avoimia sille, että mentorina toimii heitä nuorempi henkilö, ja tilanne on molemminpuolinen oppimiskokemus. Mentoroitavaksi pääseminen on kuitenkin yleisempää nuoremmilla, sillä seuraavan sukupolven kirjastonhoitajista 74 % oli ollut mentoroitavan roolissa, kun taas suuren ikäluokan kohdalla vastaava lukema oli 64 % .  (Neyer & Yelinek 2011, 218-220). Toisaalta myös nuoret johtajat tarvitsevat mentorointia pystyäkseen kuuntelemaan vanhempaa sukupolvea, tätä on tutkinut mm. Pixey Ann Mosley, johon artikkelissa viitataan.

Erään tärkeän seikan Neyer ja Yelinek huomasivat. Mentorointiin osallistuneet myös julkaisevat paljon. Niistä kirjastonhoitajista, jotka olivat julkaisseet vähintään yhden vertaisarvioidun artikkelin, oli 83 prosenttia joskus ollut mentoroitavana ja 93 prosenttia heistä oli toiminut itse mentorina. Vahva yhteys löytyy siis mentoroinnin ja tieteellisessä lehdessä julkaisemisen välillä. (Neyer & Yelinek 2011, 219).

Mentoroinnin lisäksi oli tutkittu myös yleisiä tiedon jakamiseen liittyviä väitteitä. ”I feel comfortable asking for help at work” väitteen vastaukset olivat kiinnostavia. Nuoremmat henkilöt, jotka olivat olleet työelämässä alle 5 vuotta, olivat arempia kysymään apua kuin suuret ikäluokat. Sen sijaan 5-20 vuotta työelämässä olleiden joukosta nuorempi ikäluokka kysyi työkaverilta hanakammin kuin suuri ikäluokka. Näyttäisi siltä, että ikäkysymys ei ole niinkään määräävä tekijä, vaan kyselyalttius varioi iän ja työkokemuksen erilaisilla yhdistelmillä. (Neyer & Yelinek 2011, 218-220).

Uskalla kysyä! Tämä väite voidaan mielestäni yleistää muuhunkin työhön. Nöyrästi kysymällä säästää aikaa. Joskus saattaa auttaa myös tehtävästä kauempana olevan työntekijän tai tiimin ulkopuolisen näkökulman kuunteleminen, tähän pätee kuultu lausahdus: Ongelmat eivät välttämättä ratkea samalla porukalla kuin millä ne ovat syntyneet.

Community of practice lähenee vertaismentorointia

Toisessa uudessa artikkelissa esitellään Community of practice –mallia, joka on käytössä  mentorointimallina University of Idahossa. Kristin J. Henrichin ja Ramirose Atteburyn artikkeli “Communities of Practice at an Academic Library: A New Approach to Mentoring at the University of Idaho” on julkaistu lehdessä The Journal of Academic Librarianship: Volume 36, Issue 2, March 2010, sivut  158-165. Artikkelin tiivistelmä löytyy artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste: doi:10.1016/j.acalib.2010.01.007 )

Artikkelissa vertaillaan aluksi teoreettisesti perinteisempää hierarkkista mentorointimallia  ja toisaalta vertaismentorointia, jonka kautta esitellään ryhmäoppimista. Kirjallisuuskatsauksessa esitellään myös mentorointipiirit. Idahossa käytössä oleva malli on lähempänä vertaismentorointia, joka on kirjoittajien mielestä nykypäivän monitieteisessä ja jatkuvasti muuttuvassa akateemisessa ympäristössä toimivampi malli. Artikkelin tapauksessa viisi uutta yliopistokirjaston työntekijää saa mentorointia Community of practice -ryhmässä, jossa on lisäksi viisi kokeneempaa yliopistokirjastolaista.  Ryhmässä korostuu tutkimusyhteistyö. Painopiste on yhteistyössä ja työtaakka jakautuu melko tasaisesti uusien ja kokeneempien työntekijöiden välillä. Artikkelissa painotetaan kirjaston roolia oppivana organisaationa. Kukin on viime kädessä vastuussa omasta oppimisestaan. Suomalaiselle lukijalle tämä on ymmärrettävää, suomennetaanhan “community of practice” usein “jaetut käytännöt” tai “yhteiset toimintamallit”.

Mentorointia voidaan jakaa useammalle mentorille

Kolmas kiinnostava artikkeli on julkaistu lehdessä New Review of Academic Librarianship. Volume 16, Issue 1, 2010 (sivut 57-74). Artikkelin The Resource Team Model: An Innovative Mentoring Program for Academic Librarians” kirjoittivat Eileen K. Boscha, Hema Ramachandrana, Susan Luévanoa & Eileen Wakijia.
Artikkelin tiivistelmä löytyy artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste DOI: 10.1080/13614530903584305)

Mentoroinnin hyödyllisyyttä perustellaan artikkelissa kirjallisuuskatsauksen avulla. Mentorointikirjallisuuden kautta on selvinnyt, että mentorointiohjelmasta on hyötyä organisaatiolle, sillä ohjelman avulla edistetään uuden työntekijän sitoutumista ja myönteistä suhtautumista työhön. Artikkelissa esitellään California State Universityn kirjastossa käytössä oleva mentorointimalli, joka oli valittu erilaisten mentorointimallien vertailun jälkeen. Valitussa mallissa (”resource team model” eli resurssiryhmä-malli) on  joitakin perinteisen mentoroinnin piirteitä, mutta se on kuitenkin lähempänä ryhmämentorointia ja mentoripiirejä. Mallissa ei ole vertaismentorointia, vaan mentoreina toimii kokeneempia eri vastuualoilla toimivia henkilöitä.

Kalifornialaiskirjastossa käytössä olevassa mallissa on kolme kokenutta mentoria yhtä mentoroitavaa kohden. Tutkijat kertovat, että hyvänä puolena on se, että mentorien työtaakka jakautuu tasaisemmin kuin yhden mentorin mallissa. Lisäksi mentoroitava saa monipuolisemmin tietoa, koska mentorit ovat vahvoja kukin omalla alueellaan. Yliopistokirjastossa käytössä olevaa mallia on myös hiottu ja parannettu tutkimalla ja hyödyntämällä mentoroitavien antamia palautteita.  Ilmeisesti tarkoitus on jatkossa pohtia prosessin toimivuutta myös keräämällä palautteita mentoreilta.

Hyvää mallissa on nähdäkseni systemaattisuus, sillä mentorointi oli raamitettu kestämään puoli vuotta ja mentorit valmistelivat prosessia jo ennen mentoroitavan ensimmäistä työpäivää. Tutkijat toteavat, että vaikka kolmen mentorin resurssiryhmän malli on työläs ja vaatii sovittelua mm. kokoontumisten aikatauluttamisen suhteen, on pitkällä tähtämellä malli kannattava, sillä uuden työntekijän sopeutuminen nopeutuu, työilmapiiri ja työhön suhtautuminen muuttuu positiivisemmaksi ja uudet työntekijät todella arvostavat tiimin antamaa ohjausta ja tukea.  Myös mentorit voivat kehittyä prosessissa ammatillisesti. Mentorit myös suostuvat urakkaan, koska se on määräaikainen.

Entä Suomessa?

Vaikka mentorointiohjelmia on meneillään suomalaisissakin yliopistoissa, olisi kiinnostavaa tietää, miten yliopistokirjastoissa suhtaudutaan mentorointiin. Epävirallista mentorointia varmasti tapahtuu paljonkin, ja osa työhön perehdytyksestä ja ryhmä- tai tiimityöskentelystä on varmaan hyvin lähellä mentorointia. Kansainvälisiä tutkimustuloksia lukiessa tulee väistämättä mieleen, että erilaisten mentorointimallien toimivuutta kannattaisi kokeilla Suomessakin.

Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kansainvälinen yhteistyöhanke Namibian yliopiston kirjaston kanssa

Helsingin, Tampereen ja Namibian yliopistojen kirjastot toteuttavat ”Human Resource Development Project at the University of Namibia Library” –hankkeen, jota rahoittaa Suomen ulkoministeriö HEI ICI (Higher Education Institutions – Institutional Cooperation Instrument) –hankkeena.  Hanketta koordinoi Helsingin yliopiston kirjasto.

Hanke on hyvää jatkoa Suomen ja Namibian pitkäaikaiselle läheiselle yhteistyölle. Suomellahan on hyvä maine Namibiassa sekä Martti Ahtisaaren että lähetystyöntekijöiden ansiosta. Lisätuttuutta hankkeellemme tuo se, että Namibian yliopiston kirjaston johtaja Ellen Ndeshi Namhila on valmistunut maisteriksi Tampereen yliopistosta pääaineenaan informaatiotutkimus. Hankkeen koordinaattorina Helsingin yliopiston kirjastossa toimii Elise Pirttiniemi, jolla puolestaan on pitkäaikaiset ja läheiset suhteet Namibiaan.

Yhteistyöhankkeen keskeisimpänä tavoitteena on lisätä Namibian yliopiston kirjaston henkilökunnan ammatillista osaamista seuraavilla alueilla:

  • tiedonhankintataitojen opetus
  • aihealueiden palvelut tutkijoille ja opettajille (portaalit ja painetut oppaat)
  • kirjastojen painetut ja digitaaliset kokoelmat
  • akateeminen kirjoittaminen ja tieteellinen julkaiseminen
  • laatutyö ja kirjaston toimintaa kuvaavat mittarit.

Namibian kansallinen tavoite ”Vision 2030” tähtää siihen, että maa olisi vuoteen 2030 mennessä verrattavissa kehittyneisiin maihin. Koulutus on avainasemassa pyrittäessä tämän tavoitteen saavuttamiseen. Namibian yliopiston kirjasto on maansa ainoa yliopistokirjasto ja tärkeä tekijä tieteellisen tiedon välittämisessä. Yliopisto ja kirjasto toimivat usealla kampuksella laajassa maassa; niinpä pohjoisten kampusten ja pääkampuksen välillä on noin 800 kilometriä. Etäisyydet luovat omat haasteensa kirjaston toimintaan, varsinkin kun informaatioteknologia ei vielä ole Suomen tasolla.

Namibian yliopiston kirjaston verkkosivut

Myös suomalaiset osanottajat hyötyvät hankkeesta. Hankkeen kautta opitaan afrikkalaisesta kulttuurista ja toimintatavoista. Se auttaa suomalaisia kirjastoja kohtaamaan Afrikasta tulevat opiskelijat ja tutkijat. Yhteistyöstä namibialaisten kanssa on hyötyä myös yliopistojen tasolla, kun yliopistoissa valmistellaan kansainvälisiä koulutusohjelmia.

Yhteistyö tulee toteutumaan sekä koulutustapahtumina että henkilökuntavaihtona. Ensimmäinen Namibian yliopiston kirjaston henkilökunnan laaja-alaiseen kouluttamiseen liittyvä seminaari toteutetaan jo lokakuussa 2011 eli ihan näinä päivinä Namibiassa. Seminaariin on lähdössä neljä henkilöä Helsingin yliopiston kirjastosta ja saman verran asiantuntijoita Tampereen yliopistosta. Seminaarin ohjelmassa pureudutaan kirjastojen toimintapolitiikkaan, tieteelliseen kirjoittamiseen ja julkaisemiseen, kirjastojen kokoelmien sekä kirjastojen laatutyöhön ja toiminnan arviointiin. Seminaarin ohjelman valmistelu on ollut mielenkiintoinen prosessi, joka on opettanut sitä, miten erilaisissa kulttuureissa ja ympäristöissä namibialaiset ja suomalaiset yliopistokirjastot toimivat.

Ensimmäiseen Namibiaan suuntautuneeseen seminaarimatkaan osallistui neljä henkilöä Helsingistä ja neljä henkilöä Tampereelta. He kaikki toimivat opettajina. Kuva: Jacobina Mwiiyale

Seminaarit koostuvat sekä luennoista että ryhmätöistä. On tärkeää, että osallistujat pääsevät ryhmätöiden kautta heti prosessoimaan kuulemaansa. Kuva: Mirja Iivonen.

Heti lokakuun lopussa saapuu Namibiasta kaksi henkilöä vaihtoon
Suomeen. He työskentelevät ensiksi kaksi viikkoa Tampereella ja siirtyvät sitten vastaavaksi ajaksi Helsinkiin. Saapuminen lokakuun lopussa aurinkoisesta eteläisestä Afrikasta Suomen syksyyn voi olla namibialaisille kollegoille melkoinen kokemus. Toivottavasti heille täällä järjestettävä ohjelma korvaa Suomen ilmaston kovuutta.

Sekä Namibiassa tapahtuva kouluttaminen että namibialaisten vierailut Suomeen jatkuvat vuonna 2012. Tarkoitus on myös järjestää namibialaisten ja suomalaisten yhteisesiintymisiä Suomessa kesällä 2012 järjestettävän IFLA-konferenssin puitteissa.

Nykyisessä Namibiassa näkyy suomalainen koulutuspanos. Maan päättäjissä ja sivistyneistössä on lukuisia Ambomaan lähetyskouluissa taikka Suomessa opiskelleita. Taustalla on suomalainen arvomaailma. Suomalaiset eivät kouluttajina hyväksyneet apartheidia, vaan tarjosivat koulutusta ilman erottelua. Apartheidin  päättymisestä ja maan itsenäistymisestä on vasta parikymmentä vuotta. Myös Namibian yliopisto on perustettu itsenäistymisen jälkeen 1992.

On innostavaa olla osaltamme kehittämässä nuoren yliopiston osaamista ja tietopalveluja. Osaamisen kautta rakennetaan parempaa tulevaisuutta.

Mirja Iivonen                                   Kaisa Sinikara
Tampereen yliopiston kirjasto    Helsingin yliopiston kirjasto

Lokakuussa Windhoekissa on kevät ja jakarandat kukkivat. Kuva: Mirja Iivonen.


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Yliopistokirjastot korkeakoulujen laatutyön edelläkävijöinä

Suomalaiset korkeakoulut ja niiden kirjastot integroituivat eurooppalaiseen korkeakoulualueeseen hyvin konkreettisesti, kun Suomessakin aloitettiin korkeakoulujen ulkoiset auditoinnit vuonna 2005. Suomalaiseen malliin on kuulunut se, että kukin korkeakoulu on voinut rakentaa laatujärjestelmänsä itse, ja Korkeakoulujen Arviointineuvosto (KKA) arvioinnissaan arvioi tuon laatujärjestelmän toimivuuden. Ensimmäinen arviointikierros on nyt loppumassa – kaikki suomalaiset yliopistot ja ammattikorkeakoulut on kohta auditoitu vähintään kerran.

Kirjastojen laatutyö

Yliopistokirjastojen neuvosto valmistautui hyvin auditointien alkamiseen korkeakouluissa. Neuvosto perusti Laatu ja vaikuttavuus -hankkeen ja sai sille KKA:n rahoituksen. Hankkeen tavoitteena oli helpottaa laadun ja vaikuttavuuden arvioinnin kytkemistä osaksi yliopistokirjastojen johtamista sekä kehittää kirjastojen vaikuttavuuden osoittamista. Hanke toimi vuosina 2005 – 2008, jona aikana se järjesti useita seminaareja ja koulutusta yliopistokirjastojen laatujärjestelmien kehittäjille.

Konkreettisina tuotteita oli yliopistokirjastojen keskeisten prosessien kuvaukset, joiden avulla pyrittiin yhdenmukaistamaan kirjastojen laatujärjestelmien laatimista. Hanke toimi tiiviissä yhteistyössä ammattikorkeakoulukirjastojen ja Suomen tieteellisen kirjastoseuran kanssa. Tästä lopputuloksena oli yhteinen julkaisu AMKIT-konsortion, Suomen tieteellisen kirjastoseuran ja neuvoston kesken: Laatu ratkaisee – laatutyön opas korkeakouluille.

Tämä työ on selkeästi tuottanut tulosta. Kun lukee korkeakoulujen auditointiraportteja, niin huomaa, että kirjastoissa on kautta linjan hyvin kehittyneet laadunhallintajärjestelmät. Jopa niin, että joidenkin ensimmäisellä kerralla auditointia läpäisemättömien korkeakoulujen kirjastot saavat osaltaan hyvän maininnan tekemästään laatutyöstä.

Korkeakoulujen laatujärjestelmien arviointi uudistuu Suomessa

KKA on uusinut auditointikriteereitään alkamassa olevalle toiselle arviointikierrokselle. Näyttää siltä, että arvioinnin luonne ja kohde tulevat muuttumaan selkeästi.  Ensinnäkin itsearviointi on saamassa keskeisemmän sijan. Sen lisäksi tutkintotavoitteisen koulutuksen laadunhallinta tulee nousemaan tärkeämpään rooliin. Tässä on tapahtumassa selkeä yhdentyminen kansainväliseen arviointikulttuuriin, jossa keskeisenä on juuri korkeakoulujen antaman opetuksen laadukkuuden arviointi.

Laatukriteeristöä on myös tiivistetty. Selkeästi on haluttu korostaa kokonais- ja yliopistotason näkymää eli laatujärjestelmää työkaluna koko yliopiston johtamisessa ja perustehtävien toteuttamisessa.

Kirjastoille tämä tulee merkitsemään entistä enemmän sitä, että niiden tulee pystyä osoittamaan oman toimintansa merkitys yliopiston perustehtävissä, erityisesti tutkintoon johtavassa opetuksessa. Lisäksi valmiuksia oman toiminnan itsearviointiin ja raportointiin tulee kehittää edelleen. Kirjastot ovat valmiita jakamaan laatutyökokemuksiaan myös kansainvälisesti.

Jarmo Saarti
Itä-Suomen yliopiston kirjaston johtaja


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Barentsin kirjastolaiset yhdessä – Barents Library Conference 24.-26.8.2011

Barentsin kirjastokonferenssi yhdistää kirjastolaiset yli valtioiden rajojen ja yli kirjastojen sektorirajojen. Tämän vuoden konferenssi järjestettiin elokuussa Rovaniemellä uudessa kulttuuritalo Korundissa. Konferenssi on järjestetty jo vuodesta 1971 alkaen joka toinen vuosi vuorotellen eri maissa, kohderyhmänä kaikki alueen kirjastoammattilaiset. Näkökulma on vuosien mittaan avartunut kirjaston sisällöistä palvelujen tarjontaan, tällä kerralla teemana oli vuorovaikutus, etenkin asiakkaiden kanssa, mutta myös muista näkökulmista. Konferenssin järjestivät yhteistyössä Rovaniemen kaupunginkirjasto-Lapin maakuntakirjasto, Lapin korkeakoulukirjasto sekä Lapin elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus.

Barentsin alue koostuu Norjan, Ruotsin ja Suomen pohjoisista osista sekä Luoteis-Venäjästä. Alue on enimmäkseen harvaan asuttua ja etäisyydet ovat pitkiä myös suurten ja keskisuurten kaupunkien välillä, joissa sijaitsevat yliopisto- ja korkeakoulukirjastot (esim. Tromssa, Luulaja, Rovaniemi, Murmansk ja Arkangeli).  Kirjastolaisia yhdistävät pitkien välimatkojen ja karujen pohjoisten olosuhteiden luomien haasteiden lisäksi halu yhteistoimintaan sekä halu kehittää kirjastoja. Alueella asuu vähemmistökansoja mm. erikieliset saamelaiset, kveenit, karjalaiset, nenetsit ja komit. Kirjastot ovat mukana luomassa ja ylläpitämässä alueen identiteettiä.  Esimerkiksi Barentsin kirjastojen saamelaiskokoelmista on tarkoitus rakentaa yksi yhteinen verkkohakujärjestelmä, joka kattaa Norjan, Ruotsin, Venäjän ja Suomen. Omaleimaista kirjastotoimintaa ovat myös kolmen valtion yhteiset, yhteispohjoismaiset kirjastoautot.

Konferenssissakin kävi ilmi, että Barentsin alueen kirjastojen tulevaisuudennäkymät ovat vahvasti kytköksissä alueen yhteiskunnalliseen ja taloudelliseen kehitykseen, mm. mahdolliseen uuteen luonnonvarojen laajamittaiseen hyödyntämiseen ja väestönmuutoksiin. Tieto- ja viestintätekniikan huimat kehitysnäkymät ovat todellisuutta myös pohjoisessa: kirjastojen on muututtava virtuaalisen ajan myötä, edelleen tiivisti seurattava kehitystä ja jatkossakin otettava käyttöön uudet tekniset edistysaskeleet. Sosiaalisen median käyttö kirjastoissa vahvistuu entisestään ja sen avulla kehitetään uusia, vuorovaikutteisia palveluja.  Jingru Høivik Norjan kansalliskirjastosta esitteli  kirjastojen mahdollisuuksia mobiiliteknologian hyödyntämiseen.

Tohtori Regis Rouge-Oikarisen tutkimustulosten mukaan keskeinen tekijä valtioiden rajat ylittävän yhteistyön onnistumisessa on toiminnan hallinnointi. Onnistuneen rajat ylittävän yhteistyön tulee perustua paikallisiin tarpeisiin ja aidosti vastavuoroiseen yhteistyöhön lähellä osallistujia, lähtökohtana yhteiset haasteet. Kirjastojen tulevaisuuden mahdollisuudet nousevat nykyisistä vahvuuksista: paikkana kirjasto on neutraali, lisäksi kirjastoilla on jo rajat ylittävät verkostot, joita toki voidaan entisestään vahvistaa. Kirjastoilla olisi edelleen tehtävää toisaalta arktista ja Barentsin aluetta kattavien tietojärjestelmien luomisessa sekä tiedon kohdentamisessa ja popularisoinnissa, toisaalta alueen asiakkaiden yhdistämisessä ja heidän näkemystensä kokoamisessa. Erityinen lisäpiirre kirjastojen rooliin alueen tiedonvälittäjinä on EU:n Arktisen informaatiokeskuksen mahdollinen tuleva sijoitus Rovaniemelle.

Verkostoitumisen ja muun mukavan sosiaalisen aktiviteetin lisäksi konferenssi tarjosi hyvän ajankohtaiskatsauksen alueen kirjastoista. Kirjastojen yhteisen pohjoisen identiteetin ja voiman soisi näkyvän myös Helsingin IFLA-kokouksessa 2012.
Lisätietoa Barents Library Conferencesta ja linkitetyt esitykset.

Susanna Parikka
Lapin korkeakoulukirjaston johtaja


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kirjastonjohtaja Ulla Nygrén ehdokkaana Vuoden tieteentekijäksi

Tieteentekijöiden liitto julkisti 16.8. Vuoden tieteentekijä -ehdokkaansa. Loppusuoralle kelpuutetut neljä ehdokasta esitellään liiton sivuilla. Heistä yksi on Turun yliopiston kirjastonjohtaja FM Ulla Nygrén.  Ehdotuksen perusteluissa tuodaan esille mm. Ullan johtamisosaaminen, halu kehittää kirjastoa yhdessä tiedeyhteisön ja henkilökunnan kanssa ja kyky verkostoitua niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla. Ullan ehdokkuus ei ole tunnustus vain hänelle itselleen vaan kaikille korkeakoulukirjastoille, jotka tukevat korkeatasoista, monialaista tutkimusta ja tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta.

Kun liitto, joka koostuu tieteentekijöistä, nostaa kirjastolaisen ehdolle vuoden tieteentekijäksi, osoittaa se, että tiedeyhteisö näkee kirjaston tärkeänä kumppanina tieteellisen tutkimuksen edistämisessä. Liiton hallitus päättää Vuoden tieteentekijästä syyskuun kokouksessaan, ja julkistaminen tapahtuu 12.10.2011.

Anne-Mari Salmela
Kirjastonhoitaja
Turun yliopiston kirjasto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Sosiaalisen median käyttö viestinnän tukena suomalaisissa yliopistokirjastoissa

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto lähetti huhti-toukokuussa 2011 yliopistokirjastoille kyselyn Sosiaalisen median käyttö yliopistokirjastoissa. Kyselyyn vastasivat kaikki 17 yliopistokirjastoa, joten vastausprosentti oli 100.  Yliopistokirjastoja pyydettiin koordinoimaan vastaaminen siten, että kirjastoa kohden tuli yksi vastaus. Tulokset olivat mielenkiintoisia. Sosiaalista mediaa käytetään vaihtelevassa määrin suomalaisissa yliopistokirjastoissa. Käyttö myös jonkin verran jakautuu organisaation sisällä. Sosiaalisen median hyötyjä puntaroidaan lisäksi  tarkkaan tulevan toiminnan suunnittelussa.

Sosiaalisen median käytön kyselyn tulokset

Kyselyssä kartoitettiin tällä hetkellä yliopistokirjastoissa käytössä olevia sosiaalisen median välineitä, suunnitelmia ottaa välineitä lähitulevaisuudessa käyttöön, sosiaalisen median käyttötarkoitusta, sekä sosiaalisesta median välineistä luopumista. Kyselyn avulla selvitettiin myös yliopistokirjastojen sosiaalisen median koulutuksen organisointia, käytön ohjeistusta, käytön mittaamista, sosiaalisesta mediasta koettuja hyötyjä tai siihen liitettyjä pelkoja, työajan kohdentamista, sekä sosiaalisen median näkymistä kirjaston strategiassa. Kysely toteutettiin e-lomakkeella ja se sisälsi kaikkiaan 13 kysymystä. Yhdeksän ensimmäistä kysymystä oli monivalintakysymyksiä ja loput avoimia kysymyksiä. Yliopistokirjastoilla oli mahdollisuus tarkentaa vastauksiaan sanallisesti myös monivalintakysymyksissä, ja yliopistokirjastot olivatkin käyttäneet mahdollisuutta perustella vastauksiaan.

Tällä hetkellä yliopistolla käytössä olevat sosiaalisen median välineet näkyvät seuraavassa kuviossa. Organisaation Facebook-sivu, Rss-syötteet, Doodle, kirjaston wiki-intra, muut wikit, GoogleTools, kirjastoblogit tai yksittäiseen hankkeeseen liittyvät blogit olivat yleisimpiä tällä hetkellä käytössä olevia välineitä. Tasaisesti käytössä olivat monet muutkin välineet. Kyselyssä nimettyjen välineiden lisäksi yksittäiset yliopistokirjastot mainitsivat käyttävänsä mm. seuraavia: Ning, Vimeo, Prezi, Socialgo, Foursquare, Issuu-näköislehdet, LearnLinc, sisäiset blogit.

Kyselyssä selvisi, että sosiaalisen median välineiden käyttöönottoa suunnitellaan tänä vuonna monessa yliopistokirjastossa  viestinnän kehittämiseksi. Sanallisista vastauksista ilmeni, että sosiaalisen median käyttöönottopäätöksiin vaikuttaa palveluiden ja viestinnän yleinen kehittäminen, eikä sosiaalisen median ajatella olevan irrallaan muista työprosesseista. Seuraavassa kuviossa näkyy, millaisia suunnitelmia yliopistokirjastoilla on loppuvuodelle. Jo käytössä olevan välineen entistä monipuolisempaa hyödyntämistä suunniteltiin myös monissa yliopistokirjastoissa, jolloin kyllä-vastaus oli annettu parissa tapauksessa jo käyttöönotetun välineen kohdalla. Valmiiksi nimettyjen välineiden lisäksi mainittiin tulevaisuudessa hyödynnettäviksi mm. MS SharePoint, Bambuser-videot ja LibIdea.

Joistakin sosiaalisen median välineistä oli luovuttu. Viisi yliopistoa on jossain vaiheessa luopunut jostakin yksittäisestä sosiaalisen median välineestä. Syyt käytöstä luopumiseen olivat joko resursseihin tai käytön vähäisyyteen liittyviä. Välinettä on voitu testata myös kokeilumielessä joko sisäisessä tai ulkoisessa viestinnässä.

Niinikään sosiaalisen median käyttötarkoitukset vaihtelivat. Seuraava kuvio paljastaa käyttötarkoitusten kirjon:

Jos analysoidaan sellaisia käyttötarkoituksia, joihin sosiaalista mediaa käytetään vastausten mukaan joko paljon tai jonkin verran, viiden kärkeen nousevat sisäinen viestintä, yleinen asiakasviestintä, kirjastopalvelujen markkinointi, kirjaston imago ja opiskelijoiden tavoittaminen. Tulkinnanvaraista on tietysti arvioida, mikä on kunkin vastaajan mielestä paljon tai vähän. Vastauksista näkyy joka tapauksessa, että kirjastot ovat soveltaneet sosiaalisen median välineitä monia tarkoitusperiä varten. Sosiaalinen media antaa uusia mahdollisuuksia esitellä kirjaston hankkimia aineistoja, elektronisia aineistoja ja tiloja sekä markkinoida kirjastopalveluita yliopisto-opiskelijoiden, tutkijoiden ja henkilökunnan käyttöön. Sosiaalisen median kautta yliopistokirjastot tavoittavat myös yliopiston ulkopuolisia asiakkaita.

Avoimissa vastauksissa mainittu hyöty oli mm. asiakkaiden tavoittaminen asiakkaille tutulla maaperällä: ”Asiakkaat saavat kirjastoa koskevat ajankohtaiset asiat tietoonsa vaivattomammin sosiaalisen median kautta”.  Tärkeäksi arvioitiin myös asiakkaan mahdollisuus antaa palautetta. Myös kirjaston imagon keventäminen nähtiin tärkeänä. Lisäksi kollegan tavoittaminen nopeutuu sosiaalisen median avulla ja sosiaalisen median nähdään myös tasapuolistavan organisaation sisäistä viestintää, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua esimerkiksi wiki-intran luomiseen. Vastauksissa mainitut pelot liittyivät mm. ajallisten resurssien riittämiseen tai osaamisen riittämiseen, muutamia poimiakseni. Hyötyjen arviointiin liittyvistä vastauksista näkyy, että yliopistokirjastot perustelevat sosiaalisen median käyttöään asiakaslähtöisesti. Sosiaalinen media nähdään yhtenä tärkeänä kanavana viestinnässä, vaikkakin välineiden käytön laajuus vaihtelee kirjastoittain, kirjastojen sisällä sekä myös asiakassektoreittain.

Muista kysymyksistä huomionarvoisia ovat strategiaan ja koulutukseen liittyvät kysymykset. Sosiaalista mediaa ei välttämättä ole huomioitu kirjaston strategiassa, sillä vain seitsemän kirjastoa vastaa myöntävästi kysymykseen ”Onko kirjastonne strategiassa huomioitu sosiaalinen media?”. Sosiaalisen median koulutus ja tuki on organisoitu tällä hetkellä kuudella yliopistokirjastolla. Välineiden käyttöönotto ohjannee kirjastot suuntaamaan näihinkin asioihin jatkossa huomiotaan.

Kyselystä koostettu palauteraportti on lähetetty kokonaisuudessaan yliopistokirjastoille, jotta nämä voivat poimia muiden käyttämistä välineistä ja kokemuksista omaan organisaatioonsa parhaiten soveltuvia käytäntöjä. Asiakaspalvelu ja organisaatioviestintä ovat yliopistokirjastoille yhteisiä asioita. Vaikka yliopistokirjastot ovat keskenään jossain määrin erilaisia, on kirjastojen hyödyllistä tutustua muiden ratkaisuihin, jolloin myös oman kirjaston toiminnan suunnitteluun saa raikkaita ideoita.

Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto




Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Haastattelussa Minna Niemi-Grundström, TTY:n uusi kirjastonjohtaja

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto kyseli kuulumisia TTY:n uudelta kirjastonjohtajalta.

1. Koska aloitit Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston johtajana? Aloitin huhtikuun 11. päivä 2011.

2. Onko yliopisto työpaikkana sinulle uusi tuttavuus? Tampereen teknillinen yliopisto on työpaikkana minulle ihan uusi tuttavuus, mutta jo reilun kahden kuukauden kokemuksella voin sanoa viihtyväni erinomaisesti. Yliopistolaitos työpaikkana tuli tutuksi jo työskennellessäni Tampereen yliopistossa erilaisissa tehtävissä miltei koko 1990-luvun.

3. Vaihdoit työpaikkaa liike-elämän palveluksesta yliopiston palvelukseen. Millaisia yhtäläisyyksiä tai eroja johtamisessa on? Kyllä, ehdin työskennellä Nokiassa melkein 11 vuotta ennen siirtymistäni kirjastoon. Uskaltaisin väittää, että erot organisaatioiden välillä eivät ole niin suuria kuin usein ajatellaan.  Molemmissa tarvitaan innovatiivisuutta ja taloudellista näkemystä ja ennen kaikkea joustavuutta ja kykyä motivoida ihmisiä. Suurimpana erona on kenties se, että yliopistossa asioita suunnitellaan ja valmistellaan paljon pidempään ennen täytäntöönpanoa, kun taas pörssiyhtiössä asiat voivat muuttua paljon nopeammalla syklillä.

Minna Niemi-Grundström
TTY:n uusi kirjastonjohtaja, FL, HM Minna Niemi-Grundström

4. Millainen koulutustaustasi on?  Olen koulutukseltani filosofian lisensiaatti ja hallintotieteiden maisteri .  Tutkintojeni pääaineina olen opiskellut yleistä kirjallisuustiedettä ja hallintotiedettä. Opintoihini sisältyy informaatiotutkimuksen (kirjastotieteen ja informatiikan) aine- ja syventävät opinnot  ja muun muassa julkisoikeuden, valtio-opin ja finanssihallinnon opintoja.  Olen Tampereen yliopiston kasvatti.

5. Miksi olet kiinnostunut kirjastomaailmasta?  Monipuolinen työ ja mahdollisuus oppia uutta ovat minulle tärkeitä motivaatiotekijöitä työssä.  Kirjastoalan nopea kehitys ja vahva yhdessä tekemisen perinne tarjoavat mielestäni hyvät edellytykset myös oman osaamisen kehittämiseen.  Olen myös aina ollut kiinnostunut asiakaspalvelutyöstä. Nokiassakin pari viimeistä vuotta kului tehtävissä, joiden tavoitteena oli varmistaa, että asiakasnäkökulma otetaan huomioon tuotteita suunniteltaessa.

6. Miten alku uudessa työssä on lähtenyt käyntiin? Olen aloittanut perehtymisen kirjaston toimintaan keskustelemalla henkilökunnan kanssa ja kuuntelemalla millaisia ajatuksia ja ideoita kirjastolaisilla itsellään on kirjastosta ja sen toiminnan kehittämisestä.  Olen myös kiertänyt tapaamassa muita kollegoja yliopistolla ja yrittänyt oppia tuntemaan kulkureittejä Hervannan kampuksella. Ensimmäiset viikot ovat kuluneet nopeasti ja päivät ovat olleet hyvin erilaisia.

7. Miten kuvailisit Tampereen teknillisen yliopiston kirjastoa? Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto on ainakin asiakaspalautteen perusteella  tehokas ja toimiva kirjasto vaikka olemmekin varsin pieni organisaatio. Henkilökuntaa on reilu parikymmentä ja toimipaikkoja kaksi; Hervannan kampuksella ja Porin yliopistokeskuksessa.  Haluamme olla kehittymiskykyisiä ja valmiita yhteistyöhön muiden yliopistokirjastojen ja tietenkin erityisesti teknillisten yliopistokirjastojen kanssa.

8. Millaisia muutoksia on näköpiirissä uuden johtajan myötä?  Muutosten sijaan puhuisin mieluummin kehittämisestä, vaikka tottahan on, että uuden johtajan myötä ainakin johtaminen muuttuu.  Minut on otettu hyvin vastaan, vaikka vie toki aikansa ennen kuin uuteen johtajaan täysin luotetaan. TTY:n strategia asettaa selkeät tavoitteet myös kirjaston kehittämiselle: tutkimustoiminnan kehittäminen, kansainvälistymisen vahvistaminen, opetuksen ja oppimisen laadun parantaminen sekä johtamisen kehittäminen ovat tavoitteita, joissa myös kirjaston pitää miettiä omaa rooliaan ja sitä, millaista lisäarvoa se voi palveluillaan tuottaa koko yliopistoyhteisölle.  Varsinaisista käynnissä olevista muutosprojekteista voisi mainita viestinnän ja palveluiden markkinoinnin kehittämisen, jonka olemme juuri polkaisseet käyntiin.

9. Millaisia painopistealueita Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston toiminnassa on lähitulevaisuudessa? Tällä hetkellä keskitymme erityisesti tiedonhankintataitojen opetuksen kehittämiseen. Tavoitteena on, että kirjasto tarjoaa kaikille koulutusohjelmille suunnitelmallista koulutusta opintojen eri vaiheissa.

10. Millaiseksi koet yliopistokirjaston roolin yliopistossa? Ilman kirjastoa yliopisto ei pärjäisi – ja päinvastoin.  Kirjasto on palveluyksikkö ja sen menestyksen avain on siinä että se osaa kuunnella tarkalla korvalla asiakkaiden tarpeita ja suunnitella palveluita eri asiakasryhmille.

11. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto antaa foorumin saada vertaistukea ja kuulla hyviä käytäntöjä muilta yliopistokirjastojen johtajilta, millaiseksi koet SYNin roolin tässä tehtävässä? Olen nyt ollut mukana yhdessä SYNin kokouksessa ja voin jo sanoa, että vertaistuki on todella tärkeää.  On hieno juttu, että meillä on olemassa tällainen verkosto, joka toimii aktiivisesti ja jossa tietoa jaetaan niin hyvistä käytännöistä kuin ’pain pointeistakin’.

12. Mitä toivot Suomen yliopistokirjastojen neuvostolta jatkossa?  Hyvää ja aktiivista yhteistyötä kollegojen kanssa jatkossakin sekä virallisten että vähän epävirallisempienkin asioiden merkeissä 🙂

Kysymykset:
Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin