Yliopistokirjastot ovat kansainvälisesti aktiivisia (jatkoa)

SYN julkisti marraskuussa kansainvälisen toiminnan suosituksen yliopistokirjastoille.  Suosituksessa mm. ehdotetaan että ”yliopistokirjastojen johtajat rohkaisevat ja mentoroivat henkilökuntansa jäseniä tarjoamaan esitelmiä ja postereita esitettäväksi kansainvälisissä konferensseissa”. Ne ovat hyvä tapa tuoda esiin kirjastoissa tapahtuvaa kehittämistoimintaa ja saavutuksia.

Esitelmät ja posterit ovat usein edelleen ns. harmaata
kirjallisuutta, joka jää  kollegoilta huomaamatta.
Enemmän julkisuutta saa vain, jos onnistuu nappaamaan palkinnon (onneksi olkoon, Laurea amk!).

Tästä syystä SYN päätti ryhtyä julkaisemaan verkkosivullaan tietoja yliopistokirjastojen henkilökunnan kansainvälisissä konferensseista pitämistä esitelmistä ja postereista sekä kansainvälisistä artikkeleista. Toivottavasti listaus lisää julkaisujen näkyvyyttä ja auttaa myös verkostoitumaan samojen asioiden parissa työskentelevien kanssa.

Kannattaa käydä tutustumassa siihen, mitä naapurikirjastoilla on meneillään. Samalla saat vinkkejä oman posterin tai esitelmän suunnittelua varten. Ja jos omat julkaisusi puuttuvat listalta, voit lähettää tiedot yhteistyösihteerille, joka päivittää sivustoa.

Raija Aaltonen
yhteistyösihteeri, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
sähköposti: raija.aaltonen@uta.fi


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kuulumisia Lappeenrannan tiedekirjastosta

Näkymä kirjastosalista (kuva: Pia Paavonseppä)

Suomen nuorimman  yhteiskirjaston, Lappeenrannan tiedekirjaston,  ensimmäinen syksy on takana ja arjen toiminta on alkanut vakiintua. Tiedekirjasto on toiminut
Lappeenrannan teknillisen yliopiston
ja Saimaan ammattikorkeakoulun yhteisenä kirjastona elokuusta 2011 alkaen eli tässä vaiheessa noin viisi kuukautta.  Tiedekirjasto on yliopiston erillislaitos ja kirjaston koko henkilökunta on yliopiston palveluksessa. Kirjaston perustamisen yhteydessä Saimaan ammattikorkeakoulun kirjaston työntekijät siirtyivät yliopiston palvelukseen. Lappeenrannan tiedekirjastossa työskentelee nyt 21 työntekijää, aikaisemmin kahdesta korkeakoulusta  ja samalla kohtaavat kahden korkeakoulun kulttuurit.

Kirjaston organisaation suunnittelu käynnistyi kaksi vuotta ennen toiminnan käynnistämistä ja lopullista päätöstä kirjaston perustamisesta. Yhdistymiseen siis varauduttiin, vaikka vielä silloin ei voitu olla varmoja yhdistymisen toteutumistavasta.  Organisaatiorakenteen pohjaksi otimme yliopistokirjaston  organisaatiomallin,  muotoilimme sitä vain hiukan tiiviimmäksi. Pyrimme konstailemattomaan selkeyteen, yksinkertaisuuteen ja ennen kaikkea toimivuuteen.  Kirjasto jakautuu hallinnollisesti neljään ryhmään:  painetut aineistot, e-aineistot, opetus ja asiakaspalvelu.  Eri hallinnollisten ryhmien työntekijät kuuluvat lisäksi yhteen tai useampaan toiminnalliseen ryhmään tehtäväkuvan mukaan. Tällaisia ovat  esimerkiksi tiedonhankinnan opetusta antavien ja  palvelupisteiden päivystäjien ryhmät.

Henkilökunta pääsi osallistumaan kirjaston suunnitteluun, kun osaamiskartoitusryhmissä pohdittiin tulevan organisaation rakennetta. Jo aika alkuvaiheessa tehtiin yli organisaatiorajojen ulottuvaa osaamiskartoitusta ja tätä varten oli perustettu osaamiskartoitusryhmät.  Näissä ryhmissä mm. pohdittiin tulevia tehtäviä, tulevia osaamistarpeita ja nykyhetken osaamista. Organisaatiorakenteen skeeman hahmotuttua, työntekijät hahmottelivat uuteen organisaatioon tulevia rooleja, omia nykyisiä ja mahdollisia tulevia tehtäviä.  Kukin toi esiin omat keskeiset osaamisalueensa ja toiveensa niistä asioista, joita erityisesti halusi olla kehittämässä tulevassa kirjastossa.  Näiden tietojen ja toiveiden pohjalta kirjaston johto laati alustavat ehdotukset työntekijöiden tuleviksi tehtäviksi ja asemaksi yhteiskirjastossa. Osaamiskartoitusryhmien vetäjät  keräsivät  tiedot ryhmäläisiltään.

Seuraavassa vaiheessa jokaisen työntekijän kanssa käytiin keskustelu ehdotetusta tehtävästä ja työntekijän asemasta uudessa organisaatiossa. Keskusteluihin osallistuivat yhdistyvien kirjastojen johtajat sekä uuden organisaatiorakenteen mukainen työntekijän tuleva lähiesimies. Työntekijä laati keskusteluista muistion ja keskustelun pohjalta alustavan tehtäväkuvauksen uudesta tehtävästään. Tärkeää oli varata keskusteluille riittävästi aikaa, rauhallinen tila ja luoda kiireetön tunnelma sekä luottamuksellinen ilmapiiri. Nämä keskustelut työntekijöiden kanssa käytiin vajaa puoli vuotta ennen kirjastojen yhdistymistä.

Kun organisaation yhdistämisprosessi kestää pitkään,  silloin eletään tavallaan osittain vanhassa osittain uudessa organisaatiossa ja olemista leimaa jonkinlainen odottaminen. Jos odotusvaihe kestää liian pitkään, voi tulla jopa lamaannus.  Kaikkein odotetuin tieto yksilölle on oma täsmällinen paikka tulevassa organisaatiossa.  Vaikka tehtäväkuvat muuttuvat ja täsmentyvät koko ajan vähän, on silti ollut tärkeää, että työntekijöille on pystytty riittävän varhain antamaan tieto omasta roolista. Tulevasta tehtävästä puhuttaessa on kuitenkin korostettu, että tämä on tilanne nyt alkuvaiheessa ja tilanteet voivat muuttua, kun toiminta pääsee vauhtiin ja arki näyttäytyy.

Yhdistyvien kirjastojen työntekijät ovat olleet mukana suunnittelemassa yhteiskirjastoa ja päässeet vaikuttamaan omiin tehtäviinsä. Aika helppo olisi nyt uskoa, että tälläkin on ollut vaikutusta siihen, että yhteiskirjaston toiminnan alkuaikoina tehty työhyvinvointikysely tuotti selkeästi odotettua positiivisemman tuloksen.  Yhteisellä asioiden puimisella ja ideoimisella pienemmissä ryhmissä olemme yrittäneet yhdessä sisäistää myös sitä keskeistä ajatusta, että muutos on jatkuva prosessi, jossa saattaa olla joskus seesteisempiä vaiheita, mutta koskaan se ei pääty. Tämä on yksi tapa harjaannuttaa organisaation kykyä muutosten kohtaamiseen.

Meillä kuten yhteiskirjastoissa varmasti yleisemminkin ollaan valmiita pidemmällekin menevään yhteisyyteen kuin mihin tähän mennessä on päästy.  Se, että kirjastoilla on kehittämistahtoa, ei kuitenkaan yksinään riitä.  Yhteisyyden kehittäminen on vahvasti sidoksissa kirjastojen valtakunnallisen infrastruktuurin (esim. FinELib, kustantajat), taustaorganisaatioiden käytäntöjen ja rakenteiden suomiin mahdollisuuksiin. Yhteiskirjastoissa tulevaisuutta kohti mennään yrittäen myös vaikuttaa näihin mahdollisuuksiin, odottavin mielin ja uteliaina.

Muille yhteiskirjastoja perustaville tämä lyhyt kuvaus kertoo yhden tarinan ja yhden näkökulman yhdistämisprosessissa ja vahvistaa toivon mukaan kykyä kehittää yhteiskirjastoja edelleen, yhdessä.

Lappeenrannan tiedekirjasto toivottaa menestystä kirjastojen hankkeille alkaneena vuonna.

Ulla Ohvo


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Lähikuvassa Jenni Mikkonen, TEAK

SYN:in uusi jäsen Jenni Mikkonen on Teatterikorkeakoulun vastaava informaatikko.

Jenni Mikkonen Erasmus-henkilökuntavaihdossa Edinburghissa kesällä 2011 (kuva Satu Rautuma)

1. Koska aloitit nykyisessä työssäsi Teatterikorkeakoulun kirjaston vastaavana informaatikkona? Siirryin Teatterikorkeakouluun lokakuun alussa 2011.

 2. Millainen koulutustaustasi on? Valmistuin vuonna 2006 filosofian maisteriksi Joensuun yliopistosta, nykyisestä Itä-Suomen yliopistosta. Pääaineeni oli perinteentutkimus ja sivuaineina taiteensosiologia, kulttuuriantropologia ja hallinto-oikeus. Pari vuotta vietin opintojen välissä myös Jyväskylän yliopistossa, jossa luin museologiaa ja taidehistoriaa. Lisäksi olen suorittanut avoimessa yliopistossa informaatiotutkimuksen aineopinnot, kasvatustieteen ja valtio-opin perusopinnot.

3. Miten alun perin päädyit töihin kirjastoon? Lukion jälkeen vuonna 2000 jäin viettämään välivuotta kotikaupunkiini Joensuuhun. Kuulin kaveriltani, että hän oli lopettamassa harjoitteluaan yliopiston kirjastossa ja neuvoi minua hakemaan sinne. Onnekseni pääsinkin työmarkkinatuella töihin ja sen jälkeen työ jatkui tuntityöntekijänä, lauantaipäivystäjänä, kesätyöntekijänä, sijaisena ja harjoittelijana vuoteen 2007 saakka. Joensuussa mukava työyhteisö ja hienosti hoidettu kirjasto vaikuttivat vahvasti siihen, että innostuin alasta.

4. Millaisissa tehtävissä olet toiminut aikaisemmin? Joensuun yliopiston kirjastossa työni painottui asiakaspalveluun ja kokoelmatyöhön. Vuosien varrella sain kuitenkin kosketuspintaa kirjastotyön monipuolisuuteen luetteloinnista hyllysiirtoihin. Tästä olenkin edelleen kiitollinen, että he jaksoivat perehdyttää minua alalle. Kirjastotyön lisäksi olen työskennellyt opiskeluaikana paikallisissa baareissa (hakemassa erilaista näkökulmaa asiakaspalveluun voisi sanoa!) ja elokuvateatterikeskuksen kehittämishankkeessa suunnittelijana, vastaten markkinoinnista ja yritysmyynnistä. Valmistuttuani pääsin Eduskunnan kirjastoon töihin amanuenssiksi ja informaatikoksi, kirjaston neuvontapalveluihin. Noin kahden eduskunnassa vietetyn vuoden jälkeen siirryin informaatikon sijaiseksi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjastoon, jossa pääsin opettamaan ja vastaamaan aineiston valinnasta ja hankinnasta. Haagassa meni myös pari vuotta ja matka jatkui Aleksanteri-instituuttiin, jossa työnkuvaani kuului kirjastotyön ohella viestinnästä vastaaminen. Kun näin TeaKin hakuilmoituksen ajattelin että siinä olisi minulle sopiva työpaikka. Ja onnekseni tulin valituksi.

5. Oliko Teatterikorkeakoulun kirjasto työpaikkana sinulle uusi tuttavuus? Oli. En ollut aikaisemmin edes vieraillut TeaKin kirjastossa.

6. Entä oliko teatteriala sinulle tuttua ennestään? Oli. Olen aina ollut kiinnostunut teatterista, kuten muustakin kulttuurista. Käyn paljon teatterissa, museoissa ja keikoilla, teatterissa kuitenkin mieluiten ja eniten. Myös taiteensosiologian opinnot perehdyttivät teatterin kenttään, lisäksi tein pro gradu –työni Teatteri Vunukasta.

7. Miten alku uudessa työssä on lähtenyt käyntiin? Miten työtoverit ja organisaation johto ovat ottaneet uuden nuoren johtajan vastaan? Alku on ollut haastavaa, kuten aina uuteen organisaatioon tullessa. Koskaan ei voi olla liian hyvää perehdyttämisprosessia, sen olen viime vuosina huomannut. Toivoisinkin, että kirjastot pitäisivät työprosessiensa kuvailut ajan tasalla, tai edes tekisivät sellaiset. Erityisen tärkeitä prosessikuvaukset ovat pienissä kirjastossa, joissa perehdyttämiselle ei usein ole tarpeeksi aikaa tai resursseja, ja työnkuvat ovat eriytyneitä. Alalla on myös paljon sijaisuuksia, mm. perhevapaiden myötä, jolloin sijaisen perehdyttäminen pitää tapahtua mahdollisimman nopeasti ja niin ettei turhaa aika mene käytänteiden selvittämiseen.

Olen kiitollinen, että olen saanut työyhteisöstäni tukea toimia uudessa työssäni itsenäisesti, ryhtyen kehittämään kirjastoa oman näkemykseni mukaisesti. Kirjastomme henkilökunnassa on ollut paljon vaihtuvuutta, jonka takia olemme kaikki uuden oppimisen ja uusien mahdollisuuksien edessä. Onneksi meillä on kuitenkin hyvä ja toiminnan kehittämisestä kiinnostunut ilmapiiri. Työ- ja kehittämislista on pitkä, mutta onneksi nyt uudistuksia ei tarvitse toteuttaa puolessa vuodessa, kuten usein määräaikaisissa pesteissä.

8. Millainen työympäristö Teatterikorkeakoulu on? Onko opiskelijoiden ja opettajien kirjastonkäyttö/tiedonhankinta kovin erilaista verrattuna tiedeyliopistojen asiakkaisiin? Teatterikorkeakoulu on erittäin mielenkiintoinen työympäristö. Meillä on oma puvusto ja tarpeistokin! Opiskelijat ovat hyvin välittömiä eikä organisaatiomme ole kovin hierarkkinen.

Asiakkaidemme opinnot ja niiden myötä aineistotarpeet ovat erilaisia kuin perinteisissä tiedeyliopistoissa, tai humanistisissa ja yhteiskuntatieteissä, joten mm. tiedonhankinta painottuu meillä enemmän jatko-opiskelijoihin, kuin perustutkinto-opiskelijoihin. Noin 60% asiakkaistamme on ulkopuolisia käyttäjiä, moni heistä opiskelee muissa yliopistoissa ja gradu-vaiheessa huomaavat aineiston löytyvän meiltä.

Kirjastonkäyttäjinä asiakkaamme ovat ystävällisiä ja arvostavat kirjastoa, he kuitenkin näyttäisivät olevan aika kovakouraisia aineistoa kohtaan.

9. Teatterikorkeakoulun, Sibelius-Akatemian ja Kuvataideakatemian yhdistyminen on tämän hetken kuuma uutinen. Oletteko jo ehtineet pohtia, millaisia muutoksia tämä tuo kirjaston toimintaan? Uuden yliopiston suunnitteluprosessi on jo käynnistynyt täydellä tohinalla. Itselläni on paljon positiivisia odotuksia yhdistymisestä, mm. kirjaston palveluiden laajenemisen osalta.

Meillä on ollut jo vuosia yhteinen Arsca-kokoelmatietokanta, joten yhteisiä toimintatapoja on mietitty ennenkin. Tällä hetkellä taideyliopistolla ei ole suunnitelmissa yhteistä kampusaluetta, vaan jokainen akatemia säilyy omissa osoitteissaan, joten muutokset ja yhteistyö löytyvät todennäköisimmin yhteisin palveluin, uusina työkavereina ja näin laajempana ammattiyhteisönä.

10. Millaiseksi koet kirjaston roolin uudessa taideyliopistossa? Kirjaston rooli mille tahansa yliopistolle on hyvin keskeinen. Kirjasto on osa yliopiston tukipalveluita, jotka pyrkivät turvaamaan sen, että yliopisto suoriutuu päätehtävästään parhaalla mahdollisella tavalla. Itse koen, että yliopistokirjastolla on myös itseisarvoinen rooli osana sivistysyliopistoajattelun mukaista traditiota, josta meillä Suomessa on vahvat perinteet. Luonnollisesti kirjaston täytyy jatkuvasti seurata asiakaskuntansa tarpeita ja kehittää palvelujaan niitä vastaaviksi. Taideyliopisto kokonaisuudessaan on suuri uudistusprosessi, missä myös kirjaston toimintoja ja palveluita on hyvä punnita uudelleen.

11. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto antaa foorumin saada vertaistukea ja kuulla hyviä käytäntöjä muilta yliopistokirjastojen johtajilta, millaiseksi koet SYNin roolin tässä tehtävässä? Olen osallistunut vasta yhteen kokoukseen, mutta tulin sieltä mukanani niin paljon tietoa kirjastoalalla olevasta kehityksestä, että olin pakahtua. On ilo päästä mukaan oppimaan noin ammattitaitoisilta ihmisiltä. Katson sen olevan esimerkillinen vuorovaikutus ja osaamisensiirtokanava, josta on hyötyä työssäni.

12. Mitä toivot Suomen yliopistokirjastojen neuvostolta jatkossa? Toiveeni liittyvät juuri vertaistukeen ja neuvoihin, joita tarvitsen erilaisissa esimiestehtävissä ja miettiessäni kirjaston linjauksia ja kehittämishankkeita.

Jenni Mikkonen & Raija Aaltonen


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Fokusgruppmetoden : gemensamt utvecklingsarbete tillsammans med de studerande i cafémiljö

En stor utmaning för universitetsbiblioteken i dag är att lyckas involvera kunderna i utvecklingen av tjänster. Ett kundperspektiv behövs bl.a. för att garantera servicekvaliteten. Eftersom metoderna för detta är många är det viktigt att biblioteken delar med sig av de erfarenheter de gör.

Boktornet, Åbo Akademis Bibliotek (ett pepparkakshus)

Åbo Akademis bibliotek genomförde hösten 2011 en fokusgruppundersökning i syfte att få respons på hur bibliotekets användare önskar att biblioteket skulle utveckla sina tjänster. Fokusgruppmetoden är en teknik inom samhällsvetenskaplig kvalitativ forskning och har använts rätt så mycket inom biblioteksvärlden eftersom den lämpar sig väl för evaluering av och utveckling av bibliotekstjänster. Metoden går ut på att en grupp personer (idealet är ca 6-12 personer per grupp), under en begränsad tid, får diskutera ett givet ämne med varandra. Syftet med diskussionen är att få så många synpunkter som möjligt på en befintlig eller framtida verksamhet. Diskussionen leds av en moderator, som ger de frågor eller teman som ska diskuteras samt ser till att diskussionen inte spårar ur.

Målgruppen för undersökningen var de studerande. För att rekrytera personer till undersökningen användes olika marknadsföringskanaler. Tryckta anslag distribuerades till lunchställen, anslagstavlor och läsesalar vid Åbo Akademi. Anslaget skickades även elektroniskt till alla som var inskrivna som studerande vid ÅA samt publicerades på Studentkårens webbsida och i Studentkårens Infobulletin. Biblioteket synliggjorde undersökningen även på bibliotekets Facebook-sida och blogg. Undersökningen lockade 24 intresserade studerande. De kom att  representera alla fakultetsområden vid ÅA och hade mellan två till sju års erfarenhet av studier.  Fokusgruppsessionerna genomfördes i tre grupper under tre eftermiddagar i oktober som två timmars diskussionstillfällen i en avkopplande cafémiljö.

Fokusgruppmetoden visade sig vara en mycket givande och intressant metod. Det var en glädje att få involvera de studerande i bibliotekets utveckling av sina tjänster. Själva sessionerna förlöpte väl och gav möjlighet till just den interaktivitet som en fokusgruppundersökning ska möjliggöra, dvs de studerande reagerade på varandras inlägg och en verklig diskussion uppstod alltemellanåt. Deltagarna kom med både konkreta och kreativa förslag gällande bibliotekets tjänster. Bibliotekets representanter upplevde att de fick höra ärliga, spontana åsikter samt fick en större förståelse för hurudan service bibliotekets användare behöver och önskar få samt vad de är missnöjda respektive nöjda med. Studentdeltagarna var nöjda med sessionerna och uttryckte stort nöje över bibliotekets initiativ att vilja lyssna på sina användare. Metoden visade sig vara bra även i marknadsföringssyfte: kort efter sessionerna blev en del deltagare vänner med bibliotekets Facebook och gjorde kommentarer på bibliotekets blogg. Genom en fokusgruppundersökning signalerar biblioteket sin vilja att lyssna på sina användare.

Eftersom undersökningen var kvalitativ fungerar den bra som komplement till tidigare utförda kvantitativa undersökningar. Genom fokusgruppundersökningen fick biblioteket mer tydliga formuleringar på vad användarna behöver och önskar än man kunde ha fått genom en kvantitativ undersökning. De spontana inläggen var ibland långa och utförliga och även de känslor och stämningar som uppstod under sessionerna kunde aldrig ha fångats i en enkätundersökning.

En fokusgrupp ger mycket material som man kan arbeta vidare med internt. Framförallt kan man se fokusgruppundersökningen som en del i en utvecklingsprocess som är ständigt pågående. Kvalitetsarbete är en kontinuerlig verksamhet. Vad kunderna anser vara viktigt förändras efterhand. Det gäller nu att försöka verkställa förbättringsförslag för att senare följa upp resultaten i en ny undersökning.

Eva Höglund, Bibliotekarie, Åbo Akademis Bibliotek

Eva Höglund


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Harjoittelu on koulutuksen ja työelämän vuorovaikutusta

Tampereella pidettiin 2.12. ”Informaatiotutkimus 40 vuotta” juhlaseminaari, johon osallistui satakunta aktiivia kirjastoista ja alan opetusyksiköistä. Tilaisuuden ohjelmassa oli myös paneeli, jossa oppilaitosten edustajat Oulun yliopistosta, Seinäjoen ammattikorkeakoulusta, Tampereen yliopistosta ja Åbo Akademista vastasivat yleisön kiperiin kysymyksiin ja pohtivat, vastaako koulutus työelämän haasteisiin.

Paneelissa sivuttiin myös opiskelijoiden harjoittelua kirjastossa. Harjoittelu antaa opiskelijalle kullanarvoisen ensimmäisen kirjastoalan työkokemuksen ja palkatessaan ja perehdyttäessään harjoittelijoita kirjastot voivat tutustua uusien sukupolvien työntekijöihin ja heidän osaamiseensa.

Harjoittelua voidaan myös kehittää siten, että lisätään konkreettista vuorovaikutusta työpaikan ja oppilaitoksen välillä.  Ari Haasio kertoikin paneelissa Seinäjoen ammattikorkeakoulun harjoitteluyhteistyöstä kirjastojen kanssa. Tampereen yliopiston harjoittelujakson sisältöä ollaan puolestaan kehittämässä siten, että opiskelijoiden reflektiivistä työskentelyä lisätään (esim. harjoittelupäiväkirja, oman osaamisen reflektointi, koulutuksen ja työelämän välisten suhteiden pohtiminen). Tällöin oppiaine saa ajantasaista tietoa työelämän vaatimuksista ja myös kirjastolla on mahdollisuus lisätä vaikutusmahdollisuuksiaan koulutuksen sisältöihin.

Harjoittelun kehittäminen on myös linjassa Tampereen yliopiston koulutusuudistuksen kanssa.  Yksi uudistuksen pääperiaatteista on osaamisperustaisuus: opetussuunnitelmat ja niiden sisällöt kuvataan siten, että opintojen kautta saavutettu osaaminen ja osaamistavoitteet käyvät selvästi ilmi opiskelijalle. Harjoittelujakson auki kirjoitetut osaamistavoitteet ja harjoittelukokemuksen arviointi auttavat opiskelijaa suuntaamaan myös tulevia opintojaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti.

Kirjastoille tuskin riittää uuden työntekijän taidoiksi se, että osaa huolellisesti toistaa olemassa olevia käytäntöjä. Työelämän taitojen oppiminen ja kehittävä työote edellyttävät uudelta työntekijältä ennen kaikkea laaja-alaisia oppimisvalmiuksia ja avointa mieltä. Informaatiotieteiden uusi tutkinto-ohjelma perustuukin sille, että ”työskentely informaatioalan nopeasti muuttuvalla kentällä edellyttää vahvaa käsitteellistä ja teoreettista osaamista sekä valmiutta tiedon soveltamiseen ja alan kehityksen jatkuvaan seuraamiseen”

Pelkkä teoria ei kuitenkaan riitä. Toivottavasti kirjastoilla on taloustilanteesta huolimatta mahdollisuus palkata myös harjoittelijoita vuonna 2012!

Raija Aaltonen,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto, yhteistyösihteeri


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Miten kirjastojen asiantuntijapalvelujen vaikuttavuutta voidaan mitata?

Kirjastojen asiantuntijuutta kuvaaville suoritteille ei ole tällä hetkellä käytettävissä riittävän tarkkoja ja tyhjentäviä mittareita. Tämä käy ilmi tarkasteltaessa Tieteellisten kirjastojen tilastointiohjetta (KITT) ja myös parhaillaan kirjastosektoreilla lausuntokierroksella olevaa uudistettua ISO-standardia (2789).

Tiedonhakupalvelut, sekä laajat kirjallisuusselvitykset että vastauksen etsiminen yksittäisiin kysymyksiin, ovat olleet kirjastojen ydinosaamista, vaativaa asiantuntijapalvelua sekä keskeinen osa niiden toiminnan vaikuttavuutta.  Maksuttomien tiedonhakujen määrä Suomen Tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokannassa on vuodesta 2009 vuoteen 2010 laskenut 5% (yhden organisaation yliopistokirjastoissa).  Joissakin kirjastoissa lasku on ollut huomattavasti suurempi. Esimerkiksi Jyväskylän yliopiston kirjastossa opetustilastot ovat viime vuosina kasvaneet samaa tahtia kuin tiedonhakutilastot ovat pienentyneet.

Faktakysymykset ovat kirjastoista hävinneet melko olemattomiin: kansalaiset ovat tottuneet ja oppineet hakemaan tietoa internetistä. Kuitenkin monenlaiset asiakkaiden tiedonhallintakysymyksiin liittyvät pulmat työllistävät kirjastojen asiantuntijoita. Näitä päivittäin esiintyviä kysymyksiä ovat kirjastotietokantojen hakulogiikkaan ja aineistojen löytyvyyteen liittyvät tilanteet, hakuliittymien ongelmat ja e-aineistojen toimimattomuudet. Muita esimerkkejä tiedonhallintaan liittyvistä asiantuntijapalveluista ovat viitteidenhallinta, opastus tiedon oikeaan käyttöön sekä erilaiset tutkijapalvelut.  Nämä ilmiselvästi mitattavissa olevat asiat jäävät nyt tilastoinnissa vaille huomiota. Niinpä kirjastojen vaikuttavuudesta syntyy vaillinnainen kuva.

Vaikuttavuutta pitäisi tietenkin mitata myös laadullisin mittarein. Tällaisesta on maininta KITT-käyttäjän käsikirjassa 2011 s. 14: Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmän on laatinut mittariston, jossa yhtenä vaikuttavuutta kuvaavana elementtinä on ”asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle”, ja tätä selvitetään kyselyllä.

Toteutimme Jyväskylän yliopiston kirjastossa marraskuussa 2010 – huhtikuussa 2011 kolmena kuukautena tarkemman tiedonhakujen tilastoinnin seurannan.  Tähän tarkempaan tilastointiin otettiin mukaan vain kysymykset, jotka täyttävät KITT-käyttäjän käsikirjan määritelmän. Seurannan aikana ilmeni, että kirjastohenkilökunnan on vaikea tulkita tiedonhakujen määritelmää: minkälaiset kysymykset ovat tai eivät ole tiedonhakua.  Tulkinnanvaraisia kysymyksiä jää ilmeisesti tilastoimatta. Yksi esimerkki vaikeasta rajanvedosta: onko asiakaspalvelutilanteessa opastettu itsenäiseen tiedonhakuun, joka on tilastoitavaa, vai oliko kyse opastuksesta miten haetaan tietystä tietokannasta, joka ei ole tilastoitavaa!

Lausuntokierroksella olevassa ISOn kirjastotilastostandardissa tiedonhakukysymysten (Reference questions) määritelmä on nyt käytössä olevaa väljempi. Osasta edellä mainituista tulkintaongelmista voidaan päästä eroon, ja tiedonhakutilastot voivat taas kääntyä kasvuun. Myös tässä standardiluonnoksessa todetaan, että vaikuttavuutta kokonaisuudessaan ei voida mitata numeerisesti; rinnalle tarvitaan laadullisia kuvauksia, mm. käyttäjäkyselyjen tuloksia. Yliopistokirjastojen vaikuttavuus näkyy loppujen lopuksi kehysorganisaation menestyksessä opetuksessa ja tutkimuksessa sekä myös onnistumisessa yhteiskunnallisessa palvelutehtävässä.

Mirja Laitinen
Tietopalvelupäällikkö
Jyväskylän yliopiston kirjasto
Email: mirja.p.laitinen[AT] jyu.fi


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Tritonia – 10-vuotias yhteiskirjasto

Tritonia juhlii kymmenettä toimintavuottaan 2011. Jos kaikki olisi mennyt siten kuin opetusministeriössä kaavailtiin 1980-luvun alussa, kolmen yliopiston yhteinen kirjasto Vaasassa täyttäisi jo parin vuoden päästä 30 vuotta. Vuosina 1981-82 toimineen työryhmän keskeinen ehdotus nimittäin oli, että silloisille Vaasan kauppakorkeakoululle, Österbottens högskolalle ja Svenska handelshögskolanin Vaasan yksikölle perustettaisiin yhteinen kirjasto vuonna 1984. Kaikki korkeakoulut kannattivat virallisissa lausunnoissaan tätä ajatusta, mutta käytännössä asia ei edennyt yhtä hyvin mm. siksi, että koulutuslaitoksissa kaikkia kaksikielisiä ratkaisuja on pitkään vierastettu, jotta vähemmistökielen olemassaolo turvattaisiin. Yhteisen kirjaston toteuttamista varten asetettiin säännöllisin välein työryhmiä 1984 alkaen, kunnes yhteisen kirjastorakennuksen suunnittelu saatiin käyntiin 1996. Tuolloin toiminnan suunnitteluun perustettu työryhmä päätti jatkaa työtään talon valmistumiseen ja toiminnan aloittamiseen asti.

Kirjaston julkisivua (valokuva: Jussi Tiainen)

Kolmen yliopiston yhteinen kirjastotalo valmistui kesällä 2001 ja Vaasan tiedekirjasto – Vasa vetenskapliga bibliotek aloitti toimintansa 1. elokuuta 2001. Talo ja sittemmin koko organisaatio sai nimekseen Tritonia kolmen omistajan ja merellisen sijainnin eli mytologisen merenjumalan pojan, Tritonin, mukaan. Tritoniassa yhdistyivät tuolloin paitsi kokoelmat, palvelut ja henkilöstö myös kolmen yliopiston erilaiset kulttuurit ja kaksi äidinkieltä.

Vuodesta 2004 alkaen Tritonialla on kaksi toimialaa, kun yliopistojen yhteinen opetuksen verkkopedagogisen ja tieto- ja viestintäteknisen tuen projekti, nykyinen EduLab, yhdistettiin Tritoniaan. Vaasan ammattikorkeakoulu ja Svenska yrkeshögskolan (nykyisen Yrkeshögskolan Novian Vaasan toimipiste), liittyivät 2005 opetuksen tuen palveluiden käyttäjiksi. 2010 alkaen myös kahden ammattikorkeakoulun kirjastopalvelut yhdistettiin Tritoniaan. Samalla Tritonia-nimen tri-osa sai uuden sisällön: yliopistokirjasto + ammattikorkeakoulukirjasto + korkeakoulujen opetuksen tukiyksikkö.

Tritonian interiööriä (kuva: Jussi Tiainen)

Tritonian juhlavuoden kunniaksi järjestettiin juhlaseminaari 22. syyskuuta. Seminaarin avauspuheenvuoron käytti Vaasan yliopiston rehtori Matti Jakobsson, joka tänä vuonna toimii myös Vaasan korkeakoulukonsortion puheenjohtajana. Paikalla oli hänen lisäkseen myös kaksi muuta rehtoria ja kaksi vararehtoria Tritonian muista omistajakorkeakouluista. Ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari toi seminaariin opetus- ja kulttuuriministeriön näkökantoja. Ylikirjastonhoitaja Eeva-Liisa Lehtonen Aalto-yliopistosta puhui kirjastopalveluiden uudesta kulttuurista kuten pop-upeista ja hubeista, Kotimaisten kielten keskuksen johtaja Pirkko Nuolijärvi käsitteli kaksi- ja monikielisyyttä ja yliopistonlehtori Tor Söderström Uumajan yliopistosta korkeakoulutuksen haasteita 2000-luvulla. Myös tutkijalla ja opiskelijalla oli puheenvuorot ja Yrkeshögskolan Novian musiikinopiskelijat vastasivat musiikista.

Seminaarin yhteydessä julkaistiin Tritonian juhlakirja ”Viisi korkeakoulua, kaksi äidinkieltä – yksi yhteinen Tritonia = Fem högskolor, två modersmål – ett gemensamt Tritonia”. Kirjan nimestä järjestettiin nimikilpailu, jossa palkittiin Novian kirjastonjohtajan Ulrika Wikströmin hyvät ehdotukset. Niistä ei kuitenkaan mitään valittu sellaisenaan nimeksi, vaikka ”Viisikko meren rannalla – Fem på havsstranden” toimituskuntaa kovasti viehättikin. Kirja jakaantuu neljään osaan: ensimmäisessä käsitellään yhteisen kirjaston suunnittelua arkkitehdin, hallinnon asiantuntijan ja suunnitteluryhmää vetäneen professorin näkökulmista sekä kirjaston pitkää historiaa dokumenttien valossa 1980-luvulta 2010-luvulle; toisessa osassa kerrotaan kirjaston palveluiden muuttumisesta kymmenen vuoden aikana, kokoelmien yhdistämisestä ja erikoiskokoelmista; kolmas osa sisältää artikkelit opetuksen tuesta Tritonian oppimiskeskuksessa eli EduLabissa, opiskelijoiden informaatiolukutaidon koulutuksesta, korkeakoulupedagogiikasta ja lukualustakokeilusta opetuksessa; neljänteen osaan kuuluvat Tritonian tietotekniikka, henkilöstön kokemukset yhdistymisistä ja kaksikielisyyden toteutuminen sekä kirjan päättävä runo Tritonialle.

Juhlavuoteen kuuluva näyttely kolmen yliopiston professoreiden ja kahden ammattikorkeakoulun yliopettajien tärkeistä kirjoista opetuksessa ja tutkimuksessa avattiin seminaarin lopuksi. Kirjoista tehtiin kahdentoista eri tieteenalan kirjanmerkit ja lisäksi kirjasto laatii kirjastoalan kirjanmerkin. Tieteenaloihin kuuluvat sähkö- ja energiatekniikka, aluetiede ja maaseudun tutkimus, filosofia, käyttäytymistieteet, hallinto, organisaatio ja oikeus, kielitiede, matematiikka ja fysiikka, liiketaloustieteen eri alat jne. Kirjoja on mukana Aristoteleen Nikomakhoksen etiikasta Vaasan yliopiston tutkijoiden, Nikkisen, Rothoviuksen ja Sahlströmin, Arvopaperisijoittamiseen (2002); niiden välille sijoittuvat esimerkiksi Valentin Volosinovin Kielen dialogisuus: marxismi ja kielifilosofia (1929), Karl Polanyin The great transformation (1944) ja Antti Eskolan Sosiologian tutkimusmenetelmät (1962 ja 1967). Markkinoinnissa vaikuttavimpiin teoksiin kuuluvat neljällä vuosikymmenellä käytetty kurssikirja, Philip Kotlerin Marketing management (1975), sekä Christian Grönroosin Marknadsföring i tjänsteföretag (1983), mutta myös Wooliscroftin, Tamilian ja Shapiron (ed.) A twenty-first century guide to Aldersonian marketing thought (2006). Kirjaston kirjanmerkissä mainitaan Ranganathan ja Kuhlthau sekä Mirjam Lehtikannon Vaasan kirjastohistoria (1964) ja Carlquistin ja Järvin toimittama Mänsklighetens minne: en bibliotekhistorisk antologi (2008).

Suomen korkeakoulumaailmassa Tritonia on kymmenen vuoden aikana usein ollut kummajainen kolmen yliopiston yhteisenä erillislaitoksena ja 2010 alkaen viiden eri korkeakoulun yhteisenä organisaationa. Nyt tilanne näyttää jo toisenlaiselta: Tritonian juhlaseminaarin jälkeen pidimme Tritoniassa – Lapin korkeakoulukirjaston koolle kutsumana – ensimmäisen yhteiskirjastojen johdon tapaamisen. Mukana olivat myös Lappeenrannan tiedekirjaston ja Lahden Fellmannian edustajat sekä yhteisyyttä mahdollisesti miettivien ammattikorkeakoulukirjastojen kirjastonjohtajia. Vaikka kokouksessa todettiin yhteiskirjastojen organisaatioiden ja rahoitusmallien olevan erilaisia, yhteinen kehittämiskohde löytyi helposti: lisenssiperusteisen verkkoaineiston parempi saatavuus yhteiskirjastoissa.

Vuokko Palonen


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Yliopistokirjastot ovat kansainvälisesti aktiivisia

Kyselyn tausta
Suomen yliopistokirjastojen neuvoston lokakuussa 2011 toteuttamassa kyselyssä selvisi, että yliopistokirjastojen kansainvälinen toiminta on varsin vireää. Kyselyn avulla selvitettiin yliopistokirjastojen kansainvälistä yhteistyötä ja toimintaa vuosina 2009-2011 ja tulevaisuuden suunnitelmia.

Vaikka yliopistokirjastot kohtaavat työn arjessa runsaasti kansainvälisyyttä mm. aineistojen hankintatyössä ja kansainvälisiä asiakkaita kohtaamalla ja palvelemalla, oli tämän kyselyn tarkoituksena kuitenkin kohdentaa katse nimenomaan muuhun kansainväliseen toimintaan, kuten kansainvälisten järjestöjen jäsenyyksiin ja luottamustehtäviin, kansainväliseen seminaarityöskentelyyn ja henkilöstövaihtoihin. Kansainvälisyys on erityisen ajankohtaista nyt, sillä Suomi toimii IFLA 2012 –konferenssin isäntämaana, ja valmistelut ovat parhaimmillaan.

Kysely toteutettiin e-lomakeohjelmalla ja kyselyyn saatiin kaikilta 17 yliopistokirjastolta vastaukset. Vastaaminen koordinoitiin siten, että kukin yliopistokirjasto antoi yhden vastauksen, eli vastauksia saatiin 17 kappaletta. Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on toimittanut raportin kyselyn tuloksista yliopistokirjastoille.

Kirjastoalan kansainvälisten järjestöjen jäsenyydet ja toiminta luottamustehtävissä

Kyselyssä selvisi, että lähes kaikki yliopistokirjastot kuuluvat johonkin kansainväliseen järjestöön: Yleisintä on  kuuluminen IFLAan (12 kirjastoa) tai LIBERiin (kahdeksan kirjastoa) Seuraavaksi yleisimmät jäsenyydet olivat SPARC, IATUL, EAHIL (The European Association for Health Information and Libraries) ja  EBSLG.  Lisäksi oli lukuisia kansainvälisiä järjestöjä, joihin kuului 1-2 suomalaista yliopistokirjastoa. Moninaisuus kertoo siitä, että yliopistot ovat erilaisia ja niillä on erilaiset toimintatarpeet. Joillakin yliopistokirjastoilla on kattavat kansainvälistä kumppanuutta kartoittavat sivut.
Järjestöihin ei vain kuuluta jäseninä, vaan järjestöjen toimintaan myös osallistutaan aktiivisesti asiantuntijoina.

Noin puolella yliopistokirjastoista on edustaja kansainvälisessä järjestössä

Kaikkiaan siis kahdeksalla kirjastolla (47 prosentilla kaikista yliopistokirjastoista) oli edustajia luottamustehtävissä. Kirjaston edustajat toimijat kansainvälisten järjestöjen tai alajärjestöjen hallituksissa, ohjausryhmissä ja standing committeen jäseninä.

Konferenssiesitelmät ja posterit
Kyselyssä kartoitettiin, oliko kirjastojen edustajilla ollut  esitelmiä tai postereita kansainvälisissä alan konferensseissa vuosien 2009-2011 aikana. Selvisi, että 13 yliopistokirjastoa oli saanut esitelmiään tai postereitaan näihin konferensseihin joko Suomessa tai ulkomailla.  Seuraavassa kuviossa näkyvät niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, jotka ovat saaneet edustajiaan esiintymään: Neljä kirjastoa oli saanut posterin IFLAan, kolme Liberiin ja viisi muuhun kv-konferenssiin. Esitelmiä oli pitänyt edustaja/edustajia 11 eri yliopistokirjastosta muissa konferensseissa, kolmen eri kirjaston edustaja/edustajia Iflassa ja kahden eri yliopistokirjaston edustaja Liberissä vuosina 2009-2011.

Niiden yliopistokirjastojen lukumäärä, joiden edustajilla on ollut esityksiä tai postereita kansainvälisissä konferensseissa.

Tarkastellaan posterien ja esitelmien lukumäärää.  Kyselyvastausten perusteella kaikkiaan yliopistokirjastoilla oli vuosina 2009-2011 kansainvälisissä konferensseissa yhteensä arviolta yli parikymmentä posteria ja yli kolmekymmentä esitelmää.

Kansainvälisten konferenssien lounastauot tarjoavat hyvän tilaisuuden verkottumiselle. Kuvassa ollaan Liber 2011 -konferenssin lounastauolla. Kuva: Mirja Iivonen

Kirjastojen henkilökunta osallistuu luonnollisesti resurssien mukaan konferensseihin myös vierailijoina, mutta sitä ei kartoitettu tässä kyselyssä.

Kymmenen yliopistokirjastoa oli osallistunut myös yhden tai useamman kansainvälisen seminaarin järjestämiseen vuosina 2009-2011. Seminaarien järjestäminen onnistuu usein yhteistyökuvioiden avulla.

Henkilöstövaihto osaamisen jakamisen muotona

Toteutunutta henkilöstövaihtoa on vuosina 2009-2011 ollut yhdeksällä seitsemästätoista yliopistokirjastosta, eli noin 53 prosentilla kirjastoista. Suurin osa henkilöstövaihdosta sijoittuu Euroopan maihin. Kymmenellä yliopistolla on Erasmus-vaihtoa. Suurin osa yliopistokirjastoista aikoo myös jatkaa Erasmus-yhteistyötä.

Ifla 2012 Helsingissä

Yliopistokirjastoilta kysyttiin myös, kuinka niissä on valmistauduttu tulevaan IFLAan ja miten laajasti kirjastoissa aiotaan osallistua. Kaikki kirjastot aikovat osallistua ja lähettää konferenssiin kirjastonsa väkeä. Arviot henkilömääristä vaihtelivat yhdestä hengestä useampiin kymmeniin kirjastosta riippuen. Kuusi yliopistokirjastoa on mukana järjestämässä prekonferenssia ja yksitoista on kirjastovierailun kohteena. Helsingin IFLAa selvästi odotetaan. Tällä hetkellä on käynnissä haku esiintyjäksi tai posterin esittelijäksi.

Konferenssiyleisöä Milanon IFLAssa. Kuva: Marianne Partanen

Kirjastovierailu Milanon IFLAssa. Kuva: Osmo Kareinen.

Kansainvälinen toiminta arvioidaan tärkeäksi tulevaisuudessakin

Yliopistot arvioivat myös tarpeitaan lähitulevaisuuden varalle. Kyselyssä paljastui, että jotkut kirjastot etsivät uusia yhteistyökumppaneita, mutta moni haluaa jatkaa vakiintunutta yhteistyötä esimerkiksi henkilöstövaihdon tai järjestöjen suhteen. Tiedossa on jo useita lähivuosina tulossa olevia kansainvälisiä seminaareja ja konferensseja, joiden järjestämiseen kirjastot ovat osallistumassa yhteistyössä.

Eräs kyselyyn vastannut kiteytti: ”Kansainvälinen toiminta on tärkeää ja kiinnostavaa ja monin tavoin kirjaston intresseissä.” Kansainvälinen osaaminen ja kansainväliset yhteydet, kollegat ja tapahtumat antavat tietotyöntekijöille uusia työkaluja ja valmiuksia vastata uusiin työn luomiin vaatimuksiin. Kansainvälistä kokemusta saanut työntekijä jakaa osaamistaan kahteen suuntaan, eteenpäin maailmalla ja omassa organisaatiossa. Kyselyn tulokset kertovat, että suomalaiset ovat aktiivisia toimijoita, jotka haluavat kantaa kortensa kekoon kirjastoalan kehittämisessä myös kansainvälisesti.

Suomen yliopistokirjastojen neuvosto
Yhteistyösihteeri Janika Asplund


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Mentorointitutkimusta maailmalta – erilaisia malleja työntekijöiden perehdyttämiseen

Mentoroinnilla tarkoitetaan yleisen määritelmän mukaan prosessia, jossa kokeneemmat mentorit siirtävät ammatillista kokemustaan, osaamistaan ja tietoaan usein kokemattomammalle mentoroitavalle. Erilaisia mentorointimenetelmiä käytetään paljon yritysmaailmassa, mutta yhä enemmän myös julkisella sektorilla. Mentorointia tutkitaan kansainvälisesti paljon. Seuraavan kolmen artikkelin kautta saa hyvän käsityksen siitä, millaisia kokemuksia mentoroinnista on saatu maailmalta tieteellisissä kirjastoissa.

Aikaa ja asiantuntemusta vaaditaan mentoroinnin onnistumiseksi

Neyer ja Yelinek esittelevät The Journal of Academic Librarianship –lehdessä hiljaittain ilmestyneessä artikkelissaan “Beyond Boomer meets NextGen: Examining Mentoring Practices among Pennsylvania Academic Librarians” kyselytutkimuksensa tuloksia. Artikkelin tiivistelmän löydät artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste: doi:10.1016/j.acalib.2011.02.013) Vastaajat oli jaettu ryhmiin työkokemuksen ja sukupolven mukaan. Vastauksia oli saatu 146 kpl suuren ikäluokan (synt. 1943-1960) ja 99 kpl seuraavan sukupolven (synt. 1961-1981) edustajilta.  Kyselyssä oli selvitetty, olivatko työntekijät osallistuneet mentorointiin. Kyselyvastausten perusteella oli kartoitettu muun muassa millaisia ominaisuuksia ja olosuhteita hyvä mentorointisuhde vastaajien mielestä vaatii. Mentorina toimivan henkilön ammattitaitoa ja kokemusta pidettiin tärkeinä, sillä mentori toimii usein eräänlaisena roolimallina ja neuvonantajana. Myös henkilökohtaiset ominaisuudet toistuivat vastauksissa: mentorin toivottiin olevan rohkaiseva ja hyvä kuuntelija, mutta antavan tarvittaessa rehellistä, avointa ja kriittistäkin palautetta mentoroitavalle. Tämän lisäksi kysyttiin, mistä seikoista johtuen mentorointi voi olla vähemmän onnistunutta: tärkein mainittu tekijä oli ajanpuute, seuraavaksi yleisin vastaus oli huonot vuorovaikutustaidot. Sukupolvien välisiä eroja ei sen sijaan katsottu merkittäväksi negatiiviseksi tekijäksi. Tärkeää mentoroinnin onnistumiselle oli siis ammattitaito ja kokemus, mutta myös molemminpuolinen kunnioitus.

Tutkijat kertovat, että myös monet suuren ikäluokan edustajat ovat avoimia sille, että mentorina toimii heitä nuorempi henkilö, ja tilanne on molemminpuolinen oppimiskokemus. Mentoroitavaksi pääseminen on kuitenkin yleisempää nuoremmilla, sillä seuraavan sukupolven kirjastonhoitajista 74 % oli ollut mentoroitavan roolissa, kun taas suuren ikäluokan kohdalla vastaava lukema oli 64 % .  (Neyer & Yelinek 2011, 218-220). Toisaalta myös nuoret johtajat tarvitsevat mentorointia pystyäkseen kuuntelemaan vanhempaa sukupolvea, tätä on tutkinut mm. Pixey Ann Mosley, johon artikkelissa viitataan.

Erään tärkeän seikan Neyer ja Yelinek huomasivat. Mentorointiin osallistuneet myös julkaisevat paljon. Niistä kirjastonhoitajista, jotka olivat julkaisseet vähintään yhden vertaisarvioidun artikkelin, oli 83 prosenttia joskus ollut mentoroitavana ja 93 prosenttia heistä oli toiminut itse mentorina. Vahva yhteys löytyy siis mentoroinnin ja tieteellisessä lehdessä julkaisemisen välillä. (Neyer & Yelinek 2011, 219).

Mentoroinnin lisäksi oli tutkittu myös yleisiä tiedon jakamiseen liittyviä väitteitä. ”I feel comfortable asking for help at work” väitteen vastaukset olivat kiinnostavia. Nuoremmat henkilöt, jotka olivat olleet työelämässä alle 5 vuotta, olivat arempia kysymään apua kuin suuret ikäluokat. Sen sijaan 5-20 vuotta työelämässä olleiden joukosta nuorempi ikäluokka kysyi työkaverilta hanakammin kuin suuri ikäluokka. Näyttäisi siltä, että ikäkysymys ei ole niinkään määräävä tekijä, vaan kyselyalttius varioi iän ja työkokemuksen erilaisilla yhdistelmillä. (Neyer & Yelinek 2011, 218-220).

Uskalla kysyä! Tämä väite voidaan mielestäni yleistää muuhunkin työhön. Nöyrästi kysymällä säästää aikaa. Joskus saattaa auttaa myös tehtävästä kauempana olevan työntekijän tai tiimin ulkopuolisen näkökulman kuunteleminen, tähän pätee kuultu lausahdus: Ongelmat eivät välttämättä ratkea samalla porukalla kuin millä ne ovat syntyneet.

Community of practice lähenee vertaismentorointia

Toisessa uudessa artikkelissa esitellään Community of practice –mallia, joka on käytössä  mentorointimallina University of Idahossa. Kristin J. Henrichin ja Ramirose Atteburyn artikkeli “Communities of Practice at an Academic Library: A New Approach to Mentoring at the University of Idaho” on julkaistu lehdessä The Journal of Academic Librarianship: Volume 36, Issue 2, March 2010, sivut  158-165. Artikkelin tiivistelmä löytyy artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste: doi:10.1016/j.acalib.2010.01.007 )

Artikkelissa vertaillaan aluksi teoreettisesti perinteisempää hierarkkista mentorointimallia  ja toisaalta vertaismentorointia, jonka kautta esitellään ryhmäoppimista. Kirjallisuuskatsauksessa esitellään myös mentorointipiirit. Idahossa käytössä oleva malli on lähempänä vertaismentorointia, joka on kirjoittajien mielestä nykypäivän monitieteisessä ja jatkuvasti muuttuvassa akateemisessa ympäristössä toimivampi malli. Artikkelin tapauksessa viisi uutta yliopistokirjaston työntekijää saa mentorointia Community of practice -ryhmässä, jossa on lisäksi viisi kokeneempaa yliopistokirjastolaista.  Ryhmässä korostuu tutkimusyhteistyö. Painopiste on yhteistyössä ja työtaakka jakautuu melko tasaisesti uusien ja kokeneempien työntekijöiden välillä. Artikkelissa painotetaan kirjaston roolia oppivana organisaationa. Kukin on viime kädessä vastuussa omasta oppimisestaan. Suomalaiselle lukijalle tämä on ymmärrettävää, suomennetaanhan “community of practice” usein “jaetut käytännöt” tai “yhteiset toimintamallit”.

Mentorointia voidaan jakaa useammalle mentorille

Kolmas kiinnostava artikkeli on julkaistu lehdessä New Review of Academic Librarianship. Volume 16, Issue 1, 2010 (sivut 57-74). Artikkelin The Resource Team Model: An Innovative Mentoring Program for Academic Librarians” kirjoittivat Eileen K. Boscha, Hema Ramachandrana, Susan Luévanoa & Eileen Wakijia.
Artikkelin tiivistelmä löytyy artikkeliviitteestä. (Pysyvä tunniste DOI: 10.1080/13614530903584305)

Mentoroinnin hyödyllisyyttä perustellaan artikkelissa kirjallisuuskatsauksen avulla. Mentorointikirjallisuuden kautta on selvinnyt, että mentorointiohjelmasta on hyötyä organisaatiolle, sillä ohjelman avulla edistetään uuden työntekijän sitoutumista ja myönteistä suhtautumista työhön. Artikkelissa esitellään California State Universityn kirjastossa käytössä oleva mentorointimalli, joka oli valittu erilaisten mentorointimallien vertailun jälkeen. Valitussa mallissa (”resource team model” eli resurssiryhmä-malli) on  joitakin perinteisen mentoroinnin piirteitä, mutta se on kuitenkin lähempänä ryhmämentorointia ja mentoripiirejä. Mallissa ei ole vertaismentorointia, vaan mentoreina toimii kokeneempia eri vastuualoilla toimivia henkilöitä.

Kalifornialaiskirjastossa käytössä olevassa mallissa on kolme kokenutta mentoria yhtä mentoroitavaa kohden. Tutkijat kertovat, että hyvänä puolena on se, että mentorien työtaakka jakautuu tasaisemmin kuin yhden mentorin mallissa. Lisäksi mentoroitava saa monipuolisemmin tietoa, koska mentorit ovat vahvoja kukin omalla alueellaan. Yliopistokirjastossa käytössä olevaa mallia on myös hiottu ja parannettu tutkimalla ja hyödyntämällä mentoroitavien antamia palautteita.  Ilmeisesti tarkoitus on jatkossa pohtia prosessin toimivuutta myös keräämällä palautteita mentoreilta.

Hyvää mallissa on nähdäkseni systemaattisuus, sillä mentorointi oli raamitettu kestämään puoli vuotta ja mentorit valmistelivat prosessia jo ennen mentoroitavan ensimmäistä työpäivää. Tutkijat toteavat, että vaikka kolmen mentorin resurssiryhmän malli on työläs ja vaatii sovittelua mm. kokoontumisten aikatauluttamisen suhteen, on pitkällä tähtämellä malli kannattava, sillä uuden työntekijän sopeutuminen nopeutuu, työilmapiiri ja työhön suhtautuminen muuttuu positiivisemmaksi ja uudet työntekijät todella arvostavat tiimin antamaa ohjausta ja tukea.  Myös mentorit voivat kehittyä prosessissa ammatillisesti. Mentorit myös suostuvat urakkaan, koska se on määräaikainen.

Entä Suomessa?

Vaikka mentorointiohjelmia on meneillään suomalaisissakin yliopistoissa, olisi kiinnostavaa tietää, miten yliopistokirjastoissa suhtaudutaan mentorointiin. Epävirallista mentorointia varmasti tapahtuu paljonkin, ja osa työhön perehdytyksestä ja ryhmä- tai tiimityöskentelystä on varmaan hyvin lähellä mentorointia. Kansainvälisiä tutkimustuloksia lukiessa tulee väistämättä mieleen, että erilaisten mentorointimallien toimivuutta kannattaisi kokeilla Suomessakin.

Yhteistyösihteeri Janika Asplund,
Suomen yliopistokirjastojen neuvosto


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

Kansainvälinen yhteistyöhanke Namibian yliopiston kirjaston kanssa

Helsingin, Tampereen ja Namibian yliopistojen kirjastot toteuttavat ”Human Resource Development Project at the University of Namibia Library” –hankkeen, jota rahoittaa Suomen ulkoministeriö HEI ICI (Higher Education Institutions – Institutional Cooperation Instrument) –hankkeena.  Hanketta koordinoi Helsingin yliopiston kirjasto.

Hanke on hyvää jatkoa Suomen ja Namibian pitkäaikaiselle läheiselle yhteistyölle. Suomellahan on hyvä maine Namibiassa sekä Martti Ahtisaaren että lähetystyöntekijöiden ansiosta. Lisätuttuutta hankkeellemme tuo se, että Namibian yliopiston kirjaston johtaja Ellen Ndeshi Namhila on valmistunut maisteriksi Tampereen yliopistosta pääaineenaan informaatiotutkimus. Hankkeen koordinaattorina Helsingin yliopiston kirjastossa toimii Elise Pirttiniemi, jolla puolestaan on pitkäaikaiset ja läheiset suhteet Namibiaan.

Yhteistyöhankkeen keskeisimpänä tavoitteena on lisätä Namibian yliopiston kirjaston henkilökunnan ammatillista osaamista seuraavilla alueilla:

  • tiedonhankintataitojen opetus
  • aihealueiden palvelut tutkijoille ja opettajille (portaalit ja painetut oppaat)
  • kirjastojen painetut ja digitaaliset kokoelmat
  • akateeminen kirjoittaminen ja tieteellinen julkaiseminen
  • laatutyö ja kirjaston toimintaa kuvaavat mittarit.

Namibian kansallinen tavoite ”Vision 2030” tähtää siihen, että maa olisi vuoteen 2030 mennessä verrattavissa kehittyneisiin maihin. Koulutus on avainasemassa pyrittäessä tämän tavoitteen saavuttamiseen. Namibian yliopiston kirjasto on maansa ainoa yliopistokirjasto ja tärkeä tekijä tieteellisen tiedon välittämisessä. Yliopisto ja kirjasto toimivat usealla kampuksella laajassa maassa; niinpä pohjoisten kampusten ja pääkampuksen välillä on noin 800 kilometriä. Etäisyydet luovat omat haasteensa kirjaston toimintaan, varsinkin kun informaatioteknologia ei vielä ole Suomen tasolla.

Namibian yliopiston kirjaston verkkosivut

Myös suomalaiset osanottajat hyötyvät hankkeesta. Hankkeen kautta opitaan afrikkalaisesta kulttuurista ja toimintatavoista. Se auttaa suomalaisia kirjastoja kohtaamaan Afrikasta tulevat opiskelijat ja tutkijat. Yhteistyöstä namibialaisten kanssa on hyötyä myös yliopistojen tasolla, kun yliopistoissa valmistellaan kansainvälisiä koulutusohjelmia.

Yhteistyö tulee toteutumaan sekä koulutustapahtumina että henkilökuntavaihtona. Ensimmäinen Namibian yliopiston kirjaston henkilökunnan laaja-alaiseen kouluttamiseen liittyvä seminaari toteutetaan jo lokakuussa 2011 eli ihan näinä päivinä Namibiassa. Seminaariin on lähdössä neljä henkilöä Helsingin yliopiston kirjastosta ja saman verran asiantuntijoita Tampereen yliopistosta. Seminaarin ohjelmassa pureudutaan kirjastojen toimintapolitiikkaan, tieteelliseen kirjoittamiseen ja julkaisemiseen, kirjastojen kokoelmien sekä kirjastojen laatutyöhön ja toiminnan arviointiin. Seminaarin ohjelman valmistelu on ollut mielenkiintoinen prosessi, joka on opettanut sitä, miten erilaisissa kulttuureissa ja ympäristöissä namibialaiset ja suomalaiset yliopistokirjastot toimivat.

Ensimmäiseen Namibiaan suuntautuneeseen seminaarimatkaan osallistui neljä henkilöä Helsingistä ja neljä henkilöä Tampereelta. He kaikki toimivat opettajina. Kuva: Jacobina Mwiiyale

Seminaarit koostuvat sekä luennoista että ryhmätöistä. On tärkeää, että osallistujat pääsevät ryhmätöiden kautta heti prosessoimaan kuulemaansa. Kuva: Mirja Iivonen.

Heti lokakuun lopussa saapuu Namibiasta kaksi henkilöä vaihtoon
Suomeen. He työskentelevät ensiksi kaksi viikkoa Tampereella ja siirtyvät sitten vastaavaksi ajaksi Helsinkiin. Saapuminen lokakuun lopussa aurinkoisesta eteläisestä Afrikasta Suomen syksyyn voi olla namibialaisille kollegoille melkoinen kokemus. Toivottavasti heille täällä järjestettävä ohjelma korvaa Suomen ilmaston kovuutta.

Sekä Namibiassa tapahtuva kouluttaminen että namibialaisten vierailut Suomeen jatkuvat vuonna 2012. Tarkoitus on myös järjestää namibialaisten ja suomalaisten yhteisesiintymisiä Suomessa kesällä 2012 järjestettävän IFLA-konferenssin puitteissa.

Nykyisessä Namibiassa näkyy suomalainen koulutuspanos. Maan päättäjissä ja sivistyneistössä on lukuisia Ambomaan lähetyskouluissa taikka Suomessa opiskelleita. Taustalla on suomalainen arvomaailma. Suomalaiset eivät kouluttajina hyväksyneet apartheidia, vaan tarjosivat koulutusta ilman erottelua. Apartheidin  päättymisestä ja maan itsenäistymisestä on vasta parikymmentä vuotta. Myös Namibian yliopisto on perustettu itsenäistymisen jälkeen 1992.

On innostavaa olla osaltamme kehittämässä nuoren yliopiston osaamista ja tietopalveluja. Osaamisen kautta rakennetaan parempaa tulevaisuutta.

Mirja Iivonen                                   Kaisa Sinikara
Tampereen yliopiston kirjasto    Helsingin yliopiston kirjasto

Lokakuussa Windhoekissa on kevät ja jakarandat kukkivat. Kuva: Mirja Iivonen.


Facebooktwittergoogle_pluslinkedin